Betriebsurlaub: Vorlage, Gründe, Ankündigung & gesetzliche Regelungen

Gesetz: Wann darf Betriebsurlaub angeordnet werden?

Ein Betriebsurlaub kann vom Arbeitgeber ausschließlich aus dringenden betriebsbedingten Gründen angeordnet werden. Denn gemäß § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG) sind grundsätzlich “die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen”, außer “dringende betriebliche Belange” stehen der Berücksichtigung entgegen. Arbeitgeber können bei dringenden betrieblichen Belangen also von ihrem Direktionsrecht Gebrauch machen und Betriebsferien anordnen. Dies legt das Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf (11 Sa 378/02) vom 20.06.2002 nahe, wenn es heißt:

„Auch wenn die Urlaubserteilung nach § 7 BUrlG gegenüber einem einzelnen Arbeitnehmer nicht im Ermessen des Arbeitgebers … liegt, kann der Arbeitgeber in einem betriebsratslosen Betrieb Betriebsferien kraft des ihm obliegenden Direktionsrechts einführen. Danach rechtswirksam eingeführte Betriebsferien begründen dringende betriebliche Belange i. S. von § 7 BUrlG, hinter denen die individuellen Urlaubswünsche der Arbeitnehmer – von Härtefällen abgesehen – zurückstehen müssen.“

Welche Gründe rechtfertigen Betriebsurlaub?

Damit die Urlaubsfestlegung seitens des Arbeitgebers unter Umständen auch gegen die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers rechtens ist, bedarf es des Nachweises der dringenden betrieblichen Belange. Außerdem muss eine Interessensabwägung erfolgen. Gute Gründe für einen Betriebsurlaub sind zum Beispiel:

• Personelle Engpässe oder die Unmöglichkeit, den Betrieb ohne Vorgesetzte weiterzuführen.
• Die Anwesenheit des Arbeitgebers ist erforderlich, damit die Mitarbeiter ihrer Arbeit nachgehen können.
• Es finden Umbauarbeiten im Unternehmen statt, die eine Arbeit unmöglich machen.
• Die Auftragslage oder Kundenfrequenz nimmt saisonbedingt beispielsweise im Sommer oder zwischen Weihnachten und Neujahr deutlich ab (schwache Auftragslage in einem vorhersehbaren Zeitraum).
• Der Betrieb arbeitet hauptsächlich als Zulieferer für ein Unternehmen, das seinerseits Betriebsferien macht, wodurch die Auftragslage rapide zurückgeht.
• Betriebsrat und Arbeitgeber haben eine Betriebsvereinbarung unterzeichnet, in der Beginn und Dauer der Werksferien vereinbart sind.

Urlaubstage: Wie lange dürfen Betriebsferien dauern?

Obwohl die maximale Länge von Betriebsferien gesetzlich nicht geregelt ist, dürfen Arbeitgeber nicht den gesamten Urlaub des Personals im Rahmen von Betriebsferien abgelten. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass maximal 3/5 des Jahresurlaubs als Betriebsurlaub definiert werden dürfen (Beschluss vom 28.07.1981, 1 ABR 79/79). Bei 30 Tagen Urlaub im Jahr dürfen dem Arbeitnehmer also nicht mehr als 18 Tage Urlaub vorgeschrieben werden.

Der Rest muss als individueller Urlaub planbar bleiben. Es sind jedoch mindestens zwei Wochen an Urlaubstagen einzuräumen, die individuell vom Arbeitgeber geplant werden dürfen (10 Werktage als Minimum für individuell planbaren Urlaub).

Bis wann muss ein Betriebsurlaub angekündigt werden?

Zudem muss die Ankündigung des Betriebsurlaubs möglichst frühzeitig erfolgen, um dem Arbeitnehmer Planungssicherheit zu gewähren. Insbesondere, wenn es im Unternehmen üblich ist, dass die Mitarbeiter ihre komplette Urlaubsplanung bereits zu Beginn des Jahres einreichen müssen, ist eine vorausschauende Festlegung der Betriebsferien notwendig. Arbeitsrechtler empfehlen einen Ankündigungsvorlauf von mindestens einem halben Jahr – idealerweise vor Beginn des Kalenderjahres. Besser – auch aus juristischer Sicht – ist die Ankündigung ein Jahr im Voraus. Mindestens jedoch drei Monate im Voraus.

