Gehalt Geschäftsführer: Höhe, Angemessenheit und Berechnung

Angesichts der zentralen Rolle eines Geschäftsführers als Chef und Unternehmenslenker ist die Frage nach einem angemessenen Gehalt nicht nur eine finanzielle Erwägung. Sie zeigt auch Wertschätzung und Anerkennung für die Leistung des Geschäftsführers. Wie hoch sollte ein Geschäftsführergehalt sein, um sowohl der herausragenden Verantwortung gerecht zu werden als auch rechtlichen und wirtschaftlichen Anforderungen zu genügen?

Welche Kriterien sind entscheidend, um ein faires und rechtssicheres Bruttogehalt für den Job des Geschäftsführers festzulegen? Wie können Unternehmen Risiken vermeiden, die bei unangemessen hohen Vergütungen entstehen? Dieser Artikel gibt Antworten auf diese Fragen, liefert praktische Empfehlungen und beleuchtet die relevanten rechtlichen und wirtschaftlichen Hintergründe.

Was muss man beim Geschäftsführergehalt einer GmbH beachten?

Steuerliche und rechtliche Rahmenbedingungen bestimmen das Geschäftsführergehalt einer GmbH. Die GmbH als juristische Person folgt strengen Regeln, die die Angemessenheit des Gehalts, die Sozialversicherungspflicht und formale Anforderungen betreffen.

Angemessenheit des Gehalts und verdeckte Gewinnausschüttung

Ein Geschäftsführergehalt sollte den Gehältern von Geschäftsführern vergleichbarer Unternehmen entsprechen. Das Finanzamt stuft überhöhte Gehälter sonst als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ein. Dies erfolgt vor dem Hintergrund, dass eine GmbH das Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe absetzen kann. Die Gehaltszahlung reduziert den steuerpflichtigen Gewinn. Das Finanzamt akzeptiert aus diesem Grund nur angemessene Vergütungen. Eine transparente Gehaltsstruktur verhindert spätere Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden.

Die gesetzliche Grundlage für die verdeckte Gewinnausschüttung finden Unternehmen und Geschäftsführer in § 8 des Körperschaftsteuergesetz (KStG). Dieser legt fest, dass verdeckte Gewinnausschüttungen, also überhöhte Gehälter eines GmbH-Geschäftsführers das Einkommen einer Kapitalgesellschaft nicht verringern.

Praxisbeispiel: Der GmbH-Geschäftsführer und Alleingesellschafter Peter Müller steigert sein Bruttogehalt im Jahr 2025 von 80.000 Euro auf 240.000 Euro. Er führt dabei keinen Fremdvergleich mit anderen Unternehmen durch und beachtet die wirtschaftliche Situation seiner GmbH nicht. Die GmbH erwirtschaftet im betreffenden Jahr einen Gewinn von 100.000 Euro vor Gehaltsabzug. Nach Zahlung des Gehalts fehlt der GmbH das Kapital für Investitionen.

Als Geschäftsführer fährt Herr Müller zusätzlich einen hochpreisigen Firmenwagen hauptsächlich für private Zwecke und versteuert diese Nutzung nicht korrekt. Das Finanzamt bewertet das Gehalt und die Fahrzeugnutzung als unangemessen und klassifiziert beides als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Die Begründung stützt sich auf die Überschreitung branchenüblicher Geschäftsführergehälter und die Übernahme privater Kosten durch die GmbH.

Zusammensetzung des Gehalts

Das Geschäftsführergehalt besteht aus einem Fixgehalt von mindestens 75 Prozent und einem variablen Anteil von maximal 25 Prozent. Weihnachtsgeld, Sachbezüge und betriebliche Altersvorsorge (Pensionszusage) ergänzen den Bezug. Alle Zusatzleistungen im Job müssen in einem angemessenen, branchenüblichen Rahmen angesiedelt sein.

