Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Anforderungen & Modelle

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung bezeichnet die Aufzeichnung der Arbeitszeitdaten der Beschäftigten – und zwar den Beginn, die Pausen und das Ende der Arbeitszeit. Die Zeiterfassung betrifft nicht die festgelegte Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, sondern die tatsächliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer, auch Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Die Arbeitszeiterfassung kann manuell – durch die Beschäftigten selbst – oder automatisiert erfolgen.

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Die Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen Pflicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden. Bis dato mussten laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG), welches auch bis jetzt noch nicht reformiert wurde, nur Überstunden sowie die Sonn- und Feiertagsruhe erfasst werden. 

Dem Grundsatzurteil des BAG vorausgegangen war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH). Mit einer Entscheidung vom 14. Mai 2019 hat der EuGH die Arbeitgeber der EU-Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten vom Beginn bis zum Ende aufzuzeichnen. Die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 noch einmal bestätigt. 

Wen betrifft die Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich betrifft das Urteil zur Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung alle Unternehmen jeder Größe und Branche. Das bedeutet, von jedem Mitarbeiter muss die Arbeitszeit erfasst werden. Allerdings gibt es auch Ausnahmen von diesem Gesetz. 

Welche Arbeitszeitdaten muss der Arbeitgeber erfassen?

Arbeitgeber müssen gemäß dem Urteil des BAG folgende Arbeitszeitdaten erfassen:

• den Beginn der Arbeitszeit, 
• die Pausen während der Arbeitszeit (stets Beginn und Ende einer Pause) und
• das Ende der Arbeitszeit.

Damit inkludiert die Arbeitszeiterfassung auch geleistete Überstunden der Arbeitnehmer, aber auch Minusstunden. 

Wichtiger Hinweis: Schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein dafür, dass sie die Arbeitszeit nach dem Ende der Pause aufzeichnen. Auch für fünfminütige Raucherpausen müssen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit stoppen.

Welche Anforderungen bestehen an die Arbeitszeiterfassung?

Der Gesetzgeber sowie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts lassen offen, in welche Form die Arbeitszeiterfassung erfolgen muss. Dennoch muss die Zeiterfassung bestimmte Anforderungen erfüllen. Zunächst ist es wichtig, dass die Zeiterfassung ein für Arbeitnehmer und Arbeitgeber objektives, verlässliches und zugängliches System ist. Das geht aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts hervor.  

Alle Arbeitsstunden, einschließlich der Überstunden, müssen aufgezeichnet werden. Darüber hinaus muss die Zeiterfassung sicherstellen, dass die Pausenzeiten und vor allem die Ruhepausen eingehalten werden. 

Zudem sind Vertrauen und Transparenz des Systems zwei entscheidende Anforderungen. Ihre Mitarbeiter müssen zur Zeiterfassung einen Zugang haben und das Bewusstsein entwickeln, dass es dem Gesundheitsschutz gilt.

Mit welchen Modellen kann die Arbeitszeiterfassung erfolgen?

Die Arbeitszeiterfassung kann auf unterschiedlichen Wegen und mit verschiedenen Modellen erfolgen. Dazu gehören beispielsweise die händische Niederschrift, die digitale Zeiterfassung mit einem softwarebasierten Zeiterfassungssystem oder auch die Arbeitszeiterfassung per stationärem Terminal im Betrieb. Nachfolgend werden die wichtigsten Modelle der Arbeitszeiterfassung vorgestellt.

Händische Niederschrift 

Die einfachste Form ist die Niederschrift – händisch auf einem Formular, dem sogenannten Stundenzettel. Auf diesem Zettel werden die Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten dokumentiert. Ihre Mitarbeiter müssen alle Daten per Hand eintragen und den Stundenzettel innerhalb einer bestimmten Frist im Personalbüro oder bei Ihnen abgeben.

Der Nachteil der händischen Niederschrift: Es kann zu Übertragungsfehlern in der Buchhaltung kommen. Des Weiteren könnte die nicht digitale Lösung der Arbeitszeiterfassung mit der Reform des Arbeitsgesetzes nicht mehr zulässig sein. Dies ist jedoch abzuwarten.