Expertentipp: Um späteren Differenzen mit den Arbeitnehmern aus dem Weg zu gehen, ist es empfehlenswert so früh wie möglich über Betriebsferien aufzuklären, am besten bereits im schriftlichen Arbeitsvertrag. Machen Sie im Vertag deutlich, dass ein Teil des gewährten Urlaubs in die Betriebsferien zu legen ist und behalten Sie sich das Recht auf Betriebsferien vor. So haben Sie gute Argumente und sind auf der sicheren Seite. Um flexibel zu bleiben, sollte sie auf die konkrete Angabe eines Zeitraums verzichten.

Muster für die interne Ankündigung von Betriebsurlaub

Datum: 03.01.2024

Betreff: Ankündigung Betriebsurlaub August 2024

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wir möchten Sie mit diesem Schreiben darüber informieren, dass unser Unternehmen in der Zeit vom 1. bis zum 7. August 2024 aufgrund von Betriebsferien geschlossen sein wird.

Der Grund für diesen Betriebsurlaub ist, dass unser größter Auftraggeber in diesem Zeitraum gleicherweise Betriebsferien angesetzt hat. Da unsere Arbeit stark mit diesem Kunden verbunden ist, haben wir uns entschieden, unseren Betrieb für diese Woche ebenfalls zu schließen.

Wir bitten Sie, Ihre Arbeitspläne entsprechend anzupassen und danken Ihnen im Voraus für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation. Bitte nutzen Sie diese Zeit, um sich zu erholen und Energie für die kommenden Aufgaben im Unternehmen zu sammeln.

Sollten Sie Fragen zur Organisation oder Abwicklung des Betriebsurlaubs haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung.

Mit freundlichen Grüßen

Kostenlose Vorlage – Betriebsurlaub: Text für Kunden

Sie möchten Ihre Kunden oder Geschäftspartner über Ihren anstehenden Betriebsurlaub informieren? Dann nutzen Sie einfach unsere kostenlose Text-Vorlage (Word-Dokument) für die Ankündigung der Betriebsferien.

Klicken Sie einfach auf die nachfolgende Vorschau und das Dokument lädt automatisch herunter.

Wird Betriebsurlaub auf die Urlaubstage angerechnet?

Die für den Betriebsurlaub verwendeten Tage werden vom Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer abgezogen. Betriebsurlaub ist kein bezahlter Sonderurlaub, sondern gehört zum regulären Erholungsurlaub der Mitarbeiter. Die Betriebsferien werden somit wie herkömmliche Urlaubstage, die vom Mitarbeiter selbst in Anspruch genommen werden, behandelt.

Betriebsurlaub, aber keine Urlaubstage mehr?

Wenn der Arbeitgeber Betriebsurlaub anordnet, der Arbeitnehmer jedoch keine Urlaubstage mehr hat, kann der Arbeitgeber keine unbezahlte Freistellung verlangen. Auch die Anrechnung des Betriebsurlaubes auf die Urlaubstage des Folgejahres ist nicht erlaubt. Stattdessen muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter – wie auch alle anderen Arbeitnehmer – bezahlt freistellen oder ihn zur Arbeit kommen lassen.

Wichtig: Werden die Betriebsferien frühzeitig kommuniziert, sollte eine Überbuchung des Urlaubsanspruchs nicht vorkommen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind beiderseitig in der Pflicht, den Urlaubsanspruch professionell zu behandeln und Urlaubstage nur zu nehmen oder zu gewähren, wenn ein Anspruch besteht.

Muss Betriebsurlaub im Arbeitsvertrag stehen?

Das Recht zur Anordnung eines Betriebsurlaubes muss nicht zwingend im Arbeitsvertrag, da es eine gesetzliche Grundlage gibt (§ 7 BurlG). Demnach kann Betriebsurlaub angeordnet werden, wenn dringende betriebliche Belange eben dies rechtfertigen. Eine vertragliche Grundlage ist für die Anordnung also nicht erforderlich, insofern ein dringender betrieblicher Grund vorliegt.

Sollte keine dringenden betrieblichen Belange vorliegen, brauchen Arbeitgeber wiederum eine vertragliche Vereinbarung, um Betriebsurlaub anordnen zu können. Diese kann im Arbeitsvertrag stehen oder aber in einer Betriebsvereinbarung.

Krank während Betriebsurlaub – was gilt?

