Entgeltabrechnung – alles was Personaler wissen müssen

Ähnlich wie die Begriffe Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung inkludiert die Entgeltabrechnung neben der Aufstellung des Gesamtentgelts das Einbehalten von Steuern und Sozialabgaben. Diese werden gesammelt und vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt oder einer gesetzlichen Krankenkasse eingezogen.

Das Prinzip Entgeltabrechnung verstehen

Das Prinzip der Entgeltabrechnung wirkt auf den ersten Blick nachvollziehbar und plausibel. Abhängig von einem vorab bestimmten Brutto-Ausgangswert werden Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder andere Geldleistungen abgezogen. Die Endsumme wird als Nettoentgelt bezeichnet.

Diese vereinfachte Darstellung einer Entgeltabrechnung ist zutreffend und korrekt. Sie zeigt allerdings ausschließlich einen Ausschnitt der Gesamttätigkeit, die mit einer Entgeltabrechnung verbunden ist.

Neben umfangreichen Kalkulationen und der Vernetzung verschiedener betriebsinterner Abteilungen müssen für eine Entgeltabrechnung umfangreiche gesetzliche Grundlagen beachtet werden. Wesentlich für eine professionelle Entgeltabrechnung ist darüber hinaus eine hohe Transparenz. Neben internen Stellen sollten Finanzbehörden oder die zuständige Krankenkasse eine Entgeltabrechnung zu jeder Zeit nachvollziehen können. Sie sollten ermessen können, wie sich der Lohn oder das Gehalt eines Mitarbeiters zusammensetzt.

Personalsachbearbeiter und Angestellte der Buchhaltung konzentrieren sich aus Gründen der Professionalität vor allem auf die Beantwortung der folgenden Fragen:

• Welche gesetzliche Grundlage zur Entgeltabrechnung gibt es?
• Welche wesentlichen Schritte beinhaltet eine Entgeltabrechnung?
• Wie kann eine Finanzbuchhaltungssoftware Unternehmen bei der Entgeltabrechnung unterstützen?
• Wie muss eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung generell aufgebaut sein?
• Welche Abzüge können auf einer Entgeltabrechnung ausgewiesen werden?
• Welche typischen Fehler müssen bei einer Entgeltabrechnung vermieden werden?

Entgeltabrechnung mit unterstützender Software bearbeiten

Es ist aus Sicht eines jeden Unternehmens zielführend, die innerbetriebliche Entgeltabrechnung mit Kompetenz zu gestalten. Umso effektiver die Entgeltabrechnung im Unternehmen organisiert ist, desto weniger Fehler und Falschberechnungen entstehen. Werden zusätzlich die Möglichkeiten moderner Softwareapplikationen genutzt, wird eine Entgeltabrechnung weniger Arbeitszeiten der Buchhaltungsmitarbeiter blocken.

Dies führt zu mehr Effizienz und ermöglicht die Konzentration auf die wichtigeren Sachthemen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung.

Welche gesetzliche Grundlage zur Entgeltabrechnung gibt es?

Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist aus gesetzlich verpflichtet, eine Entgeltabrechnung für seine angestellten Mitarbeiter vorzunehmen. Hierbei ist es unwesentlich, ob dieser in Vollzeit, Teilzeit oder geringfügig beschäftigt ist.

Die Verpflichtung geht auf den § 108 der Gewerbeordnung (GewO) zurück. In dieser rechtlichen Vorgabe wird eindeutig erklärt:

 „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.“Gewerbeordnung

Aus dieser gesetzlichen Direktive ergibt sich für Betriebe die Notwendigkeit, für jeden Mitarbeiter eine spezifische Entgeltabrechnung zu erstellen.

Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung

In Deutschland werden Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen unterschieden. Trotz vieler Ähnlichkeiten zwischen beiden Abrechnungsformen müssen die Unterschiede verstanden werden.

Bei einer Lohnabrechnung erfolgt die Vergütung (variable Vergütung) auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden. Im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wird aus diesem Grund ein Stundenlohn vereinbart. Tarifverträge können ebenfalls Grundlage einer Lohnabrechnung sein. In der Praxis erhalten zum Beispiel Montagearbeiter oder Arbeiter in der Produktion eine Lohnabrechnung. Diese wird auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden vom Personalsachbearbeiter individuell erstellt. Sie kann in Bezug auf ihren Auszahlungsbetrag monatsweise variieren. Der Lohn hat Auswirkungen auf die Sozialabgaben und letztlich auf die Rentenansprüche des Arbeiters.

