DEÜV-Meldung: Hintergrundinformationen und Tipps für Arbeitgeber

Was ist eine DEÜV-Meldung?

Als DEÜV-Meldung werden elektronische Meldungen und Informationen definiert, die Arbeitgeber regelmäßig an die Träger der Sozialversicherung übermitteln müssen. Es handelt sich um Meldungen an die GKV, die Rentenversicherung oder andere Sozialversicherungsträger.

Für was steht DEÜV?

DEÜV steht für die „Datenerfassungs- und – Übermittlungsverordnung„. Diese wurde vom Bundesamt für Justiz entwickelt, um die Prozesse der Datenerfassung und -Übermittlung für die Sozialversicherungsträger (GKV, Rentenversicherung etc.) in Deutschland effizient zu gestalten und zu verbessern.

Das Gesetz und die DEÜV stützen sich auf spezifische Paragrafen des Sozialgesetzbuches. Der Gesetzgeber definiert in der Verordnung die Anforderungen für Meldungen und Beitragsnachweise, die von Arbeitgebern bereitgestellt werden müssen. Ein Beispiel für einen Beitragsnachweis sind Meldungen an die gesetzliche Rentenversicherung.

Wer ist für die DEÜV-Meldung verantwortlich?

Die Verantwortung zur Abgabe der DEÜV-Meldungen liegt ausschließlich beim Arbeitgeber. Unabhängig von der Unternehmensgröße muss jeder Arbeitgeber sicherstellen, dass die erforderlichen DEÜV-Meldungen für beschäftigte Arbeitnehmer korrekt und fristgerecht an die Sozialversicherung übermittelt werden.

In größeren Unternehmen wird diese Aufgabe von der Personalabteilung oder der Buchhaltung übernommen. In kleineren Betrieben sind in der Regel der Geschäftsführer oder ein externer Steuerberater verantwortlich, die Meldungen für die Beschäftigten vorzubereiten und das Meldeverfahren fristgerecht zu starten.

Wann muss die DEÜV-Meldung erfolgen?

Es gibt unterschiedliche Arten von DEÜV-Meldungen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgegeben werden müssen. Die häufigsten sind:

1. Anmeldungen bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses: Der § 6 DEÜV erklärt: „Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn zu melden.“
2. Abmeldungen bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses: Gemäß § 8 DEÜV ist das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung mit der nächstfolgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung und spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Ende zu melden.
3. Jahresmeldung zur Überprüfung und Aktualisierung der Daten:„Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung bis spätestens zum 15. Februar des folgenden Jahres zu erstatten“ (§ 10 DEÜV).
4. Unterbrechungsmeldungen bei längeren Auszeiten wie Elternzeit oder Krankheit: § 9 der DEÜV regelt die Unterbrechungsmeldung bei versicherungspflichtiger Beschäftigung. Wird eine versicherungspflichtige Tätigkeit für mindestens einen Monat unterbrochen, muss innerhalb von zwei Wochen eine Meldung unter Angabe der Versicherungsnummer erfolgen. Endet die Beschäftigung während der Unterbrechung, ist zusätzlich eine DEÜV-Abmeldung erforderlich.

Weitere Meldeverfahren, die im Unternehmensalltag weniger häufig vorkommen, sind:

• Meldungen bei Eintritt eines Insolvenzereignisses.
• Meldung bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt.
• Meldungen von Arbeitsentgelt bei flexiblen Arbeitszeitregelungen.
• Meldungen von Arbeitsentgelten bei Mehrfachbeschäftigung auf Anforderung der Einzugsstelle.
• Meldungen für geringfügig Beschäftigte.
• Sonstige Meldungen.

Jede der genannten Meldungen verfolgt einen spezifischen Zweck und muss entsprechend der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden.

