Arbeitsalltag positiv gestalten: Tipps für Arbeitgeber

Arbeitsalltag im Wandel

Arbeitsalltag befindet sich in einem steten Wandeln und unterliegt dynamischen Entwicklungen. Schließlich wird Arbeitsalltag von Menschen gestaltet. Diese verändern sich, die Anforderungen an die Arbeit verändern sich und manchmal wechseln auch die Menschen im Unternehmen, sodass durch neue Mitarbeiter andere Impulse in einen Betrieb gebracht werden können.

Es ist nur begrenzt möglich, den Arbeitsalltag zu strukturieren und einen Rahmen vorzugeben, in dem Mitarbeiter sich bewegen sollen. Einerseits erfordern sowohl persönliche Situationen auf Seiten des Mitarbeiters als auch berufliche Herausforderungen immer wieder spontane Anpassungen oder gar ein Umdenken. Außerdem gibt es Mitarbeitern ein Gefühl von Eigenverantwortung, wenn nicht jeder kleine Arbeitsablauf durchstrukturiert ist. Die Selbstorganisation des Mitarbeiter ist immer mehr gefragt!

Auf manche Aspekte haben Arbeitgeber zudem keinen Einfluss. So lässt sich zum Beispiel in einem Betrieb grundsätzlich eine Kultur des Siezens etablieren, wenn aber Kollegen sich untereinander das Du anbieten, haben Arbeitgeber dagegen wenig Handhabe.

Ein angenehmer Arbeitsalltag fördert die Zufriedenheit

Manche Bereiche können von Arbeitgebern aber durchaus mitgestaltet werden. Schließlich unterliegen sie einigen gesetzlichen Vorgaben, die besonders die Ausstattung des Arbeitsplatzes sowie den Arbeitsschutz betreffen. Doch auch darüber hinaus können Arbeitgeber den Arbeitsalltag in einem Betrieb definieren, indem sie zum Beispiel das Socializing im Büro durch gezielte After-Work-Veranstaltungen forcieren oder mit bestimmten Arbeitsmethoden agieren, die die Zusammenarbeit prägen.

Jeder Mensch verbringt aneinandergereiht acht Jahres seines Lebens mit Arbeiten. Um diese Zeit so angenehm wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, einen positiven Arbeitsalltag zu etablieren und die Warnzeichen zu erkennen, wenn das eigene Wohlbefinden aus dem Lot gerät.

6 Aspekte des Arbeitsalltags und was es zu beachten gilt

Der Arbeitsalltag hat verschiedene Aspekte, der durch die Organisation, Ausstattung aber auch das Verhalten am Arbeitsplatz definiert wird. Hier gibt es einige Stellschrauben und für Arbeitgeber viele verschiedene Bereiche, in denen sie ihren Betrieb, ihre Mitarbeiter und die Zusammenarbeit im Auge behalten sollten:

• Arbeitsplatz
• Arbeitsmethoden
• Meetings
• Business-Etikette
• Gesundheit am Arbeitsplatz
• Socializing

Punkt 1 – Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz ist einer der wichtigsten Aspekte des Arbeitsalltags, bei dessen Konzeption sich Arbeitgeber Mühe geben sollten. Er unterliegt einigen rechtlichen Bestimmungen, die unter anderem vorsehen, dass ein Arbeitsplatz so ausgestattet sein muss, dass ein Mitarbeiter seiner Tätigkeit problemlos nachgehen kann.

Bürofläche und Ausstattung

Sowohl für Großraum- als auch für Einzelbüros gibt es Vorgaben, die in der Arbeitsstättenverordnung verankert sind und an denen sich Arbeitgeber orientieren müssen. So müssen zum Beispiel bestimmte Platzvorgaben eingehalten werden und Mitarbeitern in Großraumbüros stehen mindestens 1,50 Meter x 1,50 Meter Bewegungsfläche im Stehen und 1 Meter x 1 Meter im Sitzen zu.

Auch für die Fläche des Bildschirmarbeitsplatzes gibt es Vorgaben. Sie sollte mindestens 12 bis 15 Quadratmeter groß sein. Neben der Fläche sind auch die Belüftung sowie die Temperatur des Arbeitsplatzes relevant. Außerdem müssen Büroarbeitsplätze über ergonomische Möbel verfügen, sodass der Mitarbeiter möglichst rückenschonend sitzen kann.

