Überstundenvergütung: Anspruch, Berechnung & Muster

Wann müssen Sie Überstunden vergüten?

Einen Überstundenzuschlag müssen Sie nur zahlen, wenn dies arbeits-, tarifvertraglich oder in einer Betriebsvereinbarung vorgesehen ist. Teilzeitkräfte haben außerdem nur dann Anspruch auf einen Überstundenzuschlag, wenn die betriebsübliche Vollarbeitszeit überschritten wird (BAG, 16. 6. 2004, 5 AZR 448/03, EzA § 4 TzBfG Nr. 9).

Beispiel: Liegt diese Vollarbeitszeit bei Ihnen z. B. bei 40 Stunden/Woche, muss Ihr „25-Stunden-Teilzeiter“, Herr Fischhold, bis zu 15 Überstunden pro Woche auch ohne Zuschlag leisten.

Überstunden, die Sie angeordnet, gebilligt oder geduldet haben oder die zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig waren, müssen Sie auch bezahlen. Im Streitfall muss Ihr Mitarbeiter das auch nachweisen können. Dazu muss er etwa die Tage und Zeiten angeben, an denen er Überstunden geleistet hat, und gegebenenfalls auch die Tätigkeiten benennen, die er Ihnen schuldete, aber nur mit Überstunden erbringen konnte (LAG Rheinland-Pfalz, 6. 2. 2009, 6 Sa 337/08, juris).

Wie berechnen Sie die Überstundenvergütung richtig?

Wenn Sie Ihre Arbeitnehmer auf Stundenbasis bezahlen, bekommt Ihr Mitarbeiter für jede Überstunde seinen gewohnten Bruttostundenlohn – und gegebenenfalls den vereinbarten Zuschlag. Zahlen Sie eine feste Monatsvergütung – unabhängig von der konkreten Stundenzahl –, müssen Sie den Bruttostundenlohn Ihres Mitarbeiters erst ausrechnen.

Als tarifgebundener Arbeitgeber müssen Sie sich dabei gegebenenfalls an die Berechnungsmethode halten, die Ihr Tarifvertrag vorschreibt. Anderenfalls können Sie so vorgehen:

Methode 1: Berechnen Sie die durchschnittliche Monatsstundenzahl, indem Sie die Wochenstundenzahl mit dem Faktor 4,325 multiplizieren. Teilen Sie dann die monatliche Bruttoarbeitsvergütung durch die berechnete durchschnittliche Monatsstundenzahl.

Bruttomonatsgehalt : (Wochenstundenzahl x 4,235) = Bruttostundenlohn

Beispiel: Herr Soest verdient bei einer 40-Stunden-Woche 3.000 € brutto im Monat. Seine durchschnittliche Monatsstundenzahl beträgt dann 40 Stunden x 4,325 = 173 Stunden. Sein durchschnittlicher Bruttostundenlohn beträgt somit 3.000 € : 173 Stunden = 17,34 s/Stunde.

Methode 2: Alternativ können Sie das dreifache Bruttogehalt durch 13 Wochen und das Ergebnis dann durch die Zahl der Wochenstunden teilen.

((Bruttomonatsgehalt x 3) : 13) : Wochenstunden = Bruttostundenlohn

Beispiel: Für Herrn Soest kommen Sie bei dieser Methode auf folgendes Ergebnis: 3.000 € x 3 : 13 Wochen : 40 Stunden = 17,31 €/Stunde.

Auf den so errechneten Stundenlohn kommt dann – falls vereinbart – noch der Überstundenzuschlag:

Beispiel: Herr Soest hat im September 10 Überstunden geleistet. Ihm steht laut Vertrag ein Überstundenzuschlag von 25 % zu. Damit ergibt sich – wenn Sie nach Methode 1 vorgehen – eine Überstundenvergütung von 10 x 17,34 € x 1,25 – das sind 216,75 € brutto.

Steuer- und sozialversicherungsrechtlich wird die Überstundenvergütung wie normaler Lohn behandelt. Sparen Sie sich hier unnötige Zusatzarbeit und weisen Sie die Vergütung mit dem Monatslohn an (meist im Folgemonat). Besonderheiten gelten bei Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Sie sind steuerfrei, soweit sie für Nachtarbeit 25 % (für Arbeit zwischen 0 und 4 Uhr sogar 40 %), für Sonntagsarbeit 50 %, für Arbeit am 31. 12. ab 14 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen 125 % und für Arbeit am 24. 12. ab 14 Uhr, am 25. und 26. 12. sowie am 1. 1. 150 % des Grundlohns nicht übersteigen (§ 3b EStG).

