Entgeltbescheinigung: Hinweise für Arbeitgeber

Was ist eine Entgeltbescheinigung?

Die Entgeltbescheinigung (auch als Entgeltabrechnung bezeichnet) stellen Sie als Arbeitgeber für alle Ihre Arbeitnehmer aus. Dies müssen Sie nicht selbst erledigen. Gegebenenfalls verfügt Ihr Unternehmen über ein internes Lohnbüro, in diesem Fall erstellt die entsprechende Abteilung die Entgeltbescheinigungen. Alternativ können Sie ein externes Lohnbüro mit der Erstellung der Entgeltabrechnungen beauftragen. Zwingend vorgeschrieben ist aber die Textform.

Die Entgeltbescheinigung ist nicht mit der Lohnabrechnung identisch. Diese ist ein gesondertes Dokument, welches Sie für Ihre Arbeitnehmer ausstellen.

Welche Angaben die Entgeltbescheinigung eines Arbeitnehmers enthalten muss, sind seit dem 01. Juli 2013 in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Neben den Pflichtangaben kann die Bescheinigung noch weitere Angaben enthalten.

Die Entgeltbescheinigung wird in erster Linie aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen erstellt. Aufgrund der Informationen, die aus dem Dokument hervorgehen, kann die zuständige Krankenkasse die Höhe der zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge ermitteln und die Beitragszahlung für die versicherte Person festsetzen.

Beispiel:

Der Entgeltfortzahlungszeitraum für einen Arbeitnehmer ist am 02. Oktober 2021 abgelaufen. Da die betreffende Person immer noch krank ist, erhält die zuständige Krankenkasse einen Antrag auf Krankengeld.

Die Höhe des Krankengeldbezuges ermittelt die Krankenkasse auf Basis der Angaben, die der Arbeitgeber in der Entgeltbescheinigung macht.

Was ist in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt?

Die Entgeltbescheinigungsverordnung wurde auf Basis einer Rechtsverordnung geschaffen, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf den Weg gebracht hat. Die Entgeltbescheinigung fußt außerdem auf der Vorschrift § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung. Hier ist bestimmt, warum die Erstellung einer Entgeltbescheinigung notwendig ist.

Aus dem Regelwerk geht insbesondere hervor, welcher Inhalt zwingend in einer Entgeltbescheinigung abgebildet sein muss. Darüber hinaus ist hier auch das Verfahren für die Anfertigung einer Entgeltbescheinigung geregelt.

§ 2 der Entgeltbescheinigungsverordnung sieht vor, dass ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Dokument zur Verfügung stellt, aus dem die Abrechnung des Entgelts für jeden Abrechnungszeitraum hervorgeht. Bekommt ein Beschäftigter ein monatliches Gehalt, hat er nach dieser Vorschrift für jeden Monat Anspruch auf Ausstellung einer Bescheinigung über sein Arbeitsentgelt.

Welche Pflichtangaben müssen in dem Dokument enthalten sein?

§ 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung enthält eine abschließende Aufzählung der Angaben, die eine Entgeltbescheinigung zwingend enthalten muss. Hierzu zählen Namen und Anschriften des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, für den das Dokument erstellt wird.

Außerdem müssen das Geburtsdatum und die sozialversicherungsrechtliche Versicherungsnummer des Arbeitnehmers angeben sein.

Weitere Informationen geben Auskunft über den Beginn der Beschäftigung. Falls das Beschäftigungsverhältnis in dem Abrechnungszeitraum beendet wurde, muss auch das Enddatum der Beschäftigung in der Bescheinigung über das Arbeitsentgelt vermerkt sein.

Der Abrechnungszeitraum geht ebenso in die Entgeltbescheinigung ein, wie die steuer- und Sozialversicherungstage des Erhebungszeitraums.

Neben der Lohnsteuerklasse und der Steueridentifikationsnummer zählt zu den abschließenden Angaben die Erwähnung der Stelle, die den Gesamtversicherungsbeitrag zur Sozialversicherung einzieht. Diese ist mit der Krankenkasse des Arbeitnehmers identisch.

Was sind die Funktionen der Entgeltbescheinigung?

Mit dem Ausstellen der Bescheinigung über das Gesamtbruttoentgelt erfüllen Sie eine Doppelfunktion.

Die Entgeltbescheinigung dient zum einen der Sozialversicherung. Mit den Angaben kann die Krankenkasse z. B. das Mutterschaftsgeld einer werdenden Mutter berechnen. Der Anspruch besteht für insgesamt 14 Wochen. Die Bescheinigung über das Entgelt muss in diesem Fall spätestens dann erfolgen, wenn die Mitarbeiterin den Geburtstermin ihres Kindes kennt. In keinem Fall darf die Bescheinigung erstellt werden, nachdem das Kind bereits geboren ist. Hier wäre der Anspruch der Mutter auf das Mutterschaftsgeld verwirkt.

