Abmahnung eines Mitarbeiters: Gründe, Beispiele und Muster

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung im deutschen Arbeitsrecht kann als eine offizielle und formale Mitteilung definiert wird, mit der ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer unmissverständlich mitteilt, dass sein Verhalten nicht den erforderlichen Standards entspricht oder das nachweislich eine Pflichtverletzung vorliegt, die dringend abgestellt werden muss.  

Das Fehlverhalten muss in der Abmahnung eindeutig, nachvollziehbar und umfassend dargestellt werden und gilt in diesem Fall als arbeitsrechtliche Unmutsäußerung des Arbeitgebers. Abmahnungen können aus verschiedenen Gründen ausgesprochen werden, beispielsweise wegen mehrfacher Verspätung, verhaltensbedingten Fehlverhaltens oder aufgrund eines Verstoßes gegen die Unternehmensrichtlinien.

Wann ist eine Abmahnung sinnvoll?

Wenn einzelne Mitarbeiter durch regelmäßiges Fehlverhalten auffallen, gefährdet dies meist nicht nur die persönliche Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Nicht selten bringen Beschäftigte, die sich über die gemeinsamen Werte und Regeln im Unternehmen hinwegsetzen, das gesamte Betriebsklima ins Wanken. Denn regelmäßiges Zuspätkommen und andere „Kavaliersdelikte“ bedeuten nicht nur finanzielle Einbußen für das Unternehmen. Bei pflichtbewussten Kollegen führen sie schnell zu Unmut und können damit die Produktivität des Betriebs nachhaltig belasten. Je nach Schwere der Zuwiderhandlungen haben Vorgesetzte deshalb laut Arbeitsrecht die Möglichkeit, mit einer Abmahnung disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. 

Doch nicht immer ist die Abmahnung das erste Wahl, da sie das Vertrauensverhältnis zum betreffenden Mitarbeiter unwiederbringlich zerstören kann. Daher sollten Sie stets erst die Ermahnung bevorzugen.

Beispiel: Fallen Beschäftigte durch Fehlverhalten auf, sollten Arbeitgeber den Sachverhalt zunächst in einem persönlichen Gespräch erörtern. Unter Umständen stecken ernstzunehmende Gründe hinter dem Verstoß – oder der Mitarbeiter ist sich seines Fehlers gar nicht bewusst. In vielen Fällen lässt sich die Angelegenheit bereits mit einer einfachen Unterhaltung oder einer mündlichen Ermahnung aus der Welt schaffen.

Zeigt sich der Arbeitnehmer jedoch uneinsichtig, ist eine offizielle Abmahnung teilweise unvermeidbar. Auch schwerere Fälle wie ausdrückliche Arbeitsverweigerung sollten umgehend mit einer Abmahnung geahndet werden. 

Doch welche Gründe erlauben überhaupt eine Abmahnung?

Welche Gründe rechtfertigen eine Abmahnung?

Folgende Gründe rechtfertigen eine Abmahnung:

• Zu späte, fehlende oder nachweislich inkorrekte Krankmeldung oder Drohung des Arbeitnehmers, sich krankzumelden. 
• Verstoß gegen die Compliance-Regelungen des Unternehmens.
• Diebstahl von Arbeitsmaterialien.
• Leistungs- und Arbeitsverweigerung.
• Nebentätigkeit ohne Genehmigung.
• Nachweislich falsche Abrechnung von Arbeitszeiten.
• Vorsätzliche oder grob fahrlässige Beschädigung des Firmeneigentums.
• Antreten einer Urlaubsreise ohne Bewilligung des Urlaubsantrags.
• Wiederholtes Zuspätkommen, trotz mehrfacher Ermahnung.
• Verstöße gegen das betriebliche Rauchverbot am Arbeitsplatz.
• Sexuelle Belästigung in verbaler oder tatsächlicher Form.
• Beleidigung von Kollegen oder Vorgesetzten.
• Alkoholkonsum am Arbeitsplatz, wenn dieser vertraglich untersagt ist. 