Die steuerfreien Überstundenzuschläge sind bei einem Stundenlohn von maximal 25 € zusätzlich auch sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 S. 1 SvEV). Allerdings müssen sie der Berufsgenossenschaft zur Beitragsberechnung gemeldet werden.

Überstundenvergütung bei Tarifverträgen

Als tarifgebundener Arbeitgeber dürfen Sie vom Tarifvertrag nur zugunsten Ihrer Mitarbeiter abweichen. Eine pauschale Überstundenvergütung muss also mindestens so hoch sein wie die Überstundenvergütung, die Ihrem Mitarbeiter laut Tarifvertrag zusteht. Besteht Ihr Mitarbeiter auf einen Vergleich von Pauschale und tariflich zustehender Vergütung, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als auch den tariflichen Anspruch auszurechnen.

Können Überstunden auch pauschal vergütet werden?

Überstunden – stundengenau – abzurechnen kann umständlich sein. Sie können auch eine Pauschalvergütung vereinbaren. Allerdings müssen solche Vereinbarungen in Formulararbeitsverträgen, die zur mehrfachen Verwendung gedacht sind, einer AGB-Kontrolle standhalten. Die Vereinbarung muss also klar und unmissverständlich formuliert sein und darf Ihren Mitarbeiter nicht unangemessen benachteiligen (§ 307 BGB).

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Höhe der Pauschalvergütung so bemessen ist, dass sie über einen längeren Zeitraum betrachtet auch wirklich eine angemessene Gegenleistung für die Überstunden darstellt. Außerdem sollte die Vereinbarung eine Höchstgrenze für die davon erfassten Überstunden und die Höhe der Überstundenpauschale (und nicht lediglich ein nicht weiter differenziertes Bruttogehalt) enthalten.

Grund: Das ArbG Limburg hat eine Vereinbarung für unwirksam erklärt, nach der sämtliche Überstunden mit einem monatlichen Bruttogrundgehalt in Höhe von 2.300 € abgegolten sein sollten und der Mitarbeiter vertraglich verpflichtet war, diese Überstunden auch zu leisten.

Eine solche Vereinbarung sei nicht hinreichend klar und deutlich, weil der Arbeitnehmer daraus nicht entnehmen kann, in welchem Umfang er Arbeitsleistungen für den feststehenden Lohn erbringen muss (ArbG Limburg, 31. 3. 2008, 1 Ca 853/06, ArbuR 2008, 361).

TIPP: Wenn Sie hierbei auf Nummer sicher gehen wollen, sollten z. B. pauschal von der Monatsvergütung abgedeckte Überstunden den Umfang von zehn Prozent der monatlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass Mehrarbeit, also die Überstunden, die über die gesetzlichen Höchstarbeitsgrenzen hinausgehen, immer extra bezahlt werden müssen. Sie werden von einer Pauschalvereinbarung also grundsätzlich nie erfasst (BAG, 28. 9. 2005, 5 AZR 52/05, NZA 2006, 149).

Muster für eine Überstundenvereinbarung

Der Arbeitnehmer erhält ein Gehalt von … € brutto/Monat. Zur Abgeltung etwaiger Überstunden erhält er zusätzlich eine monatliche Pauschale von … € brutto. Damit sind bis zu … Überstunden im Monat ausgeglichen. Darüber hinausgehende Überstunden werden gesondert vergütet oder mit Freizeit ausgeglichen.

Wie vermeiden Sie unerwünschte Überstunden?

Damit Ihre Mitarbeiter gar nicht erst in die Versuchung kommen, still und heimlich unerwünschte Überstunden zu horten, nehmen Sie in Ihre Arbeitsverträge am besten eine Regelung auf, nach der nur ausdrücklich angeordnete Überstunden bezahlt werden. Damit ist dann auch klar, dass Sie „heimliche“ Überstunden nicht dulden.

Bis wann müssen Überstunden angekündigt werden?

Überstunden müssen stets vom Arbeitgeber angekündigt werden – und zwar mindestens vier Tage im Voraus. Diese Frist müssen Arbeitgeber einhalten, um sicherzustellen, dass sich die Arbeitnehmer auf die zu leistenden Überstunden einstellen können.