Freistellung: Definition, Gründe und Arten

Was ist eine Freistellung?

Wird ein Arbeitnehmer dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum von seiner Pflicht zur Arbeitsleistung entbunden, handelt es sich um eine Freistellung. Alternativ wird auch von „Suspendierung“ gesprochen.

Eine Freistellung kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen und entweder einseitig vom Arbeitsgeber angeordnet oder von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam vereinbart werden.

Welche Arten der Freistellung werden unterschieden?

In der Praxis wird zwischen bezahlter und unbezahlter Freistellung unterschieden. Abhängig vom Grund der Freistellung wird diese widerruflich oder unwiderruflich vereinbart bzw. ausgesprochen.

Was ist eine bezahlte Freistellung?

Eine bezahlte Freistellung ist auch unter dem Begriff „Sonderurlaub“ bekannt und bezeichnet eine Erlaubnis vom Arbeitnehmer, seiner Arbeitstätigkeit für eine kurze Zeit nicht nachzukommen, aber dennoch sein Arbeitsentgelt zu erhalten.

Einen Anspruch auf Bezahlung bei Freistellung gibt es nicht, wenn der Arbeitnehmer sich auf eigenen Wunsch freistellen lässt. Werden freigestellte Arbeitnehmer entlohnt, wird das in der Regel vertraglich festgelegt. Möglich ist z.B., dass Arbeitgeber freigestellte Arbeitnehmer weiterbezahlen, wenn sich diese z.B. um Angehörige kümmern müssen oder eine Weiterbildung machen.

Stellt der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer von sich aus frei, muss er diesen weiterbezahlen. Das ist z.B. der Fall, wenn ein Arbeitnehmer gekündigt, anschließend freigestellt und bis zum Austrittsdatum weiterbezahlt wird.

Was ist eine unbezahlte Freistellung?

Eine unbezahlte Freistellung ist fast immer möglich. So kann ein Arbeitnehmer eine Freistellung anfordern, wenn er sich aufgrund einer plötzlichen Erkrankung oder eines Unfalls um Angehörige kümmern muss.

Unbezahlte Freistellungen können darüber hinaus in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag sowie einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden. Wurden Kollegen bereits unbezahlter Urlaub genehmigt, muss der Arbeitgeber den anderen Arbeitnehmern ebenfalls die Möglichkeit geben, sich unbezahlt freistellen zu lassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer widerruflichen und unwiderruflichen Freistellung?

Der Unterschied zwischen einer widerruflichen und unwiderruflichen Freistellung liegt in der Möglichkeit der Rückgängigmachung dieser Entscheidung.

• Widerrufliche Freistellung: Bei einer widerruflichen Freistellung hat der Arbeitgeber das Recht, die ausgesprochne Freistellung zu einem späteren Zeitpunkt zurückzunehmen und den Arbeitnehmer zur Wiederaufnahme seiner Tätigkeit aufzufordern. Wird zum Beispiel ein Arbeitnehmer bis zum Ablauf der Kündigungsfrist suspendiert, kann er diese Freistellung jederzeit widerrufen. Der Arbeitnehmer muss dann zurückkehren und die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung erbringen.
• Unwiderrufliche Freistellung: Arbeitgeber können Arbeitnehmer ausdrücklich ohne Widerruf freistellen. Häufig werden dafür auch offene Urlaubsansprüche abgegolten. Doch auch bei einer betriebsbedingten Kündigung oder einer einvernehmlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommt die unwiderrufliche Freistellung oft zum Einsatz. Der Arbeitgeber kann sich durch die Endgültigkeit der Freistellung bereits anderweitig umschauen.

Für den Arbeitnehmer hat eine unwiderrufliche Freistellung den Vorteil, dass er frühzeitig Planungssicherheit hat und sich auf die Suche nach einer neuen Beschäftigung konzentrieren kann. Auf der anderen Seite behält der Arbeitgeber bei einer widerruflichen Freistellung größere Flexibilität und kann auf unvorhergesehene Umstände reagieren.

Was sind die Gründe einer Freistellung?

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Freistellung vereinbart oder einseitig ausgesprochen wird.

