Digitalisierung der Personalabteilung: Maßnahmen und Vorteile

Die Welt wird digitaler und auch Personalabteilungen müssen mitziehen. Nur so können sie zukunftsfähig sein und gegen Mitbewerber bestehen. Durch die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in der Arbeitswelt nochmal einen Schub bekommen und viele Betriebe haben ihre Prozesse umgestellt oder sind gerade dabei.

Fachkräftemangel betrifft viele Branchen und um Bewerber für sich zu gewinnen, müssen Recruiter bei der Personalbeschaffung heutzutage neue Wege gehen. Doch nicht nur der Bereich Recruiting ist von der Digitalisierung betroffen. Auch die administrative HR-Arbeit lässt sich digitalisieren.

Was bedeutet die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Die Digitalisierung einer Personalabteilung bedeutet, dass papiergebundene Prozesse digitalisiert werden. Konkret: Administrative Tätigkeiten, Dokumentationen, Bewerbungsprozesse und vieles mehr werden automatisiert und Unterlagen außerdem nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch bearbeitet und archiviert.

Ein großer Teil der Arbeitsabläufe in einer Personalabteilung ist administrativer Natur und besteht nicht direkt aus Wertschöpfung. Mit der Digitalisierung einer Personalabteilung lässt sich der administrative Aufwand verkleinern, da die Verwaltung effizienter und zum Teil automatisiert wird. Programme und Software erledigen die Arbeit und setzen dadurch neue Kapazitäten bei den Mitarbeitern frei. Durch die automatisierte Verwaltung verschiedener Bereiche werden außerdem Kosten eingespart.

Insgesamt findet durch die Automatisierung und Digitalisierung einer Personalabteilung eine Professionalisierung statt, die es Unternehmen ermöglicht, in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere, wenn es um das Thema Recruiting geht, ist Digitalisierung ein wichtiges Stichwort. Schließlich findet Jobsuche heutzutage größtenteils nur noch Online statt und junge Bewerber sind an digitalisierte Prozesse gewöhnt. Firmen müssen sich dem anpassen, wenn sie im „War of talents“, also dem Kampf um gute Arbeitskräfte, bestehen wollen.

Für Personalabteilungen bedeutet die Digitalisierung ein effizienteres Arbeiten sowie eine geringere Fehleranfälligkeit. Auch ermöglicht sie ein ortsunabhängigeres Arbeiten, wodurch auch HR-Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten können. Dieser Aspekt war nicht nur während der Corona-Pandemie wichtig, sondern wird es auch in Zukunft sein, wenn es darum geht, wettbewerbsfähig zu bleiben. Schließlich wünschen sich viele Arbeitnehmer diese Flexibilität und Unternehmen sollten dies berücksichtigen, wenn sie für neue Bewerber attraktiv sein wollen und bestehende Mitarbeiter halten möchten.

Welche Maßnahmen lassen sich ergreifen?

Für die Digitalisierung einer Personalabteilung lassen sich zahlreiche Maßnahmen ergreifen, die auf die verschiedenen Bereiche einzahlen und die unterschiedlichen Aufgaben einer Personalabteilung berücksichtigen. Dazu zählen unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Buchhaltung lässt sich problemlos mit Tools und Programmen abwickeln und ist dadurch deutlich weniger fehleranfällig.
• Personalplanung und Personalentwicklung: Eine gute Software kann solche Prozesse vereinfachen und ermöglicht es zum Beispiel, Skill-Profile der Mitarbeiter anzulegen oder offene Stellen und personelle Engpässe rechtzeitig zu berücksichtigen.
• Verwaltung im Arbeitsalltag: Auch wenn Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, Urlaubstage, Elternzeit oder eine Weiterbildung elektronisch zu beantragen, Überstunden einsehen zu können oder einen Dienstwagen zu bestellen, dann profitieren alle Seiten, wenn Mitarbeiter solche Prozesse eigenständig und digital mit den entsprechenden Programmen durchführen können.
• Zeiterfassung: Elektronische Tools ersetzen Stempelkarten und ermöglichen eine Zeiterfassung auch im Homeoffice. Neben unterschiedlicher Zeiterfassungssoftware, die neben den Überstunden beispielsweise auch die Urlaubsverwaltung abdecken kann, gibt es ebenso Online-Zeiterfassungstools und Apps, welche unter anderem eine sprachgesteuerte Zeiterfassung ermöglichen.
• Digitale Personalakte: Mit digitalen Personalakten wird bereits in vielen Unternehmen gearbeitet. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen und vieles mehr sind schon heute in vielen Firmen digital und datenschutzkonform hinterlegt. Die zentrale Ablage der Daten sorgt außerdem dafür, dass auch Mitarbeiter von anderen Standorten oder aus dem Homeoffice darauf zugreifen können. Das vereinfacht nicht nur die Handhabung, sondern bringt auch einen Zeitgewinn mit sich, wenn mit wenigen Klicks alle nötigen Details abgerufen werden können. Eine Schnittstelle mit der Buchhaltung für die Lohnabrechnung ist ebenfalls sinnvoll und effizient, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten einspart.
• E-Recruiting: Digitalisierung des Recruitings inklusive Bewerbungsprozessen, Stellenausschreibungen, Verwaltung von Bewerbungseingängen oder der Aufbau eines Bewerber-Pools. Auch eine für Mobilgeräte optimierte Website ist relevant.

