Urlaubsantrag: Bis wann muss der Arbeitgeber reagieren?

Was ist ein Urlaubsantrag?

Ein Urlaubsantrag ist ein formeller Antrag, den ein Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber einreicht, um eine bestimmte Zeitdauer von der Arbeit – zwecks Urlaub – freigestellt zu werden. Bei einem Urlaubsantrag handelt es sich stets um eine Anfrage und nicht um eine Mitteilung. Das bedeutet: Die Einreichung eines Urlaubsantrages führt nicht automatisch zur Freistellung, diese bedarf einer vorherigen Genehmigung, obwohl der Urlaubsanspruch besteht.

Rechtlich sind die Vorschriften über Angebot und Annahme von Willenserklärungen aus dem BGB entsprechend anzuwenden. Das bedeutet, eine Einigung über den Urlaub kommt lediglich zustande, wenn ein Angebot – in diesem Fall der Urlaubsantrag – auch vom Arbeitgeber angenommen bzw. genehmigt wird.

In welcher Form muss ein Urlaubsantrag gestellt werden?

In welcher Form ein Urlaubsantrag gestellt werden muss, ist stets von dem Unternehmen abhängig. Während bei kleineren Unternehmen mündliche Urlaubsanträge üblich sind, erfolgen Urlaubswünsche bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen oftmals in schriftlicher Form, wenn nicht sogar auf elektronischem Wege.

Demnach gibt es keine gesetzlich vorgeschrieben Form nach dem BUrlG, wie ein Urlaubsantrag beim Arbeitgeber eingereicht werden muss. Es sind die vertraglichen Regelungen sowie Vorgaben von Betriebsvereinbarungen zu berücksichtigen.

Welche Inhalte muss ein Urlaubsantrag enthalten?

Ein Urlaubsantrag sollte bestimmte Inhalte aufweisen, um eine klare und vollständige Kommunikation zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber zu gewährleisten. Die folgenden Informationen sind üblicherweise in einem Urlaubsantrag enthalten:

1. Betreff (bei schriftlichem Antrag): Geben Sie den Grund für den Antrag in einem kurzen Betreff an, beispielsweise „Urlaubsantrag“ oder „Antrag auf Urlaub“.
2. Daten zum Arbeitnehmer: In einem Urlaubsantrag sollte schnell der Name des Mitarbeiters ersichtlich werden. Je nach Größe des Unternehmens ist auch die Position, Abteilung und gegebenenfalls sogar die Personalnummer sinnvoll.
3. Gewünschter Zeitraum für den Urlaub: Nennen Sie den genauen Zeitraum, für den Sie Urlaub beantragen möchten, einschließlich des Anfangs- und Enddatums sowie der Anzahl der Tage, die damit einhergehen. Wenn es sich um bestimmte Tage handelt, wie beispielsweise einen halben Tag, geben Sie auch die Uhrzeiten an.
4. Vertretungsregelung: Falls nötig, geben Sie an, wie Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit organisiert wird. Wenn Sie einen Kollegen als Vertretung benannt haben oder spezielle Aufgaben delegieren müssen, listen Sie diese Informationen auf.
5. Erreichbarkeit: Falls Sie während Ihres Urlaubs erreichbar sein möchten, um wichtige Angelegenheiten oder Notfälle zu klären, geben Sie Ihre Kontaktdaten an, unter denen Sie erreichbar sind.
6. Unterschrift: Unterschreiben Sie den Urlaubsantrag handschriftlich oder fügen Sie eine digitale Signatur hinzu, um Ihre Zustimmung zu dokumentieren. Auch das Datum sollte genannt werden.

Wie lange vorher muss ein Urlaubsantrag gestellt werden?

