Gratifikationen: Alles Wissenswerte für den Arbeitgeber

Welche Arten von Gratifikationen gibt es?

Um Ihren Arbeitnehmern einen zusätzlichen Motivationsschub zu geben, bieten sich Ihnen mehrere Möglichkeiten an Gratifikationen an. Zu den bekanntesten Optionen für eine Gratifikation gehören:

Weihnachtsgeld/Weihnachtsgratifikation

Weihnachtsgeld ist bei Arbeitsnehmern sehr beliebt. Im Grunde geht es hierbei mehr um eine Weihnachtsgratifikation, die sowohl freiwillig ergeht als auch unterschiedlich hoch ausfallen kann bzw. leistungsabhängig ist. Hiervon zu unterscheiden sind die Optionen Weihnachtsgeld und 13. Gehalt. Diese beiden Fälle ergeben sich aufgrund vertraglicher Vereinbarungen. Die Weihnachtsgratifikation kann 30 bis 50 Prozent des Monatsgehalts betragen.

Jubiläumsgratifikation

Mit der Jubiläumsgratifikation wird der Arbeitnehmer für seine langjährige Betriebszugehörigkeit belohnt. Feiert der Mitarbeiter etwa sein 25- oder 30-jähriges Dienstjubiläum kann er bei vorhandener Betriebsvereinbarung eine entsprechende Gratifikation erhalten, die dem Zweifachen eines Monatsgehalts entspricht.

Urlaubsgeld

Die Gratifikation für den verdienten Sommerurlaub, das Urlaubsgeld, erfolgt auf freiwilliger Basis. Das Urlaubsgeld beträgt üblicherweise 50 Prozent des hälftigen Monatssalärs – vorausgesetzt, es existieren entsprechende Vereinbarungen in einem Tarifvertrag.

Betriebliche Gratifikationen

Betriebliche Gratifikationen können an Mitarbeiter ausgezahlt werden, deren Arbeitsleistung über das Jahr gesehen mit einer Sonderzuwendung anerkannt und belohnt werden sollen.

Jahresabschlussgratifikation

Ähnlich wie die betriebliche Gratifikation ergeht bei vorheriger, individueller Vereinbarung an bestimmte (Sales-)Mitarbeiter eine Gratifikation zum Jahresende, um für das kommende Jahr zusätzlich zu motivieren.

Wie sind Gratifikationen steuerlich zu behandeln?

Bei aller Freude über die „Aufstockung“ des Monatsgehaltes durch eine Gratifikation wie das Weihnachtsgeld – sie ist nicht steuerfrei. Im deutschen Arbeitsrecht gilt: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen auf diese sogenannten sonstigen Bezüge Steuern entrichten. Das liegt daran, dass eine derartige finanzielle Zuwendung den monatlich vereinbarten Lohn erhöht und sich hieraus die Pflicht ergibt, darauf Steuern und Sozialabgaben zahlen zu müssen.

Vorsicht! Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten darauf achten, dass die gut gemeinte Gratifikation außer der zusätzlichen Steuerbelastung nicht noch weitere Einbußen bedeutet. Denn die Zuwendung kann sogar dazu führen, dass der Empfänger dadurch in die nächsthöhere Steuerklasse rutscht und sich allein deswegen auch höheren Steuerabgaben bzw. Nachzahlungen gegenübersieht.

Für den Arbeitgeber bedeutet die Zahlung einer Gratifikation steuerlich, dass Abgaben wie Lohnsteuer, Sozialabgaben, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu zahlen sind.

Wann sind Gratifikationen steuerfrei?

Sachzuwendungen sind für den Arbeitnehmer meist steuerfrei. Kommt der Mitarbeiter demnach in den Genuss eines neuen Smartphones oder Tablets, so kann er diese Gratifikationen nicht nur privat nutzen, er muss auch keiner extra Steuerpflicht nachkommen.

Für den Arbeitgeber sieht die Sache etwas anders aus. Hier gilt: Wird bei Sachbezügen die Freigrenze von 50 Euro überschritten, so werden auch diese Gratifikationen steuerlich abgerechnet. Bei Gratifikationen anlässlich persönlicher Ereignisse liegt die Grenze bei 60 Euro, bei Betriebsfeiern fallen erst ab einem Betrag von 110 Euro Steuern an.

Wann besteht ein Anspruch auf Gratifikationen?

Vorab sei gesagt, dass es auf Gratifikationen keinen gesetzlichen Anspruch gibt. Wenn der Arbeitgeber die Arbeitsleistung seines Mitarbeiters honorieren, eine jahrzehntelange Betriebszugehörigkeit anerkennen möchte, geschieht dies grundsätzlich auf rein freiwilliger Basis. Gleiches gilt für Jahresabschluss- oder eben die Weihnachtsgratifikation.

Dennoch kann sich im deutschen Arbeitsrecht auch ein direkter Anspruch auf die Auszahlung einer Gratifikation ergeben, insbesondere wenn vertragliche Regelungen zugrunde liegen.

Da wären zum einen sowohl der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuell ausgehandelte Arbeitsvertrag als auch ein branchenüblicher Tarifvertrag zu nennen. Werden in diesen Verträgen ausdrücklich Gratifikationen vereinbart, so besteht seitens des Arbeitnehmers ein Anspruch auf die Auszahlung (s)einer Gratifikation.

