Kündigungsschreiben: Das muss der Arbeitgeber beachten!

Was bedeutet es, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kündigen muss?

Eine Kündigung durch den Arbeitgeber stellt eine endgültige Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar und sollte daher stets gut überlegt sein. Das bedeutet jedoch nicht, dass es für den Arbeitgeber nicht doch gute Gründe gibt, die Arbeitsbeziehung zu beenden. Da sie für beide Seiten weitreichende Folgen hat, sollte sie in jedem Fall als Ultima ratio gelten. Für den Arbeitgeber besteht das Risiko eines längeren, kostenintensiven Rechtsstreits, sollte sich der Arbeitnehmer mit einer Kündigungsschutzklage gegen die Kündigung wehren. Demzufolge ist er gut beraten, beim Aussprechen einer Kündigung sämtliche, rechtlichen Vorschriften genau zu befolgen. Worauf kommt es aus Arbeitgebersicht also besonders an?

Zum einen ist eine Kündigung eine einseitige Willenserklärung, sodass es zur Rechtmäßigkeit keiner weiteren Zustimmung vom Empfänger bedarf. Die Kündigung muss dem Arbeitnehmer nur ordnungsgemäß und vor allem fristgerecht zugehen.

Welche Kündigungsarten gibt es?

An Kündigungsarten kommen im deutschen Arbeitsrecht die ordentliche Kündigung und außerordentliche (fristlose) Kündigung infrage.

Die ordentliche Kündigung stellt dabei den Normalfall dar und gliedert sich in drei Arten:

Betriebsbedingte Kündigung

Der Arbeitgeber ist gezwungen, seinem Arbeitnehmer bzw. mehreren Arbeitnehmern gleichzeitig betriebsbedingt zu kündigen, wenn ihm die Unternehmensentwicklung bzw. -situation keine andere Wahl lässt. Muss Personal abgebaut werden oder steht etwa eine Betriebsstilllegung an, stellen derartige Voraussetzungen ein „dringendes, betriebliches Erfordernis“ dar. Wenn der einzelne Arbeitnehmer nicht anderweitig im Unternehmen beschäftigt werden kann und eine ordnungsgemäße Sozialauswahl stattgefunden hat, ist eine betriebsgemäße Kündigung rechtmäßig und wirksam ergangen.

Verhaltensbedingte Kündigung

Legt der Arbeitnehmer ein vertragswidriges Verhalten an dem Tag und verstößt als Arbeitskraft somit gegen seine Arbeitspflichten, kann der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. Beispiele hierfür sind wiederholtes Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung, Verletzung der Verschwiegenheitspflicht oder privates Internetsurfen am Arbeitsplatz. In der Regel erfolgen in ersten Schritten Ermahnungen bzw. offizielle Abmahnungen.

Personenbedingte Kündigung

Anders als bei der verhaltensbedingten Kündigung spricht der Arbeitgeber eine personenbedingte Kündigung dann aus, wenn der Arbeitnehmer eben keinen Einfluss (mehr) darauf hat, ob er seine vertraglich geschuldete Leistung erbringen kann oder nicht. Die Tatsache, dass er seinen Aufgaben nicht dauerhaft nachkommen kann, liegt in diesem Fall in seiner Person und nicht in seinem Verhalten begründet. Darunter fallen Gründe wie eine länger andauernde Krankheit, der Entzug der Fahr- bzw. Arbeitserlaubnis oder etwa eine Suchterkrankung.

Daneben kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter in besonderen Fällen auch fristlos kündigen, wenn eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar geworden ist:

Außerordentliche Kündigung

Ist dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar, ist er nach § 626 BGB berechtigt, dem Arbeitnehmer fristlos zu kündigen. Dafür muss ein „wichtiger Grund“ gegeben sein, der zur Kündigung auch ohne Einhaltung der Kündigungsfrist berechtigt. In den folgenden Fällen kann ein wichtiger Grund bejaht werden:

• grobe Beleidigung (gegenüber Kollegen, Vorgesetzten oder auch Kunden)
• Begehung von Straftaten (z. B. Diebstahl, Sachbeschädigung, Androhung von Gewalt)
• Arbeitsverweigerung

Liegt einer der Gründe für eine außerordentliche Kündigung vor, muss eine Interessenabwägung zwischen beiden Seiten vorgenommen werden. Danach ist die Kündigung dann als rechtmäßig anzusehen, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses das seines Angestellten an der Beibehaltung überwiegt.