Wann das Fehlverhalten des Arbeitnehmers dabei stattgefunden hat, ist streng genommen irrelevant – denn eine Abmahnung unterliegt keinen gesetzlichen Fristen. Es ist jedoch sinnvoll, eine gerechtfertigte Abmahnung so schnell wie möglich auszusprechen. Erfolgreiche Unternehmen ergreifen ihre Maßnahmen im Idealfall bereits in der Kalenderwoche des Vorfalls, beziehungsweise innerhalb von 5 Arbeitstagen. 

Bei unbelehrbaren Mitarbeitern folgt der Abmahnung außerdem nicht selten die Kündigung. Gerade vor diesem Hintergrund sollten sich Vorgesetzte vor Ergreifen dieser Maßnahme deshalb objektiv fragen:

1. Sind die Abmahnung und deren Anlass der verhältnismäßig?
2. Wurde der Mitarbeiter angehört und hatte er Gelegenheit, sich umfassend zu äußern?
3. Sind die Beweise für das abzumahnende Verhalten stichhaltig und gesichert (notfalls auch vor Gericht)?

Fällt nach Abwägung dieser Faktoren die Entscheidung zur Abmahnung, gilt es auch bei der Umsetzung einen klaren Kopf zu bewahren. Ob als Arbeitgeber oder Führungskraft: Gehen Sie das Thema mit besonderer Sorgfalt an und behalten Sie die möglichen Konsequenzen des Falls immer im Blick.

Welche Funktionen erfüllt eine Abmahnung? 

Eine Abmahnung hat eindeutige arbeitsrechtliche Konsequenzen. Zusätzlich erfüllt sie: 

1. Eine Rügefunktion,
2. Eine Warnfunktion,
3. Eine Dokumentationsfunktion.

Die Rügefunktion: Die Pflichtverletzung des Arbeitsverhältnisses wird nicht geduldet

Die Rüge- oder Hinweisfunktion ist der Kern jeder Abmahnung. Der Arbeitgeber erklärt mit der Abmahnung unmissverständlich, dass ein Fehlverhalten oder eine Pflichtverletzung nicht hingenommen wird. Durch die Rügefunktion wird der Vertragsverstoß objektiviert und das Arbeitsverhältnis infrage gestellt. 

Die Warnfunktion: Eindeutige Konsequenzen im Wiederholungsfall

Nicht jeder Vertragsverstoß oder jedes Fehlverhalten ist in Bezug auf ihre Intensität gleich negativ zu bewerten. Kommt der Arbeitgeber nach Anwendung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes zu dem Schluss, dass eine Abmahnung gerechtfertigt ist, ist dies gleichzeitig als signifikante Warnung an den Arbeitnehmer zu verstehen, sich ab sofort vertragstreu zu verhalten und das Fehlverhalten abzustellen. Dem abgemahnten Arbeitnehmer muss durch die Warnfunktion der Abmahnung bewusst werden, dass im Wiederholungsfall ernste arbeitsrechtliche Konsequenzen und eine Kündigung drohen.

Die Dokumentationsfunktion: Pflichtverletzungen werden aktenkundig

Kein Unternehmen macht es sich leicht, eine Abmahnung auszusprechen, da mit einer Abmahnung grundsätzlich ein Bruch in der Beziehung zum Arbeitnehmer droht. Bei einem schweren Vertragsverstoß oder bei verhaltensbedingten Pflichtverletzungen ist eine Abmahnung jedoch alternativlos. Durch die Dokumentationsfunktion der Abmahnung erhält diese die notwendige arbeitsrechtliche Relevanz. Sie wird in der Personalakte des Mitarbeiters dokumentiert, sodass allen Beteiligten klar ist, dass eine erneute Pflichtverletzung Konsequenzen haben wird. 