Arbeitgeber sollten die Vor- und Nachteile von Großraumbüros sowie Einzelbüros bedenken, wenn sie Büros einrichten. Während Lärm und mangelnde Privatheit den einen im Großraumbüro zu schaffen machen, sitzen andere nicht gerne alleine und haben Probleme sich in ein Team zu integrieren, wenn sie ihren Arbeitstag in Einzelbüros verbringen.

Art des Arbeitsplatzes: Remote Work

Doch nicht nur die Ausstattung eines Büro-Arbeitsplatzes ist Teil des Arbeitsalltags. Schließlich gewähren immer mehr Chefs ihren Mitarbeitern Home Office oder Remote Work, sodass es gar keinen physischen Arbeitsplatz in einem Bürogebäude mehr gibt, der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. An einen Remote-Arbeitsplatz werden ganz andere Anforderungen gestellt als an einen Präsenzarbeitsplatz in einem Büro:

• Stabile Internetverbindung
• Gute Hardware wie Headset, Kamera etc.
• Zugang zu Büroservern und –daten über VPN Client, Cloud-Anbieter o.ä.
• Erreichbarkeit des Mitarbeiters zu vereinbarten Zeiten
• Sicherheit der Daten auf dem Arbeitsgerät beim Arbeiten außerhalb des Bürogebäudes
• Nutzung vorgegebener Tools zum Austausch von Daten oder zur Absprache unter Kollegen
• Uvm.

Im Homeoffice ist es wichtig alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen, damit auch Ihre Mitarbeiter produktiv und effizient arbeiten können.

Job Sharing: Geteilter Arbeitsplatz

Ein Arbeitsplatz ist nicht nur die physische Einrichtung eines Ortes zum Arbeiten, sondern auch die Organisation der eigenen Stelle. Falls zum Beispiel der eigene Arbeitsplatz geteilt wird, bedeutet das nicht nur das Teilen eines Schreibtisches. Job Sharing ist ein Arbeitsmodell, das viel Flexibilität bietet und Teilzeitkräften ermöglicht, anspruchsvolle Positionen zu besetzen. Beim Job Sharing wird eine Stelle mit zwei Mitarbeitern besetzt, was eine gute Kommunikation und Absprache voraussetzt.

Für den Arbeitgeber ist diese Variante häufig etwas teurer als eine Stelle mit nur einem Mitarbeiter zu besetzen. Dafür profitiert er in der Regel von mehr Mitarbeiterzufriedenheit und sticht im Wettbewerb um neue Mitarbeiter mit einem innovativen Konzept heraus. Außerdem profitiert er im besten Fall von doppelter Kreativität, doppelter Motivation und doppelten Potenzialen der zwei Mitarbeiter.

Punkt 2 – Arbeitsmethode

Die Arbeitsmethoden in einem Betrieb haben entscheidenden Einfluss auf den Arbeitsalltag. Schließlich entscheidet wie gearbeitet wird darüber mit, wie der Alltag im Unternehmen aussieht. Um geeignete Arbeitsmethoden zu wählen, sollten sich Unternehmen immer ein Ziel vor Augen halten: Sie handeln wirtschaftlich und wollen so viel Gewinn wie möglich machen. Dafür ist Effizienz entscheidend und es gilt verschiedene Prozesse zu etablieren.

Wichtige Fragen für die Etablierung geeigneter Arbeitsmethoden

Um Arbeitsmethoden zu etablieren und an die Herausforderungen anzupassen, sollten sich Arbeitgeber regelmäßig diese vier Fragen stellen und beantworten:

• Wie sehen die Arbeitsabläufe im Unternehmen aus und wie können diese optimiert werden?
• Passen die gewählten Arbeitsmethoden zum Projekt?
• Herrscht ein gutes Kommunikationsklima und können auch schwierige Themen offen angesprochen werden?
• Sind die Zuständigkeiten im Betrieb klar geklärt?
• Werden die gewählten Arbeitsmethoden konstant überprüft und stetig optimiert?

