5 Kommunikationstricks: Der richtige Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Was versteht man unter schwierigen Mitarbeitern? 

Ein schwieriger Mitarbeiter kann als eine Person definiert werden, die aufgrund ihres Verhaltens, ihrer Einstellung oder ihrer Leistung für die Führungskraft oder die Kollegen im Team als herausfordernd empfunden wird. Ein schwieriger Mitarbeiter kann die Produktivität und Moral des Teams oder der Abteilung beeinträchtigen und zu Konflikten führen. 

Wichtig: Nicht jeder Mitarbeiter, der seine eigene Meinung vertritt oder einen vermeintlich herausfordernden Charakter hat, ist ein schwieriger Mitarbeiter. Ein Team lebt von unterschiedlichen Charakteren, die ihre Eigenschaften, Werte und Meinungen einbringen.

Welche Arten von schwierigen Mitarbeitern werden unterschieden?

Es gibt verschiedene Typen von schwierigen Mitarbeitern. Einige fallen durch eine negative Arbeitseinstellung auf. Andere erkennt man an ihrem ständigen Zuspätkommen oder an ihrer Unzuverlässigkeit. Unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden kann ebenfalls ein Indikator für einen schwierigen Mitarbeiter sein. 

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen Beispiele inklusive Merkmale für schwierige Mitarbeitertypen.

Warum sind schwierige Mitarbeiter problematisch?

Negative Verhaltensweisen von schwierigen Mitarbeitern können nicht nur die individuelle Arbeitsqualität beeinträchtigen, sondern auch tiefgreifende Auswirkungen auf das gesamte Betriebsklima und die Teamdynamik haben. Folglich können schwierige Mitarbeiter einen negativen Einfluss auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens haben. Das trifft im Besonderen auf Fachkräfte zu, die an Schlüsselpositionen im Unternehmen tätig sind. 

Wie geht man richtig mit schwierigen Mitarbeitern um?

Es gibt keinen allgemeinen Lösungsansatz für den richtigen Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Schließlich werden diese Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Ursachen und Verhaltensweisen als „schwierig“ betrachtet. Dennoch kann man pauschal sagen, dass der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern stets eine einfühlsame und strategische Herangehensweise seitens des Managements erfordert. Einige allgemeinere Schlüsselprinzipien beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern sind: 

• Klare Kommunikation: Schaffe einen offenen Kommunikationskanal, um die Bedenken des Mitarbeiters zu verstehen. Klare Erwartungen und Feedback sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Konstruktives Feedback: Gib konstruktives Feedback, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur Selbstreflexion zu geben. Zeige auf, welche Verhaltensweisen problematisch sind, und arbeite gemeinsam an Lösungen.
• Konfliktlösung fördern: Biete Unterstützung bei der Konfliktlösung an. Manchmal können Mediation oder Coachingsitzungen helfen, um die Beziehung zwischen dem schwierigen Mitarbeiter und anderen Teammitgliedern zu verbessern.
• Grenzen setzen: Falls notwendig, setze klare Grenzen und zeige die Konsequenzen für inakzeptables Verhalten auf. Dies sollte jedoch als letzte Maßnahme betrachtet werden, nachdem alle anderen Ansätze ausgeschöpft wurden. 
• Individuelle Betrachtung: Jeder Mitarbeiter ist ein Individuum mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Bedürfnissen. Betrachte die Situation aus einer individuellen Perspektive und versuche, auf die spezifischen Herausforderungen einzugehen.

Aufgrund einer fehlenden Verallgemeinerbarkeit werde ich Ihnen in der Folge noch acht schwierige Mitarbeiter-Typen anhand eines Beispiels vorstellen und konkrete Tipps und Strategien liefern, wie Führungskräfte bei diesen Mitarbeitern korrekt und zielorientiert ihre Führungsverantwortung übernehmen.

Umgang mit respektlosen Mitarbeitern

Der Umgang mit einem respektlosen Mitarbeiter kann für jede Führungskraft eine schwierige Situation darstellen. Es ist wichtig, das Verhalten umgehend anzusprechen, da es sich negativ auf die Moral und Produktivität des gesamten Teams auswirken kann. Eine wirksame Strategie besteht darin, mit dem Mitarbeiter ein Gespräch unter vier Augen zu führen, um sein Verhalten zu besprechen und konkrete Beispiele dafür zu liefern, wie sich sein Verhalten auf andere ausgewirkt hat. 

Der Vorgesetzte sollte im nächsten Schritt die Erwartungen an ein respektvolles Verhalten im Team klar kommunizieren, eindeutige Konsequenzen für zukünftige Vorfälle festlegen und dem Mitarbeiter Unterstützung bei der Verbesserung seines Verhaltens anbieten. Darüber hinaus ist es wichtig, das Mitarbeiterverhalten zu beobachten, regelmäßige Feedbacktermine anzusetzen und bei Bedarf zusätzliche Schulungen oder Disziplinarmaßnahmen einleiten. 

Umgang mit unfreundlichen Mitarbeitern

Unfreundlichkeit kann mit einer rüden Wortwahl, mangelnder sozialer Kompetenz und subjektiver Kritik ohne Beweise assoziiert sein. Aus Sicht des Vorgesetzten ist es entscheidend, das Verhalten des Mitarbeiters zu adressieren und ihm klarzumachen, dass unfreundliches Verhalten nicht akzeptabel ist und Konsequenzen haben wird. Es ist ebenfalls wichtig, das Verhalten des Mitarbeiters zu dokumentieren und spezifische Beispiele für sein Verhalten bereitzustellen.

Der Vorgesetzte sollte das Gespräch respektvoll führen und den Fokus darauf legen, dem Mitarbeiter zu helfen, seine Interaktionen mit den Kollegen zu verbessern. Wird die unfreundliche Kommunikation nicht korrigiert, müssen disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden. 

Umgang mit unmotivierten Mitarbeitern

Unmotivierte Mitarbeiter werden auf verschiedene Weise auffällig. Als „Low Performer“ fallen sie durch eine geringe Produktivität, mangelnde Initiative und Desinteresse an der Arbeit auf. 

Häufigeres Fehlen, Verspätungen und eine allgemein negative Einstellung sind ebenfalls Indikatoren für einen unmotivierten Mitarbeiter. Im ersten Schritt ist es aus Sicht des Vorgesetzten wichtig, die die Ursachen für Demotivation zu identifizieren. Möglicherweise fühlen sich derartige Mitarbeiter unterfordert, haben keine klaren Ziele oder Perspektiven, befinden sich in Konflikten mit Kollegen oder haben Probleme in ihrem persönlichen Leben, die ihre Arbeit beeinträchtigen.

Um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sollten Führungskräfte im ersten Schritt das Gespräch suchen und ihnen offenes und konstruktives Feedback geben, um ihr Verhalten und ihre Leistung zu verbessern. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse und die Anerkennung und Belohnung guter Leistungen kann ebenfalls helfen, die Motivation zu steigern.

Umgang mit unzuverlässigen Mitarbeitern

Unzuverlässige Mitarbeiter halten Vereinbarungen und Deadlines nicht ein. Sie finden Ausreden und ihre Arbeitsleistung kann qualitativ minderwertig sein. Um mit unzuverlässigen Mitarbeitern umzugehen, ist es wichtig, klare Erwartungen zu kommunizieren. 

Zusätzlich kann es sinnvoll sein, dem Mitarbeiter zusätzliche Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, beispielsweise Software mit Erinnerungsfunktion. Regelmäßiges offenes Feedback und ein Überwachen der Leistung des Mitarbeiters ist alternativlos, um Unzuverlässigkeit in zuverlässiges Handeln zu verändern. Wenn der Mitarbeiter jedoch trotz aller Maßnahmen weiterhin unzuverlässig bleibt und Termine negiert, ist es notwendig, disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.

Umgang mit verantwortungslosen Mitarbeitern

Verantwortungslose Mitarbeiter sind für eine Führungskraft schwer zu führen. Sie sehen sich grundsätzlich in der Opferrolle und klagen ihre Kollegen oder den Chef persönlich an, indem sie Fehler oder Probleme auf andere abwälzen. Im ersten Schritt ist es wichtig, das Verhalten des Mitarbeiters anzusprechen und ihm anhand von nachvollziehbaren Beispielen klarzumachen, dass Verantwortungsbewusstsein eine soziale Kompetenz ist, die für die Zusammenarbeit im Team notwendig ist. Ziel der offenen Aussprache sollte es sein, dass der Mitarbeiter versteht, wie sein Verhalten andere beeinflusst und welche Auswirkungen es auf die Arbeit hat.

Neben der klaren Kommunikation von Zielen und Erwartungen kann das Einbeziehen in Entscheidungsprozesse das Selbstbewusstsein, die Motivation und das Engagement des betroffenen Mitarbeiters steigern. Verbessert sich das Verhalten trotz aller Bemühungen nicht und ist er ansonsten angesehen und ein Leistungsträger, kann es zusätzlich sinnvoll sein, Unterstützung der HR-Abteilung im Bereich Konfliktmanagement anzufordern und gegebenenfalls ein Mediationsverfahren einzuleiten.

Umgang mit unkollegialen Mitarbeitern

Unkollegiales Verhalten von Mitarbeitern kann das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit im Team erheblich beeinträchtigen. Kommunikation und eine klare Information, das unkollegiales Verhalten inakzeptabel ist und nicht toleriert wird, muss im ersten Schritt von der Führungskraft erfolgen. 

Spezifische Beispiele, die zeigen, wie sich das unkollegiale Verhalten auf andere und auf die Teamleistung auswirkt, sind ebenfalls wichtig. Manchmal verstehen Mitarbeiter nicht, dass ihr Verhalten unkollegial ist, da sie übermäßig ehrgeizig sind und vor allem ihren Erfolg als Ziel sehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, derartige Mitarbeiter zu ermutigen, die eigene Sichtweise zu ändern und den Teamerfolg und die Weiterentwicklung des gesamten Teams als wesentlich anzusehen.