Eine Gehaltsabrechnung basiert auf dem im Arbeitsvertrag festgelegten Monatsgehalt. Dieses wurde auf Basis der monatlichen Durchschnittsstunden errechnet. Zulagen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld können das Arbeitsentgelt der Gehaltsabrechnung erhöhen. In vielen Monaten eines Jahres kann eine Gehaltsabrechnung aufgrund des statischen Grundgehaltes ein identisches Nettogehalt auf dem Gehaltszettel ausweisen.

In Bezug auf die eigentliche Entgeltabrechnung unterscheidet sich eine Gehaltsabrechnung nicht wesentlich von einer Lohnabrechnung. Dies kann gesagt werden, da der Vorgang der Subtraktion von Steuern und Abgaben bei beiden Abrechnungsvarianten äquivalent ist.

Welche wesentlichen Schritte beinhaltet eine Entgeltabrechnung?

Bei der Konzeption einer Entgeltabrechnung unterscheidet man 4 signifikante, aufeinander aufbauende Schritte:

Die Bruttorechnung

Im ersten Schritt einer professionellen Entgeltabrechnung muss das laufende Arbeitsentgelt errechnet werden. Bei einer Lohnabrechnung werden hierfür die individuellen Arbeitsparameter des Beschäftigten herangezogen. Neben dem allgemeinen Stundenlohn muss eruiert werden, wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden. Fehlstunden oder Zuschläge für Sonn- oder Feiertagsarbeit müssen ebenfalls in die Kalkulation einbezogen werden.

Darüber hinaus werden außergewöhnliche Bezüge vom Personalsachbearbeiter aufgeschlüsselt und in die Abrechnung inkludiert. In vielen Fällen erhalten Mitarbeiter gewohnheitsmäßig Sachbezüge, Prämienzahlungen oder anderweitige einmalige Zulagen. Alle Einnahmen eines Angestellten für den laufenden Monat werden in der Bruttorechnung auf dem Gehaltszettel aufgeführt und summiert. Das Endergebnis stellt den Bruttolohn dar.

Ähnlich verhält sich die Bruttorechnung bei einer Gehaltsabrechnung. In der Praxis unterscheidet sie sich in den meisten Fällen durch ein wesentliches Faktum. Anstatt eines Stundenlohnes und der effektiven Arbeitsstunden wird in einer Gehaltsabrechnung lediglich das vereinbarte Bruttogehalt aufgeführt. Ebenso muss in der Buchhaltung geprüft werden, ob dem Mitarbeiter Zulagen, Sachbezüge oder Einmalzahlungen zustehen.

Das Endergebnis stellt in diesem Fall das Bruttogehalt des Betriebsangehörigen dar. Die Bruttorechnung muss im Buchhaltungsprogramm oder alternativ in Dokumenten archiviert und aufbewahrt werden.

Kurz und knapp: Mögliche Bestandteile des Bruttolohnes eines Angestellten

Die Nettorechnung

Der Begriff Entgeltabrechnung hat seinen Ursprung im Sozialversicherungsrecht. Aus diesem Grund liegt der Fokus der Entgeltabrechnung vor allem auf der Ermittlung der Abgaben für die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Basierend auf der abzurechnenden Lohnart ergeben sich bestimmte Abzüge. Als Bruttolohnarten können zum Beispiel Gehälter, Stundenlöhne, das Urlaubsgeld oder das Weihnachtsgeld ausgewiesen werden.

Nettolohnarten unterscheiden sich von den Bruttolohnarten durch ihre steuerliche Unanwendbarkeit. Ein Praxisbeispiel für eine Nettolohnart ist die Erstattung von Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit. Gleiches gilt für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten. Nettolohnarten sind nicht sozialversicherungs- und steuerpflichtig.

In der Nettorechnung werden alle Lohnarten und ihre Abzüge plausibel aufgeführt. Durch eine transparente Darstellung ist für jeden Betrachter ersichtlich, in welcher Höhe Abzüge vom Lohn oder Gehalt fällig werden. Abzüge der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlages und der Kirchensteuer werden an das zuständige Finanzamt weitergeleitet.

Die Berechnung des individuellen Sozialversicherungsabzuges erfolgt, indem die Beiträge für die folgenden gesetzlichen Versicherungen zusammengefasst werden:

• Rentenversicherung.
• Arbeitslosenversicherung.
• Krankenversicherung.
• Pflegeversicherung.