Praxisinfo: Im § 7 DEÜV wird die Sofortmeldung am Tag des Beschäftigungsverhältnisses behandelt. Die Sofortmeldung unterscheidet sich von der Anmeldung zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses. Sie gilt für spezifische Wirtschaftsbereiche, die im Sozialgesetzbuch festgelegt sind. Dazu gehören typischerweise Branchen mit einem erhöhten Risiko für Schwarzarbeit, wie Beschäftigte im Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, das Schaustellergewerbe, eine Beschäftigungen in der Forstwirtschaft, im Gebäudereinigungsgewerbe, in Unternehmen der Fleischwirtschaft oder im Messebau. Diese Sofortmeldung soll sicherstellen, dass die Anmeldung von Beschäftigungsverhältnissen für die GKV oder Rentenversicherung korrekt, barrierefrei und zeitnah erfasst werden.

Fristen der DEÜV-Meldung

Die folgenden Fristen für die DEÜV-Meldungen sind verbindlich und sollten vom Arbeitgeber strikt eingehalten werden. Eine verspätete oder fehlerhafte Meldung kann zu Sanktionen führen.

Der § 41 der DEÜV beschreibt, dass Verstöße gegen die Verordnung, wie das nicht rechtzeitige oder unkorrekte Ausstellen und Aufbewahren von Bescheinigungen, als Ordnungswidrigkeiten gelten. Solche Handlungen können geahndet werden, wenn sie vorsätzlich oder fahrlässig geschehen, um die Einhaltung der Datenübermittlungsverpflichtungen zu gewährleisten.

Die Höhe der Geldbußen für Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit der DEÜV ist im Sozialgesetzbuch (SGB) geregelt und kann variieren. Verstöße können mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden, abhängig von der Schwere und den Umständen des Verstoßes.

Die typischen Fristen bei DEÜV-Meldungen umfassen:

Tipp: Für die Unfallversicherung müssen spezielle UV-Jahresmeldungen bis zum 16. Februar des Folgejahres abgegeben werden.

Wie erfolgt die Übermittlung der DEÜV-Meldung?

Die Übermittlung der DEÜV-Meldungen erfolgt in der Regel barrierefrei und elektronisch. Der § 16 der DEÜV legt fest, dass für die Übermittlung von Meldungen zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern der Zeichencode UTF-8 verwendet werden muss. UTF-8 ist ein weltweit verbreiteter Zeichencodierungsstandard für die elektronische Kommunikation. Die Daten müssen zudem im XML-Format übertragen werden. XML (Extensible Markup Language) ist ein vielseitiges und weitverbreitetes Datenformat zur Darstellung und zum Austausch strukturierter Informationen.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Arbeitgeber nutzen können, um ihre Meldungspflichten barrierefrei und effizient zu erfüllen. Beliebte Tools sind beispielsweise das SV-Meldeportal für elektronische Meldungen, dass die Applikation sv.net zum 30.06.2024 ersetzt hat oder DATEV. Diese und viele andere Softwareapplikationen sind speziell für die Anforderungen der deutschen Sozialversicherung konzipiert. Sie ermöglichen es Unternehmen, Daten der Beschäftigten sicher und unkompliziert an die Träger der Sozialversicherung zu übermitteln.

Info: Seit dem 1. Januar 2023 ist der elektronische Abruf der Versicherungsnummer verpflichtend.

Softwarelösungen für DEÜV-Meldungen kurz zusammengefasst:

Welche Voraussetzungen gelten für DEÜV-Meldungen?

Um die DEÜV-Meldungen korrekt durchzuführen, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie über alle notwendigen Informationen verfügen. Dazu gehören:

• Die Versicherungsnummer der Arbeitnehmer.
• Details zum Beschäftigungsverhältnis, wie Arbeitsbeginn und -ende.
• Die Höhe des Monatsentgelts.
• Angaben zu sonstigen Leistungen, wie Weihnachtsgeld oder Boni.

Ohne diese Informationen kann keine vollständige und korrekte Meldung erfolgen.