Steuern und Abgaben für Arbeitgeber

Nichts in dieser Welt ist sicher, außer dem Tod und den Steuern.

Benjamin Franklin

Dieser Satz spiegelt wider, dass das Zahlen von Steuern und Abgaben zu den Notwendigkeiten von Unternehmen und Privatpersonen gehört. Steuern zu entrichten gehört gleichzeitig nicht zu den Vorlieben von Betrieben, egal welche Rechtsform sie besitzen. Die mittlere Steuerlast für Unternehmen für die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer, die Umsatzsteuer oder andere Abgaben in der Bundesrepublik Deutschland ist hoch.

Wie funktioniert die Besteuerung von Unternehmen?

Eine hohe Steuerlast mindert den Gewinn von Unternehmen. Sie schmälert gleichzeitig die Möglichkeit für Investitionen. Zeitgleich garantieren hohe Steuereinnahmen dem Staat, seine hoheitlichen und sozialpolitischen Aufgaben ausführen und die Infrastruktur fortlaufend modernisieren zu können.

Die Besteuerung von Unternehmen erfolgt in Deutschland in zwei Stufen. Im ersten Schritt unterliegen Körperschaften, beispielsweise eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder eine AG (Aktiengesellschaft) der Körperschaftsteuer. Äquivalent zu den Körperschaften müssen Personengesellschaften, wie eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder eine KG (Kommanditgesellschaft) die Einkommensteuer entrichten. Körperschaften und Personengesellschaften sind darüber hinaus verpflichtet, in einer zweiten Stufe die Gewerbesteuer zu bezahlen. Indirekte Steuern, wie die Umsatzsteuer können teilweise verrechnet werden.

Für Unternehmer und Freiberufler entstehen in Bezug auf die Steuersätze und die Steuern im Allgemeinen viele wichtige Fragen:

• Welche Steuern müssen Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, Freiberufler und Einzelunternehmen abführen?
• Wie läuft eine Betriebsprüfung in Deutschland ab und was sollten Unternehmen beachten?
• Was bedeutet der Begriff Lohnsteuer-Nachschau im betrieblichen Kontext?
• Unter welchen Umständen können Betriebsausgaben, wie eine Betriebsfeier abgabenfrei sein?
• Welche Steuertermine müssen Unternehmen kennen und einhalten?
• Welche Vergünstigungen beinhaltet die Kleinunternehmer-Regelung?

Das Einnehmen von Steuern ist für jeden Staat wesentlich. Gleichzeitig ist es das Ziel jedes Unternehmens, die Steuerlast niedrig zu halten. Dies sichert die Möglichkeit, betriebsintern zu investieren und en Betrieb für die Herausforderungen der Globalisierung zu stärken.

Welche Steuern und Steuerarten müssen Unternehmen unterscheiden?

Die folgenden Steuern und Steuerarten sind aus betrieblicher Sicht für Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, Freiberufler und Einzelunternehmen relevant:

1. Körperschaftssteuer für Körperschaften
2. Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
3. Gewerbesteuer
4. Umsatzsteuer

Die Körperschaftssteuer – die Einkommensteuer für Körperschaften

Die Körperschaftssteuer muss in Deutschland von allen Körperschaften entrichtet werden. Als Körperschaft bezeichnet man einen langfristigen Zweckverbund von unterschiedlichen Personen mit einer überindividuellen Ausrichtung. Die Körperschaft ist in ihrer Struktur personenunabhängig und nicht abhängig von einem Gründer oder Inhaber. Man unterscheidet zwischen Körperschaften des öffentlichen Rechts und Körperschaften des Privatrechts.

Beispiele für Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR) und Körperschaften des Privatrechts:

Jede Körperschaft ist auf Grundlage des Körperschaftssteuergesetzes (KStG) verpflichtet, Körperschaftssteuer zu entrichten. Wird bei Religionsgemeinschaften oder eingetragenen Vereinen die Gemeinnützigkeit anerkannt, entfällt diese Rechtspflicht. Welche Körperschaften von der Zahlung der Steuer befreit sind, wird im § 5 KStG im Detail aufgeschlüsselt.