Formale Anforderungen

Eine Anhebung oder Minderung des Gehalts des Geschäftsführers gilt grundsätzlich für die Zukunft. Eine schriftliche Vereinbarung dokumentiert die Änderungen für das Finanzamt und schafft steuerliche Rechtssicherheit.

Sozialversicherungspflicht

Die Sozialversicherungspflicht von Geschäftsführern einer GmbH hängt entscheidend von ihrem Einfluss auf die Gesellschaft ab. Mit über 50 % Stimmrechten gelten sie als selbstständig und sind von der Sozialversicherungspflicht befreit. Durch ihre Mehrheit können sie die Geschicke der Gesellschaft beherrschen. Bei einer 50:50-Stimmverteilung oder bei umfassender Sperrminorität, die Beschlüsse blockieren kann, liegt in der Regel ebenfalls eine Selbstständigkeit vor. Geschäftsführer mit weniger als 50 % der Stimmrechte sind in der Regel sozialversicherungspflichtig, da sie als abhängig Beschäftigte und leitende Angestellte zählen.

Gewinnbeteiligung, Relation und verdeckte Gewinnausschüttung

Eine GmbH verteilt ihre Gewinne nach den Anteilen der Gesellschafter. Dies gilt, wenn der Gesellschaftsvertrag nicht Bezug auf andere Regelungen nimmt. Die Gesellschaft behält vor der Verteilung Gewinne teilweise oder ganz ein, um liquide zu bleiben oder zu investieren. Dies geschieht in den meisten Fällen durch festgelegte Ausschüttungsquoten im Vertrag. Die Gesellschafter versteuern ausgeschüttete Gewinne als Kapitaleinkünfte mit der Abgeltungssteuer.

Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) entsteht durch Vermögensvorteile ohne angemessenen Gegenwert oder fehlenden Gesellschafterbeschluss. Ein typisches Beispiel hierfür sind zu hohe Geschäftsführer-Gehälter oder unangemessene Preise für Leistungen. Das Finanzamt erkennt in diesem Fall eine vGA nicht als Betriebsausgabe an und rechnet sie dem Einkommen der GmbH zu. Der begünstigte Gesellschafter versteuert die vGA als Kapitaleinkünfte.

Die GmbH verhindert eine verdeckte Gewinnausschüttung durch eine angemessene Vergütung des Geschäftsführers, eine deutliche Abgrenzung zwischen Gehalt und Gewinnbeteiligung sowie eine korrekte Buchführung.

Welche Faktoren bestimmen die Höhe des Geschäftsführergehalts?

Die Höhe eines Geschäftsführergehalts muss aufgrund externer und interner Faktoren festgelegt werden. Folgende Einflüsse bestimmen die Vergütung:

Größe des Unternehmens

Die Unternehmensgröße korreliert grundsätzlich mit der Gehaltshöhe. Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen erhalten niedrigere Gehälter als Konzernchefs. Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern zahlen beispielsweise durchschnittlich über alle Branchen circa 85.000 € brutto pro Jahr für einen Geschäftsführer, während große Unternehmen mehr als 200.000 € überweisen. Da mit der Größe des Unternehmens die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten steigen, ist ein höheres Geschäftsführergehalt in Konzernen oder größeren Unternehmen gerechtfertigt.

Branche und Ausrichtung

Die Branchenzugehörigkeit beeinflusst die Vergütungshöhe erheblich. Geschäftsführer von Banken, Versicherungen oder Pharmaunternehmen erhalten Spitzengehälter von über 110.000 € brutto pro Jahr.

Beispiele für Branchengehälter Geschäftsführer:

• Median Geschäftsführer Bank mit bis zu 50 Angestellten: 119.250 Euro
• Median Geschäftsführer Pharmaindustrie mit bis zu 50 Angestellten: 111.000 Euro
• Median Geschäftsführer Wissenschaft & Forschung: 103.750 Euro.