Umgang mit dauerkranken Mitarbeitern

Liegt eine offizielle Krankmeldung eines Arztes vor, gilt der Mitarbeiter aus rechtlicher Sicht als krank und kann nicht disziplinarisch zur Verantwortung gezogen werden. 

Fällt gleichzeitig auf, dass ein Mitarbeiter sich fortlaufend vor oder nach dem Wochenende oder zu anderen Zeiten krankmeldet, sollten Führungskräfte das offene Gespräch suchen. Gesetzlich sind Führungskräfte verpflichtet, ein Krankenrückführgespräch im Rahmen der gesetzlichen Wiedereingliederung zu führen, wenn ein Mitarbeiter in einem Kalenderjahr mehr als 6 Wochen krankheitsbedingt fehlt. 

Disziplinarische Maßnahmen oder eine Kündigung sind bei dauerkranken Mitarbeitern schwierig zu realisieren, wenn keine Beweise erbracht werden können, dass der Mitarbeiter nicht erkrankt ist. Vor allem das offene und wertschätzende Gespräch und das Angebot, betriebliche Rahmenbedingungen zu verändern, die zu einer Erkrankung führen können, sind zielführend und erfolgversprechend. 

Umgang mit unpünktlichen Mitarbeitern

Unpünktlichkeit kann ein schwerwiegendes Problem sein, da dies die Produktivität und Effektivität des Teams beeinträchtigen kann. Im ersten Schritt ist es wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören, um die Gründe für Unpünktlich nachvollziehen zu können. Beispielsweise können familiäre Verpflichtungen, Verkehrsstaus oder andere Gründe das Verhalten der Mitarbeiter beeinflussen. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, flexible Arbeitszeiten oder eine andere Lösung zu finden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter trotzdem seine Arbeit erledigen kann, ohne unpünktlich zu sein.

Ist dies aus unternehmensinternen Gründen nicht möglich und verletzt ein Mitarbeiter trotz aller Maßnahmen weiterhin die Unternehmensrichtlinien, sind disziplinarische Maßnahmen unumgänglich. Dies kann, abhängig von der Schwere des Problems, von einer schriftlichen Verwarnung bis hin zur Kündigung reichen. In jedem Fall ist es wichtig, konsequent und fair zu handeln und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Regeln und Erwartungen verstehen und befolgen.

Welche Maßnahmen können ergriffen werden, wenn sich schwierige Mitarbeiter nicht bessern?

Nicht immer reicht ein offenes Vier-Augen-Mitarbeitergespräch aus, um den Mitarbeiter zu bekehren und zur Veränderung seines Verhaltens zu bewegen. Oftmals müssen weitere Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehören unter anderem:

• Aufzeigen von eindeutigen Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten: Transparente Darlegung möglicher Konsequenzen, um den Mitarbeiter zu motivieren, sein Verhalten zu verbessern.
• Gemeinsames Erarbeiten von Lösungen: Zusammenarbeit, um konkrete Lösungsansätze zu entwickeln und das Verhalten des Mitarbeiters positiv zu beeinflussen.
• Angebot von Trainings und Schulungen: Bereitstellung von gezielten Schulungen, um dem Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln.
• Angebot der Unterstützung durch externe Experten bei spezifischen Problemen: Anbieten von externer Expertise, um spezifische Herausforderungen anzugehen und den Mitarbeiter gezielt zu unterstützen.
• Konfliktlösungsgespräche: Führen Sie professionelle Konfliktlösungsgespräche unter Einbeziehung von Human Resources oder Mediatoren. Ziel ist es, die Ursachen für das problematische Verhalten zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
• Versetzung in eine andere Abteilung: Möglichkeit der Umplatzierung, um dem Mitarbeiter eine neue berufliche Perspektive zu bieten und das Arbeitsumfeld positiv zu beeinflussen.
• Disziplinarische Maßnahmen ergreifen: Wenn das schwierige Verhalten weiterhin besteht, können disziplinarische Maßnahmen erforderlich sein. Dies kann von schriftlichen Verwarnungen bis hin zu weiteren arbeitsrechtlichen Schritten reichen. 
• Mögliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses: In extremen Fällen, wenn alle anderen Maßnahmen erfolglos bleiben und das schwierige Verhalten die Arbeitsumgebung erheblich belastet, könnte die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Erwägung gezogen werden. Dies sollte jedoch der letzte Ausweg sein.

Checkliste für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Damit Sie stets richtig und erfolgreich mit einem schwierigen Mitarbeiter umgehen, habe ich Ihnen nun noch eine umfassende Checkliste zusammengestellt, anhand der Sie sich orientieren können – viel Erfolg wünsche ich.

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