Welche Inhalte muss ein ordentliches Kündigungsschreiben aufweisen?

Eine ordentliche Kündigung sollte inhaltlich stets so formuliert sein, dass der Empfänger weiß, worum es dabei geht. Insofern bietet es sich bereits bei der Betreffzeile an, die Kündigung als solche beim Namen zu nennen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass der Arbeitgeber in einem ersten Schritt nicht verpflichtet ist, in dem Kündigungsschreiben die Gründe anzugeben. Allerdings hat der gekündigte Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, die Gründe nachträglich zu erfahren. Der Arbeitgeber muss sie in dem Fall also nachreichen.

Aus rein formalen Gründen gehört in das Kündigungsschreiben einer ordentlichen Kündigung natürlich auch die Kündigungserklärung als solche.

Zu den sonstigen Punkten, die unbedingt in das Schreiben gehören, zählen:

• Angaben zum Absender und Empfänger
• eindeutiger Hinweis in Betreffzeile
• Datum
• Kündigungsfristen bzw. Kündigungstermin
• Unterschrift des Arbeitgebers bzw. seines Vertretungsberechtigten (z. B. Personalleiter)

Muster für ein ordentliche Kündigungsschreiben

Nachfolgend finden sie drei Muster-Beispiele für ordentliche Kündigungsschreiben – aus betriebsbedingten, verhaltensbedingten oder personenbedingten Gründen.

Muster für betriebsbedingte Kündigung

Adresse Arbeitgeber

Adresse Arbeitnehmer

Ort, Datum

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte(r) Frau, Herr xxx,

hiermit kündigen wir den mit Ihnen am xxx (Datum) geschlossenen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum xxx (Datum). Dies ist nach unseren Berechnungen der xxx (Datum). Hilfsweise kündigen wir hiermit zum nächstmöglichen Termin.

Die Gründe unserer Kündigung haben wir Ihnen bereits in einem persönlichen Gespräch mitgeteilt. Wir sehen uns aufgrund der zum xxx (Datum) bevorstehenden Betriebsschließung (bzw. Schießung Ihrer Abteilung) und nach Durchführung einer ordnungsgemäßen Sozialauswahl leider zu diesem Schritt gezwungen.

(falls vorhanden:) Der Betriebsrat wurde von der Kündigung informiert und hat dieser bereits zugestimmt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich gemäß § 38 Abs. 1 SGB III mit dem Zugang dieses Schreibens bei der Agentur für Arbeit als arbeitssuchend melden müssen. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, müssen Sie sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes melden. Kommen Sie dieser  Meldepflicht nicht nach, kann dies Kürzungen bei Ihrem Arbeitslosengeld zur Folge haben.

Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen für Ihre persönliche und berufliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Arbeitgeber

Empfangsbestätigung

Die Kündigung wurde mir am xxx (Datum) ausgehändigt.

Unterschrift Arbeitnehmer

Muster für verhaltensbedingte Kündigung

Adresse Arbeitgeber

Adresse Arbeitnehmer

Ort, Datum

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte(r) Frau, Herr xxx,

hiermit kündigen wir den mit Ihnen am xxx (Datum) geschlossenen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht aus verhaltensbedingten Gründen zum xxx (Datum). Dies ist nach unseren Berechnungen der xxx (Datum). Hilfsweise kündigen wir hiermit zum nächstmöglichen Termin.

Zu diesem bedauerlichen Schritt sehen wir uns nun aufgrund der von Ihnen begangenen erheblichen Pflichtverletzungen und der am xxx (Datum) bereits erteilten Abmahnung leider gezwungen.