Wie die Körperschaftssteuer erhoben wird

Im § 7 KStG werden die Steuerparameter zur Erhebung der Körperschaftssteuer aufgeschlüsselt. Die Körperschaftsteuer bemisst sich nach dem zu versteuernden Einkommen und ist eine Jahressteuer. Körperschaften, die nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtet sind, Wirtschaftsjahre zu unterscheiden, führen ihre Körperschaftssteuer im Einvernehmen mit dem zuständigen Finanzamt am Ende eines Wirtschaftsjahres ab. Als Berechnungsgrundlage gilt das zu versteuernde Einkommen, vermindert um Freibeträge.

Die Ermittlung des erwirtschafteten Einkommens wird auf Basis des Einkommensteuergesetzes (EStG) vorgenommen.

Gemäß § 2 des EStG werden die folgenden Gewinnarten dem Einkommen eines Betriebes zugerechnet:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb,
• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit,
• Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (relevant für Privatpersonen),
• Einkünfte aus Kapitalvermögen,
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung,
• sonstige Einkünfte.

Der Steuersatz für die Körperschaftssteuer ist deutschlandweit festgelegt. Der § 23 des KStG gibt vor, dass dieser 15 Prozent des zu versteuernden Einkommens beträgt. Ein Freibetrag von 5.000 Euro bis 15.000 Euro kann bei bestimmten Körperschaften im Vorfeld abgezogen werden, um die Steuerlast zu senken (§ 24, § 25 KStG). Ausländische Einkünfte können zusätzlich steuerermäßigt behandelt werden.

Die Körperschaftssteuer wird äquivalent zur Einkommensteuer durch eine Vorauszahlung an das Finanzamt entrichtet. Diese erfolgt vierteljährlich. Die Steuertermine für die Entrichtung der Körperschaftssteuer im Jahr 2020 sind auf Personalwissen.de in Listenform übersichtlich zusammengefasst.

Körperschaften unterliegen einer Steuererklärungspflicht. Sie müssen die Körperschaftssteuer durch ihren Steuerberater oder die firmeninterne Buchhaltung anhand eines amtlichen Steuervordrucks ermitteln. Sie sind darüber hinaus verpflichtet, die Berechnungen auf elektronischem Wege weiterzuleiten (§ 31 KStG). Aufgrund der Komplexität der Steuervorschriften der KStG empfiehlt es sich für Unternehmen, fachlich versierte Steuerberater zu beauftragen. Auf diese Weise können mögliche Steuerentlastungen und Abzugsmöglichkeiten kompetent berechnet werden.

Wie funktioniert die Einkommensteuer?

Die Einkommensteuer kann neben der Umsatz- oder Mehrwertsteuer als bekannteste Steuerart in Deutschland bezeichnet werden. Sie muss von Personengesellschaften und natürlichen Personen in Deutschland abgeführt werden. Es gelten ähnliche Rahmenbedingungen wie bei der Körperschaftsteuer, da beide Steuerarten rechtlich betrachtet viele Schnittmengen aufweisen.

Der Einkommensteuer unterliegen die gleichen Einkommensarten wie der Körperschaftssteuer. Der § 3 des EStG beschreibt gleichzeitig, dass es unterschiedliche Ausnahmetatbestände gibt, für die eine Steuerfreiheit gewährt wird. Viele dieser Ausnahmen betreffen natürliche Personen. Beispielsweise sind Sachleistungen und Kinderzuschüsse ebenso steuerfrei, wie Leistungen aus einer Krankenversicherung, einer Pflegeversicherung und aus der gesetzlichen Unfallversicherung.

