Stundenzettel effizient nutzen inkl. Mustervorlage

Was sind Stundenzettel?

Ein Stundenzettel kann als ein spezifisches Unternehmensdokument definiert werden, das die tägliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters, abzüglich der Pausen erfasst. Ein Stundenzettel dient als Nachweis über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden im Betrieb. Stundenzettel bilden die Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung eines Mitarbeiters.

Mit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 hat sich für Unternehmen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung massiv ausgeweitet. Durch die aktuelle Rechtsprechung sind fast alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren.

Was das Urteil des Bundesarbeitsgerichts für Unternehmen bedeutet

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Diese Entscheidung basiert auf einer europarechtskonformen Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), in dem die Grundpflichten des Arbeitgebers thematisiert werden. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts folgt einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Dieses verpflichtet die Mitgliedstaaten europaweit, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Wichtig: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat einen Gesetzesentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vorsieht. Gemäß diesem Entwurf sollen grundsätzlich alle Arbeitgeber mit mehr als 10 Beschäftigten zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden.

Sind Stundenzettel aus gesetzlicher Sicht erlaubt?

Stundenzettel sind aus Sicht des Gesetzgebers erlaubt und in vielen Fällen vorgeschrieben. Unternehmen haben bis zum Inkrafttreten einer verbindlichen Pflicht zur digitalen Zeiterfassung die Freiheit, zwischen handschriftlichen Dokumenten (Stundenzettel) oder digitalen Lösungen zu wählen.

Entscheidend ist, dass die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf dem Stundenzettel oder in einem Softwareprogramm (beispielsweise Excel) korrekt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Selbst wenn digitale Lösungen viele Vorteile haben und der Trend zur Digitalisierung geht, sind Stundenzettel auf Papier als einfache und kostengünstige Möglichkeit zur Zeiterfassung nach wie vor relevant.

Welche Inhalte und Form muss ein Stundenzettel aufweisen?

Ein Stundenzettel sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Name des Mitarbeiters und ggf. Personalnummer.
• Datum und Kalendermonat.
• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit.
• Dauer der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.
• Dokumentation von Pausenzeiten.

Die Stundenzettel Vorlage kann je nach Unternehmen variieren. Aus Arbeitgebersicht ist es wichtig, dass die Stundenzettel Vorlage eine klare und einfache Struktur bietet, um eine fehlerfreie und übersichtliche Erfassung zu gewährleisten. Eine Stundenzettel Vorlage in Excel als PDF oder als MS-Word-Dokument bietet sich an, um den Prozess der Zeiterfassung zu standardisieren und zu vereinfachen.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland ist hauptsächlich im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verankert. Das Gesetz regelt die maximalen Arbeitszeiten, Pausenregelungen sowie die Ruhezeiten und dient dem Schutz der Arbeitnehmer. Ergänzend zum ArbZG existieren europäische Regelungen wie die EU-Arbeitszeitrichtlinie, die ebenfalls Anforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf die Zeiterfassung stellen.

Stundenzettel ausfüllen: Wer? Bis wann? Zu wem?

Arbeitgeber sind grundsätzlich dafür verantwortlich, jedem Arbeitnehmer ein System zur Verfügung zu stellen, mit dem er die geleistete Arbeitszeit erfassen kann. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer anweisen, die Eintragung der geleisteten Arbeitsstunden turnusmäßig pro Tag, pro Woche oder pro Monat vorzunehmen.

Idealerweise und aus Transparenzgründen sollte die Erfassung der Arbeitszeiten am Ende des Arbeitstages oder spätestens innerhalb einer Woche nach dem jeweiligen Arbeitstag auf dem Stundenzettel getätigt werden. Der ausgefüllte Stundenzettel verbleibt beim Arbeitgeber. Eine Kopie kann dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, um einen eigenen Nachweis zu haben.

Werden Stundenzettel kontrolliert?

Stundenzettel können sowohl intern wie extern kontrolliert werden. Externe Kontrollen der Stundenzettel erfolgen beispielsweise auf Baustellen durch den Zoll im Rahmen einer Mindestlohnkontrolle.

Arbeitgeber sollten stets darauf vorbereitet sein, die Arbeitszeiterfassungen bei Bedarf vorlegen zu können. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen können zu Bußgeldern führen. Die Stundenzettel der Mitarbeiter müssen im Inland und in deutscher Sprache für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Wann sind Stundenzettel Pflicht?

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen. Dies gilt für alle Beschäftigten im Unternehmen. Einzige Ausnahme bilden leitende Angestellte.

Die folgenden spezifischen Grundsätze zum Erfassen von Arbeitszeiten gelten zusätzlich:

• Arbeitszeiten, die über die reguläre werktägliche Arbeitszeit (abzüglich Pausen) hinausgehen (Überstunden), müssen grundsätzlich aufgezeichnet werden.
• Für Minijobber (außer in Privathaushalten) besteht eine schriftliche Zeiterfassungspflicht.
• In Branchen wie dem Baugewerbe, der Gastronomie, der Personenbeförderung (Taxi und Bus), in Speditionen, der Forstwirtschaft und in Unternehmen der Gebäudereinigung ist eine schriftliche Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben.
• Auch für Beschäftigte, die nach Mindestlohn bezahlt werden, müssen die Arbeitsstunden (abzüglich Pausen) dokumentiert werden.

Arbeitszeiterfassung mit Stundenzetteln – was sind die Vor- und Nachteile?

Vorteile einer Zeiterfassung mit Stundenzettel

• Kosteneffizienz: Keine Anschaffungskosten für Geräte oder Software.
• Einfach Ausfüllen: Wenig Einarbeitung nötig, da die Dokumentation intuitiv ist.
• Flexibilität: Einfach an unterschiedliche Branchen anpassbar.
• Ausfüllen ohne Computer möglich.

Nachteile der Zeiterfassung mit Stundenzettel

• Fehleranfälligkeit: Das manuelle Ausfüllen ist fehleranfällig.
• Zeitaufwand: Das Sammeln und Auswerten nimmt in der HR-Abteilung viel Zeit in Anspruch.
• Datenmissbrauch: Papierbasierte oder ungeschützte digitale Daten können leicht verloren gehen oder manipuliert werden.

Gibt es bessere Alternativen zum Stundenzettel?

Die Digitalisierung bringt auch in der Zeiterfassung viele Mehrwerte mit sich. Digitale Zeiterfassungssysteme, bei denen die Dateneingabe auf einem PC, Tablet oder sogar per App auf dem Smartphone erfolgt, sind einfach, effizienter und sicherer sind als herkömmliche Stundenzettel. Excel oder digitale Softwareapplikationen bieten zudem den Vorteil einer automatisierten Datenerfassung und -auswertung. Sie vereinfachen nicht nur den Prozess der Zeiterfassung. Die digitale Zeiterfassung ist rechtssicher und erleichtert die Verwaltung erheblich.

Praxisbeispiel Stundenzettel Vorlage als PDF und Excel-Datei

Wir haben Ihnen hier einen Muster-Stundenzettel zusammengestellt, an dem Sie sich für Ihre eigenen Stundenzettel orientieren können: