Arbeitsbescheinigung – ein ausführlicher Leitfaden für Arbeitgeber

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Bei der Arbeitsbescheinigung handelt es sich um ein amtliches Formular der Bundesagentur für Arbeit. Die darin gemachten Angaben dienen vor allem als Bewertungsgrundlage für den Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslosengeld oder Sozial(versicherungs-)leistungen. 

Diese Bescheinigung bestätigt die Dauer der Beschäftigung, die Art der durchgeführten Arbeit, eventuelle Unterbrechungen und den Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses. Darüber hinaus bietet das ausgefüllte Formular Auskunft über das erzielte Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzahlungen. Damit bildet die Arbeitsbescheinigung eine wichtige Informationsquelle für die Arbeitsagentur, um den Anspruch und die Höhe des Arbeitslosengeldes des Arbeitnehmers festzustellen.

Wann muss eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden?

Bis zum 1. Januar 2016 waren Arbeitgeber generell verpflichtet, mit dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung ans Arbeitsamt zu übermitteln. Heute muss das Formular jedoch nur noch auf Anfrage ausgefüllt werden. Das Sozialgesetzbuch III (SGB III) schreibt im § 312 dazu Folgendes vor:

„Der Arbeitgeber hat auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung); dabei hat er den von der Bundesagentur hierfür vorgesehenen Vordruck zu benutzen.“

Die Ausstellung zum Ende des Arbeitsverhältnisses ist also heute nur noch auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitsagentur nötig. Fordert jedoch eine der beiden Parteien die Arbeitsbescheinigung, sollten Arbeitgeber dies nicht ignorieren und das Formular so bald wie möglich einreichen.

Der Grund: Gemäß Paragraf 312 III des Sozialgesetzbuches (SGB) ist der Arbeitgeber zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet, insofern der Arbeitgeber darum gebeten wird. Eine anschließende Weigerung oder Nicht-Ausfüllung der Arbeitsbescheinigung kann zu rechtlichen Konsequenzen und Bußgeld führen.

Welche formalen Anforderungen muss die Arbeitsbescheinigung erfüllen?

Da es sich bei der Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt rechtlich gesehen um eine Urkunde handelt, ist seine Form bindend – die Ausstellung muss deshalb immer nach den formalen Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit erfolgen. Laut § 312 SGB III sind dabei grundsätzlich die folgenden Informationen wahrheitsgemäß anzugeben:

• Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers: Dazu gehört die Beschreibung der Tätigkeit, die vom Arbeitnehmer ausgeübt wurde. Änderungen der Tätigkeit während des Arbeitsverhältnisses sollten ebenfalls aufgeführt werden.
• Beginn, Ende und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: Dazu gehören das Startdatum und das Ende der Beschäftigung sowie Besonderheiten wie Unterbrechungen. Schließlich sind eventuelle Gründe für eine Sperrzeit zu vermerken, zum Beispiel bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer ohne wichtigen Grund oder bei einem Aufhebungsvertrag. Diese Angaben sind für die Arbeitsagentur von Bedeutung, da sie Einfluss auf den Beginn der Zahlung des Arbeitslosengeldes haben können.
• Höhe des Arbeitsentgelts und sonstiger Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat: Hierbei ist nicht nur das reguläre Entgelt zu nennen – auch eventuelle Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen aufgeführt werden. Zudem müssen Informationen zu möglichen Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder während eines Urlaubs dokumentiert werden.

Zusätzliche Daten sind je nach Einsatzbereich des Dokuments anzugeben. Dabei muss die Arbeitsbescheinigung dem Muster der Bundesagentur für Arbeit entsprechen, das für den jeweiligen Einsatzzweck vorgesehen ist. Der Vordruck für das Arbeitslosengeld I erfordert beispielsweise zusätzlich die folgenden Auskünfte:

• die betrieblichen Daten des Arbeitgebers
• die persönlichen Daten des Arbeitnehmers
• Angaben zur Beitragspflicht
• Informationen über die wöchentliche Arbeitszeit
• Auskünfte über Leistungen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeits-, Beschäftigungs- oder Heimarbeitsverhältnisses
• Angaben zur Kündigungsfrist

Welches Formular beim Arbeitsamt eingereicht werden muss, hängt vor allem von den Umständen der Kündigung des Arbeitsverhältnisses und den Beschäftigungszeiten des Arbeitnehmers ab. Üblicherweise erhalten der Arbeitgeber oder der Beschäftigte das entsprechende Formblatt direkt von der Arbeitsagentur.

Die Agentur für Arbeit weist außerdem darauf hin, dass die Informationen im Formblatt für die Arbeitsbescheinigung nur den Regelfall für die Ermittlung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld abdecken. Sollten in Einzelfällen weitere Angaben notwendig sein, fordert die Agentur diese aber normalerweise ausdrücklich ein.

Wo erhält man die Vorlage für die Arbeitsbescheinigung?

Die Bundesagentur für Arbeit stellt die Vorlagen für die Arbeitsbescheinigung zur Verfügung. Diese Vorlagen können Sie direkt von der offiziellen Website der Agentur downloaden oder beim örtlichen Arbeitsamt angefordert werden. Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, die aktuellste Version des Formulars zu verwenden, da die Vorlage regelmäßig aktualisiert wird, um den rechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Arbeitsagentur gerecht zu werden.

Wie wird die Arbeitsbescheinigung ausgefüllt?