Wie mahnen Sie Mitarbeiter erfolgreich ab?

Um einen Mitarbeiter rechtssicher abzumahnen, hat sich folgendes Vorgehen – bestehend aus drei Schritten – bewährt:

1. Beweise sichern: Als Arbeitgeber müssen Sie in einem möglichen verhaltensbedingten Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass Ihre Abmahnung berechtigt war. Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung ist deshalb die Recherche und die Dokumentation des Sachverhalts. Halten Sie daher die Aussagen beteiligter Personen möglichst schriftlich fest. Lassen Sie die Aussagen auch unterschreiben.
2. Mitarbeitergespräch führen: Bevor Sie eine Abmahnung aussprechen, sollten Sie immer mit dem betroffenen Mitarbeiter ein Gespräch führen. Geben Sie ihm damit die Gelegenheit, zu den gegen ihn erhobenen Vorwürfen Stellung zu nehmen. Zu diesem Vorgehen sind Sie zwar gesetzlich nicht verpflichtet, es ist jedoch sinnvoll und zweckmäßig. Denn: Gerade Missverständnisse und unklare Sachverhalte lassen sich auf diese Weise klären, ohne dass eine Abmahnung ausgesprochen werden muss.
3. Abmahnung formulieren: Im dritten Schritt formulieren Sie die Abmahnung. Hierbei gilt es, das Fehlverhalten des Mitarbeiters konkret zu beschreiben und die arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Wiederholungsfall offenzulegen. 

Damit das Dokument auch rechtlich wirksam ist, müssen Arbeitgeber nicht nur die Abmahnung richtig schreiben – auch die äußeren Umstände, beispielsweise die korrekte Zustellung, sind dabei zu beachten. 

Welche inhaltlichen Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?

Eine Abmahnung muss den Pflichtverstoß unmissverständlich thematisieren und die Pflichtverletzung eindeutig rügen. Pauschal formulierte Abmahnungen, aus denen der konkrete Vertragsverstoß nicht hervorgeht, sind nichtig und vom Arbeitnehmer vor einem Arbeitsgericht anfechtbar. 

Handelt es sich um eine verhaltensbedingte Abmahnung, sollte faktenorientiert dargestellt werden, wann die Pflichtverletzung aufgetreten ist, wer der Geschädigte war und gegen welche Vorschriften des Arbeitsvertrags oder gegen welche Unternehmensregeln verstoßen wurde. Je genauer und nachvollziehbarer das Fehlverhalten dokumentiert wird, desto relevanter und unangreifbarer ist die Abmahnung aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber mit der Abmahnung zu vertragstreuem Verhalten aufgefordert wird und dass für den Wiederholungsfall eindeutige und bindende arbeitsrechtliche Konsequenzen angeordnet werden. 

Muster: Wie formulieren Sie Abmahnungen rechtssicher?

Damit die Abmahnung auch einer möglichen Klage vor Gericht standhält, sollen Arbeitgeber besonders viel Wert auf eine klare und detaillierte Formulierung des Abmahnungsschreibens legen. Bei der Erstellung ist deshalb auf eine klare und verständliche Sprache zu achten. Aus der Abmahnung muss unmissverständlich hervorgehen, welches Verhalten der Arbeitnehmer in Zukunft unterlassen soll. Ebenfalls erforderlich: eine exakte Beschreibung des Fehlverhaltens sowie die klare Darlegung der Konsequenzen im Wiederholungsfall. 