Die Gründe unserer Kündigung wurden Ihnen bereits in einem persönlichen Gespräch mitgeteilt. Ihnen wird Folgendes vorgeworfen: Sie haben am xxx (Datum) und xxx (Datum) … (Beschreibung der Pflichtverletzung).

Schon im Abmahnungsschreiben haben wir Sie auf die möglichen Folgen einer wiederholten Pflichtverletzung hingewiesen. Leider blieb dies ohne Erfolg.

(Falls vorhanden:) Der Betriebsrat wurde von der Kündigung informiert und hat dieser bereits zugestimmt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich gemäß § 38 Abs. 1 SGB III mit dem Zugang dieses Schreibens bei der Agentur für Arbeit als arbeitssuchend melden müssen. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, müssen Sie sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes melden. Kommen Sie dieser  Meldepflicht nicht nach, kann das Kürzungen bei Ihrem Arbeitslosengeld zur Folge haben.

Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen für Ihre persönliche und berufliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Arbeitgeber

Empfangsbestätigung

Die Kündigung wurde mir am xxx (Datum) ausgehändigt.

Unterschrift Arbeitnehmer

Muster für personenbedingte (krankheitsbedingte) Kündigung

Adresse Arbeitgeber

Adresse Arbeitnehmer

Ort, Datum

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte(r) Frau, Herr xxx,

hiermit kündigen wir den mit Ihnen am xxx (Datum) geschlossenen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht aus personenbedingten Gründen zum xxx (Datum). Dies ist nach unseren Berechnungen der xxx (Datum). Hilfsweise kündigen wir hiermit zum nächstmöglichen Termin.

Die Gründe unserer Kündigung wurden Ihnen bereits in einem persönlichen Gespräch mitgeteilt. Zu diesem bedauerlichen Schritt sehen wir uns nun aufgrund Ihrer krankheitsbedingten Fehlzeiten gezwungen.

Auch zukünftig ist eine Besserung Ihrer gesundheitlichen Situation leider nicht in Sicht, sodass wir davon ausgehen müssen, dass der Betriebsablauf weiterhin dauerhaft gestört sein wird.

(falls vorhanden:) Der Betriebsrat wurde von der Kündigung informiert und hat dieser bereits zugestimmt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich gemäß § 38 Abs. 1 SGB III mit dem Zugang dieses Schreibens bei der Agentur für Arbeit als arbeitssuchend melden müssen. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, müssen Sie sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes melden. Kommen Sie dieser  Meldepflicht nicht nach, kann das Kürzungen bei Ihrem Arbeitslosengeld zur Folge haben.

Wir danken Ihnen für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen für Ihre persönliche und berufliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Arbeitgeber

Empfangsbestätigung

Die Kündigung wurde mir am xxx (Datum) ausgehändigt.

Unterschrift Arbeitnehmer

Welche Inhalte muss ein außerordentliches Kündigungsschreiben aufweisen?

Auch wenn die außerordentliche, nämlich fristlose Kündigung seltener vorkommt als die ordentliche Kündigung, so ist sie dennoch nicht minder „wichtig“. Denn, gerade wenn das Arbeitsverhältnis wegen eines „wichtigen Grundes“ gemäß § 623 Abs. 1 BGB beendet werden kann bzw. muss, ist es z. B. für den Arbeitgeber von großem Vorteil, schnell handeln zu können. Dieser wichtige, schwerwiegende Grund ist es schließlich, der es dem Arbeitgeber unzumutbar macht, am Arbeitsverhältnis festzuhalten.

Aufgrund der direkten und weitreichenden Folgen sind dementsprechend strenge Bedingungen an die außerordentliche Kündigung und ihre Inhalte geknüpft. Dabei ist festzuhalten, dass die fristlose Kündigung die Gründe nicht extra in der Kündigungserklärung benennen muss. Allerdings kann der gekündigte Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, dass ihm der Kündigungsgrund unmittelbar schriftlich mitgeteilt wird.