Die Gesamtsumme an Sozialversicherungsbeiträgen wird an die Einzugsstelle der zuständigen Krankenkasse weitergeleitet. Diese berechnet aus den Daten unter anderem die individuellen Rentenansprüche des Angestellten. Die rechtlichen Grundlage hierfür ergeben sich aus dem 4. Sozialgesetzbuch (SGB IV):

• Im § 28 SGB IV heißt es eindeutig:

„Die Beiträge in der Kranken- oder Rentenversicherung für einen kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten oder Hausgewerbetreibenden sowie der Beitrag aus Arbeitsentgelt aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung nach dem Recht der Arbeitsförderung werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag gezahlt.“

• Der § 28 h SGB IV  präzisiert diese Rechtsvorschrift wie folgt:

„Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist an die Krankenkassen (Einzugsstellen) zu zahlen. Die Einzugsstelle überwacht die Einreichung des Beitragsnachweises und die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Beitragsansprüche, die nicht rechtzeitig erfüllt worden sind, hat die Einzugsstelle geltend zu machen.“

Unternehmen übernehmen die Verantwortung, eine korrekte Nettorechnung aufzustellen. Dies schließt ein, die Summierung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer korrekt vorzunehmen. Die behördlichen Einzugsstellen erhalten die Gelder im späteren Verlauf durch regelmäßigen Lastschrifteinzug automatisch. Wiederum sind Personalsachbearbeiter dafür verantwortlich, digitale oder analoge Dokumente zu erstellen und aufzubewarhen. In der Folge müssen im Rahmen der Zahlungsrechnung weitere Schritte erfolgen.

Die Zahlungsrechnung

Als Zahlungsrechnung wird im Rahmen der Entgeltabrechnung ein wichtiger Vorgang bezeichnet. In diesem Arbeitsschritt werden die gesammelten Lohn- und Gehaltsdaten für die folgenden, wesentlichen Auswertungen verwendet:

1. Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters.
2. Steuerabrechnung.
3. Sozialversicherungsabrechnung.

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters

Aus Sicht des Mitarbeiters gehört die Zahlungsrechnung zu den wesentlichsten Schritten der Entgeltabrechnung. Der Angestellte erhält in diesem Zusammenhang seine schriftliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Diese wird von vielen Betriebsangehörigen ebenfalls als Gehaltszettel bezeichnet.

Der Gehaltszettel dient in erster Linie der Information. Mit der Gehaltsabrechnung wird aufgeschlüsselt, welche Abzüge vom Brutto-Gehalt subtrahiert werden. Auf diese Weise erfährt der Mitarbeiter, wie sich das Netto-Gehalt zusammensetzt. Gleichzeitig kann er die schriftliche Abrechnung als Nachweis für die Beantragung von Fördergeldern oder für einen Privatkredit nutzen.

Neben der Information ist dies ein wesentlicher Vorteil eines schriftlichen Gehaltszettels. Unternehmer sind aus gesetzlicher Sicht nicht verpflichtet, in jedem Monat eine in geschriebener Form erstellte Abrechnung auszuweisen.

Warum bekomme ich nicht jeden Monat einen Gehaltszettel?

Der Gesetzgeber verlangt dies ausschließlich dann, wenn sich der Auszahlungsbetrag oder Abgaben im Vergleich zum Vormonat ändern. Dies ist aufgrund der veränderten Verdienstgrundlage vor allem bei Lohnabrechnungen der Fall.

Aus Transparenzgründen und um dem Mitarbeiter einen rechtlich verwertbaren Nachweis zur Verfügung zu stellen, weichen viele Unternehmen von der gesetzlichen Vorgabe ab. Sie übersenden ihren Angestellten turnusmäßig eine monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung.

Lohnbuchhaltung auf dem Fortschritt der digitalen Abrechnung

Für fortschrittliche Betriebe bedeutet die Ausgabe der Lohn- oder Gehaltsabrechnung durch die Buchhaltung keinen zusätzlichen Aufwand. Da alle Werte und Mitarbeiterinformationen digital verarbeitet werden, ist die eigentliche Erstellung der Abrechnung simpel. Ein Kopie des Dokuments wird analog oder digital aufbewahrt. Der Vorteil dieses Vorgehens ist die erhöhte Transparenz in allen Abrechnungsfragen. Wesentlich ist , dass im Vorfeld einer Gehaltsabrechnung alle Informationen und Daten eingehend vom Personalsachbearbeiter oder Buchhaltungsmitarbeiter überprüft wurden.

Wie ist eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung aufgebaut?

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte logisch und informativ konzipiert sein. Dies vereinfacht es dem Betrachter, die wesentlichen Fakten umgehend zu erfassen. Da eine Abrechnung bei einer Kreditvergabe oder Förderzusage in vielen Fällen maschinell gelesen wird, sollten die Begriffe und Abkürzungen der Norm entsprechen.