Nachdem die Urlaubsplanungen abgeschlossen sind, kann die Frist, wie lange vorher ein Urlaubsantrag gestellt werden muss, je nach den internen Richtlinien des Unternehmens variieren. Eine gesetzliche Vorgabe zur Antragsfrist für Urlaub existiert nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht. Folglich wäre auch ein Urlaubsantrag, der um Urlaub für den nächsten Tag bittet, rechtens. In den meisten Unternehmen wird jedoch von den Arbeitnehmern erwartet, dass sie ihren Urlaubsantrag frühzeitig einreichen, um eine ordnungsgemäße Planung und Organisation des Personaleinsatzes zu ermöglichen.

Arbeitnehmern wird empfohlen, den Urlaubsantrag einige Wochen bis Monate im Voraus zu stellen – insbesondere, wenn es um den Jahresurlaub von mehreren Wochen geht. Daher sollten die Urlaubsplanungen schon frühzeitig stattfinden. Bei einzelnen Urlaubstagen sollte auch ein kurzfristiger Urlaubsantrag keine Hürde darstellen.

Manche Unternehmen haben eine Mindestfrist, zum Beispiel 2 Wochen, bevor die gewünschten Urlaubstage genommen werden können. Ist diese Regelung vertraglich festgehalten, müssen sich Arbeitnehmer daran halten.

In welcher Form muss der Urlaubsantrag genehmigt werden?

Die Genehmigung eines Urlaubsantrages muss stets ausdrücklich erfolgen. Ob die Genehmigung des Urlaubs in schriftlicher Form oder in mündlicher Form erfolgt, ist zunächst irrelevant. Bei mündlichen Urlaubsanträgen ist es jedoch empfehlenswert, eine mündliche Genehmigung des Antrages im Nachgang schriftlich als Beweis zu fixieren.

In Konzernen erfolgt die Genehmigung oftmals über ein betriebsinternes System, bei dem der Arbeitnehmer lediglich eine automatische Genehmigungsmail erhält – auch diese Form der Genehmigung ist zulässig.

Ab wann gilt ein Urlaubsantrag als genehmigt?

Ein Urlaubsantrag gilt als genehmigt, wenn der Arbeitgeber explizit eine Genehmigung ausgesprochen hat. Eine automatische Genehmigung von Urlaubsanträgen gibt es nicht! Wer trotz gültigem Urlaubsanspruch keine ausdrückliche Genehmigung vom Urlaub erhält, hat eine Ablehnung erhalten.

Bis wann muss der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag reagieren?

Die Frist, bis wann der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag reagieren muss, ist von der Form des Urlaubsantrages abhängig, also ob er mündlich oder schriftlich gestellt wird. Eine gesetzliche Vorgabe nach dem Bundesurlaubsgesetz existiert allerdings nicht.

Frist für die Arbeitgeber-Reaktion bei einem mündlichen Urlaubsantrag

Grundsätzlich erfolgt die Frist für die Annahme eines mündlichen Urlaubsantrags aus dem Gesetz: Nach § 147 Abs. 1 BGB kann ein mündlicher oder telefonischer Antrag nur sofort angenommen werden. Fragt ein Arbeitnehmer also persönlich oder mündlich nach Urlaub, hat der Arbeitgeber sich sofort zu entscheiden.

Jedoch kann der Arbeitgeber auch eine (kurze) Frist setzen, zu der er sich spätestens zurückmeldet und seine Entscheidung über den Urlaubsantrag mitteilt. In diesem Fall muss sich der Arbeitnehmer noch spätestens bis zu diesem Datum gedulden. Das „Angebot“ (der Urlaubsantrag) bleibt aufrechterhalten.

Alternativ kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch bitten, den mündlichen Antrag zu verschriftlichen, also zusätzlich einen Antrag in schriftlicher Form einzureichen.

Reagiert der Arbeitgeber auf einen mündlichen Urlaubsantrag nicht, ist der Urlaubsantrag nach dem Gesetz erst einmal wieder erloschen. Genehmigt der Arbeitgeber dann später den Urlaub, wird das wiederum das Angebot sein, welches der Arbeitnehmer stillschweigend annimmt.