Auch eine HR-Plattform, über die mehrere Prozesse gleichzeitig koordiniert und miteinander verbunden werden, macht Sinn. Das kann dann so aussehen, dass über eine zentrale Schnittstelle Informationen eingepflegt werden, über die zum Beispiel Qualifikationslücken erfasst werden, auf Basis derer dann Stellenausschreibungen automatisiert verwaltet werden und sich passende Recruiting-Kampagnen direkt bei der gewünschten Zielgruppe platzieren lassen.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung der Personalabteilung?

Die Auswirkungen der Digitalisierung einer Personalabteilung sind groß. Zunächst kosten die Implementation neuer Software sowie die Umstellung der Prozesse Zeit und Ressourcen. Langfristig profitieren Unternehmen aber massiv von einer Digitalisierung, weshalb sie diesen Schritt im Personalwesen nicht scheuen sollten. Sie werden:

• wettbewerbsfähiger
• zukunftsfähiger
• effizienter
• kostensparender

Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter kann sich durch eine unkomplizierte, digitale Abwicklung verschiedener HR-Prozesse erhöhen, wenn zum Beispiel für einen Urlaubsantrag keine X Formulare nötig sind, sondern ein Klick genügt.

Einen Schritt weiterzudenken und zum Beispiel nicht nur nach Präsenz-Weiterbildungen Ausschau zu halten, sondern Mitarbeitern auch Online-Angebote zu unterbreiten, spricht für eine digitale Personalabteilung, die vorausdenkt.

Weiterhin sorgt die Automatisierung und Digitalisierung im Personalwesen dafür, dass Daten besser gesammelt und ausgewertet werden können. Das ermöglicht ein schnelleres und gezielteres Reagieren, zielgerichtete Aktionen sowie weitere Optimierungen von Prozessen. Beispiel: Nach der Auswertung der elektronischen Zeiterfassung zeigt sich, dass dieser zu wenige Stunden gearbeitet hat? Suchen Sie direkt das Gespräch mit ihm und klären Sie den Hintergrund. Oder Sie legen eine Skills Map an, in der die Skills Ihrer Mitarbeiter festgehalten werden und stellen dabei einen Engpass fest. Sie können nun sofort reagieren, Weiterbildungen veranlassen oder zielgerichtet neu rekrutieren.

Wie wirkt sich eine digitale Personalabteilung auf das Employer Branding aus?

Unternehmen zahlen mit einer digitalen Personalabteilung auch auf ihr Employer Branding ein, da dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und Mitarbeiter anderen gegenüber positiv von ihrem Arbeitgeber sprechen. Das kann sich auf Arbeitgeberbewertungsportale wie kununu äußern, aber auch auf Social Media.

Eine attraktive Arbeitgebermarke aufzubauen ist etwas, das Personaler immer stärker in den Fokus rücken müssen. Schließlich sind die Zeiten, in denen Arbeitgeber aus einem großen Bewerberpool frei wählen können, vorbei. Heute steht die Selbstselektion bei immer mehr Bewerbern im Fokus und sie treffen die eigentliche Auswahlentscheidung.

Nicht nur junge Unternehmen können von Employer Branding profitieren. Auch bereits etablierte Firmen, die schon längere Zeit am Markt sind und sich ein unverwechselbares Image aufgebaut haben, können dieses verjüngen und ihre betrieblichen Strukturen verändern.

Was umfasst die Digitalisierung einer Personalabteilung?

Bei der Digitalisierung einer Personalabteilung müssen verschiedene Bereiche berücksichtigt werden. Neben den Bereichen wie der besseren Verwaltung von Personalanliegen im Arbeitsalltag oder die Digitalisierung der Personalplanung, sind es besonders Teilbereiche des Recruitings, die von einer Digitalisierung profitieren und sich in der Zukunft immer stärker durchsetzen könnten:

Recruiting über Suchmaschinenwerbung: Über Google lassen sich sehr gezielt potenzielle Bewerber ansprechen.