3 wesentliche Blöcke einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung 

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung kann mit weiteren Informationen professionalisiert werden. Im oberen rechten Abschnitt wird beispielsweise in vielen Fällen der Resturlaub des Angestellten aufgeführt. Dieses Vorgehen ist ein Vorteil für Betriebsangehörige. Diese haben auf einen Blick einen Überblick über alle relevanten Informationen. Es ist ebenso üblich, die Sozialversicherungsnummer oder die Steuernummer au dem Gehaltszettel einzudrucken.

Die Steuerabrechnung

Alle erhobenen Abrechnungsdaten fließen in der Folge ebenfalls in die Steuerabrechnung ein. Diese wird im Fachjargon als Lohnsteuerabrechnung bezeichnet. Wie die Lohnsteuerabrechnung vorgenommen werden muss, zeigt der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz auf. Im § 41 a EStG werden die wesentlichen Parameter aufgeführt:

Moderne Softwareapplikationen ermitteln automatisch die Gesamtbeträge für die Lohnsteuerabrechnung an das Betriebsstättenfinanzamt.

Um eine genaue und akkurate Aufzeichnung aller Daten und Finanzinformationen zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber eine Verpflichtung eingeführt. Der Arbeitgeber ist kraft Gesetzes zur Führung eines Lohnkontos für jeden Mitarbeiter verpflichtet. Personalsachbearbeiter übernehmen die Pflege des Lohnkontos mit Kompetenz. Der § 41 EStG präzisiert diese Vorgabe. Er gibt einem Arbeitgeber auf, im Lohnkonto:

1. die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie
2. die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale korrekt einzuspeichern.

Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber die Pflicht, das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen.

In diesem Fall muss er auf Basis von § 41 b EStG eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Betriebsstättenfinanzamt übermitteln. Mit Beginn des Steuerjahres 2021 wurde vom Bundestag und Bundesrat eine Erweiterung der Lohnsteueranmeldung beschlossen. Grundlage hierfür ist das Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften.

Die Sozialversicherungsabrechnung

Ähnlich wie bei der Lohnsteuerabrechnung werden ebenso bei der Sozialversicherungsabrechnung die Summe der einzelnen Abzüge zusammengefasst. Die gesetzliche Grundlage zur Meldung und Übermittlung der spezifischen Mitarbeiterdaten finden verantwortliche Mitarbeiter im § 28 a des 4. Sozialgesetzbuches (SGB IV) .

Hier wird eindeutig vermittelt:

„Der Arbeitgeber oder ein anderer Meldepflichtiger hat der Einzugsstelle für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten.“

Wie Unternehmen die zuständige Einzugsstelle ermitteln, wird im § 28 i SGB IV  aufgeschlüsselt.

Es heißt dort unter anderem:

• Zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist die Krankenkasse, von der die Krankenversicherung durchgeführt wird (Krankenkasse des Versicherten).
• Beschäftigte ohne Krankenkasse: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
• Geringfügig Beschäftigte: Hier ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der Rentenversicherung zuständig und muss zwingend informiert werden.

Umlagebögen U1 und U2

Die Umlage U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage werden ebenfalls über die Sozialversicherung abgeführt. Die Einzugsstelle verteilt die jeweiligen Beiträge an die entsprechenden Sozialkassen.

Damit die Einzugsstelle die Angaben zuordnen kann, ist auf allen Meldungen zur Sozialversicherung zwingend ein individueller numerischer Beitragsgruppenschlüssel anzugeben.

Dieser beschreibt in der folgenden Reihe die Beitragspflicht eines Angestellten:

1. Krankenversicherung.
2. Rentenversicherung.
3. Arbeitslosenversicherung.
4. Pflegeversicherung.

Besteht keine Beitragspflicht, wird dies durch die Ziffer „0“ gekennzeichnet. Je nach Ausgestaltung seiner Tätigkeit, seiner Arbeitsstunden und seines Verdienstes muss ein Angestellter nicht zwingend Mitglied in allen Sozialversicherungen sein. Vor allem leitende Mitarbeiter mit einem überdurchschnittlichen Salär haben als freiwillige Mitglieder die Wahl zwischen einer privaten oder gesetzlichen Krankenkasse. In ihrem Fall würde dies durch eine „0“ im Beitragsgruppenschlüssel gekennzeichnet.

Wie sind geringfügige Beschäftigungen und Midijobs zu behandeln?

Der Gesetzgeber sieht für geringfügig Beschäftigte eine Beitragsbefreiung für die Sozialversicherung vor. Als geringfügig Beschäftigte gelten Arbeitnehmer, die monatlich bis zu 520 Euro verdienen. Neben den üblichen Minijobbern in der Gastronomie oder in Unternehmen fallen ebenfalls geringfügige Tätigkeiten in Privathaushalten unter die Beitragsfreiheit. Gleiches gilt für Personen, die für einen kurzen, festgelegten Zeitraum beschäftigt werden.