Stempeluhr

Die Stempelkarte mit der Stechuhr wurde früher zur Arbeitszeiterfassung genutzt und wäre grundsätzlich auch noch heute möglich. Allerdings findet die Stempeluhr heute in den Unternehmen kaum noch Anwendung. Allerdings ist das Ein- und Auschecken mithilfe des Chips oder der Chipkarte und der Zeitauffassung eine moderne Stempeluhr. Schließlich ist das Prinzip das Gleiche.

Stationärer Terminal 

Ein weiteres Modell der Arbeitszeiterfassung stellt ein stationärer Terminal dar, der sich in der Regel im Eingangsbereich des Unternehmens befindet. Mitarbeitern wird hierbei ein Chip oder eine Chipkarte zur Verfügung gestellt, mit dem sich die Arbeitnehmer über den Terminal einloggen können. Die Zeiterfassung kann allerdings auch über den Fingerabdruck oder über das Smartphone erfolgen. 

Die Vorteile eines stationären Terminals: 

• Die Arbeitszeiterfassung erfolgt besonders schnell und unkompliziert.
• Mit dem Kauf des Terminals erwerben Sie in der Regel gleichzeitig die Lizenz für die Software zur Zeiterfassung.

Der Terminal – das stationäre System der Zeiterfassung – ist bereits in zahlreichen Unternehmen etabliert.

Fingerabdruck

Mittlerweile nutzen zahlreiche Großkonzerne den Fingerabdruck für die Arbeitszeiterfassung. Dies erfolgt ähnlich wie bei der Chipkarte über einen installierten Terminal. 

Die Vorteile des Fingerabdrucks: 

• Die Arbeits- und Pausenzeiten können nicht manipuliert werden. 
• Gleichzeitig ist der Fingerabdruck die unverwechselbare Identifikation des Mitarbeiters.

Excel-Tabelle

Eine Alternative zum händischen Stundenzettel als Modell der Zeiterfassung ist die digitale Excel-Tabelle. In diese können Ihre Beschäftigten ebenfalls ihre Arbeitszeit erfassen. Dieses Modell der Arbeitszeiterfassung ist vor allem für kleine Betriebe mit nur wenigen Angestellten sinnvoll. 

Bei der Excel-Tabelle bestehen allerdings Nachteile: Sie sind fehleranfällig und manipulierbar.

Softwarebasierte Zeiterfassungssysteme

Mit einem softwarebasiertem Zeiterfassungssystem erfolgt die Zeiterfassung auf digitalem Wege. Ihre Mitarbeiter können entweder über eine App oder direkt am Browser – über ein webbasiertes Programm – den Beginn der Arbeitszeit und der Pausen sowie das Ende der Pausen und der Arbeitszeit eintragen. Die Arbeitszeiten werden direkt an die Zeiterfassungssoftware übermittelt und dort gespeichert.

Ein entscheidender Vorteil von softwartenbasierten Zeiterfassungssystemen: In der Regel ist diese Art der Zeiterfassung passwortgeschützt. So haben Dritte keinen Einblick in die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter.

Wann eignet sich welches Zeiterfassungsmodell?

Die Anwendung eines Zeiterfassungsmodells hängt maßgeblich von der Betriebsgröße und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Zudem spielen die Kosten beim Modell eine Rolle. Das Personalmanagement sollte diese Faktoren im jeweiligen Unternehmen mitberücksichtigen. Die folgende Tabelle liefert einen Überblick darüber, bei welchen Unternehmen sich welches Modell der Arbeitserfassung besonders eignet.

Was droht Unternehmen bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassung?

Wenn Sie gegen die Pflicht der Arbeitszeiterfassung verstoßen, droht Ihnen die Zahlung eines Bußgeldes. Der Gesetzgeber sieht bei einem Verstoß eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro vor (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Sie als Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) dazu verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter einzuführen. 

Eine Bußgeldzahlung droht vor allem dann, wenn Sie von der zuständigen Arbeitsschutzbehörde die Aufforderung bekommen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter einzureichen. Das Bußgeld droht Ihnen auch dann, wenn Sie zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems aufgefordert werden und dieser Aufforderung nicht nachkommen.