Quelle: Stepstone

Berufserfahrung und Qualifikation des Geschäftsführers

Die fachliche und persönliche Erfahrung des Geschäftsführers bestimmen ebenfalls das Gehaltsniveau. Eine mehr als 10-jährige Berufserfahrung als Geschäftsführer kann das Gehalt um bis zu 30 Prozent gegenüber der Vergütung von Berufseinsteigern erhöhen.

Standort des Unternehmens

Der Unternehmensstandort in Deutschland prägt die Gehaltshöhe signifikant. Unternehmen in Bayern oder Baden-Württemberg, in denen die Lebenshaltungskosten in Deutschland am höchsten sind, bezahlen höhere Gehälter als Firmen in Sachsen oder Thüringen.

Wie kann man das Gehalt rechtssicher festlegen?

Um im Nachhinein steuerliche Probleme zu vermeiden, sollte das Geschäftsführer-Gehalt objektiv und professionell festgelegt und dokumentiert werden. Die folgenden 4 Schritte sind dabei wichtig:

• Erstellung eines Anstellungsvertrags: Das Gehalt des Geschäftsführers muss im Rahmen eines schriftlichen Arbeitsvertrags dokumentiert werden. Der Arbeitsvertrag sollte alle Gehaltsbestandteile präzise auflisten, einschließlich Fixgehalt, Tantiemen, Sachbezügen und Pensionszusagen.
• Fremdvergleich durchführen: Vergleichen Sie das Gehalt Ihres Geschäftsführers mit ähnlichen Positionen in vergleichbaren Unternehmen. Hierfür können Marktdaten und Studien, wie die Kienbaum-Studie, herangezogen werden.

Info: Die Kienbaum-Studie zur Geschäftsführervergütung untersucht die Gehälter von GmbH-Geschäftsführern nach den Kriterien Unternehmensgröße, Branche und Kapitalbeteiligung. Sie bietet konkrete Vergleichswerte für die Bestimmung angemessener Gehälter. Zusätzlich belegt sie gegenüber den Steuerbehörden die Marktkonformität der Vergütung. Sie kann somit zur Abwehr von Vorwürfen verdeckter Gewinnausschüttungen herangezogen werden.

• Regelmäßige Überprüfung: Da die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens aufgrund interner oder externer Rahmenbedingungen Veränderungen unterliegt, sollte das Gehalt des Geschäftsführers jährlich auf seine Angemessenheit überprüft werden.
• Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist es zwingend erforderlich, das Gehalt durch die Gesellschafterversammlung genehmigt zu lassen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Wie findet man ein branchenübliches Gehalt?

Die Definition eines angemessenen Geschäftsführergehalts ergibt sich aus dem Vergleich mit ähnlichen Unternehmen nach Größe und Branchenzugehörigkeit. Datenbanken wie StepStone, die Kienbaum-Studie oder Gehalt.de stellen hierzu konkrete Vergleichszahlen bereit.

Wichtig bei jedem Gehaltsvergleich sind das korrekte Einbeziehen der Branche, Unternehmensgröße und Region. Diese und weitere Parameter bestimmen die Höhe der Vergütung. Ausschließlich aktuelle und zuverlässige Datenquellen wie empirische Studien und etablierte Jobportale liefern belastbare Ergebnisse. Ein aussagekräftiger Vergleich betrachtet alle Vergütungskomponenten inklusive Tantiemen wie Pensionszugsage und stellt sicher, dass die verglichenen Positionen einander entsprechen.

Was ist bei der Zahlung von Tantiemen zu beachten?

Der Begriff Tantiemen beschreibt die erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteile eines Geschäftsführers. Tantiemen, wie eine Pensionszusage ergänzen das reguläre Gehalt und sind auch in anderen Hierarchiestufen bekannt. Beispielsweise erhält ein Vertriebsmitarbeiter neben seinem Fixum ebenfalls eine Provision bei Zielerreichung oder für erfolgte Verkäufe. Für die steuerliche Anerkennung von Tantiemen gelten die folgenden 3 Bedingungen:

1. Maximalgrenze: Der variable Gehaltsanteil beträgt maximal 25 % des Jahresgehalts. Das Finanzamt erkennt eine reine Tantiemen-Vergütung ohne Fixgehalt (100 % Tantieme) nicht an. Dies legt das BMF-Schreiben vom 01.02.2002 nahe, dass die Rechtsfolgen aus dem BFH-Urteil vom 27.03.2001 beleuchtet und klare Regeln festsetzt.
2. Kombination mit Fixgehalt: Eine Tantieme erfordert stets ein bestehendes Fixgehalt als Basis.
3. Angemessenheit: Die Tantieme entspricht branchenüblichen und unternehmensvergleichbaren Höhen, analog zur Grundvergütung.

Praxisbeispiel: Ein Geschäftsführer erhält 100.000 € Fixgehalt plus 25.000 € erfolgsabhängige Tantieme. Das Verhältnis von 75 zu 25 erfüllt die steuerlichen Anforderungen.

Was passiert, wenn der Geschäftsführer ein zu hohes Gehalt bekommt?

Das Finanzamt stuft überhöhte Gehälter als verdeckte Gewinnausschüttung ein. Dies ist der Fall, wenn das Geschäftsführergehalt den Fremdvergleich mit Gehältern unabhängiger Dritter in vergleichbaren Positionen nicht besteht. Ein korrekter Fremdvergleich betrifft besonders Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Die finanziellen und rechtlichen Folgen einer solchen Einstufung wirken sich wie folgt aus:

Das Finanzamt besteuert den übermäßigen Gehaltsanteil nachträglich als Gewinnausschüttung. Die höheren Steuerzahlungen treffen sowohl die Gesellschaft als auch den Empfänger. Die zusätzlichen Steuerzahlungen beeinträchtigen die Liquidität der GmbH.

Das Finanzamt leitet bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung durch bewusst überhöhte Gehaltszahlungen zur Erlangung von Steuervorteilen strafrechtliche Ermittlungen ein. Die Ermittlungen führen zu Geldstrafen oder Freiheitsstrafen für die GmbH und den Geschäftsführer.

Wie ist die Rechtslage, wenn der Geschäftsführer keine Anteile am Unternehmen hält?

Der angestellte Geschäftsführer ohne Gesellschaftsanteile wird einem angestellten Arbeitnehmer gleichgestellt. Das Unternehmen führt für das Geschäftsführergehalt die Lohnsteuer monatlich mit der Gehaltsabrechnung ab.

Die Sozialversicherungspflicht eines Geschäftsführers ergibt sich nicht automatisch aus seiner Lohnsteuerpflicht. Ist der Geschäftsführer weisungsgebunden und fehlt eine unternehmerische Entscheidungsfreiheit gilt er als Arbeitnehmer und unterliegt der Sozialversicherungspflicht.

Der angestellte Geschäftsführer erhält in diesem Fall die gleichen Arbeitnehmerschutzrechte, beispielsweise eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit und den gesetzlichen Mindesturlaub. Aufgrund seiner Position als leitender Angestellter gilt für ihn jedoch ein eingeschränkter Kündigungsschutz.

Das Finanzamt überprüft die Höhe des Geschäftsführergehalts bei allen Geschäftsführern, unabhängig von deren Gesellschafterstatus. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern steht eine mögliche verdeckte Gewinnausschüttung durch überhöhte Gehälter im Fokus, die steuerliche Folgen nach sich zieht. Das Finanzamt kontrolliert jedoch auch bei angestellten Geschäftsführern ohne Gesellschafterstatus die Marktüblichkeit der Vergütung. Diese Prüfung verhindert eine missbräuchliche Steuerminderung durch überhöhte Gehälter und sichert die steuerliche Gleichbehandlung aller Unternehmen.