Rückzahlungsklausel: Wann wirksam? + Muster

Was ist eine Rückzahlungsklausel?

Bei einer Rückzahlungsklausel handelt es sich im arbeitsrechtlichen Kontext um eine vertragliche (Rückzahlungs-)Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Durch die Unterschrift verpflichtet sich der Mitarbeiter zur Zahlung einer bestimmten Summe oder bestimmter finanzieller Leistungen, wenn vereinbarte Bedingungen nicht eingehalten werden. Das kann zum Beispiel der frühzeitige Austritt aus dem Unternehmen durch eine vorzeitige Kündigung vonseiten des Beschäftigten sein.

In der Praxis wird zwischen verschiedenen Rückzahlungsklauseln unterschieden:

• Klausel für Sonderzahlungen/Gratifikationen
• Rückzahlungspflicht für Ausbildungskosten
• Rückzahlungsklausel für Fort- und Weiterbildung

Allen genannten Klauseln ist das dahinterstehende Prinzip gemein: Wenn sie in die Mitarbeiter und gegebenenfalls deren Fähigkeiten investieren, dann soll nicht nur der Beschäftigte davon profitieren, sondern auch das Unternehmen selbst.

Sind Rückzahlungsklauseln überhaupt zulässig?

Ja, Rückzahlungsklauseln in Arbeitsverträgen sind grundsätzlich zulässig. Dies wurde vom Bundesarbeitsgericht bereits 2006 in einem Urteil bestätigt (BAG, Urteil vom 11. April 2006 – 9AZR 610/05).

Allerdings werden an die Klausel hohe Anforderungen gestellt.

Dies liegt zum einen darin begründet, dass die Rückzahlungsklausel im Interesse des Arbeitgebers liegt und sie dem Arbeitnehmer oftmals bereits vorformuliert zur Unterzeichnung vorgelegt wird. Denn in diesen Fällen gelten Rückzahlungsklauseln als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), die demnach dem AGB-Recht unterliegen. Folglich können sie auch inhaltlich einer richterlichen Kontrolle unterzogen werden.

Wann sind Rückzahlungsklauseln zulässig?

Rückzahlungsklauseln sind nur zulässig, nur die folgenden zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Rückzahlungsklausel darf gemäß § 305c Abs. 1 BGB nicht als „überraschende Klausel“ eingestuft werden. Dies ist dann der Fall, wenn sie im Vertragsdokument nicht direkt sichtbar erscheint, sondern so versteckt, dass sie für den Vertragspartner des Verwenders, also den Arbeitnehmer, als überraschend gilt.
2. Die Rückzahlungsvereinbarung muss dem Grundsatz des § 307 Abs. 1 BGB genügen, wonach der Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligt werden darf. Nach § 307 Abs. 1 S. 2 BGB trifft dies etwa dann zu, wenn „die Bestimmung nicht klar und verständlich ist“.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Verpflichtung, Fortbildungskosten zurückzuzahlen, ist dann zulässig, wenn es in der Sphäre des Arbeitnehmers liegt, ob er zahlen muss oder nicht. Kann er eine vereinbarte Zahlungsverpflichtung dadurch verhindern, indem er dem Unternehmen durch seine „Betriebstreue“ erhalten bleibt, ist eine Rückzahlungsverpflichtung zulässig.

Auch bei Gratifikationen darf der Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligt oder gemäß Art. 12 GG in seiner Berufsfreiheit eingeschränkt werden.

Daneben sind entsprechende Rückzahlungsklauseln zwar anwendbar bzw. dürfen dann vertraglich vereinbart werden, wenn die Gratifikation keine Vergütung darstellt, die in einen zurückliegenden Bezugszeitraum fällt. Stellt die Sonderzuwendung also eine Vergütung für bereits erbrachte Arbeitsleistung dar, ist die Anwendung der Rückzahlungsklausel nicht zulässig.

Voraussetzungen: Wann sind Rückzahlungsklauseln wirksam?

Folgende Voraussetzungen müssen bei der Anwendung einer Rückzahlungsklausel erfüllt sein, damit die Vereinbarung wirksam ist:

• Die Bindungsdauer muss angemessen sein. Wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Rückzahlungsklausel vereinbart wird, müssen die beidseitigen Interesse gewahrt werden. Danach wird der Arbeitnehmer dann unangemessen benachteiligt, wenn das Verhältnis zwischen Fortbildungs- und Bindungsdauer nicht ausgewogen geregelt ist.
• Die Rückzahlungsklausel muss genau definiert und transparent sein. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, z. B. die Fortbildungskosten näher aufzuschlüsseln, wobei die exakte Nennung der Kostenhöhe nicht verlangt wird. Dennoch ist dem Arbeitnehmer mitzuteilen, nach welchem Schlüssel bzw. aufgrund welcher Berechnungsgrundlage sich eine eventuelle Rückzahlungspflicht ergibt.
• Verhältnis von Bindungszeit und Mobilitätsinteresse ist auszugleichen. Das Interesse des Arbeitgebers an einem längeren Verbleib seines „Schützlings“ (Bindungsinteresse) muss durch den Vorteil auf Arbeitnehmerseite ausgeglichen werden. Das heißt, der Arbeitnehmer muss sich durch die Fortbildung beruflich grundsätzlich in eine bessere Position gebracht haben, die sich sowohl am aktuellen Arbeitsplatz als auch in einem anderen Unternehmen bezahlt machen kann (Mobilitätsinteresse).
• Der Arbeitgeber muss eine zeitanteilige Minderung der Kosten anbieten. Wenn der Arbeitgeber eine Bindungsdauer an die Fortbildungsdauer anpasst, ist gleichzeitig eine Vereinbarung über die Höhe der Rückzahlung erforderlich. Was schuldet der Arbeitnehmer demzufolge, wenn er das Unternehmen vor Ende der Bindungsdauer verlässt? In der Regel geht man von einer ratierlichen Ausgestaltung aus, wonach sich die Höhe der Rückzahlung bei fortdauerndem Verbleib im Unternehmen stetig mindert.