Für jeden geringfügig Beschäftigten muss der Arbeitgeber pauschale Abgaben entrichten. Die unterschiedlichen Abgabenhöhen für gewerbliche Arbeitgeber oder Privathaushalte sind auf der Internetpräsenz der Minijobzentrale einsehbar.

Unter die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung fallen ebenfalls die folgenden Personengruppen:

• Soldatinnen und Soldaten.
• Studenten, Praktikanten und Schüler.
• Beamtinnen und Beamte.
• Richterinnen und Richter.
• Empfänger von Pensionen und Rentner, die fortlaufend erwerbstätig sind.

Arbeitgeber und Personalsachbearbeiter sind zu jeder Zeit verpflichtet, einzelne Tätigkeiten auf Beitragsfreiheit zu überprüfen. Liegt diese nicht vor, müssen Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden.

Beschäftigte in der Gleitzone – Midijobber

Beschäftigte in der Gleitzone (Midijobber) von 450,01 Euro bis 1.300 Euro profitieren von pauschal ansteigenden, geringeren Beiträgen zur Sozialversicherung. Ihre Abgaben sind nach einer Formel zu berechnen. Diese sogenannten Midijobs helfen geringfügigen Beschäftigten beim Einstieg in den ersten Arbeitsmarkt. Die wesentlichen Informationen und Vorgaben werden im Gesetz über Leistungsverbesserungen und Stabilisierung in der gesetzlichen Rentenversicherung erörtert.

Wichtige Verschlüsselungen in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung

Unternehmen sind verpflichtet, die folgenden gesetzlich vorgegebenen Schlüssel in einer Sozialversicherungsabrechnung auszuweisen:

1. Tätigkeitsschlüssel.
2. Personengruppenschlüssel.

Der Tätigkeitsschlüssel

Der Tätigkeitsschlüssel ist verpflichtend mit der Sozialversicherungsabrechnung an die Meldestelle weiterzugegeben. Dies verfügt der § 28 a Absatz 3 des SGB IV eindeutig. Der Arbeitgeber muss auf Grundlage der Verfügung Angaben über die Tätigkeit des Angestellten nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit weiterleiten. Die neunstellige Schlüsselzahl enthält verschiedene Angaben zum Mitarbeiter. Sie verschlüsselt Mitarbeiterdaten zu seiner:

• Schul- und Ausbildung.
• Zur Vertragsform des Beschäftigten.
• Zur spezifischen Tätigkeit im Beschäftigungsbetrieb.

Als Grundlage dient das Schlüsselverzeichnis 2010 („Klassifikation der Berufe 2010“). Dieses kann auf der Internetpräsenz der Arbeitsagentur heruntergeladen werden. Darüber hinaus ist es möglich, für einen Mitarbeiter online einen individuellen Tätigkeitsschlüssel zu generieren. Aus Arbeitgebersicht ist es sinnvoll, ein Dokument mit relevanten Tätigkeitsschlüsseln aufzubewahren. In diesem Fall kann die Entgeltabrechnung schneller bearbeitet werden.

Eine weitere Vorgabe in Bezug auf die Datenverschlüsselung stellt der Personengruppenschlüssel. Er wird verwandt, um im Meldeverfahren nach der DEÜV (Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung) Besonderheiten von Personengruppen unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel zu definieren.

Der Personengruppenschlüssel

Ein Personengruppenschlüssel kann ohne Mühe identifiziert werden. Dies ist möglich, da er zwingend aus drei Ziffern bestehen muss. Die Zahlenkombinationen machen eine eindeutige Berufsbildzuordnung des versicherten Mitarbeiters möglich. Der Personengruppenschlüssel enthält Informationen über die Tätigkeit des Betriebsangehörigen und etwaige Besonderheiten seiner Tätigkeit. Gleichzeitig wird seine Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe kenntlich gemacht.

Der wichtigste Personengruppenschlüssel lautet 101. Er findet auf sozialversicherungspflichtig Beschäftigte Anwendung, die aufgrund ihrer Tätigkeit in allen Sozialversicherungen beitragspflichtig sind. Ihren Status bezeichnet man fachlich korrekt als „Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale.“

Praktikanten werden mit dem Personengruppenschlüssel 105 verschlüsselt, Minijobber mit dem Schlüssel 109. Auszubildende erhalten die Kennzeichnung 102.

Welche zukunftsorientierten Arbeitsschritte werden bei der Auswertungsrechnung vorgenommen?