Muster für die Einleitung einer Abmahnung

Wählen Sie bereits in der Einleitung der Abmahnung klare Worte – zum Beispiel so:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

da Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, müssen wir Sie hiermit abmahnen. Die Pflichtverletzung entstand dabei durch folgendes Verhalten: […]

Muster für die Formulierung des Fehlverhaltens

Als Arbeitgeber müssen Sie die unzureichenden Leistungen oder das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters durch konkrete Fakten (auch nach Ort und Zeit) so genau darlegen, dass es keinen Zweifel daran gibt, welchen Vorgang Sie beanstanden. Alles, was Sie dem Arbeitnehmer in der Abmahnung vorwerfen, muss tatsächlich nachweisbar sein. Da der Mitarbeiter im Ernstfall wahrscheinlich einen Anwalt zurate zieht, sollten Sie ungenaue Formulierungen und ausweichende Floskeln unbedingt vermeiden. Beschreiben Sie die Situation stattdessen klar nachvollziehbar und belegen Sie Ihre Vorwürfe mit Zeugen oder anderen Beweisen.

Eine solche konkrete Sachverhaltsbeschreibung kann wie folgt aussehen:

„Am … haben Sie sich um … Uhr nach der Mittagspause wieder zur Arbeit eingestempelt. Uns liegt der entsprechende Ausdruck des Zeiterfassungsgeräts vor. Außerdem stand Ihr Kollege, Herr W., direkt hinter Ihnen und hat das Einstempeln beobachtet. Danach haben Sie das Firmengelände verlassen und sind in der Stadt spazieren gegangen. Das Verlassen des Firmengeländes wurde auch von Herrn W. beobachtet. Herr T. Aus der Gebäudeleitzentrale hat Sie in der Stadt beim Spazierengehen um … Uhr gesehen. Nach etwa einer Stunde sind Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt. Auch dies kann Herr W. bezeugen.“

In keinem Fall sind allgemeine Beschreibungen und schlagwortartige Bezeichnungen ausreichend. Vermeiden Sie also folgende pauschale Beschreibungen:

• „In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit des Öfteren angetrunken.“
• „Wir haben festgestellt, dass Sie ein mangelndes Interesse an Ihrer Arbeit haben.“
• „Ihr Vorgesetzter bemängelt Ihre Leistungen.“
• „Sie sind häufig zu spät zur Arbeit erschienen.“
• „Sie stören den Betriebsfrieden.“
• „Wir können uns nicht auf Sie verlassen.“

Zur Orientierung finden Sie hier einige Beispiele mit negativen Formulierungs-Beispielen und wie es besser geht:

In der Regel stellen die Vorwürfe einer Abmahnung einen Kündigungsgrund dar. Stellen Sie dies klar, indem Sie auf rechtliche Konsequenzen im Wiederholungsfall verweisen und die Ablage in der Personalakte erwähnen.

Muster für die Formulierung der Konsequenzen im Wiederholungsfall

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihrem Mitarbeiter in der Abmahnung klar verdeutlichen, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter unmissverständlich darauf hin, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung seines Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Folgende Muster-Formulierung macht Ihrem Mitarbeiter klar, womit er im Wiederholungsfall zu rechnen hat: 

„Im Wiederholungsfall oder bei vergleichbaren arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen sind wir gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.“

Nicht ausreichend sind folgende Formulierungen von Abmahnungen, die Sie in jedem Fall vermeiden sollten:

• „Wir werden Ihr Fehlverhalten nicht länger hinnehmen.“
• „Wir raten Ihnen dringend, zukünftig pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“
• „Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis künftig sehr genau erfüllen müssen.“
• „Wir erwarten von Ihnen eine eindeutige Steigerung Ihrer Arbeitsleistungen.“

Vollständiges Muster für eine wirksame Abmahnung 

Sehr geehrte Frau Müller,

Mit diesem Schreiben sprechen wir Ihnen gegenüber eine ausdrückliche Abmahnung aus. Die Abmahnung begründet sich aus Ihrem Fehlverhalten am Freitag, 24.03.2024. Im Meeting mit Ihrem Vorgesetzten Herrn Müller und ihren Teammitgliedern sind Sie zum wiederholten Male durch beleidigende Äußerungen gegenüber ihrem Kollegen Herrn Mohammed aufgefallen. Sie nannten Herrn Khaled Mohammed unter anderem faul, dumm und erklärten öffentlich, dass Sie sich wünschen, dass sein Asylantrag nicht verlängert werde. Frau Müller und Frau Meier konnten Ihre Aussagen eindeutig bezeugen. 