Für Unternehmen ist die Steuerfreiheit unter anderem in folgenden Bereichen relevant:

• Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr gezahlt werden.
• Vergütungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten.
• Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen.
• Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers (Werkzeuggeld).
• Typische Berufskleidung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt überlässt.
• Unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
• Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern.
• Leistungen des Arbeitgebers zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit in Betrieben, soweit sie 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.
• Sachprämien bis 1.080 Euro pro Kalenderjahr, die der Steuerpflichtige für die persönliche Inanspruchnahme von Dienstleistungen von Unternehmen unentgeltlich erhält.
• 40 Prozent bei Veräußerungen von Personenvereinigungen oder Körperschaften (siehe § 3 Absatz 40 EStG) sowie für Gewinne und Gewinnausschüttungen unter bestimmten Voraussetzungen.
• Das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs oder Hybridelektrofahrzeugs im Betrieb.
• Beiträge für Pensionskassen oder die betriebliche Altersvorsorge von Mitarbeitern.

Ebenfalls steuerfrei sind auf Grundlage von § 3b EStG Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden. Es gelten gesetzlich geregelte Höchstsätze.

Wie der Gewinn im Einkommensteuergesetz berechnet wird

Die wesentlichen Parameter zur Berechnung des Gewinns in einem Wirtschaftsjahr werden in den § 4a, § 4 EStG wie folgt beschrieben:

Die Steuertermine 2020 für die Entrichtung der Einkommensteuer sind auf Personalwissen.de in Listenform übersichtlich zusammengefasst.

Wann Betriebe zwingend eine Bilanz erstellen müssen

Auf Grundlage von § 5 EStG müssen Gewerbetreibende:

• Die aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und
• Regelmäßig Abschlüsse zu machen oder
• Dies freiwillig tun,

am Schluss des Wirtschaftsjahres das Betriebsvermögen ansetzen, das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist. Diese umfangreiche gesetzliche Verpflichtung impliziert in der Praxis, dass generell jedes Unternehmen die Verpflichtung besitzt, eine Bilanz aufzustellen. Im Jahre 2009 wurde die Notwendigkeit zur Buchführung vom Gesetzgeber abgemildert.

Aktuell sind ausschließlich die folgenden Betriebe auf Basis des § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet:

• Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.
• Alle Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise GmbH, KGaA oder AG (Körperschaftssteuer)

Bei Einzelkaufleuten, die Gewinne unter den aufgeführten Schwellenwerten aufweisen, ist eine Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) ausreichend. Sowohl die Gewinn- und Verlust-Rechnungen wie die umfangreicheren Bilanzen müssen mit einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt werden (§ 5b EStG).

Wie wird die Einkommensteuer ermittelt?

Die Einkommensteuer wird auf Grundlage der sieben Einkommensarten des § 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) berechnet:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb,
• Einkünfte aus selbständiger Arbeit
• Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (relevant für Privatpersonen)
• Einkünfte aus Kapitalvermögen,
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung,
• sonstige Einkünfte.

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) lassen sich in Bezug auf ihre Einkommensteuererklärung von einem Steuerberater beraten. Einzelkaufleute oder Kleinstunternehmen können ihreWie die Gewerbesteuer berechnet wirdEinkommensteuerlast selbstständig ermitteln, wenn sie sich allgemeine Buchhaltungskenntnisse erworben haben. In diesem Fall können die aktuellen Einkommensteuertabellen eine Hilfe sein, da sie schnell die Steuerlast ausweisen. Ebenfalls garantieren spezielle Softwareapplikationen, dass die Einkommensteuererklärung korrekt bis zum Abgabedatum am 31.07. eines Kalenderjahres übermittelt werden kann.

Die Gewerbesteuer – individuell durch regionale Hebesätze

Die Gewerbesteuer ist eine, sich am tatsächlichen Gewerbeertrag eines Unternehmens orientierende Steuer. Diese errechnet sich auf Basis der Einkommensteuererklärung oder der ermittelten Körperschaftssteuer. Der Gewerbesteuer unterliegt ohne Ausnahme jeder Gewerbebetrieb sowie alle Reisegewerbetreibenden. Das Gewerbe muss im Inland betrieben werden. Befinden sich Betriebsstätten desselben Gewerbebetriebs in mehreren Gemeinden, oder erstreckt sich eine Betriebsstätte über mehrere Gemeinden, so wird die Gewerbesteuer in jeder Gemeinde nach dem Teil des Steuermessbetrags erhoben, der auf sie entfällt.