• Freistellung im Rahmen einer Kündigung: Wird einem Arbeitnehmer z.B. verhaltensbedingt gekündigt, kann der Arbeitgeber eine Freistellung aussprechen. So soll verhindert werden, dass der gekündigte Mitarbeiter bis zum endgültigen Verlassen des Unternehmens den Betriebsablauf stört. Auch eine betriebsbedingte Kündigung kann mit einer Freistellung kombiniert werden.
• Freistellung bei einer Insolvenz: Kann ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter nicht mehr bezahlen, weil er insolvent ist, kann er diese freistellen.
• Freistellung für eine Weiterbildung: Will sich ein Mitarbeiter fortbilden und die Weiterbildung macht eine reguläre Arbeit im Rahmen des Arbeitsvertrags unmöglich, kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter für die Dauer der Weiterbildung z.B. unbezahlt freistellen. Die Freistellung ist dann nicht mit einem bezahlten Bildungsurlaub zu vergleichen, der in vielen Bundesländern bis auf Bayern und Sachsen möglich ist.
• Freistellung zur Pflege von Angehörigen: Arbeitnehmer haben den gesetzlichen Anspruch auf unbezahlte Freistellung durch den Arbeitgeber, wenn sie einen Angehörigen oder ihr Kind pflegen müssen.
• Freistellung zur Betreuung von Kindern: Gesetzlich haben Eltern das Recht, bis zu 36 Monate unbezahlt in Elternzeit zu gehen. Diese Freistellung endet dann automatisch, wenn das Kind das dritte Lebensjahr vollendet hat. Wird für die Elternzeit eine Freistellung mit dem Arbeitgeber vereinbart, sind Arbeitnehmer vollständig von ihrer Arbeit befreit. Entsprechend gilt dann auch kein Anspruch auf Teilzeitarbeit im Unternehmen. Hierfür muss dann die gesetzliche Elternzeit mit Elterngeld beantragt werden.
• Freistellung für einen Arztbesuch: Arbeitnehmer können sich für einen dringenden Arztbesuch von ihrer Arbeit freistellen lassen.

Wann haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine bezahlte Freistellung?

Der Anspruch auf eine bezahlte Freistellung (Sonderurlaub) ist in § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Demnach hat der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer während einer Freistellung zu bezahlen, wenn Sie

• für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit,
• durch einen in Ihrer Person liegenden Grund und
• ohne Ihr Verschulden

an der Arbeitsleistung verhindert sind. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber Sonderurlaub gewähren.

Wann müssen Arbeitgeber die Freistellung nicht vergüten?

Ein Vergütungsanspruch nach § 616 BGB entfällt, wenn Ihr Arbeitnehmer die Arbeitsverhinderung selbst verschuldet hat. Es ist egal, ob er vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt hat. Typisches Beispiel hierfür ist das Versäumen öffentlicher Verkehrsmittel.

Der Vergütungsanspruch entfällt aber auch dann, wenn Ihr Arbeitnehmer die betreffenden Tätigkeiten außerhalb seiner Arbeitszeit wahrnehmen könnte. Dieser Aspekt ist besonders wichtig bei Arztbesuchen. Grundsätzlich muss Ihr Mitarbeiter Arztbesuche nämlich während seiner Freizeit wahrnehmen. Das gilt nur dann nicht, wenn

• ein akuter Behandlungsbedarf besteht oder
• der Arzt keinen Behandlungstermin außerhalb der Arbeitszeit anbietet

In den folgenden, weiteren Fällen müssen Sie Ihren Mitarbeiter zwar ebenfalls von der Arbeit freistellen, aber grundsätzlich keine Vergütung zahlen:

Elternzeit

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Arbeitnehmer für den Zeitraum der Elternzeit unbezahlt freistellen (§ 15 BEEG).

Erkrankung eines Kindes

Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer haben Anspruch auf Krankengeld, wenn es nach ärztlichem Zeugnis erforderlich ist, dass sie zur Betreuung ihres erkrankten Kindes der Arbeit fernbleiben (§ 45 Abs. 1 S. 1 SGBV). In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter für die Dauer des Krankengeldanspruchs von der Arbeitsleistung freistellen (§ 45 Abs. 3 S. 1  SGBV).

Mutterschutz

Werdende Mütter dürfen in den letzten sechs Wochen vor der Entbindung grundsätzlich nicht bzw. nur nach schriftlich geäußertem, ausdrücklichen Wunsch beschäftigt werden (§ 3 Abs. 2 MuSchG). Wöchnerinnen bis zum Ablauf von acht Wochen beziehungsweise zwölf Wochen bei Früh­- und Mehrlingsgeburten nach der Entbindung (§ 6 Abs. 1 MuSchG) dürfen unter keinen Umständen beschäftigt werden. Ihre Mitarbeiterin hat in diesem Zeitraum Anspruch auf staatliches Mutterschaftsgeld. Lediglich die Differenz zum Arbeitsentgelt tragen Sie als Arbeitgeber als sogenannten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (§ 14 MuSchG).

