Wann Ihre eingescannte Unterschrift rechtsgültig ist

Rechtsgültige Unterschrift: Diese Vorschriften und Regeln gelten bei eingescannten Unterschriften

In unserer schnelllebigen Informationsgesellschaft ist es aber nicht mehr möglich, dass Sie jederzeit vor Ort sind, wenn eine Unterschrift von Ihnen verlangt wird.

Rechtsgeschäfte, die lediglich die einfache Schriftlichkeit verlangen, werden deshalb heute oft auch per Fax oder E-Mail gemacht. Denn auch der lange Postweg genügt häufig den Anforderungen an Schnelligkeit nicht mehr.

Im Gegensatz zur qualifizierten Schriftlichkeit, bei der Sie persönlich identifiziert werden müssen, ist bei der einfachen Schriftlichkeit nur Ihre eigenhändige Unterzeichnung gefordert.

Das ist bei Faxnachrichten gewährleistet. Deshalb werden Rechtsgeschäfte per Fax in der Regel auch rechtlich anerkannt.

Wie aber sieht es aus, wenn Ihre Originalunterschrift lediglich eingescannt wurde, z. B. auf einer E-Mail oder einem Fax?

Wann ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

Dazu hat der Bundesfinanzhof (BFH) ein aktuelles Urteil gefällt:

Streitfall war eine Klageschrift, die per Fax bei Gericht eingegangen war. Die Unterschrift des Klägers war auf dem Fax lediglich eingescannt.

Das heißt, das Schriftstück war nicht eigenhändig unterschrieben, sondern eine dritte Person hatte die Unterschrift des Klagenden auf dem Schriftstück eingescannt, bevor es per Fax an das Gericht weitergeleitet wurde.

Der BFH entschied in diesem Fall, dass Klagen mit eingescannter Unterschrift immer dann den Schriftformanforderungen des § 64 Abs. 1 Finanzgerichtsordnung entsprechen, wenn sie an einen Dritten mit der tatsächlich ausgeführten Weisung gemailt werden, sie mit dem Unterschriftscan zu versehen, auszudrucken und per Telefax an das Gericht zu senden.

Die Klageschrift mit der eingescannten Unterschrift war also rechtsgültig (BFH, 22.6.10, 2010 VIII R 38/08).

Eingescannte Unterschriften gelten als rechtsgültig, wenn..

Zwar wird in der Rechtsprechung unterschiedlich beurteilt, ob eine nur eingescannte Unterschrift dem Schriftformerfordernis entspricht, vor allem wenn es um sehr wichtige Schriftsätze geht. Die Tendenz der Rechtsprechung geht aber ganz klar dahin, eingescannte Unterschriften anzuerkennen.

Voraussetzung der Rechtsgültigkeit:

1. Aus dem Schriftstück geht eindeutig hervor, wer unterzeichnet hat.
2. Der Inhalt des Schriftstücks gibt ohne Zweifel den Willen des Unterzeichners wieder.

Beachten Sie: Es reicht auch aus, wenn die Erklärung und ihr Inhalt durch die Einschaltung einer dritten Person ersichtlich werden.

Denn der ausschließliche Zweck des Schriftlichkeitsgebots ist es, den Erklärungsinhalt sowie die erklärende Person und ihren unbedingten Willen zur Absendung zuverlässig feststellen zu können.

Tipp: Sichern Sie die Rechtsgültigkeit Ihrer Unterschriften 

Bei wichtigen Schriftstücken, wie z. B. einer Klage, sollten Sie immer auf Nummer sicher gehen – und wann immer möglich – eigenhändig unterschreiben.

Wenn es aber einmal ganz eilig ist und Sie nicht im Büro sind, dürfen Sie davon ausgehen, dass Ihre schriftliche Erklärung im Streitfall auch dann vor Gericht anerkannt wird, wenn z. B. Ihre Sekretärin Ihre Unterschrift auf Ihre Anweisung hin, auf dem Schriftstück eingescannt und an die entsprechende Stelle weitergeleitet hat.

Achtung: Bei einem Kündigungsschreiben ist ein Unterschriftenscan generell nicht rechtskräftig.

Unterschriftenregelung für Assistenten

Besonders Assistenten und Assistentinnen stellen sich immer wieder folgende Fragen:

• Wann muss der Chef eigenhändig unterschreiben?
• Wann ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?
• Welche Unterschriftvollmachten besitze ich als Assistent/ Assistentin?