Was sonst noch in das Schreiben einer außerordentlichen Kündigung gehört:

• Absender und Adressat
• eindeutige Betreffzeile („außerordentliche Kündigung“)
• Datumsangabe
• Kündigungserklärung
• Unterschrift

Wie der Name schon sagt, muss bei der außerordentlichen, fristlosen Kündigung natürlich keine Kündigungsfrist beachtet und angegeben werden.

Muster für eine fristlose (außerordentliche) Kündigung

Adresse Arbeitgeber

Adresse Arbeitnehmer

Ort, Datum

Fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte(r) Frau, Herr xxx,

wir sehen uns leider gezwungen, das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom xxx (Datum) außerordentlich aus wichtigem Grund und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zu kündigen. Dies ist nach unseren Berechnungen der xxx (Datum). Hilfsweise kündigen wir hiermit zum nächstmöglichen Termin.

Wir bedauern diesen Schritt sehr. Aufgrund der gravierenden Pflichtverletzung Ihrerseits und mehrfachen, erfolglosen Abmahnungen, bleibt uns jedoch keine andere Wahl.

Die Gründe unserer Kündigung wurden Ihnen bereits in einem persönlichen Gespräch mitgeteilt.

Danach sehen wir es nach den Zeugenaussagen von Herrn xxx und Frau xxx (Namen der Zeugen) als erwiesen an, dass Sie Ihren Vorgesetzten Herrn xxx (Name) mehrfach als „Idioten“ bezeichnet haben. Dies geschah nachweislich am xxx und xxx (Datum). Damit haben Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten aufs Gröbste verletzt und das Betriebsklima nachhaltig gestört, wodurch uns eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar wurde.

(Falls vorhanden:) Der Betriebsrat wurde von der Kündigung informiert und hat dieser bereits zugestimmt.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie sich gemäß § 38 Abs. 1 SGB III mit dem Zugang dieses Schreibens bei der Agentur für Arbeit als arbeitssuchend melden müssen. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, müssen Sie sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunktes melden. Kommen Sie dieser  Meldepflicht nicht nach, kann das Kürzungen bei Ihrem Arbeitslosengeld zur Folge haben.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Arbeitgeber

Empfangsbestätigung

Die Kündigung wurde mir am xxx (Datum) ausgehändigt.

Unterschrift Arbeitnehmer

Welchen Formanforderungen muss ein Kündigungsschreiben genügen?

Grundsätzlich gilt im deutsche Arbeitsrecht für alle Kündigungen: Gemäß § 623 i. V. m. § 123 BGB muss bei Kündigungsschreiben die Schriftform eingehalten werden. Gleichzeitig ist die elektronische Form ausgeschlossen. Das heißt, dass das Arbeitsverhältnis schriftlich beendet werden muss, andere Möglichkeiten der Telekommunikation wie E-Mail oder Fax reichen hierfür nicht aus. Dies gilt im Übrigen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Während die konkreten Kündigungsgründe nicht genannt werden müssen, muss das Kündigungsschreiben sehr wohl handschriftlich bzw. eigenhändig unterschrieben werden. Dazu kann neben dem Kündigenden auch der gesetzliche Vertreter oder ein sonstiger Bevollmächtigter befugt sein. Je nach Rechtsform des Unternehmens kann dies von ganz unterschiedlichen Personen erfolgen:

• Einzelunternehmen – Inhaber
• GbR – Gesellschafter gemeinsam
• GmbH – Geschäftsführer
• AG – sämtliche Vorstandsmitglieder
• OHG – jeder einzelne Gesellschafter
• KG – Komplementäre

Des Weiteren verlangt die ordentliche Kündigung die Datumsangabe, um Kündigungsfristen nachvollziehen zu können. Insgesamt muss aus den Angaben im Kündigungsschreiben die eindeutige Identifikation der beiden Vertragsparteien hervorgehen.

Auch muss die außerordentliche oder ordentliche Kündigung als einseitige Willenserklärung dem Empfänger zugehen, um eine rechtliche Bindung zu entfalten. Um dies sicherzustellen, kann der Arbeitgeber entweder einen Boten (auch:  Gerichtsvollzieher) bestellen oder sich die Kündigung vom Arbeitnehmer per Unterschrift bestätigen lassen.