Ausnahmen bestehen für bundeseigene Betriebe wie die Deutsche Bundesbank oder die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Eine Vielzahl weiterer Körperschaften und Personenvereinigungen kann ebenfalls von der Gewerbesteuer befreit werden, beispielsweise bei Gemeinnützigkeit. Die Gewerbesteuer muss zwingend an die Gemeinde abgeführt werden, an der sich der Unternehmenssitz befindet. Die rechtlichen Vorgaben zur Gewerbesteuer sind im Gewerbesteuergesetz (GewStG) zusammengefasst.

Die Besonderheit bei der Gewerbesteuer betrifft den sogenannten Hebesatz. Dieser individuelle Prozentsatz unterscheidet sich spezifisch von Gemeinde zu Gemeinde in Deutschland. Im Internetportal Kommunal.de konnte man lesen, dass der geringste Hebesatz einer Gemeinde mit 260 % in Monheim am Rhein fällig wird. Am anderen Ende stehen Hebesätze von bis zu 550 %, beispielsweise in Oberhausen. Als Steuerschuldner werden gemäß § 5 GewStG bei Einzelunternehmen die Unternehmer angesehen. Unterhalten Personengesellschaften einen Gewerbebetrieb, gilt als Steuerschuldner die Gesellschaft.

Hebesätze müssen basierend auf § 16 GewStG von der Gemeinde erhoben werden. Der Hebesatz kann für ein Kalenderjahr oder mehrere Kalenderjahre festgesetzt werden. Änderungen oder eine Festsetzung müssen bis zum 30. Juni eines Kalenderjahres getroffen werden, damit sie ihre Wirkung entfalten. Der gesetzliche Mindest-Hebesatz beträgt 200 %.

Wie die Gewerbesteuer berechnet wird

Grundsätzlich muss vor der eigentlichen Berechnung der Gewerbesteuer ein Freibetrag abgezogen werden. Der § 11 GewStG legt dar, dass natürliche Personen (Einzelunternehmer) sowie  Personengesellschaften einen Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro erhalten. Erst ab diesem Betrag muss von diesen Steuerpflichtigen Gewerbesteuer entrichtet werden.

Vereine, sonstige juristische Personen sowie Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erhalten einen Freibetrag von 5.000 Euro. Die Steuermesszahl oder der Steuersatz für den Gewerbeertrag beträgt 3,5 Prozent.

Berechnungsbeispiel Gewerbesteuer

Ein Einzelunternehmer hat im vorangegangenen Geschäftsjahr einen Gewinn von 55.000 Euro ausgewiesen. Er wohnt in der Gemeinde Monheim am Rhein mit einem Hebesatz von 260 %.

Die Gewerbesteuer wird von der Gemeinde wie folgt berechnet:

Die Gewerbesteuer für das Unternehmen beträgt 2.775,50 Euro. Im Beispiel wurde davon ausgegangen, dass der Einzelunternehmer keine Kosten für Schulden, Rentenzahlungen oder Leasingraten hinzurechnen kann. Wären diese angefallen, würden sie dem Gewinn hinzugerechnet. Abzugsfähig wäre gleichzeitig ein Pauschalwert von 1,2 % des Einheitswerts des Betriebsvermögens. Es ist sinnvoll, im Einzelfall mit dem Steuerberater zu besprechen, welche Hinzurechnungen oder Abzugsmöglichkeiten von der Gewerbesteuer bestehen.

Welche weiteren Verpflichtungen sich für Unternehmer bei der Gewerbesteuer ergeben

Wie bei allen anderen Unternehmenssteuern ist der Steuerschuldner gemäß § 14 a GewStG verpflichtet, eine Steuererklärung für die Gewerbesteuer abzugeben. Diese ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Ein Verspätungszuschlag bei unpünktlicher Abgabe der Steuererklärung fällt im Gesamten an die Gemeinde (§ 14 b GewStG). Steuerschuldner sind äquivalent zur Einkommensteuer verpflichtet, zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen zur Gewerbesteuer zu entrichten (§ 19 GewStG).

