Lohnabrechnung erstellen: Aufbau und Berechnung

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das die einzelnen Bestandteile des Lohns für einen bestimmten Zeitraum auflistet. Dank der Lohnabrechnung erhalten Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Nachweis darüber, dass der Lohn und die Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer bezahlt wurden. Der Oberbegriff für die Lohnabrechnung ist die Entgeltabrechnung.

Was ist der Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung?

Lohn und Gehalt werden im Alltag oft synonym verwendet – entsprechend auch die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung. In der Praxis gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied: Während der Lohn auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt wird, ist das Gehalt stets fix. Es wird also monatlich für eine festgelegte Stundenzahl ausgezahlt.

Die Summen in einer Lohnabrechnung können deshalb von Monat zu Monat variieren, während die Gehaltsabrechnung in der Regel immer dieselben Zahlen aufweist, sofern sich an den Rahmenbedingungen nichts ändert.

Sind Arbeitgeber zur Lohnabrechnung verpflichtet?

Ja. Die Gewerbeordnung schreibt in § 108 GewO vor, dass ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Abrechnung in Textform für sein „Arbeitsentgelt“ erhalten muss.

Muster: Wie sieht eine Lohnabrechnung genau aus?

Das folgende Schema kann Betrieben und Einzelunternehmern bei der Erstellung einer Lohnabrechnung behilflich sein. Schließlich stehen Unternehmen in der Verantwortung, jegliche Form der Entgeltabrechnung gesetzeskonform zu erstellen und als offizielles Dokument an den Mitarbeiter weiterzuleiten:

Zunächst stehen die Basisdaten auf der Abrechnung:

• Heinz Mustermann, wohnhaft in Hamburg.
• 34 Jahre alt.
• Lohnsteuerklasse 1 ohne Kinderfreibetrag.
• gesetzlich krankenversichert (14, 6 % + 0,9 % Zuschlag).
• kein Mitglied in einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft.

Wohin fließen die Abgaben aus der Lohnabrechnung?

Arbeitgeber müssen einen Teil des Lohns direkt abführen. Diese Lohnbestandteile sind:

• Steuern: Das Finanzamt erhält anteilig Lohnsteuer und Kirchensteuer. Solidaritätszuschlag wird seit 2021 nur noch für sehr hohe Einkommen fällig.
• Sozialabgaben: Die Beiträge für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung werden vom Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers überwiesen.

Wie hoch die Abgaben ausfallen, hängt von der Höhe des Bruttolohns ab. Die Lohnsteuer kann je nach Steuerklasse und Gehalt zwischen 15 und 45 Prozent liegen. Die Sozialversicherungsabgaben werden je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.

Wie hoch sind die Beitragssätze?

In dieser Übersicht sehen Sie, wie hoch der Anteil am Bruttolohn für die Sozialversicherung ist. Die Zahlen beziehen sich auf das Jahr 2021. Die Hälfte davon trägt jeweils der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber.

Wie ist der Einfluss der Lohnsteuerklassen auf die Lohnabrechnung?

Neben der Höhe des Einkommens entscheiden auch die Lohnsteuerklassen, wie viel vom Bruttolohn übrigbleibt. In Deutschland gibt es sechs Lohnsteuerklassen. Sie legen fest, welcher Anteil vom Arbeitslohn monatlich steuerfrei ist (= monatlich steuerfreier Arbeitslohn, msA).

• Lohnsteuerklasse I: ledige, verwitwete oder geschiedene Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (msA: bis 1.029 Euro)
• Lohnsteuerklasse II: Alleinerziehende mit einem oder mehreren minderjährigen Kindern (msA: bis 1.225 Euro)
• Lohnsteuerklasse III: Verheiratete, verwitwete oder Arbeitnehmer in gleichgeschlechtlichen Lebensgemeinschaften (msA: bis 1.952 Euro), nur mit Steuerklasse V kombinierbar
• Lohnsteuerklasse IV: Verheiratete Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer in Lebensgemeinschaften. Voraussetzung: beide wählen Steuerklasse IV (msA: 1.029 Euro)
• Lohnsteuerklasse V: Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Ehepaare. Eine Partnerin oder ein Partner muss Steuerklasse III wählen. (msA: 107 Euro)
• Lohnsteuerklasse VI: Personen mit mehreren Jobs. Der zweite Job wird mit Lohnsteuerklasse VI besteuert. (msA: 0 Euro)

Bruttolohn und Nettolohn: Darauf müssen Unternehmen bei der Berechnung achten

Je nach Branche gibt es deutliche Unterschiede zwischen Brutto- und Nettolohn. Der Bruttolohn bezeichnet die gesamte Vergütung, bevor Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Der Nettolohn bezieht sich auf das Entgelt, das der Arbeitnehmer am Ende des Monats auf sein Konto überwiesen bekommt.