Sonderurlaub nach dem Pflegezeitgesetz

Das Pflegezeitgesetz (PflegeZG) gewährt Arbeitnehmern Freistellungsansprüche, um pflegebedürftige nahe Angehörige in häuslicher Umgebung pflegen zu können (§ 1 PflegeZG). Dabei müssen Sie zwischen der (dauerhaften) Pflegezeit einerseits und der Kurzzeitpflege andererseits unterscheiden:

Wie können Arbeitgeber Vergütungspflichten bei Freistellungen vermeiden?

Bezahlte Freistellungen (Sonderurlaub) nach § 616 BGB kann für Sie als Arbeitgeber teuer werden, gerade bei einer größeren Zahl von Beschäftigten. Das muss aber nicht sein, denn § 616 BGB ist abdingbar.

Das bedeutet: Sie können mit Ihren Arbeitnehmern, etwa im Arbeitsvertrag, individuell vereinbaren, dass § 616  BGB nicht gelten soll (BAG, 7.2.2007, 5 A ZR 270/06).

Arbeitsvertragsklausel zur Entbindung von der Vergütungspflicht

Im Falle einer unverschuldeten Arbeitsverhinderung steht dem Arbeitnehmer für deren Dauer außer in den durch das Gesetz zwingend geregelten Fällen kein Anspruch auf Zahlung der Vergütung zu. Erst recht möglich sind Regelungen, die den Anwendungsbereich des § 616 BGB lediglich einschränken.

Sie könnten daher auch vereinbaren, dass eine Vergütungsfortzahlung nur in ganz konkret vereinbarten Verhinderungsfällen besteht und darüber hinaus nicht. Oder Sie vereinbaren umgekehrt, dass bestimmte Verhinderungsgründe von der Vergütungsfortzahlung ausgeschlossen sind.

Dann könnten Sie beispielhaft etwa so formulieren:

Checkliste: So begrenzen Sie Ihre Vergütungspflicht bei einer Freistellung

• Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter häufig bezahlten Sonderurlaub in Anspruch nehmen.
  
  Falls dies zutrifft, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um diese Kostenlast zu reduzieren.
• Prüfen Sie, ob Ihre Arbeitsverträge Regelungen zur Entgeltfortzahlung bei Sonderurlaub enthalten.
  
  Wenn nicht, sollten Sie in Erwägung ziehen, in Ihren Arbeitsverträgen die Vergütung für Sonderurlaub bei persönlicher Arbeitsverhinderung (§ 616 BGB) auszuschließen oder einzuschränken.
• Hat Ihr Arbeitnehmer Sie vor Inanspruchnahme des Sonderurlaubs so rechtzeitig unterrichtet, dass Sie sich darauf einstellen konnten?
  
  Wenn nicht, sollten Sie künftig darauf bestehen. Im Wiederholungsfall können Sie gegebenenfalls eine Abmahnung aussprechen.
• Hat Ihr Arbeitnehmer die Erforderlichkeit des Sonderurlaubs ordnungsgemäß nachgewiesen?
  
  Wenn nicht, sollten Sie bis zur Vorlage des Nachweises den entsprechenden Vergütungsanteil einbehalten (Zurückbehaltungsrecht).

Checkliste: Wann besteht Anspruch auf Freistellung – mit oder ohne Bezahlung?

In der folgenden Übersicht können Sie nachlesen, ob Ihre Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub oder auf eine unbezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht hat.

Wie lange dauert eine Freistellung?

Die Dauer der Freistellung hängt immer von den jeweiligen Gründen und Umständen sowie den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag ab.

Wird ein Mitarbeiter gekündigt, kann er z.B. bis zu drei Monate bezahlt freigestellt werden. Ansonsten fällt die Dauer bei bezahlten Freistellungen in Form von Sonderurlaub eher gering aus. So erhalten Arbeitnehmer bei einem Umzug, bei der Geburt oder Hochzeit des eigenen Kindes in der Regel einen Tag Sonderurlaub, bei dem Tod des Ehegatten oder Kindes bis zu vier Tage.

Wie wirkt sich die unbezahlte Freistellung auf die Sozialversicherung aus?

