Firmenwagen in Elternzeit und Mutterschutz
Ein Dienstwagen, der vom Beschäftigten privat genutzt werden kann, gehört zu den interessantesten Benefits, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bieten können. Aus betrieblicher Sicht hat ein Dienstwagen viele Vorteile. Er dient als Motivationstreiber und kann Beschäftigte langfristig ans Unternehmen binden. Durch das Leasing erfolgt für das Unternehmen keine unnötige Kapitalbindung. Leasingraten können darüber hinaus steuerlich vorteilhaft abgesetzt werden.
Beschäftigte schätzen vor allem die Möglichkeit, ein neuwertiges, aktuelles Fahrzeug nutzen zu können und mit der 1 %-Regelung für Privatfahrten bares Geld zu sparen. Muss der Dienstwagen abgegeben werden, ist dies aus Mitarbeitersicht schmerzlich. Vor allem während der Zeit des Mutterschutzes und in der darauf folgenden Elternzeit wünschen sich viele Mitarbeiterinnen, ihren Dienstwagen weiterhin nutzen zu dürfen.
Während Arbeitgeber aus motivatorischen Gründen gern zustimmen möchten, entstehen wichtige Fragen, die dieser Artikel beantwortet. Unter anderem wird beleuchtet, ob es aus rechtlicher Sicht grundsätzlich möglich ist, einen Dienstwagen im Mutterschutz oder während der Elternzeit zu nutzen, wann ein Dienstwagen vom Arbeitgeber zurückgefordert werden kann und welche steuerlichen Auswirkungen bei einer Weiternutzung des Firmen PKW beachtet werden müssen.
Wann dürfen Unternehmen einen Dienstwagen zurückfordern?
Ist die private Nutzung eines Dienstwagens Teil des Arbeitsvertrages, können Unternehmen diesen nicht ohne Weiteres zurückfordern, da er als Vertragsbestandteil einen Baustein des Einkommens darstellt. Er wird juristisch als Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung gewertet.
Dies bedeutet für die Praxis, dass ein Dienstwagen, der Bestandteil des Arbeitsvertrages ist, während des Mutterschutzes weiterhin von einer schwangeren Mitarbeiterin genutzt werden kann. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.10.2000 legt in seiner Urteilsbegründung diesen Umstand nahe: „Gehören Sachbezüge zum Arbeitsentgelt und sind sie nicht frei widerruflich, so sind sie der Arbeitnehmerin nicht nur während eines Beschäftigungsverbots im Sinne des § 3 Abs 1, § 4 MuSchG, sondern regelmäßig auch während der Schutzfristen des § 3 Abs 2, § 6 Abs 1 MuSchG weiter zu gewähren.“ (5 AZR 240/99).
Aus dem Urteil kann ebenfalls abgeleitet werden, dass der Arbeitgeber nach Ende des Mutterschutzes und zu Beginn der Elternzeit grundsätzlich berechtigt ist, einen Dienstwagen zurückzufordern. Dies ist der Fall, da die gegenseitigen Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt aufgehoben sind. Während Mitarbeiter keine Arbeitsleistung schulden, ruht aufseiten des Unternehmens die rechtliche Verpflichtung zur Überlassung des Dienstwagens.
In diesem Fall ist eine Widerrufsklausel im Dienstwagenvertrag zielführend
Unternehmen können vorausschauend eine Widerrufsklausel im Dienstwagenvertrag verankern, die eindeutig regelt, ob und wann ein Firmenwagen zurückgegeben werden muss. Neben der Elternzeit könnte eine Kündigung, der Entzug der Fahrerlaubnis oder ein veränderter Tätigkeitsbereich Grund für den Widerruf der Dienstwagennutzung sein. Essenziell ist hierbei, dass die Widerrufsklausel transparent gefasst wird und für den Arbeitnehmer eindeutig ersichtlich wird, wann ein Widerruf droht.
Ist gemäß § 307 BGB eine Bestimmung nicht klar und verständlich, gilt sie als unangemessene Benachteiligung. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen unterstreicht dies, wenn es dort heißt: „Eine Vertragsklausel, die nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses und Freistellung von der Arbeitsleistung den sofortigen entschädigungslosen Entzug der Privatnutzung des Dienstwagens vorsieht, ist unwirksam. Zu verlangen ist die Vereinbarung einer Ankündigungsfrist, die mindestens vier Wochen betragen sollte“ (LAG Niedersachsen Sa 462/10).