Frist für die Arbeitgeber-Reaktion bei einem schriftlichen Urlaubsantrag

Sollte der Arbeitnehmer einen schriftlichen Urlaubsantrag stellen, ist keine sofortige Reaktion erforderlich – bzw. überhaupt möglich. Stattdessen hat der Arbeitgeber eine angemessene Frist zu wahren, um den Urlaubsantrag anzunehmen oder abzulehnen. In der Praxis hat sich eine Frist von 10 Tagen etabliert, im Rahmen derer der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag reagiert.

Je nach Größe des Unternehmens sowie der Anzahl an eingehenden Urlaubsanträgen (vor allem in der Hochsaison im Sommer) kann die Bearbeitung des Urlaubsantrages auch mal länger dauern. Arbeitgeber sind gut darin beraten, Regelungen und Fristen zur Bearbeitung des Urlaubsantrages vertraglich oder in Betriebsvereinbarungen festzuhalten, um Transparenz und gegebenenfalls eine höhere Flexibilität zu gewährleisten.

Kann ein Urlaubsantrag zurückgezogen werden?

Nein, ein Urlaubsantrag kann nicht einseitig durch den Arbeitnehmer zurückgezogen werden – weder vor noch nach der Genehmigung des Urlaubsantrages. Verlangen Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum Urlaub, sind sie zunächst an ihren Antrag gebunden. Der Urlaubsantrag ist also unwiderruflich. Der Arbeitnehmer kann nicht einseitig entscheiden, den Urlaubsantrag zurückzuziehen. Dasselbe gilt auch für bereits genehmigten Urlaub. Der Arbeitnehmer kann genehmigten Urlaub nicht mehr zurückziehen. Stattdessen muss er den Urlaub antreten.

Ähnliche Regelungen gelten für Arbeitgeber. Auch der Arbeitgeber darf bereits genehmigten Urlaub nicht widerrufen – also die Genehmigung zurückziehen. Wird die Genehmigung einmal erteilt, muss sich der Arbeitgeber in der Regel daran halten. Lediglich betriebliche Ausnahmesituationen würden einen Widerruf von Urlaub rechtfertigen. Die Bedingungen dafür sind jedoch komplex.

Darf ein Urlaubsantrag vom Arbeitgeber abgelehnt werden?

Ja, ein Urlaubsantrag darf auch von einem Arbeitgeber abgelehnt werden, allerdings nur aufgrund triftiger Gründe. Denn Urlaubsanträge dürfen niemals willkürlich abgelehnt werden. Schließlich sind Arbeitgeber gemäß § 7 des Bundesurlaubsgesetzes dazu verpflichtet, die individuellen Urlaubswünsche und -pläne der Arbeitnehmer zu beachten. Doch welche Gründe rechtfertigen eine Ablehnung von Urlaubsanträgen?

Können sich Arbeitnehmer gegen einen abgelehnten Urlaubsantrag wehren?

Arbeitnehmer können sich gegen einen abgelehnten Urlaubsantrag wehren, wenn diese Entscheidung willkürlich, ungerechtfertigt oder sogar rechtswidrig dar. In diesem Fall sollte zunächst eine interne Beschwerde erfolgen. Bleibt dies ohne Erfolg, können arbeitsgerichtliche Schritte in Erwägung gezogen werden. Ein Arbeitsgericht kann den Fall prüfen und eine Entscheidung treffen, ob die Ablehnung des Urlaubsantrags rechtmäßig war oder nicht.

Wichtig: Bei der Ablehnung eines Urlaubsantrages dürfen Arbeitnehmer auf keinen Fall eigenmächtig den Urlaub antreten. Das kann zu einer fristlosen außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.

FAQ – alle Antworten auf Fragen zum Urlaubsantrag

Noch Fragen? Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Urlaubsantrag – viel Spaß!