Die umfangreichen Informationen, die in der Arbeitsbescheinigung gefordert werden, stellen vor allem Arbeitgeber in kleineren Betrieben vor eine Herausforderung. 

Achtung: Wer beim Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung Informationen falsch oder unvollständig angibt, begeht nach § 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III eine Ordnungswidrigkeit. Laut § 321 SGB III verpflichten falsche Angaben im Formblatt den Arbeitgeber außerdem zum Schadenersatz, wenn dadurch z. B. eine Sperrfrist beim Arbeitslosengeld I verursacht wird. Auch beim Überziehen der Frist oder verweigerter Ausstellung droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Als Ausfüllhilfe stellt die Agentur auf ihrer Internetseite deshalb eine konkrete Anleitung mit Hinweisen zum Vordruck „Arbeitsbescheinigung“ zur Verfügung. Wenn Sie sich als Arbeitgeber bei einzelnen Angaben unsicher sind, lohnt ein Blick in dieses Dokument. Vor allem die Angaben zur Abrechnung des Arbeitsentgelts sind in dieser Ausfüllhilfe genau aufgeschlüsselt. Und auch die Handhabung offener Urlaubstage oder einer Abfindung ist hier mit ausführlichen Beispielen erklärt.

Weitere Unklarheiten sollten Arbeitgeber umgehend mit dem zuständigen Sachbearbeiter bei der Bundesagentur für Arbeit klären – denn eine nachträgliche Korrektur ist in der Regel deutlich aufwendiger und kann sich zu Beispiel im Zusammenhang mit einer Kündigungsschutzklage negativ auswirken. Sind Sie bei einer Anfrage der Bundesagentur unsicher, konsultieren Sie dagegen Ihre innerbetriebliche Rechtsabteilung oder einen Anwalt für Arbeitsrecht.

Wie wird die Arbeitsbescheinigungen übermittelt?

Bis 2023 war es erlaubt, dass Arbeitsbescheinigungen in Papierform an die Agentur für Arbeit übergeben wurden. Seit dem 1. Januar 2023 ist es jedoch gesetzlich vorgeschrieben, dass die Arbeitsbescheinigung ausschließlich in digitaler Form übermittelt werden. Die Übermittlung in Papierform ist ausgeschlossen.

Zu diesem Zweck hat die Arbeitsagentur eigens das digitale BEA-Verfahren („Bescheinigungen Elektronisch Annehmen“) entwickelt. Während dieses Verfahren im Jahr 2022 noch freiwillig genutzt werden konnte, ist es ab 2023 nun Pflicht. 

Wichtig: Das Widerspruchsrecht gegen die digitale Übermittlung der Arbeitsbescheinigung ist ebenfalls mit dem 01.01.2023 erloschen.

Welche Vorteile hat die digitale Erstellung der Arbeitsbescheinigung?

Im Gegensatz zur Übermittlung in Papierform gelangen die Daten auf digitalem Weg direkt ins System der Agentur für Arbeit. Das hat für Arbeitgeber verschiedene Vorteile, zum Beispiel:

• Einsparung der Papier- und Portokosten
• Zeitersparnis durch automatische Erstellung im Lohnbuchhaltungssystem
• Vermeidung von Rückfragen wegen unplausibler oder unvollständiger Angaben
• rechtssicherer Eingangsnachweis mit Quittung
• die Agentur für Arbeit regelt die Einsichtnahme des Arbeitnehmers in die Bescheinigung 

Fehlerhaft ausgefüllte Arbeitsbescheinigung: Was können Arbeitgeber tun?

Wenn ein Fehler in der Arbeitsbescheinigung festgestellt wird, kann dieser durch Ausstellen einer neuen, korrigierten Bescheinigung behoben werden. Es ist ratsam, den Arbeitnehmer über die Korrektur zu informieren und sicherzustellen, dass die korrigierte Arbeitsbescheinigung rechtzeitig bei der Arbeitsagentur eingeht.

Frist: Wie lange hat der Arbeitgeber für die Ausfüllung der Arbeitsbescheinigung Zeit?

Die genaue Frist für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ist gesetzlich nicht festgelegt. Es wird jedoch dringend empfohlen, sie so schnell wie möglich auszufüllen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dies erleichtert den Übergang für den Arbeitnehmer und ermöglicht es ihm, rechtzeitig seinen Anspruch auf Arbeitslosengeld geltend zu machen.

Fazit: Arbeitgeber sollten die Arbeitsbescheinigung gewissenhaft behandeln

Generell sollten Arbeitgeber und Personaler die Arbeitsbescheinigung mit Sorgfalt bearbeiten – denn als Arbeitgeber tragen Sie beim Ausfüllen des Formulars eine große Verantwortung. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Urkunde ausschlaggebend für die Entscheidung des Arbeitsamtes über den Antrag auf Arbeitslosengeld. Kommen Sie Ihrer Pflicht nicht nach, droht deshalb auch Ihrem Unternehmen ein Bußgeld.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Fristen der Agentur für Arbeit unbedingt einzuhalten und die Arbeitsbescheinigung zeitnah auszustellen. Auch alle Angaben zur Tätigkeit, beispielsweise zum Arbeitsentgelt oder beitragspflichtigen Abgaben, sollten lückenlos und vollständig ausgefüllt werden. 

Die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigung ist bereits seit 2023 eine Pflicht. Nutzen Sie daher einfach das digitale Programm der Arbeitsagentur: BEA.

FAQ: Antworten auf wichtige Fragen zur Arbeitsbescheinigung