Personalakte: Was gehört hinein? + Arbeitnehmerrechte

Definition der Personalakte

Eine gesetzliche Definition zur Personalakte findet sich nur in § 106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG). Hiernach gehören zur Personalakten „alle Unterlagen, (…), soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen“.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Personalakte in einem Urteil als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“ definiert.

Was gehört in die Personalakte?

Da es keine gesetzliche Formvorschrift gibt, wie eine Akte über das eigene Personal zu führen ist oder was hineingehört, legen Unternehmen die Regelungen in Bezug auf die Personalakte intern fest. In die Akte dürfen alle Unterlagen Einzug finden, die für das bestehende Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Dazu gehören:

• Bewerbungsunterlagen
• Ergebnisse von Eignungstests
• Personalfragebogen mit persönlichen Daten
• Arbeitsvertrag
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerunterlagen
• Lohn-/Gehaltsabrechnungen
• Zeugnisse und Zertifikate
• Arbeitszeugnisse
• Abmahnungen gegebenenfalls Stellungnahmen oder Gegendarstellungen
• Urlaubsanträge
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Darlehensunterlagen
• Lohnpfändungen
• Mitgliedschaften im Betriebsrat
• Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• Aktennotizen über geführt Gespräche mit dem Arbeitnehmer
• Besondere Vereinbarungen
• Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag

Wichtiger Hinweis: Eine Abmahnung darf erst dann in die Personalakte aufgenommen werden, wenn klar ist, dass diese berechtigt ist. Unbegründete Abmahnungen dürfen keinen Einzug finden. Auch zu begründete Abmahnungen darf der Arbeitnehmer eine schriftliche Stellungnahme oder Gegendarstellung verfassen, die in die Akte aufgenommen werden muss. Berechtigte Abmahnungen sollten nach einer gewissen Zeit wieder entfernt werden, auch wenn es dazu keine rechtliche Vorschrift gibt. Die meisten Juristen halte eine Löschung nach drei Jahren für sinnvoll.

Was gehört nicht in die Personalakte?

Auch wenn der Gesetzgeber Ihnen bei der Führung von Personalakten in vielen Belangen freie Hand lässt, gibt es dennoch einige Dinge, die nicht in die Personalakte dürfen, weil sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen.

Dazu gehören:

• Listen und Übersichten über Krankheitstage und Krankheitsgründe
• Ärztliche und psychologische Unterlagen
• Politische Ausrichtung
• Religiöse Zugehörigkeit (es sei denn aus steuerlichen Gründen notwendig)
• Private Vorlieben
• Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
• Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers
• Beiträge aus sozialen Netzwerken

Sind Arbeitgeber zur Führung von Personalakten verpflichtet?

Keine Firma in Deutschland ist verpflichtet, Personalakten zu führen. Es besteht aber eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich bestimmter Dokumente. Und so werden in den meisten Betrieben aber natürlich entsprechende Akten angelegt. Dort finden sich dann auch die Unterlagen über Personalführung, Fortbildung, Leistungsbeurteilung usw.

Gibt es Pflichten des Arbeitgebers beim Führen der Personalakte?

Entscheiden Sie sich dazu, Akten über Ihr Personal zu führen, sollten Sie zunächst einmal dafür Sorge tragen, dass diese gewissenhaft gepflegt werden und keine Lücken aufweisen. Das ist dann der Fall, wenn alle relevanten Daten und Unterlagen, die einen Überblick über den beruflichen Werdegang und das Arbeitsverhältnis geben, enthalten sind. Die Pflege der Personalakte ist im Interesse beider Parteien, da eine mangelnde Datenpflege ein unvollständiges oder gar falsches Bild des Angestellten widerspiegelt.

Juristisch relevant ist auch die Fürsorgepflicht, die Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber haben.

Demnach sollten Sie insbesondere darauf achten, …

• die Personalakte sorgfältig (verschlossen) aufzubewahren,
• den Zugang zur Personalakte auf möglichst wenige Mitarbeiter zu beschränken,
• die Inhalte der Personalakte stets vertraulich zu behandeln,
• die Weitergabe an Dritte zu unterlassen.

Heute ist es in vielen Unternehmen bereits üblich, eine elektronische beziehungsweise digitale Personalakte zu führen. Das hat viele Vorteile, allerdings sind die Vorschriften zur Führung auch deutlich schärfer als bei der Papierakte. Vor allem der Datenschutz (Europäische Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz) spielt eine wichtige Rolle.

So benötigen Sie für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten im Rahmen der elektronischen Personalakte eine schriftliche Einwilligung eines jeden betroffenen Arbeitnehmers. Bei neuen Mitarbeitern können Sie sich diese Einwilligung relativ einfach über einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag einholen. Wenn Sie mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Einführung der digitalen Personalakte abschließen, ist die Einzeleinwilligung nicht mehr notwendig.

Achtung: Für die Umstellung auf digitale Personalakten bedarf es in der Regel nicht der Zustimmung des Betriebsrats.

Wie lange müssen Arbeitgeber Personalakten aufbewahren?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die vorgibt, wie lange Personalakten aufbewahrt werden müssen. Allerdings enthalten Personalakten oftmals Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Doch auch hier gilt: Je nach Dokument gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Beispiele für geltende Aufbewahrungsfristen in Bezug auf Unterlagen der Personalakten:

• Belege über geleistete Arbeitsstunden und -entgelte müssen mindestens fünf Jahre aufgehoben werden (§ 165 SGB VII (4)).
• Aufzeichnung täglicher Mehrstunden sind stets zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 ArbZG).
• Gehaltsabrechnungen sind immer sechs Jahre aufzuheben.