Jobsuchmaschinen: Die Ausschreibung von Stellen über Jobsuchmaschinen ist für Firmen heute Gang und Gäbe. Ohne die Suche nach neuem Personal über das Internet, wäre es fast unmöglich, neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Social Media Recruiting: Während Facebook von vielen Firmen bereits für eine Präsenz in den sozialen Netzwerken genutzt wird, ist TikTok für viele Recruiter noch Neuland. Auch Instagram ist ein relevanter Kanal geworden, über den sich die Themen Employer Branding und Recruiting abbilden lassen.

Mobile Recruiting: Immer mehr spielt sich auf dem Alltagsbegleiter Smartphone ab und Unternehmen müssen versuchen, potenzielle Kandidaten auf dem Mobilgerät zu erreichen.

Recruiting Apps: Anbieter wie Talentcube oder Truffls gehen dabei neue Wege und bieten die wichtigsten Funktionen, die eine Recruiting-App benötigt. Diese erlauben beispielsweise auch die Erstellung eines Profils, auf dem das eigene Unternehmen präsentiert werden kann. Je medial ansprechender die Gestaltung ist, desto besser. Die Stellenbeschreibungen sollten dabei präzise formuliert sein und alle wichtigen Informationen enthalten.

Bei der Entwicklung einer Recruiting-Strategie sollte die Digitalisierung berücksichtigt werden. E-Recruiting ist die Zukunft und zwingend nötig, wenn insbesondere junge Talente erreicht werden sollen. Algorithmen könnten in der Zukunft eine immer größere Rolle spielen, wenn es um Recruiting geht, weshalb auch das Robot Recruiting nicht außer Acht gelassen werden sollte.

Was ist Robot Recruiting und wie hilft es Personalabteilungen?

Algorithmen sammeln Daten und nutzen die Informationen, um gezielt Inhalte zu schalten, die den Nutzer sehr wahrscheinlich ansprechen. Bei Recruiting-Bots funktioniert das Prinzip ähnlich. Es geht darum, dass die Merkmale einer Stelle mit den Merkmalen des Bewerbers in Symbiose gehen.

Ein indirekter Vorteil liegt beim Robot Recruiting bzw. Recruiting-Bots deutlich auf der Hand. Während Menschen Fehler machen, persönliche Stimmungen einfließen lassen und sich irren können, verfügt die KI nicht über Empathie und Emotionalität. Eine Umstellung des Recruiting auf die rein faktische Ebene könnte zukünftig daher ein ernstzunehmendes Thema und der Algorithmus ein ernsthafter Gegner für den Headhunter sein.

Auch wenn Roboter ein persönliches Gespräch nicht ersetzen, so können sie dennoch eine Bewerber-Vorauswahl auf Basis vordefinierter Kriterien treffen und so Zeit einsparen. Recruiting-Bots werten nicht nach Sympathie, sondern anhand der Fakten aus, was subjektive Fehler reduziert, die Übereinstimmungssicherheit erhöht und letztlich auch Kosten einspart. Ein persönliches Gespräch im Anschluss an die Vorselektion kann dann den entscheidenden Ausschlag geben.

Wie wirkt sich die Digitalisierung im Bereich Recruiting aus?

Digitalisierung kann sich positiv auf den Recruiting-Erfolg auswirken, da die Ansprache von potenziellen Kandidaten viel zielgerichteter gestaltet werden kann. Durch das Ausspielen von Stellenanzeigen bei Google oder bei Facebook kann eine gewünschte Zielgruppe angesprochen werden und die Effekte solcher Kampagnen lassen sich zuverlässig auswerten. Das erhöht ebenfalls die Effizienz, sorgt dafür, dass Stellen schneller nachbesetzt werden können und spart somit Zeit und Geld.

Da das Image eines Arbeitgebers heutzutage immer transparenter ist und Bewertungen über Arbeitgeber via Social Media oder Portale für jeden leicht erfassbar sind, können Firmen durch ihre eigene Präsenz Feedback aufgreifen und ihr eigenes Image gezielt steuern.

Recruiting in der Personalabteilung zu digitalisieren, bietet sich an, um potenzielle Bewerber dort zu erreichen, wo sie unterwegs sind: Online. Insbesondere dem Smartphone kommt dabei eine entscheidende Bedeutung zu. Wer Vakanzen schnell nachbesetzen will und dabei möglichst wenig Ressourcen aufwenden möchte, kommt um digitales Recruiting nicht herum.

Welche Tools und Software-Programme brauchen Sie für die Personalarbeit?

Es gibt Programme, die sowohl den Recruiting-Prozess als auch die gesamte Personalverwaltung ermöglichen.

