Urlaubsabgeltung berechnen: Höhe, Beispiele + Entgeltbestandteile
- Was versteht man unter Urlaubsabgeltung?
- Voraussetzungen: Wann besteht Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
- Höhe der Urlaubsabgeltung – woraus setzt sie sich zusammen?
- Berechnung der Urlaubsabgeltung: Formeln und Beispiele nach BUrlG
- Wie erfolgt die Berechnung der Urlaubsabgeltung bei Teilzeitkräften?
- Bis wann und wie muss der Arbeitgeber die Urlaubsabgeltung bezahlen?
- Wie erfolgt die Versteuerung der Urlaubsabgeltung?
- Welche Abgaben sind bei der Urlaubsabgeltung zu leisten?
- Kann eine Urlaubsabgeltung vertraglich ausgeschlossen werden?
- Verjährungsfrist: Wann verjährt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
- Gibt es Alternativen zur Urlaubsabgeltung?
- FAQ zur Urlaubsabgeltung
Was versteht man unter Urlaubsabgeltung?
Mit dem Begriff Urlaubsabgeltung wird die finanzielle Vergütung von nicht genommenen Erholungsurlaub bezeichnet. Eine Urlaubsabgeltung erfolgt, wenn einem Arbeitnehmer am Ende seines Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage zustehen. Demnach kann die Urlaubsabgeltung als Art finanzielle Kompensation für die mangelnden freien Tage betrachtet werden.
Die gesetzliche Grundlage dafür bildet das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub regelt.
Voraussetzungen: Wann besteht Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
Ein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsabgeltung besteht gemäß § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG), wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden kann.
Dafür müssen jedoch die folgenden vier Voraussetzungen erfüllt sein:
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Ein beendetes Arbeitsverhältnis ist die zwingende Grundvoraussetzung für den Anspruch einer Urlaubsabgeltung.
- Bestehen eines Urlaubsanspruchs: Weitere Voraussetzung ist, dass dem Arbeitnehmer noch Urlaub zustand. Gleichgültig ist, ob es Voll-, Teilurlaub, Urlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr oder übertragener Urlaub ist.
- Rechtzeitige Geltendmachung des Anspruchs: Wie der Urlaubsanspruch unterliegt auch der Abgeltungsanspruch zeitlichen Beschränkungen. Mit dem Urlaubsanspruch verfällt auch ein eventueller Abgeltungsanspruch.
- Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers: Aus dem Ersatzgedanken des Abgeltungsanspruchs ergibt sich, dass die Urlaubsgewährung noch möglich gewesen sein muss. Das setzt die Arbeitsfähigkeit des Arbeitnehmers voraus. Wer arbeitsunfähig erkrankt oder gar erwerbsunfähig ist, kann keine Arbeitsleistung erbringen und damit nicht durch Urlaubsgewährung von der Arbeitspflicht freigestellt werden.
Dies kann beispielsweise bei einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag der Fall sein. Doch auch der Ablauf eine befristeten Arbeitsverhältnisses kann zum Recht auf Urlaubsabgeltung führen.
Höhe der Urlaubsabgeltung – woraus setzt sie sich zusammen?
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt in § 11, dass sich die Höhe der Urlaubsabgeltung nach dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen (Quartal) vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses richtet. Der Gesetzgeber bestimmt:
„Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes.“
Im Wesentlichen bezieht sich der Begriff „Urlaubsentgelt“ aus § 11 BurlG auf der Lohn, den Arbeitnehmer während ihres Erholungsurlaubs in einem bestehenden Arbeitsverhältnis erhalten.
Doch bevor ich Ihnen die Berechnung anhand einiger Beispiele zeige, müssen Sie noch wissen, welche Entgeltbestandteile überhaupt von der Urlaubsabgeltung umfasst werden.
Daraus ergibt sich folgende Übersicht:
| Entgeltbestandteile Urlaubsabgeltung | Keine Entgeltbestandteile Urlaubsabgeltung |
| Arbeitsentgelt für Arbeitstage | Trinkgelder |
| Zulagen (im Zusammenhang mit der Tätigkeit, beispielsweise Gefahrenzulagen) | Verdienstkürzungen |
| Prämien | Überstundenvergütungen |
| Einmalige Provisionen | Ersatz für Aufwendungen (Spesen) |
| Sachbezüge (Verpflegung) | Vermögenswirksame Leistungen |
| Erhöhung des Verdienstes in den letzten 13 Wochen | Umsatz- und Gewinnbeteiligungen |
| Gratifikationen, beispielsweise zum Jubiläum | |
| Einmalleistungen, zum Beispiel Weihnachtsgeld | |
| Prämien, die für ein ganzes Jahr ausgeschüttet werden |
Berechnung der Urlaubsabgeltung: Formeln und Beispiele nach BUrlG
Um die Urlaubsabgeltung zu berechnen, ist es im ersten Schritt wichtig, den Wert eines Urlaubstages in Geld auszudrücken.