Durch Ihr Verhalten haben Sie eindeutig gegen die Wertevorstellungen unseres Unternehmens verstoßen. Wir dulden rassistische oder menschenverachtende Beleidigungen in keinem Fall und fordern Sie mit dieser Abmahnung auf, jegliche Beleidigungen auf unserem Firmengelände zu unterlassen. Sollte es erneut zu einem derartigen oder ähnlichen Fehlverhalten kommen, werden wir das Arbeitsverhältnis mit Ihnen beenden. 

Mit freundlichen Grüßen

Vorlage für eine Abmahnung – zum Anpassen

Abmahnung

Sehr geehrte Frau ……, / Sehr geehrter Herr ……,

wir müssen Sie heute leider abmahnen, da Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben. Dabei geht es um den folgenden Sachverhalt:

(Hier folgt die konkrete Darstellung des Sachverhalts mit genauer Bezeichnung des Datums, der Uhrzeit, ggf. der Zeugen und des Ortes.)

Dieses Verhalten stellt eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar. Wir fordern Sie daher hiermit auf, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten, und weisen Sie darauf hin, dass wir ein solches Verhalten in Zukunft nicht mehr dulden werden.

Sollte sich eine derartige oder gleichartige Pflichtverletzung wiederholen, müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Eine Ausfertigung dieser Abmahnung werden wir in Ihrer Personalakte ablegen.

Ort, Datum

Mit freundlichen Grüßen

Wichtig: Vergessen Sie dabei nicht, das Dokument zu unterschreiben – denn ohne Unterschrift ist die Abmahnung unwirksam.

Ist eine Abmahnung an eine Form gebunden? 

Der Gesetzgeber verlangt von Arbeitgebern nicht, eine Abmahnung zwingend schriftlich zu verfassen. Das Einhalten von bestimmten Formalien oder Floskeln ist ebenfalls nicht notwendig. Die Abmahnung kann dem Arbeitnehmer grundsätzlich mündlich mitgeteilt werden, was aus praktischen Erwägungen der zweitbeste Weg ist. 

Warum ist eine schriftliche Abmahnung sinnvoll?

Aus Gründen der Transparenz und Nachweisbarkeit sowie aus erzieherischen Erwägungen ist es zielführend, den Vertragsverstoß professionell mündlich und schriftlich zu kommunizieren.

Mit einer schriftlichen Abmahnung können Sie später einwandfrei nachweisen, welche Abmahnungsgründe Sie wann konkret angeführt haben. Für einen eventuellen Kündigungsschutzprozess sind diese Details entscheidend. Bei konzeptionellen Fehlern oder Zweifeln an der Übergabe kann der Fall vor dem Arbeitsgericht zu Ungunsten des Arbeitgebers ausfallen. Um dies zu verhindern, sollten Sie die schriftliche Abmahnung professionell vorbereiten.

Tipp: In der Praxis scheitern viele Abmahnungen an der fehlenden Nachweisbarkeit der Übermittlung. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter aus diesem Grund den Erhalt der Abmahnung auf Ihrer Kopie des Abmahnungsschreibens quittieren. Alternativ benennen Sie einen Zeugen, der die Aushändigung bestätigen kann – oder versenden die Abmahnung per Einschreiben.

Wann ist eine Abmahnung wirksam? 

Eine Abmahnung ist ab dem Tag rechtlich wirksam, an dem sie dem Mitarbeiter bekannt wird. Bei einer mündlichen Abmahnung ist dies der Fall, wenn der Pflichtverstoß und die Abmahnung persönlich vom Vorgesetzten kommuniziert wird. Bei einer schriftlich übermittelten Abmahnung ist der Zugang des Schreibens maßgeblich. Schriftliche Abmahnungen können persönlich oder mit Rückschein zur Unterschrift versandt werden. Ab Übergabe des Abmahnungsschreiben ist die Abmahnung rechtlich wirksam.