Umsatzsteuer – steuerliche Abgabe auf Waren und Dienstleistungen

Die Umsatzsteuer gehört als Gemeinschaftssteuer zum täglichen Leben aller Einwohner in Deutschland. Bei jedem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen werden 7 % bis 19 % Mehrwertsteuer ausgewiesen. Der Terminus Mehrwertsteuer ist allgemein gebräuchlich. Korrekterweise gelten die Begriffe Umsatzsteuer oder Vorsteuer im deutschen Steuerrecht. Die Umsatzsteuereinnahmen machen mehr als 30 % des Steueraufkommens in Deutschland aus. Jeden Monat werden gemäß einer Statistik von Statista Einnahmen in Höhe von 16 bis 26 Milliarden Euro durch die Umsatzsteuer generiert.

Am Kreislauf der Umsatzsteuer sind Endverbraucher, Unternehmen und das Finanzamt beteiligt. Aus Unternehmenssicht ist die Umsatzsteuer eine Verkehrssteuer und ein durchlaufender Posten. Unternehmen leiten die einbehaltene Umsatzsteuer aus den Verkäufen ihrer Produkte und Dienstleistungen an das Finanzamt weiter.

Die Steuer zahlt in letzter Instanz der Verbraucher, sodass die Umsatzsteuer eine Endverbrauchersteuer darstellt. Darüber hinaus haben Betriebe die Möglichkeit, Vorsteuer einzubehalten. Als Vorsteuer wird der Steueranteil bezeichnet, der Unternehmen entsteht, die für den Betrieb Produkte und Dienstleistungen einkaufen.

Welche Umsätze der Umsatzsteuer unterliegen und welche Ausnahmen gelten

Im Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Gesetzgeber festgehalten, welche Produkte und Dienstleistungen der Umsatzsteuer unterliegen. Er hat gleichzeitig verfügt, wie und wann einbehaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt weitergeleitet werden muss.

Im § 1 UStG wird aufgeschlüsselt, welche Umsätze der Umsatzsteuer unterliegen:

• Alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.
• Die Einfuhr von Gegenständen im Inland oder in den österreichischen Gebieten Jungholz und Mittelberg (Einfuhrumsatzsteuer).
• Der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.

Umsätze im Rahmen einer Geschäftsveräußerung sind nicht umsatzsteuerpflichtig.

Als Inland gilt das gesamte Territorium der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme von:

1. Büsingen (als Gemeinde komplett von der Schweiz umgeben).
2. Die Insel Helgoland.
3. Alle Freihäfen.
4. Die Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie.
5. Deutschen Schiffe und deutsche Luftfahrzeuge in Gebieten, die zu keinem Zollgebiet gehören.

Aufgrund der Umsatzsteuerfreiheit können auf deutschen Hochseeschiffen oder auf der Insel Helgoland Waren zollfrei erworben und bis zu bestimmten Höchstsätzen nach Deutschland eingeführt werden.

Höhe der Umsatzsteuer

In der Regel beträgt die Umsatzsteuer 19 %. Für einen Teil der Umsätze und Warengruppen gibt es Ausnahmen, die mit einem ermäßigten Steuersatz von 7 % belegt sind. Diese werden explizit in der Anlage 2 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt.

Wesentliche Umsätze, die mit dem ermäßigten Steuersatz berechnet werden sind:

• Eintrittskarten für Kunst- und Kulturveranstaltungen.
• Grundnahrungsmittel in ihrer ursprünglichen Form. Werden diese weiterverarbeitet, beispielsweise Äpfel zu Apfelsaft, verlieren sie die Umsatzsteuerermäßigung.
• Speisen aller Art zum Mitnehmen.
• Erstellung von urheberrechtlichen Texten, Bildern und Grafiken.