Sollte ein Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubes krank werden, kann er sich die Urlaubstage gemäß § 9 BUrlG wieder zurückholen. Voraussetzung dafür ist jedoch ein ärztliches Attest, welches die Krankheit und deren Dauer belegt. Die attestierten Tage werden wieder auf den Jahresurlaub angerecht. Ebenfalls wichtig ist die schnellstmögliche Informierung des Arbeitgebers.

Darf genehmigter Urlaub storniert werden?

Einmal genehmigter Urlaub darf nachträglich nicht mehr zurückgenommen werden. Möchte der Arbeitgeber die Betriebsferien dennoch durchziehen, muss er die Mitarbeiter, die für diesen Zeitraum bereits einen genehmigten Urlaubsanspruch haben, bezahlt freistellen.

Können Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubs kündigen?

Eine arbeitnehmerseitige Kündigung ist auch während eine Betriebsurlaubs des Unternehmens jederzeit möglich. Arbeitnehmer sollten bei einer Kündigung darauf achten, dass alle Fristen eingehalten werden. Als Nachweis kann ein Einschreiben mit Rückschein dienen, das beweist, dass die Kündigung dem Unternehmen fristgerecht zugestellt wurde. 

Hat der Betriebsrat bei Betriebsferien ein Mitbestimmungsrecht?

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, so hat dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Anordnung von Betriebsurlaub geht. Das gilt nicht nur für die Lage und die Dauer der Betriebsferien, sondern auch für die grundsätzliche Frage, ob man diese anordnen kann. Können sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen, so entscheidet gemäß § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle.

Planen Sie als Arbeitgeber die regelmäßige Anordnung von Betriebsferien, dann ist es ratsam mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu treffen. Dabei handelt es sich um eine allgemeine Regelung zur Einführung von Betriebsferien für mehrere aufeinanderfolgende Urlaubsjahre. In der Betriebsvereinbarung, die künftige Verhandlungen beschleunigt und vereinfacht, kann man auch andere Urlaubsgrundsätze festschreiben. Letztlich bietet eine entsprechende Betriebsvereinbarung allen beteiligten Parteien mehr Planungssicherheit.

Welche Alternativen zum Betriebsurlaub gibt es?

Sind die Gründe nicht schwerwiegend genug um Zwangsurlaub durchsetzen zu können, hat der Betriebsrat den Betriebsferien widersprochen oder möchten Sie nicht gleich die komplette Firma stilllegen, gibt es eine ganze Reihe von Alternativen um Krisenzeiten zu überbrücken und Personalkosten einzusparen:

• Abbau von Überstunden
• Reduzierung der Arbeitszeit
• Abbau von Zeitarbeitskräften
• Einführung von Kurzarbeit
• Freisetzung von befristet Beschäftigten

Für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, hängt nicht zuletzt davon ab, wie lange der Arbeitsmangel voraussichtlich anhält. Die voreilige Entlassung von Mitarbeitern kann beispielsweise dazu führen, dass man die plötzliche Zunahme an Aufträgen personalbedingt nicht mehr bewerkstelligen kann. Aus diesem Grund ist es unter Umständen auch ratsam nicht gleich die gesamte Belegschaft in einen längeren Betriebsurlaub zu schicken. Belassen Sie ein kleines Basisteam im Dienst. Diese kann Kundenanfragen beantworten und Aufträge abarbeiten. Gegebenenfalls lässt sich dies auch über einen Bereitschaftsdienst lösen.

Fazit: Betriebsferien müssen begründbar und rechtzeitig abgeklärt sein

Wenn es dringende betriebliche Belange gibt, die vom Gesetzgeber nicht näher erläutert werden, haben Sie durchaus die Möglichkeit einen nicht unerheblichen Teil des Erholungsurlaubes Ihrer Mitarbeiter im Rahmen von zeitlich angeordneten Betriebsferien abzugelten.

Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, sind Sie von dessen Zustimmung abhängig, können aber auch eine längerfristige Betriebsvereinbarung abschließen, in der die Werksferien für die kommenden Jahre geregelt werden.

FAQ – Antworten auf Fragen zum Betriebsurlaub

Sie haben noch Fragen zum Betriebsurlaub? Dann werfen Sie einen Blick in das nachfolgende FAQ, in dem wir Ihnen die häufigsten Fragen rund um den Betriebsurlaub beantworten.