Wie setzt sich der Bruttolohn zusammen?

Der Bruttolohn besteht aus dem Grundlohn sowie leistungsbezogenen Lohnbestandteilen zusammen. Das können z.B. Zuschläge, Boni oder geldwerte Vorteile sein. Zuschläge sind z.B. steuerfrei. Zulagen hingegen, dazu gehört z.B. das Weihnachtsgeld, müssen versteuert werden. Zu den steuerbefreiten Zuschlägen gehören u.a. Gefahrenzulagen, Nachtarbeitszuschläge oder Zuschläge für Überstunden.

Das Anrecht auf Zuschläge ergibt sich aus dem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder aus einzelnen Regelungen im Arbeitsvertrag.

Wie wird der Nettolohn auf der Lohnabrechnung berechnet?

Der Nettolohn ist die Summe, die am Ende nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen vom Bruttoentgelt übrigbleibt.

Wichtig: Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Sozialabgaben und Steuern monatlich korrekt zu berechnen und diese Abgaben fristgerecht an die jeweils dafür zuständige Stelle abzuführen. Jeder Arbeitnehmer benötigt dafür ein eigenes Lohnkonto.

Beispiel: Die Lohnberechnung kann nach folgendem Schema erfolgen:

Bruttolohn

+ Geldwerte Vorteile/Sachbezüge

+ Vermögenswirksame Leistungen

+ Zuschläge und Zulagen

+ Betriebliche Altersvorsorge

= Gesamtbrutto

– Betriebliche Altersvorsorge

= Sozialversicherungsbrutto

– Steuerfreibeträge

= Steuerbrutto

– Lohnsteuer

– Kirchensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitgeberanteil für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung

= Nettoarbeitsentgelt

– optional: Sachbezüge

– Vermögenswirksame Leistungen

– persönliche Abzüge

– Aufwandsentschädigungen

= Auszahlungsbetrag netto

Was sind die Aufbewahrungsfristen für die Lohnabrechnung?

Das Steuerrecht sieht vor, dass Entgeltabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahr, wenn die Lohnabrechnungen relevant für die Gewinnermittlung im Betrieb relevant sind. Die Berechnung der Sozialversicherungsangaben muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Ergeben sich aus den Abgaben Ansprüche auf die betriebliche Altersvorsorge, beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar 30 Jahre.

Was tun bei fehlerhaften Lohnabrechnungen?

Fällt einem Unternehmen ein Fehler in der Lohnabrechnung auf, können diese innerhalb von drei Monaten korrigiert werden. Dafür müssen die Lohnabrechnungen und entsprechend auch die Buchungen für die Steuer geändert werden. Wer jedoch Beiträge zur Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge mehrfach vergisst, riskiert strafrechtliche Konsequenzen.

Wie lange kann ein Arbeitnehmer Ansprüche nach einer fehlerhaften Lohnabrechnung geltend machen?

Bei Fehlern in der Lohnabrechnung sieht der Gesetzgeber laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren vor. Das heißt konkret: Möchten Arbeitnehmer Ansprüche nach fehlerhaften Lohnabrechnungen geltend machen, können sie innerhalb von drei Jahren Einspruch erheben und eventuelle Nachforderungen stellen. Danach ist der Anspruch durch Verjährung verwirkt.

Fazit: Lohnabrechnungen bedeuten administrativen Aufwand, sind aber Pflicht

Unternehmen müssen je nach Größe und Zahl der Beschäftigten jeden Monat einen hohen administrativen Aufwand für die Lohnabrechnung betreiben. Doch kann sich kein Unternehmen davor drücken. Allerdings gibt es die Möglichkeit, die Lohnabrechnung mit Hilfe von Software deutlich zu vereinfachen.