Wer kann eine Abmahnung aussprechen?

Nicht jeder fachliche Vorgesetzte ist berechtigt, eine Abmahnung auszusprechen. Ausschließlich Vorgesetzte, die sowohl fachlich wie disziplinarisch führen und damit weisungsbefugt sind, können eine Abmahnung rechtsgültig aussprechen. 

Nach wie vielen Abmahnungen kann die Kündigung ausgesprochen werden? 

Bei einer Abmahnung muss der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet werden. Bei leichten Verstößen reicht eine zweite Abmahnung gemäß der aktuellen Rechtsprechung nicht aus, um eine Kündigung zu rechtfertigen. Zu viele Abmahnungen ohne Kündigung verwirken die Warnfunktion und den erzieherischen Effekt und sind ebenfalls nicht zielführend.

Bei schweren Vertragsverstößen kann der Arbeitgeber in der Regel nach der ersten Abmahnung und einem zweiten Fehlverhalten kündigen. Entscheidend ist, dass es sich um das gleiche Fehlverhalten handelt. Unterschiedliche Pflichtverstöße können nicht als Kündigungsgrund addiert werden. Im Zweifel ist es aus Arbeitgebersicht sinnvoll einen Anwalt für Arbeitsrecht zurate zu ziehen, der den Einzelfall und die gültige Rechtsprechung prüft und eine Empfehlung ausgibt. 

Wann ist keine Abmahnung für eine Kündigung erforderlich?

Der § 314 des Bürgerlichen Gesetzbuches stellt klar, wann eine fristlose Kündigung eines Dauerschulverhältnisses ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist erfolgen kann. Dies ist möglich, wenn „dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.“

Dies ist unter anderem der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zerrüttet ist, beispielsweise bei einem vorsätzlichen und langfristig angelegten Diebstahl von Firmeneigentum. Ein Arbeitsvertrag kann ebenfalls fristlos gekündigt werden, wenn objektiv keine Verhaltensänderung zu erwarten ist und wenn die Schwere des Vertragsverstoßes keine andere als eine fristlose Kündigung zulässt. 

Wann ist eine Abmahnung nicht gültig? 

• Das Fehlverhalten wurde nicht präzise, exakt, detailliert und nachvollziehbar dokumentiert.
• Das Fehlverhalten stellt keinen abmahnungswürdigen Vertragsverstoß dar.
• Die Abmahnung wurde von einer nicht weisungsbefugten Person ausgesprochen.
• In der Abmahnung werden keine Konsequenzen für den Wiederholungsfall thematisiert.
• Im Abmahnungstext wird der Arbeitnehmer nicht aufgefordert, sein Verhalten zu ändern. 
• Bei einer verhaltensbedingten Abmahnung werden keine Zeugen oder Einzelheiten genannt. 

Ist der Betriebsrat bei Abmahnungen zu beteiligen?

Der Betriebsrat ist in Bezug auf Abmahnungen nicht anhörungs- oder beteiligungspflichtig. Auf Grundlage der § 99 und 102 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ist er bei personellen Einzelmaßnahmen und bei Kündigungen anzuhören und einzubeziehen. Eine Abmahnung fällt nicht in diese Kategorie. 

Gibt es Fristen, die bei einer Abmahnung einzuhalten sind?

Unternehmen, sollten eine Abmahnung zeitnah nach einem Vertragsverstoß aussprechen. Eine zu späte Abmahnung, die Monate oder Jahre nach der Pflichtverletzung erfolgt, ist juristisch gesehen entwertet und hat vor Arbeitsgerichten im Rahmen einer Kündigung keinen Bestand. 

Verjährt eine Abmahnung?