Ausstellen von Ausgangsrechnungen und Aufbewahrungsfristen

Für Unternehmen ist die Form der Rechnungserstellung für Ausgangsrechnungen, auf der die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ebenfalls relevant.

Der § 14 UstG enthält zahlreiche Vorgaben zur Rechnungserstellung für Betriebe:

• Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.
• Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Eine digitale Signatur für den elektronischen Datenaustausch ist zwingend notwendig.

Ausgangsrechnungen müssen wie folgt aufgebaut sein, um Umsatzsteuer einbehalten und weiterleiten zu können:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. Die Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. Das Ausstellungsdatum,
4. Eine fortlaufende Nummerierung, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. Ein nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 14 b der UStG unterliegen Ausgangsrechnungen als wichtige Buchungsbelege einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Ausgangsrechnungen dürfen zur Archivierung auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Speicherung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und äquivalent zum Original ist.

Wie wird ein Vorsteuerabzug vorgenommen?

Unternehmen sind berechtigt, die Vorsteuer für die Waren und Dienstleistungen abzuziehen, die sie für geschäftliche Zwecke erworben haben. Hierbei wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen verrechnet. Der Differenzbetrag wird in der Folge an das Finanzamt abgeführt. Die Finanzbehörde präzisiert durch einen Bescheid die Frist für die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung.

Diese kann jährlich, vierteljährlich oder monatlich fällig sein. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Bei Jahresbeträgen unter 1.000 Euro können Unternehmen von der Voranmeldungspflicht befreit werden.

Der § 18 des UStG gibt Betrieben darüber hinaus auf, bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Mit der Einkommensteuererklärung des Unternehmens muss ebenfalls eine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden. In dieser werden die Jahressummen gegenübergestellt.

Betriebe können zusammenfassend die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:

1. Die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass eine Rechnung mit Umsatzsteuer übermittelt wurde.
2. Entstandene Einfuhrumsatzsteuer.
3. Steuer für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen für sein Unternehmen.

Die vorsätzliche oder fahrlässige Missachtung des UStG kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von fünfhundert Euro bis zu fünftausend Euro geahndet werden (§ 26a UStG).

Welche Vergünstigungen die Kleinunternehmer-Regelung beinhaltet

Kleine Unternehmen, Gründer und Start-ups scheuen in vielen Fällen die steuerliche Bürokratie, die mit der Gründung einer Firma einhergeht. Unterschiedliche Fristen für die verschiedenen Steuerarten und die Kommunikation mit dem Finanzamt und dem Steuerberater kann viel Zeit und Geld kosten.

Um kleine Unternehmen zu entlasten, sieht das Umsatzsteuerrecht für Kleinunternehmen Vereinfachungen im § 19 UStG vor. Diese betreffen das Ausweisen und Abführen der Umsatzsteuer.

Der Gesetzgeber hat die folgende Regelung implementiert:

Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland ansässig sind, nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wir.

§ 19 UStG

Für die Praxis bedeutet diese steuerliche Vereinfachung, dass Kleinunternehmen ihre Ausgangsrechnungen ohne Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Ihre Rechnungen müssen den Zusatz: „Nach § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ enthalten. Der Verzicht auf die Umsatzsteuer kann einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Vor allem im Handel mit Endkunden kann aufgrund der fehlenden Umsatzsteuer ein geringerer Endpreis angeboten werden.

Gleichzeitig sind Kleinunternehmen nicht berechtigt, die Vorsteuer einzubehalten. Vor allem Betriebe, die zur Erstellung ihrer Waren ein großes Maß an Grundmaterialien einkaufen müssen, können aufgrund der Kleinunternehmerregelung die enthaltene Vorsteuer nicht ansetzen.  

Beispielsweise kann ein Ein-Mann-Betrieb als Bäcker, der die gesetzlichen Grenzen des § 19 UStG nicht überschreitet, die Vorsteuer für Grundzutaten wie Mehl, Butter oder Milch nicht absetzen. Aus diesem Grund müssen Kleinunternehmen vor einer Festlegung auf die Kleinunternehmerregelung eingehend kalkulieren, ob die Vergünstigungen im Einzelfall lukrativ sind. Die Steuerfestsetzung ist für den Unternehmer im Mindestfall für fünf Kalenderjahre bindend. Sie kann ausschließlich mit Wirkung von Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden.

