Gehaltsabrechnung erstellen: Was muss rein?

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Mitarbeiter bekommen jeden Monat eine Gehaltsabrechnung ausgestellt, die den Verdienst in diesem Zeitraum im Detail aufschlüsselt. Auf diese Weise haben Arbeitgeber und Angestellte stets den Überblick über Brutto- und Nettogehalt, welches sich abzüglich der Steuern und Sozialabgaben wie der Sozialversicherungsbeiträge aus dem Bruttogehalt ergibt.

Wer sich eine schriftliche Gehaltsabrechnung im Detail ansieht, wird feststellen, dass diese unterschiedliche Abkürzungen enthält – doch was bedeuten diese überhaupt? Personaler und Angestellte in der Lohnbuchhaltung haben die Aufgabe, jede Gehaltsabrechnung korrekt sowie rechtlich einwandfrei zu erstellen. Damit dies gelingt, ist es entscheidend, dass sie die Angaben auf dem Dokument verstehen und die folgenden Fragen sach- und fachgerecht beantworten können:

• Welche gesetzlichen Vorgaben zur Gehaltsabrechnung sind relevant?
• Was bedeuten die in der Gehaltsabrechnung enthaltenen Abkürzungen?
• Welche Lohnarten können für eine Gehaltsabrechnung unterschieden werden?
• Wie berechnet sich der Netto-Lohn und welche Rolle spielt die individuelle Steuerklasse?

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

In vielen Fällen wird die Gehaltszahlung ebenfalls als Lohn bezeichnet. Beide Begriffe allerdings äquivalent zu gebrauchen, ist nicht korrekt, da ihre Bedeutung verschieden ist. Eine Gehaltszahlung bezieht sich eindeutig auf ein fest vereinbartes monatliches Gehalt. Der Lohn und die darauf folgende Lohnabrechnung sind im Gegensatz zum Gehalt flexibel. Denn der Lohn und auch die Lohnabrechnung orientieren sich an der tatsächlichen Arbeitsleistung eines Monats. Daher kann eine Lohnzahlung abhängig vom persönlichen Arbeitseinsatz differieren.

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung stimmen in ihrem Aufbau und den Inhalten weitestgehend überein. Sie unterscheiden sich lediglich in der Art, wie das Bruttogehalt ermittelt wird. Während es sich beim Gehalt um einen im Arbeitsvertrag festgelegten Betrag handelt, muss der Lohn monatlich anhand von Arbeitsstunden oder Prämien berechnet werden.

Welche gesetzlichen Vorgaben für die Gehaltsabrechnung und zur Zahlung von Lohn sind wesentlich?

Es gehört zu den Verpflichtungen eines Arbeitgebers, eine schriftliche Gehaltsabrechnung zu erstellen, wenn er Angestellte beschäftigt. Die gesetzliche Grundlage zur Schriftform bei der Gehaltsabrechnung finden Unternehmen und Personaler im § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Die folgenden wesentlichen Bestimmungen müssen in jedem Fall beachtet werden:

• Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen.
• Die Abrechnung muss im Mindestfall Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Was gehört in eine Gehaltsabrechnung?

Eine Gehaltsabrechnung schafft Transparenz über die Zusammensetzung des Gehaltes sowie die gesetzlichen oder persönlichen Abzüge. In vielen Fällen enthält eine Gehalts- oder Lohnabrechnung Abkürzungen. Diese sind allgemein gültig und können eindeutig von Personalern oder Behörden interpretiert werden. Eine Gehaltsabrechnung muss in jedem Fall die folgenden Elemente beinhalten:

Abhängig vom Abrechnungsprogramm und der Größe des Unternehmens kann eine Gehaltsabrechnung darüber hinaus weitere Fakten enthalten. Diese dienen zu Informationszwecken. Folgende Bestanteile einer Gehaltsabrechnung sind gesetzlich nicht vorgeschrieben:

Welche Bezüge und Lohnarten werden unterschieden?