Überblick – Alle Rechte von Arbeitnehmern bezüglich der Personalakte

Arbeitnehmer haben in Bezug auf die über sie geführte Personalakte sogar eine ganze Reihe von Rechten: 

Einsichtsrecht: Dürfen Arbeitnehmer in die Personalakte einsehen?

Ja, Mitarbeiter haben das Recht, Einsicht in ihre eigene Personalakte zu nehmen. Dies ist auch gesetzlich festgelegt, und zwar in § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen“.

Und obwohl das Einsichtsrecht im Betriebsverfassungsgesetz verankert ist, gilt es auch für Betriebe, die keinen Betriebsrat haben. Das Einsichtsrecht ergibt sich zum einen daraus, dass die Akte den Arbeitnehmer persönlich betrifft, zum anderen daraus, dass ein Arbeitnehmer zum Teil seine Rechte nicht durchsetzen könnte, wenn er keinen Einblick in die Personalakte hätte.

Was auch noch wichtig ist: Möchte ein Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht ausüben, muss ihm der Arbeitgeber die vollständige Akte vorlegen. Er darf also keinerlei Inhalte sperren oder vorher entfernen.

Ist das Kopieren der Personalakte erlaubt?

Ein Arbeitnehmer hat auch das Recht, sich einzelne Blätter oder auch die ganze Akte zu kopieren. Dies hat folgenden Hintergrund: Ein Arbeitnehmer könnte bei seiner Einsichtnahme in die Personalakte entdecken, dass er möglicherweise falsch beurteilt oder falsch eingruppiert wurde.

Dies möchte er dann vielleicht in Ruhe – ggf. mit seinem Anwalt – prüfen. Das wäre ihm aber nicht möglich, wenn er nur ein Einsichtsrecht hätte.

Achtung: Die Kopien muss ein Arbeitnehmer sich allerdings auf seine Kosten machen.

Und: Auch wenn sich ein Arbeitnehmer Kopien machen darf, bedeutet dies nicht, dass er auch ein Recht auf Herausgabe der Personalakte hat. Der Arbeitgeber muss ihm also keineswegs die Akte mit nach Hause geben.

Darf der Arbeitnehmer Ergänzungen in der Personalakte hinzufügen?

Ein Arbeitnehmer ist außerdem berechtigt, den Inhalt seiner Personalakte zu ergänzen oder ihr eine Richtigstellung beizufügen.

Dies ergibt sich aus § 83 Abs. 2 BetrVG: Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

Relevant wird dies vor allem bei Ermahnungen und Abmahnungen: Wenn ein Arbeitgeber die Abmahnung schon nicht zurücknehmen will, wird dem Arbeitnehmer zumindest daran gelegen sein, seine Sicht der Dinge zu schildern. Die Stellungnahme des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber dann übrigens auch tatsächlich in die Personalakte aufnehmen. Selbst wenn er die Stellungnahme für falsch hält.

Darf der Arbeitnehmer Unterlagen aus der Personalakte entfernen?

Ein Arbeitnehmer kann der Personalakte nicht nur Ergänzungen hinzufügen, sondern unter Umständen auch vom Arbeitgeber verlangen, dass er Unterlagen aus der Personalakte entfernt. Aber natürlich darf der Arbeitnehmer nicht einfach Unterlagen entfernen, ohne dass der Arbeitgeber Bescheid weiß.

Hat er einem Arbeitnehmer etwa zu Unrecht eine Abmahnung erteilt, kann dieser nach § 1004 BGB deren Entfernung aus der Akte verlangen.

Neben ungerechtfertigten Abmahnungen kann ein Arbeitnehmer aber auch die Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte verlangen, die missbilligende Äußerungen darstellen, ohne dass sie die Qualität einer Abmahnung haben. Die Unterlagen müssen dabei aber auch zumindest unrichtige oder unzutreffende Vorwürfe enthalten (LAG Köln, 20.2.2006, Az. 14 (5) Sa 1401/05).

Darüber hinaus kann ein Arbeitnehmer auch die Entfernung von solchen Unterlagen aus der Akte verlangen, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten, welche wiederum seine Rechtsstellung und sein berufliches Fortkommen beeinträchtigen können (BAG, 25.4.1972, Az. 1 AZR 322/71).

Muss die Personalakte dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden?

Der Arbeitnehmer hat zwar das Recht zur Einsicht und Kopie der Personalakte, ein Recht auf Aushändigung besteht allerdings nicht. Demnach müssen Sie die Personalakte bei Kündigung des Arbeitnehmers oder auch in anderen Fällen nicht herausgeben. Eine Kopie darf der Arbeitnehmer wiederum verlangen.

Fazit: Viel Spielraum bei Akten des Personals

Prinzipiell haben Sie bei der Anlage und Führung von Personalakten viel Spielraum, weil der Gesetzgeber kaum verbindliche Vorgaben macht. Allerdings ergeben sich aus anderen Gesetzen wie dem Persönlichkeitsrecht oder der Datenschutzgesetzgebung durchaus Grenzen. Vor allem bei der elektronischen Personalakte sind die Ansprüche des Gesetzgebers hoch.

Da Ihre Arbeitnehmer jederzeit das Recht haben Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen, unrichtige Unterlagen entfernen zu lassen und Stellungnahmen hinzuzufügen, sollten Sie eine gewissenhafte Pflege der Personalakten gewährleisten. Es empfiehlt sich eine zentrale Akte, statt mehrere Sammelstellen in unterschiedlichen Händen.