So werden für eine Projektarbeit zum Beispiel gänzlich andere Arbeitsmethoden gewählt als für das Alltagsgeschäft und auch jeder Mitarbeiter hat für sich genommen andere Herangehensweisen.

New Work erfordert neue Arbeitsmethoden

Arbeitsmethoden befinden sich mehr denn je im Umbruch und das Thema New Work fordert die Abläufe in vielen klassischen Unternehmen heraus. Immer mehr junge Menschen der Generation Y und Generation Z strömen auf den Arbeitsmarkt und sie wollen keine starren Methoden und Statussymbole mehr, sondern sehnen sich nach einer Arbeit mit Sinn, Flexibilität sowie einer guten Work-Life-Balance. Selbstorganisation ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Es geht nicht mehr darum zu leben, um zu arbeiten, sondern zu arbeiten, um zu leben.

Agiles Arbeiten umfasst viele neue Arbeitsmethoden und benötigt ein Umdenken besonders bei den älteren Generationen. Sie sind an Hierarchien gewöhnt, arbeiten häufig viele Jahre oder Jahrzehnte im selben Job bei derselben Firma und bevorzugen die direkte Kommunikation im Büro. Ein neuer Arbeitsalltag mit Kollegen, die überall in der Welt verstreut arbeiten, nur noch digital kommunizieren und denen Flexibilität wichtiger ist als ein Dienstwagen oder ein großes Einzelbüro ist etwas, woran sich viele noch gewöhnen müssen.

Agile Methoden

Beliebte agile Arbeitsmethoden sind Scrum oder Kanban:

Scrum: Bei dieser Arbeitsmethode arbeiten Teams weitestgehend selbstorganisiert und erledigen Aufgaben Schritt für Schritt.

Kanban: Parallele Arbeiten werden begrenzt, um Fehler und Engpässe so schnell wie möglich aufzudecken.

Eigenverantwortung, Selbstmanagement und kurze, unkomplizierte Wege kennzeichnen die modernen Arbeitsmethoden. Insbesondere in der Projektarbeit geht der Weg immer stärker hin zu diesen agilen Herangehensweisen.

Arbeitsmethoden stetig überprüfen

Auf dem Arbeitsmarkt treffen bis zu vier Generationen aufeinander, die alle gänzlich unterschiedlich aufgewachsen und sozialisiert sind. Geprägt von den Entwicklungen ihrer Zeit treffen Digital Natives auf Menschen, die das deutsche Wirtschaftswunder nach dem Krieg miterlebt haben und die gänzlich andere Ansprüche an eine Arbeitsstelle haben.

All die Ansprüche im Arbeitsalltag unter einen Hut zu bekommen, ist für Arbeitgeber oft nicht leicht. Insbesondere bei den Arbeitsmethoden gilt es, niemanden zu vergessen und alle stetig mitzuziehen und auf dem neuesten Stand zu halten. Eine transparente Kommunikation hilft dabei, Methoden konstant zu reflektieren und zu verbessern und so einen Weg zu finden, der allen ein angenehmes Arbeiten ermöglicht.

Punkt 3 – Meetings

Meeting sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags und haben verschiedene Funktionen. Damit Meetings nicht zum Zeitfresser werden ist es wichtig, diese gut zu strukturieren. Grundsätzlich sind Meetings sinnvoll und ermöglichen den Austausch über verschiedene Themen in einem gesetzten Rahmen. Während eines Meetings können sowohl arbeitsspezifische Themen diskutiert werden als auch unternehmensinterne Anliegen.

Meetings können genutzt werden, um Mitarbeitern einen Raum zu geben, in dem sie sich zu verschiedenen Themen äußern können oder ganz konkret an der Gestaltung des Arbeitsalltags mitwirken können. Damit aber auch wirklich Ergebnisse aus einem Meeting gezogen werden können, sollten Meeting-Organisatoren einiges beachten.

Aspekte, die für jedes Meeting wichtig sind

Agenda: Jedes Meeting braucht eine klare Agenda, die den Mitarbeitern am besten schon vor dem Meeting mitgeteilt wird. Im Fokus des Meetings sollte ein konkretes Thema stehen, das besprochen werden soll. Am besten werden im Vorfeld klare Fragestellungen und/oder Zielsetzungen formuliert, um mit konkreten Ergebnissen aus einem Meeting zu gehen.