Zusammenfassend kann eine Widerrufsklausel im Dienstwagenvertrag, die eindeutig formuliert ist und eine Ankündigungsfrist beinhaltet, zielführend sein. Hierfür reicht es auf Grundlage eines Urteils des Bundesarbeitsgerichts vom 21.03.2012 aus, wenn in der Widerrufsklausel geregelt wurde, dass die Überlassung des Dienstwagens widerrufen werden kann, wenn und solange der Pkw für dienstliche Zwecke seitens des Arbeitnehmers nicht benötigt wird. (5 AZR 651/10). Eine Widerrufsklausel kann somit proaktiv für Klarheit sorgen, dass ein Dienstwagen in der Phase der Elternzeit grundsätzlich nicht genutzt werden darf.
Einen Firmenwagen in Elternzeit und Mutterschutz nutzen – so ist die Rechtslage
Prinzipiell kann jedes Unternehmen eigenverantwortlich entscheiden, ob ein Dienstwagen während der Elternzeit weiterhin von der Mitarbeiterin oder vom Mitarbeiter genutzt werden kann. Im Rahmen des Mutterschutzes stehen Dienstwagen den meisten schwangeren Mitarbeiterinnen aus juristischer Sicht zu, solange der Dienstwagen Teil des Arbeitsvertrages ist. Durch die Novellierung des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes nutzen in den letzten Jahren auch viele Väter einige Elterngeldmonate, sodass sich die Frage nach der Nutzung in der Elternzeit aus rechtlicher Sicht aktueller wird.
Grundsätzlich stellt die Überlassung eines Dienstwagens, der ebenfalls privat genutzt werden darf, einen geldwerten Vorteil und einen Sachbezug dar. Als geldwerten Vorteil bezeichnet man eine Aufwendung, die ein Arbeitgeber in eine Sachleistung investieren musste. Gemäß § 8 des Einkommensteuergesetzes (EstG) gilt jeder geldwerte Vorteil als sozial- und steuerpflichtiges Einkommen.
Die Nutzung des dienstlichen PKW in der Zeit des Mutterschutzes und während der Elternzeit hat somit Einfluss auf die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsabgaben und kann vor allem das Elterngeld vermindern. Damit Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor der Geburt des Kindes korrekt und rechtskonform über die steuerlichen und finanziellen Auswirkungen der Dienstwagennutzung informieren können, müssen die Zeiten von Mutterschutz und Elternzeit getrennt voneinander betrachtet werden.
Mutterschutz und Dienstwagen: Das sollten Unternehmen beachten
Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) bestimmt, dass eine schwangere Mitarbeiterin sechs Wochen vor der Geburt und acht Wochen nach der Geburt, die als Mutterschutz bezeichnet wird, nicht beschäftigt werden darf. In dieser Zeit erhält die Mitarbeiterin auf Grundlage von § 19 MuSchG Mutterschaftsgeld von der gesetzlichen Krankenkasse. Im § 20 des MuSchG wird darüber hinaus geregelt, dass die werdende Mutter neben dem Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 Euro täglich einen durchschnittlichen kalendertäglichen Zuschuss vom Arbeitgeber erhält, der dem Entgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist vor der Entbindung entspricht.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Mitarbeiterin im Mutterschutz sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung Mutterschaftsgeld und den Zuschuss des Arbeitgebers in Höhe ihres bisherigen Nettoentgelts erhält. Bei weiterer Nutzung des Dienstwagens während der Mutterschutzfrist kann der Arbeitgeberzuschuss auch anteilig in Form des geldwerten Vorteils aus der Überlassung des Dienstwagens gewährt werden. Der Restbetrag wird unbar als Lohnersatzleistung auf das Konto der werdenden Mutter ausbezahlt.
Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und damit die Überlassung des Dienstwagens während der Zeit des Mutterschutzes ist weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Um bei Nachfragen der Finanzbehörden zweifelsfrei nachweisen zu können, dass der dienstliche PKW während der Schutzfristen genutzt wurde, sollte auf eine eindeutige Kennzeichnung in der Abrechnung geachtet werden.