Einer Auswertungsrechnung sollte innerbetrieblich ein besonderer Fokus zuerkannt werden. Sie ist mehr als eine Zusammenfassung von Abrechnungsdaten und Mitarbeiterinformationen. Nach Einarbeitung aller Daten und Informationen zum Nettoentgelt und den spezifischen Abgaben eines Mitarbeiters oder der Gesamtbelegschaft erfolgt die betriebsinterne Auswertungsrechnung.

Interne Berichte für das Controlling oder die Buchhaltung sind wesentlich, um die Steuern- und Abgabenlast zu berechnen. Das Controlling benutzt die Auswertungsrechnung ebenfalls zur Effizienzbeobachtung und zum Nachweis von Auffälligkeit. Jahresvergleiche zeigen auf, ob die Kosten überproportional ansteigen und ob diese Entwicklung in Relation zu den Erlösen oder Einnahmen steht.

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) als Kerngebiet der Auswertungsrechnung

Als Kosten- und Leistungsrechnung bezeichnet man in Unternehmen spezialisierte Auswertungen in Dokumenten. Sie fokussieren sich darauf, Kosten und Leistungen zu erfassen. In der Folge werden diese ins Verhältnis zur innerbetrieblichen Leistungserstellung gesetzt. Die KLR fokussiert sich hierbei im Speziellen auf die Kosten für die interne Leistungserbringung. Hierbei unterscheidet die KLR drei wesentliche Kriterien.

1. Die hergestellten Produkte oder Dienstleistungen (Kostenträger).
2. In welchem Fachbereich Kosten entstehen (Kostenstelle).
3. Welches Kapital zur Herstellung aufgewandt werden muss (Kostenarten).

Zusammenfassend möchten Unternehmen durch das professionelle Aufschlüsseln der Kosten- und Leistungsrechnung Gewinne maximieren. Sie möchten eruieren, welche Produkte aus wirtschaftlicher Sicht im Besonderen gewinnorientiert sind. Gleichzeitig fallen Kostenträger auf, die als Kostentreiber eingestuft werden müssen. Eine umfassende Betrachtung des Produktportfolios eröffnet die Chance, Bereiche zu identifizieren, in denen hohe Einsparpotenziale realisiert werden können.

Die KLR ist vor allem Unternehmen wesentlich, die Produkte herstellen. Sie kann die Produktionsfaktoren kompetent überwachen und Entscheidern faktenorientierte Hinweise geben. Anhand der ermittelten Daten zu einzelnen Produkten oder Dienstleistungen können kurzfristige, mittelfristige oder langfristige Strategieentscheidungen getroffen werden. Jedes Unternehmen interessiert in diesem Zusammenhang der zu erwartende Return on invest (ROI) und die Wirtschaftlichkeit.

Wie Unternehmen bei der Entgeltabrechnung von der Digitalisierung profitieren

Die Digitalisierung kann Unternehmen nachweislich in vielfältiger Weise unterstützen. Dies gilt ebenfalls für die Entgeltabrechnung und im Besonderen für die Auswertungsrechnung. Während vor Jahren handgeschriebene Listen oder Kalkulationstabellen mühselig zusammengefasst werden mussten, profitieren moderne Unternehmen heute von den Vorteilen digitaler Schnittstellen. Vernetzte Softwareapplikationen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit aller Abteilungen wirken sich zielführend und positiv aus.

Relevante Daten können heute in zukunftsorientierten Unternehmen zu jeder Zeit und ortsunabhängig analysiert werden. Im Controlling können Fakten in einen unterschiedlichen Kontext gesetzt und betrachtet werden. Software unterstützt verantwortliche Mitarbeiter in ihrem Vorhaben, Datenmaterial grafisch aufzubauen oder in Präsentationen zu integrieren. Auf diese Weise können umfangreiche Fragestellungen in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit von Fachbereichen oder Produkten kompetent hinterfragt und beantwortet werden.

Die Entgeltabrechnung als professioneller Kreislauf

Die Auswertungsrechnung ist zusammenfassend der letzte Teil eines wichtigen Kreislaufes in der Entgeltabrechnung. Durch die Auswertungsrechnung können Optimierungsmöglichkeiten aufgedeckt und implementiert werden. Im Personalbereich können Revisionen umfangreiche Kostensenkungen bewirken. In gleicher Weise können finanzielle Motivationsanreize dazu beitragen, die Belegschaft nutzen- und bedarfsorientiert zu innervieren.

Entscheidungen der Auswertungsrechnung haben in diesem Fall einen direkten Einfluss auf die Brutto- und Nettoabrechnung. Gleichzeitig wirken sie auf die Steuerabrechnung, die Sozialversicherungsabrechnung sowie auf die Lohn- oder Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern. In der festgelegten Abfolge der Entgeltabrechnung baut jeder Einzelbaustein aufeinander auf.