Generell gilt: Die Dauer der Bindung richtet sich nach der Dauer der Weiterbildungsmaßnahme – so lautet die Rechtsprechung des BAG. Anhaltspunkte liefern die folgenden Werte: Bei einer 1-monatigen Weiterbildung besteht die Möglichkeit zur Bindung bis zu sechs Monate. Dauert die Ausbildung mehr als zwei Jahre, beispielsweise bei einem dualen Studium, wäre es möglich, die Bindungsdauer auf bis zu fünf Jahre zu erhöhen.

Bei den genannten Werten handelt es sich um Richtwerte. Je nach Einzelfall kann sich die Bindungsdauer unterscheiden. Eine wichtige Rolle bei der Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel spielen in Bezug auf die Bindungsdauer auch die Betriebsangehörigkeit des Mitarbeiters sowie die Höher der Kosten, die der Arbeitgeber für den Beschäftigten übernommen hat.

Wann sind Rückzahlungsklauseln unwirksam?

Rückzahlungsklauseln sind zwar erlaubt, können unter bestimmten Bedingungen jedoch unwirksam werden. Die Klauseln müssen klar und verständlich formuliert sein. Nur wenn sicher ist, dass der Mitarbeiter auch verstanden hat, womit er sich zur Unterschrift verpflichtet, ist ein wesentlicher Schritt in die richtige Richtung getan.

Die Rückzahlungsklausel ist zudem unwirksam, wenn sie im Arbeitsvertrag nicht genauer definiert, wer die Verantwortung für den Beendigungsgrund trägt. Dies ist schlüssig und folgerichtig der Arbeitnehmer, wenn er aus freien Stücken noch vor Ende der Bindungsdauer die Kündigung einreicht. Wird das Arbeitsverhältnis dagegen wegen betriebs- oder auch personenbedingter Kündigung beendet, liegt die Verantwortlichkeit nicht mehr in der Sphäre des Mitarbeiters. Er ist damit von der Rückzahlungspflicht befreit. Gleiches gilt im Fall einer fristlosen Kündigung des Arbeitnehmers wegen eines vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers.

Rückzahlungsklauseln sind zusammenfassend unwirksam, wenn:

1. die Bindungsdauer unangemessen ist.
2. die Rückzahlungsklausel unklar oder unpräzise definiert ist und nicht transparent genug ist.
3. das Interesse des Arbeitgebers an einem längeren Verbleib des Arbeitnehmers (Bindungsinteresse) nicht angemessen durch den Vorteil auf Arbeitnehmerseite (Mobilitätsinteresse) ausgeglichen wird.
4. keine zeitanteilige Minderung der Kosten angeboten wird.

Wann kommen Rückzahlungsvereinbarungen im Arbeitsrecht zum Einsatz?

Rückzahlungsklauseln kommen im Arbeitsrecht vor allem bei Fortbildungen, Ausbildungen sowie Sonderzahlungen und Gratifikationen zum Einsatz.

Rückzahlungsklauseln zu Fortbildungen

Mit einer Rückzahlungsklausel zu absolvierten Fortbildungen verfolgen Arbeitgeber das Ziel, die entstandenen Kosten zurückerstattet bekommen. Denn eine solche Vereinbarung verpflichtet den Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen dazu, dem Arbeitgeber die Fortbildungskosten zumindest teilweise wieder zurückzuzahlen.

Insbesondere bei Weiter- oder Fortbildungen sind Rückzahlungsklauseln an der Tagesordnung. Das hat gleich mehrere Gründe: Zum einen erfordern einige Weiterbildungsmaßnahmen, dass Unternehmen die Mitarbeiter von der Arbeit freistellen. Das kostet nicht wenig. Was in finanzieller Hinsicht ebenfalls zu Buche schlägt, sind die Weiterbildungskosten per se. Egal ob Zertifikatslehrgang, IHK-Weiterbildung oder Onlinekurs – Personalentwicklungsmaßnahmen sind nicht selten mit enormen Summen verbunden.