Wird eine Freistellung einvernehmlich vereinbart, wirkt sich das auf die Sozialversicherung aus. Denn bei einer Freistellung von mehr als einem Monat gelten Arbeitnehmer aus der Perspektive der Sozialversicherung als „beschäftigungslos“.

Der Arbeitnehmer muss dann von der gesetzlichen Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung abgemeldet werden. Entsprechend greift die Sozialversicherungspflicht nicht mehr. Arbeitnehmer müssen sich demnach freiwillig gesetzlich bzw. privat krankenversichern. Sobald die längere unbezahlte Freistellung endet, kann der Arbeitnehmer wieder bei den Sozialversicherungen angemeldet werden.

Kann der Urlaub bei Freistellung angerechnet werden?

Am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses nutzen Arbeitgeber häufig die Freistellung, indem sie nicht genutzten Urlaub anrechnen. Das ist gesetzlich möglich, solange eine Freistellung rechtmäßig ist.

Allerdings gab es verschiedene Urteile von Arbeitsgerichten, welche die Urlaubsabgeltung mit der Freistellung verhindern.

• Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm (14.3.2013, Az. 16 Sa 763/12): Laut diesem Urteil des LAG Hamm kann der Arbeitnehmer Urlaub oder dessen Abgeltung einfordern, wenn er außerordentlich und fristlos gekündigt sowie freigestellt wurde. Das Gericht hatte entschieden, dass durch die fristlose und außerordentliche Kündigung in Kombination mit einer Freistellung unter Anrechnung der Urlaubsansprüche der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht erfüllt wird.
• Bundesarbeitsgericht (19.5.2009, Az. 9 AZR 433/08): Laut einem Urteil des BAG führt eine widerrufliche Freistellung eines Arbeitnehmers nicht zur Urlaubsanrechnung. Hat der Arbeitgeber aber ein Arbeitszeitkonto geführt, aus welchem ein Freizeitausgleichsanspruch des Arbeitnehmers hervorgeht, kann der Urlaubsanspruch auch mit einer widerruflichen Freistellung erfüllt werden.

Wenn Arbeitgeber eine Freistellung aussprechen, sollten Sie immer darauf achten, ob diese widerruflich oder unwiderruflich erfolgt. So ist es in der Regel nur bei unwiderruflichen Freistellungen möglich, z.B. Urlaubsanspruch zu verrechnen.

Wie sieht die Freistellung von der Arbeit bei Betriebsratsmitgliedern aus?

Für Mitglieder des Betriebsrats gilt eine Sonderregelung. Da die Betriebsratsmitglieder gleichzeitig auch Arbeitnehmer im Betrieb sind, müssen sie den Verpflichtungen des Arbeitsvertrages nachkommen. Der Betriebsrat vertritt jedoch die Interessen der Arbeitnehmer, weshalb die Tätigkeit als Betriebsratsmitglied Vorrang vor dem Arbeitsvertrag hat.

Je nach Größe des Betriebes und dessen Arbeitnehmerzahl entscheidet sich, wie viele Betriebsratsmitglieder das Unternehmen freistellen muss. Dabei gilt es zu beachten, ob auch Teilzeitbeschäftigte, Auszubildende oder Mitarbeiter in dem Betrieb zuzurechnenden Kleinstbetrieben zu den Arbeitnehmern hinzuzurechnen sind. Grundsätzlich gilt: Pro 500 Arbeitnehmer muss ein Betriebsratsmitglied freigestellt werden.

Steht die Anzahl an freizustellenden Betriebsratsmitgliedern fest, muss der Betriebsrat bestimmen, welche Mitglieder freizustellen sind. Auch Teilfreistellungen sind möglich. Allerdings hat der Arbeitgeber dabei kein Mitspracherecht.

Was ist eine Freistellung im Öffentlichen Dienst?

Im Öffentlichen Dienst gibt es auch die Möglichkeit, dass der Dienstherr Beschäftigte freistellt. Wann und unter welchen Umständen Angestellte im Öffentlichen Dienst Sonderurlaub nehmen können, wird im Tarifvertrag des Öffentlichen Dienstes (TVöD) geregelt.

Auch nach TVöD gibt es eine Freistellung mit Verzicht auf Fortzahlung des Entgelts und eine „Arbeitsbefreiung“ unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts.

FAQ – alle Antworten auf Fragen zur Freistellung

Hier finden Sie alle Antworten auf Ihre Fragen zum Thema „Freistellung“.