Nur wenige Themen: In einem Meeting sollte im besten Fall nur ein Thema behandelt werden, um fokussiert und zielgerichtet zu bleiben. Wenn Themen aus vielen verschiedenen Bereichen während eines Treffens abgehandelt werden sollen, führt das eher zu Frustration und schwammigen Ergebnissen als wenn die Themen reduziert aber dafür ausgiebig besprochen werden. Für verschiedene Themen ist es besser, verschiedene Meetings mit zeitlichem Versatz anzusetzen. So können Mitarbeiter zwischendurch wieder einen klaren Kopf bekommen und sich auf die neue Fragestellung einlassen.

Zeitliche Begrenzung: Ein Meeting sollte einen zeitlichen Rahmen gesetzt bekommen. Auch die einzelnen Agenda-Punkte erhalten am besten einen zeitlichen Rahmen, um zu verhindern, dass das Thema abschweift. Bei klaren Zeitvorgaben wissen die Mitarbeiter, wie sie ihren Tag um dieses Meeting herum strukturieren können und was sie während der Besprechung erwartet.

Die produktivsten Meetings dauern im Schnitt nicht länger als 15 bis 30 Minuten. Ab einer halben Stunde ist davon auszugehen, dass die Gruppe das Interesse verliert und Themen nach dieser Zeit nicht mit der nötigen Relevanz behandelt werden.

Raum für Fragen lassen: Eine Zeitspanne zum Ende des Meetings sollte Raum für Fragen lassen. So wissen Mitarbeiter, dass sie an dieser Stelle noch Punkte platzieren können, die ihnen im Laufe des Meetings oder auch schon vorher, eingefallen sind.

Moderator: Ein Meeting sollte von einer Person geleitet werden. Sie hat die Uhr im Blick, achtet darauf, dass die Agenda eingehalten wird und lenkt ein, wenn das Thema abschweift.

Den Rahmen für Meetings setzen

Meetings müssen nicht zwingend physisch in einem Besprechungsraum im Unternehmensgebäude stattfinden. Auch über digitale Kommunikationstools wie Zoom oder Microsoft Teams ist es möglich, Meetings mit mehreren Teilnehmern abzuhalten.

Auch Hybrid-Lösungen sind für Meetings denkbar, bei denen ein Teil der Mitarbeiter im Büro anwesend ist und ein anderer Teil per Video dazugeschaltet wird. Dies ist besonders dann nützlich, wenn die Firma ihren Mitarbeitern Home Office oder Remote Work eingesteht und dieses nur von einem Teil der Belegschaft genutzt wird.

Punkt 4 – Business-Etikette

Zum Arbeitsalltag gehört eine Business-Etikette, die nirgends geschrieben steht, aber allgemein bekannt sein sollte. Dazu zählen gewisse Eigenschaften wie:

• Höflichkeit
• Rücksicht
• Manieren
• Angemessene Kleidung
• Rhetorik
• Kommunikation
• Umgangsformen

Wer höflich auftritt, sich gut ausdrückt, gepflegte Kleidung trägt und Manieren zeigt, der wird im Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern automatisch positiver wahrgenommen. Fleckige Kleidung, Umgangssprache oder sogar die Füße auf dem Schreibtisch machen einen schlechten Eindruck und lassen an der Arbeitsmoral einer Person zweifeln.

Die richtige Kleidung

Was die Kleidung angeht, gibt es in vielen Berufen der Job vor, was zur Arbeit getragen wird. Während in Banken und Anwaltskanzleien ein Business Dresscode gefragt ist und Anzüge, Hemden, Hosenanzüge und Kostüme an der Tagesordnung sind, lautet in vielen Werbeagenturen das Credo „Jeder wie er mag“. Doch selbst dabei gilt es immer noch unausgesprochene Regeln zu befolgen, wie zum Beispiel auf Flipflops oder Unterhemden zu verzichten.

Auch gelten für Kundentermine andere Regeln als für einen Bürotag mit Kollegen. Das schwierige an dieser Etikette ist, dass sie nirgends steht, sondern meist auf Erfahrungen beruht. Am besten ist es, zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses erstmal zu beobachten, wie die Kollegen sich kleiden und auftreten. Im Laufe des Arbeitsalltags ergeben sich viele Regeln dann von alleine.