Was sind die Vorteile der Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung bringt sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern Vorteile. Zu den wesentlichen Vorteilen der Zeiterfassung gehören:

• Mehr Transparenz: Arbeitgeber können einsehen, ob die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten auch tatsächlich eingehalten werden. Mitarbeiter können einsehen, ob sie Überstunden oder Minusstunden haben.
• Kontrolle übers Budget: Durch die Zeiterfassung haben Arbeitgeber einen besseren Überblick über das Budget – beispielsweise von zeitlich begrenzten Projekten. Sollte sich abzeichnen, dass das Budget überschritten wird, wird es frühzeitig gemeldet. Außerdem ermöglicht die Zeiterfassung eine leichtere Projektplanung.
• Flexibilität durch Zeiterfassung: Die elektronische Zeiterfassung ermöglicht mehr Flexibilität. Ihre Mitarbeiter können Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit per Fingerabdruck, Chip oder Chipkarte, mit dem Smartphone oder Tablet oder am PC aufzeichnen. Diese Möglichkeiten gilt auch für Mitarbeiter im Home Office.
• Verbesserung des Arbeitsklimas: Durch die Zeiterfassung werden alle zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet. Diese können – nach individueller Absprache – abgefeiert werden. So verbessern Sie das Arbeitsklima innerhalb der Belegschaft. Es entsteht kein Frust bei den Mitarbeitern, die viele Überstunden machen, gegenüber denen, die kaum Mehrarbeit leisten.

Gibt es Nachteile der Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung bringt leider auch Nachteile mit sich:

• Leistung rückt in Hintergrund: Bei der Zeiterfassung geht es ausschließlich darum, ob Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten einhalten. Dabei kann bei Mitarbeitern der Eindruck entstehen, dass es „nur“ um die Einhaltung der vertraglich geregelten Arbeitszeit geht. Die quantitative Zeiterfassung kann dazu führen, dass die Leistung der Mitarbeiter in den Hintergrund tritt und nicht mehr zielorientiert gearbeitet wird.
• Vertrauensverlust in den Arbeitgeber: Die Zeiterfassung kann bei manchen Mitarbeitern zu einem Vertrauensverlust in Sie als Arbeitgeber führen. Im schlimmsten Fall führt sie dazu, dass Ihre Mitarbeiter sich überwacht und kontrolliert führen. Das Betriebsklima kann sich dadurch massiv verschlechtern.

Was müssen Sie aus datenschutzrechtlicher Sicht bei der Arbeitszeiterfassung beachten?

Die Vereinbarkeit des Datenschutzes und der Arbeitszeiterfassung muss gegeben sein. So darf die Zeiterfassung nur nach Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (Artikel 5 DSGVO) erfolgen. 

Demnach müssen die Daten nur für die Zwecke der Zeiterfassung erhoben werden und nicht für andere Zwecke. Darüber hinaus dürfen Sie als Arbeitgeber nur so viele Daten erheben und verarbeiten wie für den Zweck notwendig sind. Nach den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren müssen Sie die Daten der Mitarbeiter löschen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie in Bezug auf den Datenschutz unsicher sein sollten, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten oder an den Betriebsrat in Ihrem Unternehmen wenden.

Können Sie die Arbeitszeiterfassung delegieren?

Arbeitgeber sind zwar zur Erfüllung der Aufzeichnungspflicht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde verantwortlich (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Sie können allerdings die Führung der Arbeitszeitnachweise an ihre Mitarbeiter übertragen beziehungsweise delegieren. Darüber hinaus kann eine von dem Arbeitgeber bestellte Person stichprobenartig die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen überprüfen. Diese Aufgabe kann zum Beispiel der Sicherheitsbeauftragte im Betrieb übernehmen.

Kann Vertrauensarbeitszeit trotz verpflichteter Arbeitszeiterfassung vereinbart werden?

Vertrauensarbeitszeit ist auch mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung weiterhin möglich. Die Einteilung der Arbeitszeiten kann weiterhin individuell von den Arbeitnehmern vorgenommen werden. Die geleistete Arbeitszeit – und zwar egal, wann – muss einfach nur aufgezeichnet werden. Demnach kann Vertrauensarbeitszeit auch weiterhin funktionieren. 

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Die Kontrolle der Erfassung von Arbeitszeiten obliegt zunächst dem Arbeitgeber. Dieser trägt die Verantwortung, die ordnungsgemäße Erfassung gemäß der gesetzlichen Regelungen zu kontrollieren. Ansonsten erfolgt die Überwachung der Arbeitszeiterfassung durch die Bundesländer beziehungsweise durch zuständige Arbeitsschutzbehörden, welche die Einreichung der aufgezeichneten Arbeitszeiten einfordern können.