Zur Berechnung teilen Sie das Quartalsgehalt des Mitarbeiters (drei Monatsgehälter) durch 13, da ein Quartal 13 Wochen hat. Dies ergibt das wöchentliche Gehalt. Bei einer Vollzeitbeschäftigung, die üblicherweise fünf Tage pro Woche umfasst, dividieren Sie dieses wöchentliche Gehalt nochmals durch fünf. Das Ergebnis zeigt Ihnen, was ein einzelner Arbeitstag wert ist.
Die Formel lautet somit:
Quartalsgehalt / 13 = Gehalt pro Woche.
Gehalt pro Woche / 5 = Tagesgehalt = Urlaubsabgeltung für einen Tag.
Beispiel 1: Urlaubsabgeltung ohne weitere Zulagen
Ein Mitarbeiter verdient pro Monat ein Bruttogehalt von 4.000 Euro. Es werden keine weiteren Zulagen oder Provisionen ausgeschüttet. Der Mitarbeiter beendet seine Tätigkeit zum 30.06.2024. Sein Resturlaub beläuft sich auf 10 Tage.
Bei einem Bruttogehalt von 4.000 € in den letzten 13 Wochen und 10 ausstehenden Urlaubstagen wird die Urlaubsabgeltung wie folgt berechnet:
| Berechnung Urlaubsabgeltung für Urlaubstage | |
| 4.000 Euro * 3 Monate = | 12.000 Euro Quartalsgehalt |
| 12.000 Euro Quartalsgehalt / 13 = | 923,08 Euro Gehalt pro Woche |
| 923,08 Euro Wochengehalt / 5 Tage = | 184,62 Euro Tagesgehalt |
| 184,62 Euro Tagesgehalt * 10 Urlaubstage = | 1.846,20 Euro Urlaubsabgeltung |
Beispiel 2: Urlaubsabgeltung mit Provisionen und Zulagen
Eine Mitarbeiterin im Außendienst verdient pro Monat ein Bruttogehalt von 6.500 Euro. Zusätzlich hat sie im Monat April 2024 eine Verkaufsprovision für einen erfolgreichen Abschluss von 9.000 Euro erhalten. Die Mitarbeiterin beendet ihre Tätigkeit zum 30.06.2024. Ihr Resturlaubsanspruch beläuft sich auf 15 Tage.
Bei einem Bruttogehalt von 6.500 € pro Monat und einer Verkaufsprovision von 9.000 Euro in den letzten 13 Wochen sowie 15 ausstehenden Urlaubstagen wird die Urlaubsabgeltung wie folgt berechnet:
| Berechnung Urlaubsabgeltung für Urlaubstage | |
| 6.500 Euro * 3 Monate = | 19.500 Euro Quartalsgehalt |
| Zuzüglich 9.000 Euro Provision = | 28.500 Euro Quartalsgehalt |
| 28.500 Euro Quartalsgehalt / 13 = | 2.192,30 Euro Gehalt pro Woche |
| 2.192,30 Euro Wochengehalt / 5 Tage = | 438,46 Euro Tagesgehalt |
| 438,46 Euro Tagesgehalt * 15 Urlaubstage = | 6.576,90 Euro Urlaubsabgeltung |
Wie erfolgt die Berechnung der Urlaubsabgeltung bei Teilzeitkräften?
Die Berechnung der Urlaubsabgeltung für Teilzeitkräfte erfolgt analog zu Vollzeitkräften, jedoch auf Basis des anteiligen Gehalts.
Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin in Teilzeit arbeitet 3 Tage pro Woche und verdient 2.500 Euro brutto pro Monat. Sie scheidet zum 30.06.2024 aus dem Arbeitsverhältnis aus und hat noch 5 offene Tage Erholungsurlaub, die finanziell abgegolten werden.
| Berechnung Urlaubsabgeltung für Urlaubstage | |
| 2.500 Euro * 3 Monate = | 7.500 Euro Quartalsgehalt |
| 7.500 Euro Quartalsgehalt / 13 = | 576,92 Euro Gehalt pro Woche |
| 576,92 Euro Wochengehalt / 3 Tage = | 192,31 Euro Tagesgehalt |
| 192,31 Euro Tagesgehalt * 5 Urlaubstage = | 961,55 Euro Urlaubsabgeltung |
Bis wann und wie muss der Arbeitgeber die Urlaubsabgeltung bezahlen?
Die Urlaubsabgeltung muss spätestens am nächsten regulären Auszahlungstermin nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden. In der Regel handelt es sich hierbei um die Gehaltszahlung zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis. Bei einem Austritt zum 30.06.2024 wird die Urlaubsabgeltung für den Urlaubsanspruch somit mit der letzten Gehaltszahlung zum 01.07.2024 vom Arbeitgeber ausbezahlt.
Wie erfolgt die Versteuerung der Urlaubsabgeltung?
Die Versteuerung der Urlaubsabgeltung ist vom Gesetzgeber klar festgelegt:
Eine Urlaubsabgeltung wird als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet und als sonstiger Bezug vom Arbeitgeber versteuert. Die Lohnsteuer wird nach der sogenannten Jahresbesteuerung berechnet.
Im ersten Schritt wird die Lohnsteuer ohne und danach mit der Urlaubsabgeltung ermittelt. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ist dann die auf die Urlaubsabgeltung entfallende Lohnsteuer.
Bei der Berechnung der Jahressteuer werden auch Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, die in die Urlaubsabgeltung einfließen, als steuerpflichtig behandelt.
Sollte die Urlaubsabgeltung Ansprüche aus mehreren Jahren umfassen, beispielsweise bei einer langfristigen Erkrankung des Arbeitnehmers, kann ein Sonderfall eintreten. Die Urlaubsabgeltung kann im Einzelfall und nach vorheriger Prüfung als „Vergütung für mehrjährige Tätigkeit“ mit einem ermäßigten Steuersatz versteuert werden.
Wichtig: Eventuell gezahlte Verzugszinsen auf eine verspätet ausgezahlte Urlaubsabgeltung sind lohnsteuerfrei.
Welche Abgaben sind bei der Urlaubsabgeltung zu leisten?
Folgende Abgaben fallen bei der Urlaubsabgeltung an:
| Abgaben | Gesetzliche Grundlage |
| Lohnsteuer: Sonstige Bezüge | § 19 EstG und § 39b Abs. 3 EStG |
| Sozialversicherung: Übliche Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung | Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) |
Kann eine Urlaubsabgeltung vertraglich ausgeschlossen werden?
Eine Urlaubsabgeltung kann im Arbeitsvertrag nicht wirksam ausgeschlossen werden. Dies ergibt sich aus § 13 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und einschlägigen Urteilen der deutschen Rechtsprechung.
Der gesetzliche Anspruch auf Urlaub und Urlaubsabgeltung ist auf Grundlage der Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes unabdingbar. Aus diesem Grund sind vertragliche Vereinbarungen, die den Anspruch auf Urlaub und Urlaubsabgeltung ausschließen oder beschränken, unwirksam.
Verjährungsfrist: Wann verjährt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
Das Bundesarbeitsgericht hat die Position des Arbeitgebers gestärkt und entschieden, dass eine Urlaubsabgeltung trotz Unabdingbarkeit Fristen (allgemeine Verjährungsfrist) unterliegt.
Die Richter am Bundesarbeitsgericht entschieden in einem Urteil im Jahr 2023 (5/23):
„Der gesetzliche Anspruch eines Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber, nicht genommenen Urlaub nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten, unterliegt der Verjährung. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.“
Gibt es Alternativen zur Urlaubsabgeltung?
Anstelle einer finanziellen Urlaubsabgeltung nutzen viele Arbeitgeber die Möglichkeit, den Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist freizustellen. In diesem Fall wird der offene Urlaub mit der einseitigen Freistellung des Arbeitgebers verrechnet.
Eine weitere Alternative zu einer einseitigen Freistellung von der Tätigkeit kann ein Aufhebungsvertrag sein. Im Aufhebungsvertrag kann festgelegt werden, dass der nicht genommene Urlaub vor dem Beendigungsdatum genommen werden muss.
FAQ zur Urlaubsabgeltung
Noch Fragen? Dann werfen Sie einfach einen Blick in das nachfolgende FAQ:
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