Das richtige Verhalten

Regeln gibt es auch für Begrüßungen, den richtigen Umgang mit Visitenkarten sowie die Kommunikation mit Kollegen innerhalb des Betriebs. So ist für Begrüßungen Händeschütteln angesagt sowie ein freundliches „Es freut mich Sie/Dich kennenzulernen“. Visitenkarten sollten mit einem Blick taxiert und dann sorgfältig verstaut werden. Ob mit den eigenen Kollegen in der Firma per Telefon oder E-Mail kommuniziert wird, bekommt man mit der Zeit raus.

All diese Kleinigkeiten formen den Arbeitsalltag in einem Büro. Sie zu kennen und zu adaptieren kann herausfordernd sein, besonders für Berufseinsteiger. Arbeitgeber können einen Beitrag dazu leisten, dass neue Mitarbeiter sich schnell einfinden, indem sie eine umfassende Einarbeitung anbieten. Dort kann auch Raum für Themen wie den Dresscode, Duzen oder Siezen sowie die interne Kommunikation in der Firma sein. Insbesondere das Thema Duzen oder Siezen ist etwas, das Neulingen zu Beginn Schwierigkeiten bereitet.

Duzen oder Siezen?

Während das „Du“ im Englischen mit dem universellen „You“ schon in der Sprache liegt, ist die Frage nach dem Duzen oder Siezen in Deutschland immer noch heiß diskutiert. Dabei gehen immer mehr Unternehmen zum „Du“ über und ziehen dies vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer auf jeder Ebene durch.

Durch das Du sollen Hierarchien abgebaut werden. Die Atmosphäre im Unternehmen soll dadurch lockerer, frischer und moderner wirken, was den Arbeitsalltag tatsächlich positiv beeinflussen kann. Eine Beziehung zu den Kollegen lässt sich in der Regel leichter aufbauen, wenn sich geduzt wird.

Über dieses Instrument haben Arbeitgeber daher ein sehr einfaches Mittel an der Hand, den Arbeitsalltag mitzuprägen, indem sie diese Duz-Kultur vorgeben und prägen. Natürlich ist das Duzen aber kein Allerheilmittel, das zwingend zu mehr Zufriedenheit führt. Eine zu hohe Arbeitsbelastung, intransparente Kommunikation oder eine schlechte Organisation können auch ein „Du“ nicht wettmachen. Am besten warten Mitarbeiter, bis ihnen ihr Vorgesetzter oder ältere Kollegen das „Du“ anbieten.

Manche Firmen fordern Bewerber sogar dazu auf, sich in der „Du“-Ansprache zu bewerben. Dies erfordert für viele ein Umdenken, da es ungewöhnlich ist. Genau darin liegt aber ein Weg, gute Bewerber zu erkennen. Immer noch viele Firmen bleiben lieber bei der „Sie“-Ansprache, da sie darin besonders für Konfliktgespräche mehr Distanz und Respekt sehen. Außerdem fühlen sich manche älteren Mitarbeiter mit dem „Du“ nicht immer wohl und sehen ihre persönliche Wohlfühlzone nicht ausreichend gewahrt.

Wichtig zu wissen ist auch: Ist das „Du“ einmal angeboten, kann es nicht zurückgenommen werden. Das würde als sehr unhöflich gelten und das Verhältnis zwischen zwei Kollegen oder Vorgesetztem und Kollegen belasten.

Weitere Aspekte des Arbeitsalltags

Zur Organisation des Arbeitsalltags gehören auch noch weitere Punkte, wie:

• Privates Smartphone am Arbeitsplatz, ja oder nein?
• Privates Surfen am Arbeitsplatz, ja oder nein?
• Wertschätzung von Mitarbeitern
• Komplimente an Kollegen
• Gäste, Kunden, Bewerber etc. in den Unternehmensräumlichkeiten empfangen
• Kritik äußern
• Mittagspausen: Gemeinsam mit den Kollegen essen oder jeder für sich?
• Dem Arbeitsplatz eine persönliche Note verschaffen
• Zeitfresser eliminieren und die effiziente Arbeitszeit maximieren

All diese Themen und noch viel mehr kommen während des Arbeitsalltags irgendwann auf. Im besten Fall haben sich Arbeitgeber dann bereits im Vorfeld Gedanken dazu gemacht, wie sie damit umgehen wollen.

