Lohnbuchhaltung: Aufgaben und Software
Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Der Ausdruck Lohnbuchhaltung (auch: Gehaltsbuchhaltung) wird oft als Oberbegriff für die fachgerechte Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet. Dieser Aufgabenbereich lässt sich in die folgenden Unterbereiche gliedern:
- Professionelle Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnungen.
- Melden und Entrichten von Abgaben und Beiträgen an Sozial- und Rentenversicherungsträger und das zuständige Finanzamt.
- Fortlaufendes Führen der Lohnkonten der Mitarbeiter.
- Kontinuierliche Pflege der Mitarbeiterstammdaten bzw. Personenstammdaten.
Schon kleinste Ungenauigkeiten oder Fehler in einer Entgeltabrechnung können Auswirkungen auf die gesamte Lohnbuchhaltung und Lohnbuchführung haben. Aus diesem Grund ist es für Personalverantwortliche und Mitarbeiter in der Buchhaltung wesentlich, klar strukturierte Abläufe in der Lohnbuchhaltung einzuhalten. Diese betreffen unter anderem die Kalkulation des Netto-Gehaltes und der Abgaben sowie die Pflege der Jahreslohnkonten der Betriebsangehörigen.
Exkurs: Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung
Umgangssprachlich werden die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung äquivalent verwendet. Aus rechtlicher Sicht gibt es aber Unterschiede. Bei einer Gehaltsabrechnung wird das Nettogehalt in jedem Monat vom gleichen Basisbetrag errechnet.
Diese festgeschriebene Summe wurde arbeitsvertraglich als Monatsgehalt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart. Das Bruttogehalt ist also jeden Monat identisch. Dies gilt, unabhängig von der Tatsache, dass der Mitarbeiter durch Erholungsurlaub oder Feiertage weniger gearbeitet hat.
Bei einer Lohnabrechnung dient im Gegensatz zum Gehalt ein vertraglich vereinbarter Stundenlohn als Grundlage der Kalkulation für den Auszahlungsbetrag. Der Mitarbeiter erhält auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden jeden Monat einen abweichenden Betrag als Lohn ausbezahlt. Für Urlaub wird ein Ferienzuschlag angerechnet und separat als Ferienentschädigung ausgewiesen.
Typische Abläufe im Rahmen der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung arbeitet als systematischer Vorgang in einem kontinuierlichen Kreislauf. Dies bedeutet für die Praxis, dass die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen den ersten und wesentlichsten Schritt der Lohnbuchhaltung darstellt. Dieser Arbeitsschritt ist vor allem für die Arbeitnehmer eines Betriebes entscheidend. Sie verlassen sich auf eine sach- und fachgerechte Kalkulation ihres Lohnes oder Gehalts.
Gleichzeitig ist es für die Mitarbeiter wichtig, dass Steuern und Abgaben auf Basis der geltenden Gesetzgebung fristgemäß abgeführt werden. Aus diesem Grund stellt die Meldung und Weiterleitung der Abgaben zur Sozialversicherung an das Betriebsfinanzamt den zweiten wesentlichen Schritt in der Lohnbuchhaltung dar.
Anhand der ermittelten Daten können in einem weiteren Arbeitsschritt die Jahreslohnkonten und Mitarbeiterstammdaten (Personenstammdaten) regelmäßig angepasst und aktualisiert werden. Korrekte Personalstammdaten und ein Lohnkonto, in dem relevante Buchungen archiviert werden, sind der Garant für eine korrekte Entgeltabrechnung im folgenden Monat.
Dieser zirkulierende Kreislauf aus:
- professioneller Kalkulation
- Weiterleitung von Steuern und Abgaben
- zielgerichteter Archivierung und
- qualifizierter Datenpflege
beschreibt die Arbeit der Abteilung Lohnbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung als fundamentalen betrieblichen Vorgang.
Professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: Das ist wichtig
Eine korrekte Entgeltabrechnung wird vom Gesetzgeber auf Grundlage des § 108 der Gewerbeordnung (GewO) von jedem Arbeitgeber verlangt. Im Gesetzestext werden Unternehmer verpflichtet, bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss im Mindestfall Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
Die GewO gibt darüber hinaus vor, dass bei Abweichungen zum Vormonat in jedem Fall eine schriftliche Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung auszugeben ist. Aus Gründen der Transparenz erstellen die meisten Betriebe in jedem Monat eine Abrechnung für ihre Mitarbeiter. Diese gilt als offizielles Dokument. Sie hat als Nachweis bei amtlichen Stellen oder bei der Beantragung eines Privatkredites eine hohe Relevanz.
Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung besteht aus unterschiedlichen Einzelinformationen. Zusammengenommen ergeben sie ein eindeutiges Bild über die Leistung und den Verdienst eines Angestellten. Im oberen Teil der Abrechnung, die als Kopfteil bezeichnet wird, sind vor allem die spezifischen Mitarbeiterdaten aufgeführt, unter anderem:
- Namen
- Anschrift des Angestellten
- Personal- oder Mitarbeiternummer
Viele Unternehmen drucken in eine Entgeltabrechnung ebenfalls aktuelle Informationen aus dem Urlaubskonto des Mitarbeiters und weitere Informationen ein. Weitere verpflichtende Merkmale sind der Abrechnungszeitraum, die Anzahl der Kinderfreibeträge und die Steuerklasse des Angestellten.
Die Zugehörigkeit zu einer Glaubensgemeinschaft oder Kirche wird ebenfalls angegeben, um die Kirchensteuerabzüge korrekt zu bemessen. Die Entgeltabrechnung hat das Ziel, spezifische Mitarbeiterdaten eindeutig und nachvollziehbar darzustellen.
Moderne Software für die Lohnbuchhaltung
Die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer muss in jedem Monat korrekt vorgenommen werden. Die Vorgaben der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und die Gewerbeordnung (GewO) müssen in jedem Fall eingehalten werden. Dafür bietet es sich an, auf moderne Software-Lösungen zu setzen.
DEÜV: Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung
Die Digitalisierung ist in nahezu jeden Lebensbereich vorgedrungen. Kein Unternehmen kann ohne moderne Bürokommunikation effizient und behördenkonform arbeiten. Die Finanz- oder Sozialversicherungsbehörden erwarten, Daten und Informationen einheitlich und in digitaler Form zu erhalten. In der Lohnbuchhaltung haben aus diesem Grund die gesetzlichen Grundlagen zur Datenübermittlung eine hohe Relevanz. Für die Buchhaltung ist vor allem die Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV) verbindlich.
Die DEÜV regelt allumfassend, welche Zahlen und Werte zu welchem Zeitpunkt übermittelt werden müssen. Sie gibt vor, in welcher Weise neue Mitarbeiter den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Sie geht darüber hinaus darauf ein, mit welchem Datenübertragungsverfahren (eXTra-Standard, verschlüsselt durch https) Informationen übermittelt werden. Des Weiteren erklärt die DEÜV, welche Aufgaben die Datenstelle der Rentenversicherung übernimmt.
Finanz- und Gehaltsbuchhaltung per Software
Um Fehlbuchungen und Abweichungen zu vermeiden und die Vorgaben der DEÜV umzusetzen, vertrauen moderne Unternehmen auf spezifische Softwareapplikationen für die Lohnbuchhaltung. Diese digitalen Helfer haben bedeutende Mehrwerte gegenüber einer klassischen, analogen Lohnbuchhaltung. Vor allem von den folgenden fünf Punkten profitieren Unternehmen aller Größenordnungen:
- Rechtssicherheit in der Entgeltabrechnung durch regelmäßige Updates.
- Integrierte Plausibilitätsprüfung vermeidet grobe Falscheingaben.
- Hohe Transparenz durch digitale Verfügbarkeit aller erfassten Daten.
- Möglichkeit, zu jeder Zeit in Berichten den Status quo der Lohnbuchhaltung abzulesen.
- Informationen der Entgeltabrechnung können cross-funktional analysiert und weiterverarbeitet werden.
Die Vorteile von digitalen Softwareapplikationen in der Lohnbuchhaltung sind unübersehbar. Sie garantieren Unternehmen Planungssicherheit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Unterstützung können Betriebe darüber hinaus ihrer Verpflichtung zur Weiterleitung von Steuern und Abgaben an Finanzamt und Krankenkassen kompetent – und einfach per Knopfdruck – nachkommen.
Zusammenfassung und Fazit
Der Terminus Lohnbuchhaltung kann zwei unterschiedliche Bedeutungen haben. Zum einen beschreibt er einen systematischen Abrechnungs- und Meldekreislauf. Gleichzeitig wird der Begriff als Bezeichnung für die Abteilung Lohnbuchhaltung verwendet.
Die Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung liegen in der Pflege von Mitarbeiterstammdaten, in der Führung der Lohnkonten und in der rechtlich korrekten Entgeltabrechnung. Dies schließt ein, die Abgaben für die Sozialversicherung und die Lohnsteuer korrekt zu berechnen und an Krankenkassen sowie Finanzamt abzuführen.
Darüber hinaus garantiert eine sach- und fachgerechte Lohnbuchhaltung eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Finanzbehörden (Finanzamt) und Sozialkassen auf Augenhöhe: Erfolgt jede Meldung (u.a. Lohnsteueranmeldung, Abmeldung etc.) fristgerecht, gibt es keine bösen Überraschungen.
Eine kompetente Lohnbuchhaltung impliziert außerdem, dass Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung oder die Geschäftsleitung einer Betriebsprüfung durch Finanzkontrollorgane mit Zuversicht entgegensehen. Sie wissen, dass sie im Kreislauf der Lohnbuchhaltung zu jedem Zeitpunkt mit hoher Systematik und Professionalität arbeiten.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Lohnbuchhaltung
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