Zur einfachen und gesetzeskonformen Darstellung der Bezüge unterscheidet man unterschiedliche Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung. Eine Zuordnung nach Lohnart bestimmt, wie Zahlungen an den Mitarbeiter abgerechnet werden. Darüber hinaus ist die Lohnart für das Abführen von Abgaben zur Sozialversicherung oder Lohnsteuer relevant.

Generell unterscheidet man Bruttolohnarten und Nettolohnarten. Sie können aufgrund ihrer konkreten Bezeichnung und gleichzeitig über einen spezifischen Schlüssel einwandfrei unterschieden werden. Die Verschlüsselung macht es möglich, in der digitalen Verarbeitung von den Personal- und Abrechnungsstellen erkannt zu werden.

Der allgemeine Schlüssel für das zu zahlende Brutto-Gehalt lautet zum Beispiel „2000.“

Unternehmen haben die Möglichkeit, in Ihrer Abrechnungssoftware die einzelnen Lohnarten durch Unterklassen zu spezifizieren. So kann unter anderem ein Dienstwagen durch die Vergabe eines spezifischen Schlüssels einer Abteilung im Unternehmen zugeordnet werden. Durch das Bilden von Gruppen lassen sich Ausgaben und Kosten im Unternehmen übersichtlich und professionell clustern.

Wie oft muss eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber erstellt werden?

§ 108 der Gewerbeordnung enthält einen wesentlichen Hinweis zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Im Gesetz heißt es, dass:

„die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.“

Dies könnte aus formaljuristischer Sicht bedeuten, dass Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung ausschließlich ausstellen, wenn sich Abrechnungspunkte gegenüber dem Vormonat geändert haben. Bleiben alle Abzüge, Lohnarten und die Steuerklasse unverändert, besteht nicht die Notwendigkeit, eine schriftliche Gehaltsabrechnung an den Arbeitnehmer weiterzugeben.

In der Praxis erhält allerdings nahezu jeder Arbeitnehmer eine monatliche Gehaltsabrechnung. Dies liegt vor allem an der Tatsache, dass die Gehaltsabrechnung für beide Vertragsparteien einen Nachweis darstellt. Der Arbeitgeber bestätigt, dass er die Gehaltszahlung vertragskonform an den Arbeitnehmer überwiesen hat.

Dieser erhält durch die schriftliche Abrechnung wiederum Detailinformationen über die Zusammensetzung seines Gehaltes. Gleichzeitig benötigen Arbeitnehmer die schriftliche Lohnabrechnung für ihre Steuererklärung oder als Nachweis ihrer Liquidität. Beabsichtigen Mitarbeiter zum Beispiel einen Ratenkredit aufzunehmen, werden sie in der Regel gebeten, die letzten drei Gehaltsabrechnungen als Testat einzureichen.

Eine monatliche Gehaltsabrechnung gehört zum Standard eines Vertragsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Sie sorgt für Transparenz und ermöglicht es Arbeitnehmern, die Abrechnung auf Richtigkeit zu überprüfen. In den meisten Fällen läuft sie automatisiert und digitalisiert ab. Moderne Programme für die Lohnabrechnung sind darauf ausgelegt, die Gehaltsabrechnung entweder als Ausdruck oder in einem digitalen Format weiterzuleiten. Unternehmen können diese Vorteile nutzen und ohne erhöhten Aufwand sowie auf Knopfdruck eine schriftliche Gehaltsabrechnung ausgeben.

Wie können Unternehmen eine Gehaltsabrechnung konkret vornehmen?

Grundlage einer sach- und fachgerechten Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen ist ein modernes Buchhaltungsprogramm. Die Software garantiert, dass alle Lohnarten, Zulagen und Abschläge korrekt gebucht werden. Das Buchhaltungsprogramm ist intern abteilungsübergreifend vernetzt. Aus diesem Grund können die spezifischen Lohn- und Gehaltsparmeter des Arbeitnehmers zu jeder Zeit in Berichte oder für das Controlling übernommen werden.