Punkt 5 – Gesundheit am Arbeitsplatz

Die Gesundheit am Arbeitsplatz kann von Arbeitgebern maßgeblich mitbestimmt werden. Schließlich gibt es viele Faktoren, die in das Wohlbefinden der Mitarbeiter mit hineinspielen, sowohl körperlich als auch psychisch:

• Ergonomische Büromöbel
• Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit viel Licht, Fenstern, genügend Platz und Privatsphäre
• Arbeitsbelastung
• Stress
• Kommunikationskultur
• Flexible Arbeitsmodelle
• Mobbing unter Kollegen
• Work-Life-Balance

Nicht nur Überforderung ist ein wichtiges Thema im Arbeitsalltag, sondern auch Unterforderung. Schließlich können nicht nur zu viel Arbeit und eine zu große Menge an Aufgaben krank machen, sondern auch zu wenig. Mitarbeiter, die unter Boreout leiden, sollten ebenso ernst genommen werden wie diejenigen, die über eine zu hohe Arbeitsbelastung klagen.

Mit betrieblichem Gesundheitsmanagement das Wohlbefinden der Mitarbeiter zum Thema machen

Während jedoch der psychische Part deutlich anspruchsvoller zu regeln ist, gibt es zumindest für die Ausstattung von Arbeitsplätzen klare Vorgaben. Auch im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gibt es viele Stellschrauben, an denen Arbeitgeber und Arbeitnehmer drehen können. So zählen zu einer Förderung der Gesundheit am Arbeitsplatz zum Beispiel:

• Gesunde und ausgewogene Ernährungsangebote in der Kantine
• Förderung von Bewegung wie zum Beispiel über die Kooperation mit Fitnessstudios oder das Anbieten eigener Yoga- oder Rückengymnastikkurse
• Betriebliche Vorsorgeuntersuchungen oder auch Angebote zu Impfungen wie der jährlichen Grippeimpfung
• Fortbildung für Führungskräfte, die für einen gesundheitsfördernden Arbeitsplatz sensibilisiert werden können

Gesundheit an Arbeitsplätzen außerhalb von Büroräumen

Nicht nur für Mitarbeiter an Büroarbeitsplätzen sind das Thema Gesundheit sowie ein sicherer und gesundheitsfördernder Arbeitsplatz relevant. Auch für andere Tätigkeiten wie zum Beispiel Handwerker, Post- und Paketzusteller, Gärtner oder Frisöre ist das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz nicht minder wichtig.

So sind zum Beispiel Elektriker auf einem Rohbau ganz anderen Gefahren und Herausforderungen ausgesetzt als Social Media Manager auf ihrem Bürostuhl. Während die einen mit der Zeit Rückenschmerzen bekommen können, sind die anderen Wind und Wetter ausgesetzt, hantieren mit Stromleitungen und müssen zum Teil in wenig rückenfreundlichen Positionen arbeiten, was zu Problemen führen kann. Viele Menschen benötigen spezielle Schutzkleidung, um ihre Arbeit durchführen zu können, während andere bloß einen Laptop brauchen.

Maßnahmen, um die Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern, sollten daher immer an die jeweilige Tätigkeit und den Betrieb angepasst sein und können nicht pauschal vorgegeben werden. Entscheidend ist, immer die Belange und das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Auge zu haben und alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz

Wenn es um die psychische Gesundheit geht, ist es häufiger etwas komplexer als jemanden einfach mit einer Schutzrüstung auszustatten und dann kann er sicher arbeiten. Während manche Menschen mit einer hohen Arbeitsbelastung gut umgehen können, sind andere nicht stressresistent und reagieren mit körperlichen Symptomen auf Stress.

Hier ist es wichtig, dass eine gute Kommunikationskultur im Unternehmen herrscht und Mitarbeiter den Raum bekommen, Missstände zu thematisieren. Arbeitgeber befinden sich in der Verantwortung, Warnsignale ernst zu nehmen und Mitarbeitern, die buchstäblich nach Entlastung schreien, diese zu ermöglichen. Andernfalls können ein Burnout und ein monatelanger krankheitsbedingter Ausfall die Folge sein und damit ist auch dem Arbeitgeber aus wirtschaftlicher Sicht nicht geholfen.