Dabei wird unterschieden zwischen Recruiting-Tools, Recruiting-Software und Personalmanagement-Software:

• Recruiting-Tool: Dabei handelt es sich um Search-Tools, die im Active Sourcing beliebt sind. Mithilfe der Online-Tools können unterschiedliche Businessnetzwerke und Datenbanken nach geeigneten Kandidaten durchsucht werden. Filtern lässt es sich dabei nach Berufserfahrung, Kompetenzen etc. Einige Tools verfügen auch über Matching-Funktionen.
• Recruiting-Software: Die Möglichkeiten dieser Programme sind oftmals auch in die Personalmanagement-Software eingebettet. Konkret geht es um die Bewerberverwaltung. Serienbrief-Funktionen, automatisierte E-Mails zum Bewerbungseingang und das Anlegen eines Talent-Pools erleichtern die Personalbeschaffung und greifen Recruitern im gesamten Bewerbungsprozess unter die Arme.
• Personalmanagement-Software: Die Funktionen der Personalmanagement-Software konzentrieren sich in aller Regel auf bestehendes Personal. Hinterlegt sind unter anderem Stammdaten der Mitarbeiter, Arbeitsverträge sowie Informationen zu Löhnen und Gehältern. Auch die Urlaubsplanung kann über solche IT-Lösungen vorgenommen werden.

Personalplanung- und Verwaltung in einer Software: Wie sähe das aus?

Erstrebenswert für viele Unternehmen sollte eine Software-Lösung sein, die alle Aspekte vereint. Im besten Fall lässt sich mit einer solchen Software auch die Personaleinsatzplanung im Unternehmen digital koordinieren. Unterstützende Programme haben das Potenzial, Lücken im Personalbestand aufzudecken und die Planung so zu vereinfachen.

Beispiele wären folgende Fälle:

• Verrentung
• Mutterschaftsurlaub und Elternzeit
• Krankheitsbedingte Ausfälle

Sobald das System mit Informationen gefüttert wird – beispielsweise „die Mitarbeiterin ist schwanger“ – kann es im Talent-Pool geeignete Kandidaten auswerten, die über die Software direkt kontaktiert werden können. Sind bestehende Vorlagen ins System integriert, bedarf es nur noch weniger Mausklicks, bis potenzielle neue Mitarbeiter kontaktiert werden können.

Vor welchen Herausforderungen stehen Personalabteilungen?

Auf die Personalabteilungen warten große Herausforderungen in der Zukunft. Denn nicht nur nach außen hin werden sie immer digitaler und begeben sich im Netz auf Bewerberfang. Auch die interne Organisation der Abteilungen schreitet fort. Dabei gilt der Bereich Human Resources in den meisten Betrieben nicht als Vorreiter, wenn es um Digitalisierung geht – in den letzten Jahren und insbesondere auch durch den Anstoß durch die Corona-Pandemie und die Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice hat sich aber schon vieles getan. Das Arbeiten mit Teams, eine digitale Zeiterfassung oder das Beantragen von Urlaub mit einem Klick ist in immer mehr Betrieben Standard.

Allerdings gibt es auch immer noch viele Unternehmen, die im Personalwesen an einigen Stellen noch analog unterwegs sind. Aber das Bewusstsein ist da und mit dem Fachkräftemangel, der in den nächsten Jahren demografisch bedingt immer stärker werden wird, wächst der Druck. Personalabteilungen haben keine andere Wahl als neue Wege zu erschließen, um Bewerber zu erreichen. Sich der Digitalisierung zu verschließen ist daher keine Option.

Fazit: Die Digitalisierung der Personalabteilung bietet viele Vorteile

Betriebe, die auf Automatisierung und Digitalisierung setzen und sowohl interne, administrative HR-Prozesse als auch das externe Recruiting stärker digitalisieren, arbeiten effizienter. Mit der Digitalisierung werden nicht nur Kosten eingespart, sondern auch das Recruiting ist erfolgreicher. Auch auf das Employer Branding zahlt die Digitalisierung ein und Mitarbeiter, die schlanke, moderne Prozesse vorfinden, sind potenziell zufriedener.

Digitale Zeiterfassung oder das Arbeiten mit Teams sind gerade einmal der Anfang und in der Zukunft werden Roboter-Recruiting und Suchmaschinen-Recruiting noch deutlich größere Rollen spielen als jetzt schon. Unternehmen müssen zusehen, dass sie bei Tools und Software stets auf dem Laufenden sind. Denn je stärker die verschiedenen Bereiche miteinander verknüpft sind, desto erfolgreicher kann die Personalabteilung, die das Herzstück eines jeden Betriebs darstellt, arbeiten.