Kurz vor dem Ende eines Abrechnungsmonats beginnt der sogenannte Lohnlauf. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Besonderheiten für die Gehaltsabrechnung im System hinterlegt sein. Ein Sonderfall könnte zum Beispiel die Überweisung einer Prämie an einen Außendienstmitarbeiter sein. Diese muss im Buchhaltungssystem gesondert gebucht und zugeordnet werden.

Die Berechnung des eigentlichen Nettogehalts, also des Auszahlungsbetrags und die Ausgabe der schriftlichen Gehaltsabrechnung werden in modernen Büros automatisiert vorgenommen. Dies schließt die Überweisung des Nettogehalts an den Arbeitnehmer ebenso ein, wie die Übersendung der Abrechnung per E-Mail.

An welche Ämter und Behörden müssen Abgaben abgeführt werden?

Das örtliche Finanzamt, bei dem ein Unternehmen gemeldet ist, erhält vollautomatisch Informationen zu den Abgaben eines Arbeitnehmers. Digital werden die Abgabebeträge zur Lohnsteuer, zum Solidaritätszuschlag und ggf. zur Kirchensteuer weitergeleitet. Die Krankenkasse des Arbeitnehmers erhält darüber hinaus die Daten und Abgabehöhen zur Krankenversicherung, zur Pflegeversicherung sowie zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Berufsgenossenschaft werden Informationen zur individuellen Beitragshöhe der gesetzlichen Unfallversicherung mitgeteilt.

Die zuständigen Stellen kümmern sich in der Folge um den Einzug der Beträge. Dies geschieht in den meisten Fällen per Bankeinzug. Zu festen, im Voraus kommunizierten Terminen ziehen das Finanzamt und die Krankenkasse die fälligen Abgaben des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers gesammelt ein.

Gut zu wissen: Bei geringfügig beschäftigten Mitarbeitern auf 538-Euro-Basis muss vor allem der abweichende Empfänger beachtet werden. Die Pauschalabgaben werden an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt.

Beispiel einer professionellen Gehaltsabrechnung nach § 108 der Gewerbeordnung

Arbeitnehmer: Hans Mustermann, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt (Bundesland: Bayern).

Familienstand: verheiratet, 2 Kinder.

Konfession: römisch-katholisch.

Steuerklasse: III, inklusive 2 Kinderfreibeträgen.

Gehalt: 3.480 Euro brutto.

Ab 01.01.2020 tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei allen Abgaben die äquivalenten Beiträge, zum Beispiel beim Beitragssatz der Rentenversicherung, Krankenkasse oder dem Zusatzbeitrag. Bis Ende 2019 musste unter anderem der Eigenanteil zur gesetzlichen Krankenversicherung vom Arbeitgeber alleinig getragen werden. Zusätzlich zu den allgemeinen Kosten muss der Arbeitgeber die folgenden Abgaben entrichten:

• Umlage U1 (Pflichtbeitrag Lohnfortzahlung im Krankheitsfall)
• Umlage U2 (Pflichtbeitrag Mutterschutz)
• Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage)
• Spezifischer Beitrag zur Berufsgenossenschaft

Wann ist die Auslagerung der Gehaltsabrechnung für Unternehmen sinnvoll?

Vor allem für kleinere oder mittelständische Unternehmen ist die sach- und fachgerechte Erstellung von Gehaltsabrechnungen mit einem hohen Aufwand verbunden. Sie impliziert:

1. fachlich versierte Mitarbeiter, die für die Entgeltabrechnung verantwortlich sind
2. eine aktuelle Abrechnungssoftware zur Erstellung der Gehaltsabrechnung

Arbeitnehmer benötigen darüber hinaus einen betriebsinternen Ansprechpartner bei Fragen oder Abrechnungsproblemen. Zusammengefasst ist der Aufwand für viele Unternehmen im Vergleich zum Nutzen nicht darstellbar. Um die Kosten und den innerbetrieblichen Einsatz zu reduzieren, entschließen sich Betriebe oft, die Gehaltsabrechnung auszulagern.