Neben einer offenen und guten Kommunikationskultur können auch die Wertschätzung der Mitarbeiter sowie ein enger Austausch mit ihnen dafür sorgen, dass die psychische Belastung durch die Arbeit niedrig gehalten wird. Psychische Probleme sind für Arbeitgeber häufig schwer zu erkennen und für Arbeitnehmer schwer zu äußern.

Häufig kommen sie erst ans Licht, wenn es bereits zu spät ist und der Mitarbeiter für sechs Wochen wegen Überlastung krankgeschrieben ist. Dies sollte um jeden Preis verhindert werden, indem Führungskräfte die Themen Work-Life-Balance, Zeitmanagement, Kommunikation sowie Transparenz ernst nehmen und ihre Mitarbeiter stets im Blick behalten.

So lässt sich dann auch der Arbeitsalltag gemeinsam besser durchstehen, denn nur gesunde Mitarbeiter können langfristig zufriedene und gute Mitarbeiter sein.

Punkt 6 – Socializing

Socializing im Büro prägt den Arbeitsalltag entscheidend mit. Schließlich macht die Arbeit für ein Unternehmen auch die Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten aus. Der soziale Aspekt der Arbeit ist für viele Menschen ein ganz wesentlicher Punkt bei ihrer Tätigkeit. Menschen sind soziale Wesen und in der Zusammenarbeit und im Austausch mit anderen liegt für viele der Schlüssel zur Zufriedenheit.

So hat eine US-amerikanische Studie aus dem Jahr 2016 herausgefunden, dass für 77 Prozent der Arbeitnehmer die Beziehung zu den Kollegen der wichtigste Motivationsfaktor ist.

Socializing im Arbeitsalltag hat viele Gesichter

Wie Socializing dabei genau aussieht und den Arbeitsalltag prägt, kann ganz unterschiedlich sein:

• Der Plausch in der Kaffeeküche
• Mittagessen gehen mit den Kollegen
• Raucherpausen
• Vom Chef organisierte After-Work-Veranstaltungen
• Betriebsausflug
• Sommerfest
• Weihnachtsfeier

Austausch zulassen und als Arbeitgeber profitieren

Nicht selten entstehen bei der Arbeit auch Freundschaften, was die Motivation und Zufriedenheit von Mitarbeitern noch mehr stärkt. Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern daher auch genügend Raum zum Austausch geben und nicht jede kleine Unterhaltung sofort unterbrechen und streng darauf hinweisen, dass gearbeitet werden muss.

Mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz bedeutet für Firmen in der Regel:

• Bessere Ergebnisse
• Weniger Krankheitstage
• Weniger Fluktuation
• Mehr Umsatz

Mit After-Work-Veranstaltungen können Arbeitgeber das Socializing im Büro gezielt steuern und schöne Akzente im Arbeitsalltag setzen, die das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter stärken und die täglichen Routinen auflockern. Passende Events können sein:

• Ein gemeinsames Feierabend-Bier im Park nach getaner Arbeit.
• Ein Sommerfest für die gesamte Belegschaft.
• Ein Abteilungsessen mit den direkten Kollegen.
• Ein gemeinsamer Adventskaffee mit Plätzchen im Büro in der Vorweihnachtszeit.

Auch im vermeintlich freizeitlicheren Rahmen gelten Regeln, da es sich schließlich immer noch um Veranstaltungen im beruflichen Kontext handelt. Zwar kann der Dresscode bei diesen Veranstaltungen in der Regel etwas gelockert werden und auch die Themen können ruhig von der Arbeit abschweifen, allerdings ist es längst kein ausgelassener Abend mit den ältesten Freunden und das sollte bei der Teilnahme an solchen Events auch bedacht werden.