Elternzeit und Dienstwagen – so wird der geldwerte Vorteil steuerlich behandelt
Zu Beginn des Mutterschutzes müssen sie festlegen, ob sie nach der Phase des Mutterschutzes an ihren Arbeitsplatz in Voll- oder Teilzeit zurückkehren oder in Elternzeit gehen und das gesetzliche Elterngeld in Anspruch nehmen möchten. Ebenso können Väter entscheiden, ob sie die im Elterngeldgesetz verankerten Vätermonate nutzen, um sich in den ersten Monaten nach der Geburt des Kindes vermehrt um die Familie zu kümmern.
Aus Sicht der Beschäftigten ist es ein Privileg, während der der Elternzeit über den Dienstwagen verfügen zu können. Durch die merklichen Gehaltseinbußen in den ersten Monaten nach der Geburt sind viele Familien froh, den dienstlichen Pkw weiterhin nutzen zu dürfen, selbst wenn der geldwerte Vorteil durch die 1 % Regelung ebenfalls Kosten verursacht. Beziehen Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer während der Elternzeit gleichzeitig Elterngeld, müssen die Regelungen des § 23c des Vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) berücksichtigt werden.
Diese bestimmen, dass arbeitgeberseitige Leistungen wie beispielsweise eine Firmenwagen-Nutzung, die in der Zeit des Elterngeldbezugs erzielt werden, nicht als beitragspflichtiges Einkommen zu werten sind. Grundvoraussetzung hierfür ist, dass der geldwerte Vorteil zusammen mit dem Elterngeld das bisherige Nettoeinkommen um nicht mehr als 50 Euro übersteigt.
Erhält die Mitarbeiterin in Elternzeit kein Elterngeld, muss der geldwerte Vorteil als beitragspflichtiges Entgelt betrachtet werden. Er ist steuer- und sozialversicherungspflichtig und somit wie gewohnt als Entgelt für weitergewährte Arbeitgeberleistungen zu versteuern. Die Lohnsteuer wird basierend auf den geltenden Lohnsteuergrundsätzen berechnet und abgeführt.
Wichtig: Bezieht der Arbeitnehmer neben der Überlassung des Dienstwagens keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn kann es abhängig vom Bruttolistenpreis und der Steuerklasse des Arbeitnehmers sein, dass keine Lohnsteuer fällig wird.
Nutzung des Dienstwagens und Auswirkungen auf die Höhe des Elterngeldes
Ein während der Elternzeit für private Fahrten überlassener dienstlicher Pkw muss bei der Berechnung des Elterngeldes und beim Elterngeldantrag berücksichtigt werden. Der Dienstwagen gilt in diesem Zusammenhang aufgrund der privaten Nutzung als Gehaltsbestandteil.
Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg erklärte hierzu in einem wegweisenden Urteil: „Die Überlassung eines Pkw (Dienstwagen) durch den Arbeitgeber zur privaten Nutzung während des Bezugs von Elterngeld stellt einen geldwerten Vorteil dar, der im und für den Elterngeldbezugszeitraum erarbeitet wird und daher zum nachgeburtlichen Einkommen zählt (L11 EG 1721/12).
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Interesse an einer weiteren Überlassung des Dienstwagens während der Elternzeit und während des Bezuges von Elterngeld haben, bedeutet dies, vorab im Detail auszurechnen in welcher Höhe der geldwerte Vorteil durch den Sachbezug des Dienstwagens das Elterngeld vermindert. Die genaue Höhe der Anrechnung des privaten Nutzungsvorteils auf das Elterngeld hängt vom Anschaffungspreis des Dienstwagens (1 % – Regelung) und dem Umstand ab, ob neben dem Elterngeld weiteres Einkommen aus einer Teilzeittätigkeit eingenommen wird.
Fazit: Unternehmen können Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Dienstwagen im Mutterschutz und während der Elternzeit zur Verfügung stellen
Ein Dienstwagen ist nützlich und vor allem für junge Eltern wichtig. Gleichzeitig kann er vom Unternehmen als Motivationstreiber eingesetzt werden.
Während der Phase des Mutterschutzes haben werdende Mütter in der Regel Anspruch auf die weitere Überlassung des Firmen PKW, solange dieser ein vertraglicher Gehaltsbestandteil ist. Im Rahmen der Elternzeit erlischt der rechtliche Anspruch. In einer individualvertraglichen Vereinbarung kann der Dienstwagen weiterhin überlassen werden. Er gilt aus steuerlicher Sicht geldwerter Vorteil und Teil des Einkommens. Abhängig von der individuellen Situation des Mitarbeiters können Steuern und Sozialabgaben während des Bezugs von Elterngeld und in der Elternzeit anfallen.
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