Wie läuft eine Betriebsprüfung in Deutschland ab?

Der Gedanke an eine bevorstehende Betriebsprüfung lässt Unternehmer und die Buchhaltung eines Unternehmens nicht kalt. Mit einer Betriebsprüfung, die man im Steuerrecht ebenfalls als Außenprüfung bezeichnet, ist eine Prüfung der steuerlich aller relevanten Geschäftsvorgänge gemeint. Der Umfang wird vom Finanzamt festgelegt.

Das Ziel einer Betriebsprüfung ist die Kontrolle der Besteuerung. Als Konsequenz von Fehlbuchungen oder Ungereimtheiten können Steuernachzahlungen fällig werden. Unternehmen handeln zielführend, wenn sie sich konsequent und professionell auf eine Betriebsprüfung vorbereiten. Werden steuerrechtliche Angelegenheiten zu jedem Zeitpunkt im Jahr mit hoher Relevanz behandelt, sinkt das Risiko, bei einer Betriebsprüfung von beträchtlichen Nachzahlungen überrascht zu werden.

Die prüfungsrelevanten Steuerarten in einer Betriebsprüfung sind:

• Körperschaftssteuer.
• Einkommensteuer.
• Gewerbesteuer.
• Umsatzsteuer.

Aus betrieblicher Sicht ist es sinnvoll, einen festen Ansprechpartner zu bestimmen, der die Kommunikation mit den Steuerprüfern des Finanzamtes federführend übernimmt. Zusätzlich kann der Steuerberater des Unternehmens beauftragt werden, bei der Betriebsprüfung anwesend zu sein. Als Steuerberater kann er mit Sachverstand und Professionalität Fragen beantworten und die Steuerprüfer durch alle relevanten Vorgänge führen.

Vor der eigentlichen Betriebsprüfung sollten:

• Jahresabschlüsse,
• Die Gewinn- und Verlust-Rechnung der vergangenen Jahre oder
• Kontoauszüge und Fahrtenbücher

nochmals auf Plausibilität geprüft werden.

Fallen in dieser Phase vor der Betriebsprüfung Fehler auf, können die Gründe im späteren Verlauf einfacher und konkreter kommuniziert werden.

Ablauf einer Betriebsprüfung

Die eigentliche Betriebsprüfung beinhaltet eine Kontrolle aller Steuerunterlagen, die für die Steuerbehörde von Belang sind. Der Betriebsprüfer nutzt zur Prüfung und Begutachtung in vielen Fällen die Geschäftsräume im Betrieb, sodass es zu Einschränkungen im Geschäftsablauf kommen kann. In der Praxis stellen viele Unternehmen dem Betriebsprüfer ein eigenes Büro zur Verfügung. Kann er ungestört seiner Tätigkeit nachgehen, ist der Vorgang überschaubar.

Der bevollmächtigte Ansprechpartner im Unternehmen steht in der Zeit der Betriebsprüfung generell für Fragen zur Verfügung. Der Steuerberater kann zusätzlich telefonisch oder per Videokonferenz zugeschaltet werden, um Auffälligkeiten umgehend zu klären. Eine Alternative kann ebenfalls die Verlegung der Prüfung in die Räumlichkeiten des Steuerberaters sein. Grundvoraussetzung für jede Betriebsprüfung ist das Zurverfügungstellen der vollständigen Geschäftsunterlagen.

In einer Schlussbesprechung erhalten Unternehmen Detailinformationen über die Ergebnisse der Betriebsprüfung. Neben Steuernachzahlungen oder Steuererstattungen informiert der Betriebsprüfer des Finanzamtes ebenfalls über rechtliche Konsequenzen bei aufgedeckten Steuervergehen. Die Schlussbesprechung kann von Firmenseite zur Beanstandung und Stellungnahme genutzt werden.