Welche typischen Fehler sind bei einer Entgeltabrechnung zu vermeiden?

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Entgeltabrechnung gewissenhaft vorzunehmen. Hierzu wird er vor allem in der Gewerbeordnung und durch weitere Gesetze aufgefordert. Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung entstehen in vielen Fällen durch fehlerhafte Eingaben oder unrichtige Angaben.

Ein fehlender Kinderfreibetrag, eine Falschinformation über eine Trennung oder Scheidung durch einen Mitarbeiter oder eine verkehrte interne Datenzuordnung können weitreichende Folgen haben. In letzter Instanz münden sie in einer inkorrekten Lohn- oder Gehaltszahlung. Entweder erhält der Arbeitnehmer mit seiner Abrechnung zu viel oder zu wenig Entgelt ausbezahlt. Darüber hinaus können Fehlbuchungen langfristig die Rentenansprüche des Mitarbeiters verfälschen.

Der Arbeitnehmer gilt als Steuerschuldner bei der Lohnsteuer

Aus Arbeitgebersicht ist vor allem die Haftungsfrage bei Fehlern in der Buchhaltung relevant. Bei der Lohnsteuer gilt zu jeder Zeit der Arbeitnehmer als Steuerschuldner. Gleichzeitig ist der Arbeitgeber trotz dieser Tatsache für die Übermittlung der Lohnsteuer verantwortlich. Der § 42 d EStG gibt den Hinweis, dass der Arbeitgeber in Bezug auf die Lohnsteuer in den folgenden Fällen haftbar gemacht werden kann:

• Für Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat.
• Für Lohnsteuer, die er beim Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet hat.
• Für Einkommensteuer (Lohnsteuer), die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird.

Führt der Arbeitgeber unrichtigerweise zu viel Lohnsteuer für einen Mitarbeiter ab, kann er diese innerhalb von drei Kalenderjahren zurückfordern. Er genießt ein Rückgriffsrecht und kann beim Nachweis fehlerhafter Angaben den entstanden Schaden beim Angestellten einfordern. Aus Unternehmenssicht ist es wichtig, Fehler oder Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Die Innenrevision und das Controlling sind zusammen mit der Personalabteilung verantwortlich, Ungereimtheiten nachzugehen und diese abzustellen. Warten Betriebe bis zur Lohnsteuer-Nachschau, kann dies Probleme und umfangreiche Strafzahlungen nach sich ziehen.

Der Arbeitgeber haftet für unrichtige Abrechnung von Sozialversicherungsabgaben

Bei den Abgaben für die Sozialversicherung ist ausschließlich der Arbeitgeber als Steuerschuldner haftbar. Der Arbeitnehmer gilt ausschließlich als beitragspflichtig. Er ist verpflichtet, dem Arbeitgeber den Abzug der Sozialversicherungsabgaben vom Brutto-Gehalt zu gestatten. Kommt es zu Fehlbuchungen zu Ungunsten des Unternehmens, darf der Fehlbetrag auf Basis von § 28 g SGB IV ausschließlich:

• durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden.
• Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden.

Bei anderweitigen Falschbuchungen haftet der Mitarbeiter bei einer nachweislich fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung. Dies ergibt sich aus § 28 o SGB IV , in dem die Auskunfts- und Vorlagepflicht des Beschäftigten erörtert wird. Er hat dem Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen.

Der Arbeitnehmer hat gleichzeitig keine generelle Verpflichtung, die Entgeltabrechnung im Detail zu kontrollieren. Es kann nicht von ihm verlangt werden, die Einzelheiten der Abrechnung auf Plausibilität zu prüfen. Fällt ihm auf, dass ein erheblicher Mehrbetrag zur Auszahlung kommt, hat er die Verpflichtung, die mögliche Fehlbuchung dem Arbeitgeber mitzuteilen. In gleicher Weise verhält es sich, wenn eine Falschbuchung zuungunsten des Beschäftigten aufgetreten ist. In diesem Fall stehen ihm Ansprechpartner in der Lohnbuchhaltung oder der Personalabteilung zur Verfügung.

Spätestens nach drei Kalenderjahren verjähren Ansprüche aufgrund von fehlerhaften Buchungen. Diesen allgemeingültigen Grundsatz beschreibt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) im § 195 BGB . Hier heißt es wegweisend:

 „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“

Unternehmen und Personalverantwortliche handeln zielführend, wenn sie Lohn- oder Gehaltsabrechnungen regelmäßig einer Plausibilitätsprüfung unterziehen. Auf diese Weise können kleinere Fehler und Ungenauigkeiten kurzfristig erkannt und abgestellt werden. Dabei sollten Betriebe zu jeder Zeit mit einbeziehen, welche Vertragspartei als Steuerschuldner gilt.