Die gesamte Abrechnungstätigkeit kann zum Beispiel von einem Steuerberater übernommen werden. Darüber hinaus gibt es bundesweit tätige Dienstleistungsbetriebe, die die Abrechnung steuerkonform erledigen. Nach Übertragung aller relevanten Daten und Informationen zum Arbeitnehmer und seinem Gehalt erstellt der Anbieter die monatlichen Gehaltsabrechnungen. Er versorgt das Unternehmen mit Detailberichten und übernimmt die Weitergabe der Daten an das Finanzamt und die Krankenkassen.

In vielen Fällen ist die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kostengünstiger als die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Zudem sinkt das unternehmerische Risiko durch einen Vertrag mit einem Dienstleister nachweislich. Die Gehaltszahlungen und die Gehaltsabrechnung gehören zu den wichtigsten und sensibelsten Aufgaben im Unternehmen. Kein Betrieb kann es sich leisten, eine Abrechnung aufgrund von Krankheit oder Urlaub des verantwortlichen Mitarbeiters verspätet zu übermitteln. Externe Anbieter stellen sicher, dass Unternehmen alle relevanten Daten und Arbeitnehmer ihr Gehalt pünktlich erhalten.

Wächst ein Unternehmen fortlaufend, ist eine eigene Lohnbuchhaltung und Personalabteilung trotz Auslagerung der Gehaltsabrechnung von höchster Relevanz. Dies liegt daran, dass in beiden Abteilungen weitere wesentliche Aufgaben, wie zum Beispiel die Betreuung von schwangeren Mitarbeiterinnen, bearbeitet werden. Diese auszulagern würde hohe Kosten nach sich ziehen oder vom Handling problematisch sein.

Welche Steuerklassen gibt es?

Die Steuerklassen sind als Lohnsteuerabzugsmerkmal auf der elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStAM = Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) hinterlegt. Sie sind für die Höhe des Lohnsteuerabzugs entscheidend.

Die Lohnsteuerklassen I und III sind die am häufigsten auftretenden Abrechnungsklassen. Während in Steuerklasse I die Abgabenlast überproportional hoch ist, berücksichtigt die Steuerklasse III die spezifischen Bedürfnisse von Familien. Diese müssen insgesamt eine niedrigere Abgabenlast tragen. Durch Kinderfreibeträge können die Beiträge zur Lohnsteuer oder zur Sozialversicherung weiter gesenkt werden.

Worauf kommt es bei einer Gehaltsabrechnung an?

Eine professionelle Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen wichtig. Die Gewerbeordnung gibt Personalern und Angestellten in der Lohnbuchhaltung vor, welche Angaben im Mindestfall auf dem Dokument aufgeführt sein müssen. In der Praxis erwarten Mitarbeiter in jedem Monat eine Gehaltsabrechnung. Diese gibt nicht nur Information über das Nettogehalt, sondern dient auch als Nachweis für Privatkredite oder das Finanzamt.

Moderne Buchhaltungsprogramme können die monatliche Gehaltsabrechnung vereinfachen und professionalisieren. In vielen Fällen bereiten Angestellte in der Lohnbuchhaltung eine Gehaltsabrechnung vor. Die eigentliche Abrechnung übernehmen im Nachgang externe Dienstleister oder ein beauftragter Steuerberater. Das Unternehmensziel sollte darin bestehen, dass jeder Mitarbeiter spätestens am 3. Werktag des Folgemonats sein Gehalt erhält.

Das Themenspektrum rund um die Gehaltsabrechnung ist komplex und vielschichtig – und sollte im Betrieb hohe Priorität beigemessen werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Abrechnung des Gehalts der Arbeitnehmer aus rechtlicher und fachlicher Sicht einwandfrei verläuft. Dies sorgt für weniger Nacharbeit in der Lohnbuchhaltung und für zufriedene Mitarbeiter.