Tipps für After-Work-Events:

• Auf einen moderaten Alkoholkonsum achten
• Für den Dresscode am Chef orientieren
• Keine allzu privaten Themen anstoßen und über Eheprobleme diskutieren
• Religion und Politik sollten ebenfalls außen vor bleiben
• Nicht über Kollegen lästern
• Keine Gespräche über das Gehalt anfangen
• Ein zeitiges Ende finden

Nicht nur durch die Organisation von kleineren und größeren Veranstaltungen können Arbeitgeber den Arbeitsalltag in einem Betrieb entscheidend mitgestalten. Auch durch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes können sie Raum für Socializing bieten und Mitarbeiter zum Interagieren einladen:

• Bequeme Sitzgruppen laden dazu ein, mit Kollegen zu interagieren und auch mal ein paar Minuten länger zu plaudern.
• Tischkicker oder Tischtennisplatten, wie sie besonders häufig in Werbeagenturen stehen, sollen zur spielerischen Interaktion animieren.
• Eine nett eingerichtete Kaffeeküche mit Sitzgelegenheiten fördert das Gespräch unter Kollegen.
• Ein Raum, in dem alle gemeinsam mittags essen können, kann ebenfalls zu mehr Interaktion beitragen.

Mit 40 Stunden, die die meisten Festangestellten pro Woche im Büro verbringen, wird ein großer Teil des Alltags mit Arbeit verbracht. Damit dieser Alltag so angenehm wie möglich ist, ist es wichtig, Raum für positive Erlebnisse zu schaffen. Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass es auch okay ist, wenn sie mal eine Viertelstunde nicht vor ihrem Computer sitzen, sondern sich mit Kollegen austauschen.

Schließlich fördern solche Pausen auch die Kreativität und schüren zudem die Motivation. Niemand kann am Tag acht Stunden am Stück dauerhaft produktiv und kreativ sein – ohne etwas Abwechslung geht es nicht. Pausen gehören dazu und wenn diese dann noch mit den Kollegen verbracht werden, kann das Stress abbauen und die Zufriedenheit steigern.

Fazit: Arbeitgeber können den Arbeitsalltag zum Teil aktiv steuern

Arbeitgeber haben einige Dinge in der Hand, wenn es an die Gestaltung des Arbeitsalltags im Betrieb geht. Angefangen bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes über den Fokus auf die Gesundheit des Mitarbeiters bis hin zu den Arbeitsmethoden, bei denen Arbeitgeber durchaus Vorgaben machen können, gibt es durchaus Gestaltungsbereiche.

Hierbei müssen zum Teil gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, zum Beispiel bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes und auch was die Gesundheit der Mitarbeiter angeht. Hinsichtlich der Arbeitsmethoden können Arbeitgeber aber frei wählen, welche Methoden sie ihren Mitarbeitern vorgeben oder ob sie die Prozesse eigenverantwortlich organisieren lassen.

Auch wie das Socializing im Büro geregelt ist, die Form wie Meetings geführt werden und welche Regeln hinsichtlich der Business-Etikette gelten, kann von Arbeitgebern geleitet werden. Zum Teil helfen sie Mitarbeitern sogar, wenn sie klare Regeln zum Beispiel hinsichtlich des Dresscodes im Büro vorgeben. Schließlich sind viele Regeln der Business-Etikette unausgesprochen und stehen auch nirgends notiert. Vielmehr ergeben sie sich aus der Erfahrung und dem allgemein geltenden Business-Knigge, der das Verhalten am Arbeitsplatz vorgeben kann.

Mitarbeiter tragen zur Gestaltung des Arbeitsalltags bei

Allerdings hängt das Ausmaß der möglichen Steuerung immer auch von den Mitarbeitern ab, die als fester Bestandteil einer Organisation entscheidend zur Gestaltung des Arbeitsalltags beitragen. Besondere persönliche oder betriebliche Herausforderungen können den Arbeitsalltag durcheinanderwirbeln und gesteckte Regeln über Bord werfen. Flexibilität ist daher sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern gefragt. Versuche, feste Regel zu etablieren, können wirken.

Sie können von Mitarbeitern jedoch auch abgelehnt werden und tragen dann eher zur Unzufriedenheit als zur Motivation bei. Arbeitgebern kommt hierbei die besondere Rolle bei, solche Stimmungen wahrzunehmen und entsprechend zu reagieren. Schließlich sollte die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Arbeitsalltag neben der Produktivität eines Unternehmens ein entscheidender Faktor sein. 

Häufig gestellte Fragen zum Thema Arbeitsalltag