Sie sind verpflichtet die Vorgaben des § 108 der Gewerbeordnung (GewO) im Detail zu beachten. Neben der Verpflichtung zur Erstellung einer Abrechnung als Dokument in Textform wird Arbeitgebern in diesem Gesetz auferlegt, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts offenzulegen. Transparenz und Genauigkeit sind wesentliche Faktoren für eine sach- und fachgerechte Entgeltabrechnung. Eine plausible, in sich schlüssige Abrechnung kann sowohl von den Behörden wie vom Arbeitnehmer nicht kritisiert werden.

Zusammenfassung und Fazit zur Entgelabrechnung

Als Entgeltabrechnung bezeichnet man die sach- und fachgerechte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen in einem Arbeitsverhältnis. Der Terminus Entgeltabrechnung entstammt dem Sozialversicherungsrecht.

In vier wesentlichen Schritten garantiert eine Entgeltabrechnung, dass Steuern, Sozialversicherungsabgaben und Gehälter rechtlich einwandfrei berechnet werden.

In der ersten Phase muss in der Lohnbuchhaltung das individuelle Brutto-Gehalt eines Mitarbeiters angesetzt werden. Hierzu prüfen sachkundige Personalsachbearbeiter oder Mitarbeiter der Buchhaltung, ob der Angestellte Lohn oder Gehalt erhält. Während einer Gehaltsabrechnung ein festgelegtes Monatsgehalt zugrunde liegt, wird eine Lohnabrechnung von der Arbeitsleistung eines Monats getriggert.

In einem zweiten Schritt wird der Nettolohn oder das Nettogehalt kalkuliert. Dies geschieht, indem alle relevanten Abgaben vom Brutto-Gehalt subtrahiert werden. Der gesamte Vorgang wird durch moderne Softwareapplikationen unterstützt. Vorteil der digitalen Abrechung sind eine höhere Transparenz und die Möglichkeit, Daten cross-funktional zu nutzen. Die Buchhaltungssoftware erstellt die schriftliche Abrechnung. Diese wird umgangssprachlich als Gehaltszettel bezeichnet und dient als Informationsquelle. Jede Software ist auf sorgfältige Angaben angewiesen, um korrekte Berechnungen auszuführen. Dies impliziert eine fortgesetzte Plausibilitätsprüfung der Personalsachbearbeiter vor einer endgültigen Datenfreigabe.

In einer dritten Phase, die als Zahlungsrechnung bekannt ist, werden Summen zur Zahlung zusammengefasst. Dies betrifft zum einen die Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters. In der Steuerrechnung werden die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag agglomeriert. Die Abgaben für die einzelnen Sozialversicherungen werden in der Sozialversicherungsabrechnung kalkuliert. Die Einzugsstellen der Behörden ziehen die ermittelten Beträge per Lastschrift ein. Dies geschieht nach einer Datenfernübertragung und zu festgesetzten Zeitpunkten.

In den ersten drei Schritten der Entgeltabrechnung geht es vor allem um die Abrechnung und die Zusammenfassung von Daten. Der vierte Abrechnungsteil fokussiert sich im Gegensatz zu den ersten Schritten ausschließlich auf die innerbetriebliche Datenauswertung. Er wird fachlich als Auswertungsrechnung bezeichnet. In einer Auswertungsrechnung prüfen interne Abteilungen wie das Controlling oder die Buchhaltung die Daten der Entgeltabrechnung. Sie ziehen Schlussfolgerungen und überprüfen, ob Produkte oder Organisationsbereiche über die notwendige Wirtschaftlichkeit verfügen.

Eine Entgeltabrechnung ist mehr als die Subtraktion von Beiträgen und Abgaben vom Brutto-Lohn. Sie kann als professioneller Kalkulationskreislauf beschrieben werden. Unternehmen ziehen in vielfältiger Hinsicht Vorteile aus einer rechtlich korrekten Entgeltabrechnung. Sie stellt sicher, dass Behörden und Mitarbeiter die ihnen zustehenden Entgelte und Abgaben termingerecht erhalten. Sie zeigt darüber hinaus auf, welche Produkte und Dienstleistungen wirtschaftlich sind und wo nachgesteuert werden muss. Aus diesem Grund gehört die Entgeltabrechnung zu den wichtigsten und zielführendsten Disziplinen in einem Unternehmen. Sie sollte fokussiert und fortlaufend professionalisiert werden.

FAQ zur Entgeltabrechnung