Daneben können sich Gratifikationsansprüche aus den folgenden Konstellationen ergeben:

1. Betriebliche Übung

Eine solche „betriebliche Übung“ ergibt sich aufgrund einer jahrelangen Unternehmenspraxis, sodass auch hieraus ein Anspruch entstehen kann. Zahlt das Unternehmen über einen längeren Zeitraum zum wiederholten Male Gratifikationen (drei Sonderzahlungen können bereits genügen) an seine Mitarbeiter, so kann der Mitarbeiter daraus einen Anspruch auf Gratifikation für die Folgezeit ableiten.

2. Gratifikation nach Leistung

Der Anspruch auf eine Sonderzahlung kann zudem von einer Bedingung, dem Erreichen eines vorher festgelegten Zieles, abhängen. Wird dieses Ziel vom Arbeitnehmer erreicht, wird automatisch eine Gratifikation fällig.

3. Sonderzuwendung nach Gleichbehandlungsgrundsatz

Der Einzelne kann dann eine Gratifikation verlangen, wenn der Großteil der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter eine Sonderzahlung wie z. B. dem Urlaubsgeld gewährt wird. Hier sorgt die Anwendung des Gleichbehandlungsgesetzes für das Entstehen eines Anspruchs auf eine sonst freiwillig gezahlte Gratifikation.

Wie kann die Höhe der Gratifikationen berechnet werden?

Da die Auszahlung von Gratifikationen freiwilliger Natur sind, lässt sich die jeweilige Höhe der Sonderzuwendung (z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld) nicht pauschalisieren. Um die Höhe der Gratifikationen in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, gilt es zunächst einen Blick in vertragliche Vereinbarungen zu werfen.

Folgende Möglichkeiten gibt es bei der Auszahlung zu berücksichtigen:

• Je nach vertraglicher Vereinbarung, wird die Höhe der auszuzahlenden Gratifikation vorher als fester Betrag genau bestimmt.
• Die Gratifikation kann auch anhand eines Prozentsatzes des Gehalts berechnet. Dieser könnte demnach 10-15 % des Monats- oder Jahresgehalts ausmachen.
• Die genau zu beziffernde Leistung des Mitarbeiters über das gesamte Beschäftigungsjahr gesehen, ergibt schließlich die Gratifikation in bestimmter Höhe.
• Ähnlich verläuft die Sonderzahlung, wenn das Unternehmen die Belegschaft am Gewinn beteiligt. Je nachdem wie gut das Geschäftsergebnis ausfällt, werden entsprechende Gratifikationen an die Mitarbeiter gezahlt.

Im Fall einer Gratifikation aufgrund der Betriebszugehörigkeit kommt es auf die entsprechende Anzahl der Jahre im Unternehmen an. Je länger der Arbeitnehmer dem Betrieb angehört, desto höher steigt der Prozentsatz, um die Gratifikation über das Monatsgehalt bestimmen zu können.

Bei mindestens sechs Monaten Betriebszugehörigkeit beträgt der Prozentsatz so beispielsweise 25 % des Monatsgehalts – und:

• bei mehr als 12 Monaten = 35 % des Monatsgehalts,
• bei mehr als 24 Monaten = 45 % des Monatsgehalts.
• bei mehr als 36 Monaten = 55 % des Monatsgehalts.

Wann müssen Gratifikationen zurückgezahlt werden?

Gratifikationen dienen dazu, die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers zu honorieren und zugleich dessen Motivation für die zukünftige Zeit hochzuhalten. In der Regel ist eine Rückzahlung daher nicht vorgesehen – und auch nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich. So muss im Vertrag eine sogenannte Rückzahlungsklausel vereinbart worden sein, um die Sonderzuwendung ganz oder zumindest anteilig zurückfordern zu können.

Darüber hinaus ist die Form der Gratifikation maßgeblich für einen Rückforderungsanspruch. Dieser kann dann wirksam sein, wenn die Gratifikation für die Betriebstreue ausbezahlt wurde, der Mitarbeiter jedoch entweder während der Gratifikationsperiode oder bis einschließlich zum 30. Juni des Folgejahres kündigt.

Dabei ist die Rückzahlung der Sonderzahlung jedoch gänzlich ausgeschlossen, wenn sie weniger als 100 Euro beträgt.

Können Gratifikationen gekürzt werden?

Die Kürzung einer Gratifikation ist unter bestimmten Umständen möglich. Sie kann etwa dann gerechtfertigt sein, wenn die Arbeitsleistung des Begünstigten in Gestalt einer Anwesenheitsprämie belohnt werden soll, der Mitarbeiter jedoch durch längere, krankheitsbedingte Fehlzeiten ausfällt. Allerdings müssen diese Fehlzeiten dafür sorgen, dass der Entgeltfortzahlungszeitraum überschritten wird. Dies kann sowohl bei Krankheitstagen als auch im Fall einer Elternzeit gelten.

Wie sinnvoll sind Gratifikationen für Unternehmen?

Überlegt das Unternehmen, Gratifikationen für seine Mitarbeiter einzuführen, muss abgewogen werden. Denn den unzweifelhaft gegebenen Chancen und positiven Aspekten von Sonderzuwendungen stehen verschiedene „Herausforderungen“ gegenüber.