Umso wichtiger ist es, dass das vermittelte Know-how nicht nur dem Mitarbeiter und seinem persönlichen Profil zugutekommt, sondern eben dem Betrieb selbst. Rückzahlungsklauseln vermeiden, dass Beschäftigte nach dem erfolgreichen Absolvieren einer Weiterbildungsmaßnahme kündigen und woanders oder – im schlimmsten Falle – bei der Konkurrenz anheuern bzw. von ihr abgeworben werden. Durch entsprechende Klauseln werden Arbeitnehmer in die Pflicht genommen, die Kosten für die Fort- oder Weiterbildung zurückzuzahlen, wenn sie vorzeitig kündigen.

Achtung! Geben Mitarbeiter durch ihr Verhalten Anlass zur Kündigung, entsteht nicht immer eine Rückzahlungspflicht. Initiiert der Arbeitgeber das Ende des Arbeitsverhältnisses, sind Rückzahlungsklauseln nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) unwirksam. Die Begründung des Gerichts: Arbeitnehmer würden unangemessen benachteiligt werden.

Rückzahlungsklauseln bei Gratifikationen

Im deutschen Arbeitsrecht werden Rückzahlungsklauseln neben der Forderung von Fortbildungskosten auch im Fall von Sonderzahlungen vereinbart. Rückzahlungsklauseln bei Gratifikationen – beispielsweise bei Boni – erlauben Unternehmen eine Rückerstattung oder Nichtzahlung. Viele Unternehmen verpflichten ihre Mitarbeiter beispielsweise, das Weihnachtsgeld zurückzuzahlen, wenn sie vor dem 31. März (erstes Quartal) oder dem 30. Juni (erstes Halbjahr) des Folgejahres kündigen. Entsprechende Klauseln sind auch bei Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung Usus.

Weitere Arten von Gratifikationen sind:

• Prämien (auf Grundlage von Zielvereinbarungen)
• Tantiemen (variable Vergütungsanteile, abhängig vom Unternehmenserfolg)
• Bonuszahlungen (leistungsabhängig und ebenso abhängig vom Erfolg des Unternehmens)

Wo stehen Rückzahlungsklauseln?

Grundsätzlich kann eine Rückzahlungsklausel formfrei zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschlossen werden. In wenigen Ausnahmen kann die Schriftform erforderlich sein, wie z. B. im Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Darüber hinaus dürfte es vor allem für den Arbeitgeber von größerem Interesse sein, jede Rückzahlungsvereinbarung im Sinne der Rechtssicherheit und zum Zweck der Beweisbarkeit schriftlich festzuhalten – und somit aus finanziellen Gründen.

Im Übrigen ist die Rückzahlungsklausel jedoch aufgrund ihrer Bedeutung und der möglichen finanziellen Folgen für beide Vertragspartner als wesentlicher Vertragsbestandteil im Sinne des § 2 Abs. 1 NachwG (Nachweisgesetz) einzustufen. Insbesondere § 2 Abs. 1 Nr. 12 NachwG dürfte hier einschlägig sein. Danach gelten etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen als wesentliche Vertragsbestandteile. Aus Arbeitgebersicht ist zu bedenken, dass dem Arbeitnehmer in diesem Fall spätestens einen Monat nach Vertragsschluss eine entsprechende Niederschrift auszuhändigen ist.

Mehr Inhalte eines Arbeitsvertrages:

• Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
• Salvatorische Klausel
• Versetzungsklausel
• Nebentätigkeiten im Arbeitsvertrag
• Rufbereitschaft
• Verschwiegenheitsklausel im Arbeitsvertrag
• Vertragsstrafen
• Arbeitsort

Wie werden Rückzahlungsklauseln formuliert?

Damit Sie rechtssichere und wirksame Rückzahlungsklauseln vereinbaren, finden Sie im Folgenden zwei Muster – einmal für die Rückzahlung von Fortbildungskosten und einmal für das Weihnachtsgeld.

Wie lange darf die Rückzahlungspflicht betragen?

Bei der Beantwortung der Frage, welche Bindungsdauer möglich bzw. zulässig ist, entscheidet im Zweifel der Einzelfall. Dennoch hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil einen zeitlichen Rahmen vorgegeben, an den sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Vereinbarung der Rückzahlungsklausel orientieren sollten.

Danach soll bei einer Aus- bzw. Fortbildungsdauer von maximal einem Monat eine Bindungsdauer von bis zu sechs Monaten gelten.

In der folgenden Tabelle lässt sich das von der Rechtsprechung festgelegte Verhältnis Fortbildungsdauer/Bindungsdauer entnehmen:

Übersicht zur angemessenen Bindungsdauer

Wie erwähnt, sind leichte Abweichungen möglich. Insbesondere dann, wenn die Kosten für die Fortbildung besonders hoch ausfallen und der Mitarbeiter seine Kenntnisse und Fähigkeiten über das Normalmaß hinaus verbessern konnte. 

Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag – arbeitgeberfreundliche Gestaltung

Arbeitsvertrag ohne Arbeitszeit: Welche Regelung gilt?

Überstunden mit Gehalt abgegolten: Rechtswirksam formulieren

42-Stunden-Woche: Effektivitätsboost oder Work-Life-Balance Killer?