Eine Abmahnung hat keine Verjährungsfrist. Sie muss nicht, wie häufig angenommen, nach zwei Jahren aus der Personalakte entfernt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Regelungen zur Verjährung im Rahmen der in Deutschland geltenden Vertragsfreiheit aufnehmen. Tun sie dies nicht, kann die Abmahnung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters in der Personalakte verbleiben. 

Was kann der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung tun? 

Der Arbeitnehmer hat unterschiedliche Möglichkeiten, gegen eine aus seiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung vorgehen: 

• Gemäß § 83 BetrVG kann er zusammen mit einem Betriebsratsmitglied Akteneinsicht in die Personalakte verlangen und 
• In einer Gegendarstellung seine Sichtweise kommunizieren. 
• Darüber hinaus kann er von seinem Beschwerderecht Gebrauch machen und über den Betriebsrat Beschwerde gegen die Abmahnung einlegen (§ 84 BetrVG). 
• Der Betriebsrat entscheidet gemäß § 85 BetrVG, ob er beim Arbeitgeber auf Abhilfe hinwirkt. 
• Eine Klage vor dem zuständigen Arbeitsgericht auf Lösung der Abmahnung ist ebenfalls ein gangbarer Weg, wenn der Arbeitnehmer mit der Argumentation des Arbeitgebers in Bezug auf die Abmahnung nicht einverstanden ist. 

Kann auch ein Arbeitgeber abgemahnt werden? 

Hält ein Arbeitgeber seine vertraglichen Pflichten nicht ein, kann er ebenfalls abgemahnt werden. Dies kann zum einen über den Betriebs- oder Personalrat geschehen. Ebenfalls möglich ist der Gang vor das zuständige Arbeitsgericht, das über die Rechtmäßigkeit der Klage des Arbeitnehmers entscheidet. 

Wo ist die Abmahnung gesetzlich geregelt?

Grundsätzlich gibt es in deutschen Gesetzen keinen Paragrafen, der eine Abmahnung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses thematisiert. Einen wichtigen rechtlichen Anhaltspunkt bietet der § 314 BGB. In dieser Vorschrift des Bürgerlichen Gesetzbuches wird festgelegt, wann ein Dauerschuldverhältnis, zu dem ein Arbeitsverhältnis gehört, fristlos gekündigt werden kann. 

Der Gesetzgeber erklärt, dass „die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist.“ Da die Details zu Abmahnungen nicht gesetzlich geregelt, sondern als Konstrukt der Rechtsprechung entstanden sind, gibt es keine eindeutigen gesetzlichen Vorgaben, wie eine Abmahnung erfolgen muss. Arbeitsgerichte haben in vielen Grundsatzurteilen klargestellt, wann, wie und aufgrund welcher Pflichtverletzungen eine Abmahnung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erfolgen kann. 

Fazit: Abmahnungen schreiben erfordert Vorbereitung

Wenn Arbeitnehmer durch ungebührliches Verhalten am Arbeitsplatz auffallen oder ihre vertraglichen Pflichten verletzen, müssen Arbeitgeber und Führungskräfte Konsequenzen ziehen. Dabei lassen sich kleine Fehler im Verhalten häufig bereits mit einer mündlichen Ermahnung korrigieren. Bleiben solche Hinweise mit Warnfunktion jedoch unwirksam, ist eine Abmahnung oft unvermeidlich. 

Eine professionelle Vorarbeit, die schriftliche Dokumentation des Falls und die Abwägung aller möglichen Konsequenzen sind für Arbeitgeber dabei ein Muss. Denn im Wiederholungsfall kann die schriftliche Ermahnung eine verhaltensbedingte außerordentliche Kündigung bedeuten – und vor dem Arbeitsgericht als Beweismittel dienen. Beachten Sie jedoch alle rechtlichen Anforderungen und Voraussetzungen, ist die Abmahnung ein probates Mittel, um den Frieden am Arbeitsplatz wiederherzustellen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung