Krisen im Büro bewältigen: Das können Sie tun

Was bedeutet Krisenmanagement?

Krisen können jedes Büro betreffen, denn es gibt wahrscheinlich keine einzige Firma ohne Schwachstellen. Bestimmte äußere oder interne Umstände können schließlich dazu führen, dass sich die Schwachstellen zu einer Krise entwickeln. Diese kann verschiedene negative Auswirkungen haben – sie kann das Ansehen der Marke beeinträchtigen, für Umsatzeinbuße sorgen oder zu einer verminderten Motivation unter den Mitarbeitern führen.

Aus diesem Grund ist das Krisenmanagement von großer Bedeutung. Hierbei geht es darum, Strategien für den Umgang mit einer Krise zu entwickeln und umzusetzen.

Potenzielle Gründe für eine Krise im Unternehmen

Die Ursachen für eine Krise innerhalb eines Unternehmens können sehr vielfältig sein. Es kann einerseits ein externer Grund für die Krise verantwortlich sein, etwa eine Naturkatastrophe, ein Terroranschlag oder eine Pandemie, durch die plötzlich alles digital ablaufen muss. Dabei kündigen sich solche externen Bedrohungen oftmals nicht an, sondern treten unerwartet auf.

Andererseits kann es eine interne Ursache für die Krise geben. Das ist unter anderem der Fall, wenn sich einer oder mehrere Mitarbeiter falsch verhalten. Weitere mögliche Gründe, die zu einer Krise im Unternehmen führen können, sind:

• Wenn das Unternehmen einen wichtigen Großkunden verloren hat, kann das zu Verunsicherungen unter den Mitarbeitern führen.
• Verändern sich die Hierarchien, kann dies ebenfalls einen Konflikt auslösen – beispielsweise wenn der befreundete Kollege auf einmal der Vorgesetzte wird.
• Wurde das Büro an einen neuen Standort verlegt, bedeutet das für viele Mitarbeiter ebenfalls eine große Veränderung und ist teilweise mit neuen Lebensumständen verbunden – beispielsweise könnten einige Mitarbeiter durch den Firmenumzug einen längeren An- und Abfahrtsweg haben.

Um eine Krise bewältigen zu können, sollten Sie die Ausgangssituation analysieren und die Ursache ermitteln. Nur dadurch können Sie angemessen reagieren und den Konflikt lösen.

Sich auf Krisen vorbereiten: Wie gelingt das?

Krisen kommen häufig unerwartet. Daher ist es wichtig, stets darauf vorbereitet zu sein. Durch eine gute Vorbereitung können Sie besser und schneller auf Konflikte bzw. Krisen reagieren.

Bei der Vorbereitung sollten Sie zunächst eine Risikoanalyse durchführen. Hierbei geht es darum, sich mit allen potenziellen Bedrohungen für das Unternehmen zu befassen. Dazu müssen Sie die internen und externen Bedrohungen identifizieren und notieren. Anschließend bewerten Sie diese Gefahren. Sie sollten sich Gedanken darüber machen, wie wahrscheinlich der Eintritt des jeweiligen Risikos ist und welche Auswirkungen die entsprechende Bedrohung haben könnte.

Im Anschluss daran sollten Sie die erforderlichen Maßnahmen zur Bewältigung der Krise ermitteln. Wie diese Maßnahmen aussehen könnten, richtet sich nach der potenziellen Bedrohung sowie dem Unternehmen. Am besten ist es, einen Krisenplan zu erstellen. Dieser sollte möglichst detailliert ausfallen und Checklisten, Handlungsanweisungen sowie Zuständigkeiten beinhalten. Wichtig ist, dass der Krisenplan stets aktuell ist – er sollte also regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Die richtige Kommunikation zur Krisenbewältigung

Bei Krisen jeglicher Art kommt es auf eine gute Kommunikation zwischen allen Team-Mitgliedern an. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter möglichst unkompliziert über die Sachlage informieren und transparent bleiben. Außerdem ist eine frühzeitige Kommunikation empfehlenswert.

Während der Krise sollten Sie Ruhe und einen kühlen Kopf bewahren – andernfalls könnte sich Unruhe in Ihrem Team ausbreiten. Zugleich ist es ratsam, möglichst positiv zu bleiben.

Zudem ist es oftmals hilfreich, regelmäßig ein Mitarbeitergespräch zu führen und den Mitarbeitern hierbei ein Feedback zu geben – und das sowohl während des Arbeitsprozesses als auch am Ende eines Projekts. Das kann zu einem größeren Vertrauen führen. Im Gegenzug sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, ein Feedback zu ihrem Vorgesetzten abzugeben und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Gemeinsame Unternehmungen zur Stärkung des Teamgeists

Bei einer Krise kommt es auf Teamwork an. Somit ist es von Vorteil, wenn sich alle Team-Mitglieder gut kennen und ein starker Teamgeist herrscht. Um den Zusammenhalt im Team zu stärken, sind regelmäßige Team-Events hilfreich. Sie ermöglichen es, sich näher und besser kennenzulernen, und können den Teamgeist fördern. Zusätzlich sind Teambuilding-Maßnahmen bei großen Veränderungen sinnvoll – beispielsweise, wenn sich die Hierarchien verändert haben oder sich das Unternehmen mit einem anderen zusammengeschlossen hat. Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten für Teambuilding-Maßnahmen. Ein paar Beispiele haben wir nachfolgend aufgelistet:

• Koch- oder Backkurs
• Kreativer Workshop
• Besuch einer Sport- oder Kulturveranstaltung
• Kanutour
• Bogenschießen
• Crossgolf
• Stadtralley
• Kickerturnier

Solche Maßnahmen können zudem zu einer höheren Zufriedenheit am Arbeitsplatz beitragen. Im Dezember können Sie die Aktivitäten auch mit einem Adventskalender fürs Büro kombinieren. Zum Beispiel kann jedes Türchen mit einer Koch- oder Backzutat versehen werden – am letzten Tag wird dann enthüllt, welche Rezepte als Team umgesetzt werden. Alternativ können Sie hinter den Türchen Rätsel verstecken. Das Lösen der Rätsel könnte während der Adventszeit eine gute Möglichkeit sein, um zu Beginn eines jeden Arbeitstags mit allen Mitarbeitern zusammenzukommen.