Erst durch eine Unterschrift wird aus einem Brief ein Dokument

Viele Unterzeichner unterschätzen die rechtlichen Konsequenzen, die mit einer Unterschrift verbunden sind. Ein Vertrag wird in der Regel erst nach intensiver Prüfung des Vertragsinhalts unterzeichnet. Viele Briefe hingegen werden im Vorübergehen verschickt, ohne intensive Kontrolle des Inhalts und der rechtlichen Konsequenzen.

Ein Schreiben wird durch die Unterschrift rechtlich verbindlich

Mit Ihrer Unterschrift signalisieren Sie dem Empfänger, dass Sie und Ihr Unternehmen den Inhalt und die Botschaft des Briefs rechtlich anerkennen. Ein nicht oder nicht richtig unterschriebener Brief gilt als nicht geschrieben. Gleichzeitig ist ein Brief, den ein Mitarbeiter in Vollmacht oder im Auftrag für den Chef unterschreibt, grundsätzlich rechtsgültig und wirksam. Lediglich bei Behörden oder bei Massensendungen von Versicherungen kommt es schon einmal vor, dass ein Brief keine Unterschrift hat. Solche Schreiben sind aber auch ohne Unterschrift rechtswirksam, da sich auf ihnen der erläuternde Satz findet: „Maschinell erstellt, deshalb nicht unterschrieben“.

Rechtliche Konsequenzen einer unkorrekten Unterschrift

Um Ihnen zu verdeutlichen, welche Auswirkungen ein nicht korrekt unterschriebener Brief haben kann, haben wir hier für Sie ein Beispiel aus der Praxis aufgegriffen:

Birgit Meyer, Sekretärin von Bernd Schröder, darf ihre Briefe nicht mit „i. A.“ unterzeichnen. Denn es gibt eine offizielle Unterschrifts-Regelung in ihrem Unternehmen – und leider hat sie keine Unterschrifts-Vollmacht.

Trotzdem unterschreibt sie hin und wieder Briefe selbst. Sie bestellt beispielsweise Flüge, Hotelzimmer, Büromaterial. Birgit Meyer unterschreibt lediglich mit ihrem Namen und dem Zusatz Sekretariat. Sie benötigt dringend einen Tischkopierer und holt sich das O.k. Von ihrem Chef Bernd Schröder. Als der Kopierer geliefert wird, wundert sich Herr Schröder: „Frau Meyer, was ist das denn für ein Ding? Was kostet das? 400 Euro? Wer hat das bestellt?“ Frau Meyer: „Sie hatten mich gebeten, den Kopierer selbst zu bestellen. Sie erinnern sich, wir hatten darüber gesprochen, dass wir in unserem Büro dringend einen Tischkopierer benötigen.“ Herr Schröder: „Natürlich erinnere ich mich, dass wir darüber gesprochen haben. Aber wir hatten uns auch darauf geeinigt, dass es für uns keinen Sinn macht und dass wir weiterhin den Kopierer auf dem Flur benutzen.“ Falls Bernd Schröder nicht einlenken wird und sich weigert, die Bestellung zu akzeptieren, kann diese Unterschrift seine Sekretärin teuer zu stehen kommen. Rein rechtlich gesehen kann das Unternehmen für die Bestellung nicht haftbar gemacht werden. Falls der Chef es also darauf anlegt, seiner Sekretärin nichts Gutes will und der Kopierer nicht zurückgegeben werden kann, muss Frau Meyer die 400 Euro aus ihrer privaten Tasche bezahlen.