Die Bescheinigung über das Gesamtbruttoentgelt  eines Arbeitnehmers ist auch erforderlich, wenn dieser nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums bei seiner Krankenkasse einen Antrag auf Krankengeld stellt. Die Bescheinigung muss spätestens ausgefüllt an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden, wenn bekannt ist, dass die Krankheit des Arbeitnehmers über den 42-tägigen Entgeltfortzahlungszeitraum hinaus geht.

Mit der Entgeltbescheinigung kann ein Arbeitnehmer auch das sogenannte Kindergeld beantragen. Können die Eltern wegen der Erkrankung eines Kindes die Pflichten gegenüber ihrem Arbeitgeber nicht wahrnehmen, muss die Krankenkasse wissen, ab welchem Zeitpunkt der Mitarbeiter der Arbeit fernbleibt, um die Betreuung des Kindes zu gewährleisten.

Neben der sozialversicherungsrechtlichen Funktion erfüllt die Bescheinigung auch ihren Zweck als Entgeltabrechnung. Diese nutzt der Arbeitnehmer, um sein Einkommen nach Abzug aller Beitragsposten gegenüber öffentlichen Stellen nachzuweisen. Dies kann z. B. bei der Beantragung von BAföG geschehen.

Welche Folgen drohen bei einer nicht erstellten Entgeltbescheinigung?

Ohne das Vorliegen einer Entgeltbescheinigung kann die Krankenkasse keinen Antrag eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers bearbeiten. Deshalb sind Sie als Arbeitgeber zur Erstellung einer Bescheinigung über das Entgelt verpflichtet. Diese Verpflichtung trifft Sie sogar im doppelten Sinn.

Zunächst obliegt Ihnen die Erstellung eines Dokuments, das über das Gesamtbruttoentgelt Ihrer Mitarbeiter Auskunft gibt, neben dem schriftlich vereinbarten Arbeitsvertrag . Darüber hinaus sind Sie aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen gegenüber der Krankenkasse des Arbeitnehmers zur Erstellung der Bescheinigung verpflichtet.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber hat der Gesetzgeber gesetzlich in § 98 SGB X verankert. Verstoßen Sie dagegen und weigern sich, die Bescheinigung auszufüllen, können Sie gemäß § 98 Absatz 5 SGB X mit einem Ordnungsgeld von bis zu 5.000 Euro belangt werden, weil die Weigerung eine Ordnungswidrigkeit darstellt.

Für Arbeitnehmer hat die Nichtausstellung der Bescheinigung weitreichende negative Folgen. Eine schwangere Angestellte kann z. B. keinen Antrag auf Mutterschaftsgeld stellen, wenn Sie als Arbeitgeber keine Entgeltbescheinigung ausstellen. Das Krankengeld wird ohne Entgeltbescheinigung versagt. Fehlt die finanzielle Unterstützung der Krankenkasse, verfügt der Arbeitnehmer über kein Einkommen.

Wie kann ein Arbeitnehmer die Erstellung der Entgeltbescheinigung durchsetzen?

Um seinen rechtlichen Anspruch auf Erteilung der Bescheinigung über das Entgelt durchzusetzen, hat ein Arbeitnehmer die Möglichkeit, bei dem zuständigen Arbeitsgericht Klage einzureichen. Diese Alternative zieht jedoch einen lang andauernden Prozess nach sich. Schneller kommt ein Arbeitnehmer zum Ziel, wenn er sich an seine Krankenkasse wendet.

Die elektronische Entgeltbescheinigung

Mit Einführung der elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen über das Entgelt eines Arbeitnehmers sind Arbeitgeber seit dem 01. Juli 2011 dazu verpflichtet, die Entgeltbescheinigungen für ihre Arbeitnehmer mit Unterstützung eines systemgeprüften Abrechnungsprogramms zu übermitteln. Für jeden Abgabegrund gibt es eine eigene Kennziffer.

Soll z. B. Krankengeld beantragt werden, wird der Abgabegrund 01 erfasst. Bei der Beantragung von Mutterschaftsgeld lautet der Abgabegrund 03.

Das Wichtigste zusammengefasst

Die Entgeltbescheinigung gibt Auskunft über das komplette Gesamtbruttoentgelt eines Arbeitnehmers sowie die jeweiligen Abzüge und das Nettoentgelt. Für Sie besteht eine zwingende Verpflichtung zur Erstellung des Dokuments, auf Grundlage der Entgeltbescheinigungsverordnung. Diese regelt auch jegliche Pflichtangaben der Bescheinigung. 

Füllen Sie als Arbeitgeber die Bescheinigung nicht aus, begehen Sie dadurch eine Ordnungswidrigkeit. Die zu erwartende Strafe kann bis zu 5.000 Euro betragen. Damit Sie in keine rechtlichen Schwierigkeiten geraten und der Zeitaufwand dennoch gering bleibt, sorgt die elektronische Entgeltbescheinigung für Entlastung. Diese sieht für jeden Abgabegrund separate Kennziffern vor.