Dies bedeutet für die Praxis, dass eine Selbstanzeige mit der ersten Information einer Betriebsprüfung erfolgen sollte.

Unternehmen aller Größenordnungen müssen sich vor einer Betriebsprüfung nicht fürchten, wenn sie alle steuerrechtlichen Vorgaben beachten. Vor allem Kleinst- und Kleinbetriebe werden statistisch betrachtet alle 100 Jahre geprüft. Die Wahrscheinlichkeit, für Konzerne und Großbetriebe zu einer Betriebsprüfung herangezogen zu werden ist größer. Sie liegt bei 5 Jahren. Aus Sicht der Finanzbehörden ist dies nachvollziehbar, da das Steuervolumen von Konzernen höhere Steuernachzahlungen möglich macht.

Was bedeutet die Lohnsteuer-Nachschau für Unternehmen?

Ähnlich wie eine Betriebsprüfung dient ebenfalls die Lohnsteuer-Nachschau der Prüfung von Betrieben. Äquivalent zur Lohnsteuer-Nachschau kann gemäß § 27 b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ebenfalls eine Umsatzsteuer-Nachschau angeordnet werden. Der wichtige § 42 g des Einkommensteuergesetzes erklärt die wesentlichen Parameter einer Lohnsteuer-Nachschau:

Die Lohnsteuer-Nachschau hat das Ziel, den Geschäftsbetrieb und die räumlichen Gegebenheiten auf Plausibilität zu überprüfen. Das Finanzamt inspiziert, ob die Lohnsteuer sowie die Zuschlagsteuern ordnungsgemäß abgeführt werden. Wird im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergegangen, werden die Geschäftsvorfälle im Betrieb umfangreicher und mit hoher Intensität geprüft.

Hierbei werden unter anderem:

• Die Arbeitsverhältnisse des Geschäftsführers,
• Direktversicherungen oder
• Die Nutzung der Dienstwagen und deren korrekte Versteuerung

im Detail gecheckt.

Für eine Lohnsteuer-Nachschau und eine Lohnsteuer-Außenprüfung gelten aus betrieblicher Sicht die gleichen Verhaltensregeln wie bei einer Betriebsprüfung. Unternehmen, die ihre steuerrechtlichen Angelegenheiten zu jeder Zeit professionell abwickeln, müssen sich vor einer unangekündigten Lohnsteuer-Nachschau nicht ängstigen.

Fazit zu Steuern und Abgaben

Es gibt eine Vielzahl von Steuern und Abgaben für Personen- und Kapitalgesellschaften. Die bekannteste Steuer ist die Umsatzsteuer, die umgangssprachlich ebenfalls als Mehrwertsteuer bekannt ist. Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, da es sich um eine Endverbrauchersteuer handelt. Die Vorsteuer kann von der Umsatzsteuer für geschäftlich genutzte Waren und Dienstleistungen abgezogen werden.

Die Einkommensteuer sowie die Körperschaftssteuer sind zwei weitere wichtige Steuerarten für Betriebe. Während die Körperschaftssteuer generell 15 % beträgt, wird die Einkommensteuer gestaffelt nach der Höhe des Gewinns erhoben. Ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % wird sowohl von Unternehmen wie Privatpersonen entrichtet.

Zusammenfassend ist das Zahlen von Steuern eine Notwendigkeit für Unternehmen und Privatpersonen. Mit den Steuereinnahmen aus unterschiedlichsten Quellen finanziert der Staat Infrastrukturprojekte. Er garantiert, dass seine Einwohner ähnliche soziale Grundvoraussetzungen vorfinden.

Darüber hinaus gleicht der Gesetzgeber Ungerechtigkeiten aus. Unternehmen profitieren ebenfalls von den Investitionen des Staates durch die erhaltenen Steuereinnahmen. Gleichzeitig sind Betriebe aller Größenordnungen als steuerliche Quelle wesentlich für den Erhalt der Staatsstrukturen, auf denen die Gesellschaft wie auf einem Fundament aufgebaut ist.