Praktikanten einstellen: Alle rechtlichen Regelungen im Blick

Praktikanten einstellen: Alles Wichtige in Kürze

• Wer? Egal ob Freelancer oder Konzern – jeder Unternehmer und jedes Unternehmen darf Praktikanten einstellen.
• Warum? Praktikanten können nicht nur im Tagesgeschäft unterstützen und zum guten Ruf eines Unternehmens beitragen, sondern bei guter Leistung die Arbeitnehmer und Führungskräfte von morgen sein.
• Was beachten? Entscheidend ist immer, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum oder ein Pflichtpraktikum handelt. Je nachdem gelten unterschiedliche Vorgaben zu Bezahlung, Urlaub und Sozialabgaben.

Darf jeder Unternehmer Praktikanten einstellen?

Ja, jeder Unternehmer darf grundsätzlich Praktikanten einstellen. Im Gegensatz zur Ausbildung müssen Unternehmer keinen Ausbilderschein haben oder sonstige Vorgaben erfüllen, wenn sie Praktikanten einstellen.

Egal ob Einzelunternehmer, KMU oder Großkonzern – Praktikanten einzustellen ist überall möglich. Dabei gilt es allerdings einiges zu beachten.

Vorteile: Warum lohnt es sich, Praktikanten einzustellen

Praktikanten einzustellen, bedeutet für ein Unternehmen bzw. einen Unternehmer Arbeit. Schließlich soll der Praktikant während seiner Zeit auch beschäftigt sein, weshalb ihm Abläufe und Projekte gezeigt werden müssen. Praktikanten einzustellen, birgt aber zahlreiche Vorteile, die den Aufwand rechtfertigen:

• Praktikanten können flexibel eingesetzt werden und so in den Projekten unterstützen, in denen der größte Bedarf besteht.
• Sie bringen frischen Wind und neue Perspektiven in einen Betrieb.
• Sie können sich positiv auf die Reputation eines Unternehmens auswirken, in dem sie innerhalb ihres Netzwerks positiv von ihrer Arbeit berichten: In Zeiten von Fachkräftemangel umso wichtiger.
• Mit Praktikanten lässt sich ein Talentpool aufbauen
• Unternehmen und Praktikant können sich über einen langen Zeitraum kennenlernen. Passt es, kann das Praktikumsverhältnis in ein festes Arbeitsverhältnis überführt werden. So können Praktikanten die Arbeitnehmer und Führungskräfte von morgen sein.

Tipp: Machen Sie sich Gedanken, wie Sie einen Praktikanten beschäftigen wollen, bevor Sie ihn einstellen. Kaffeekochen und Kopieren macht weder die Praktikanten glücklich, noch hilft es Ihnen Einblicke, in die Arbeitsweise potenzieller neuer Mitarbeiter zu bekommen.

Welche Arten von Praktika gibt es?

Praktikum ist nicht gleich Praktikum. Unterschieden wird zwischen freiwilligen Praktika und Pflichtpraktika. Zu den wesentlichen Unterscheidungskriterien gehören die Verpflichtung und die Länge des Praktikums. Die Frage „Praktikumsvergütung ja oder nein?“ hängt davon ab, welcher Kategorie sich der Praktikant zuordnen lässt. Bevor diese Frage jedoch geklärt wird, geben die folgenden Abschnitte einen Überblick über die beiden Praktikumsformen sowie ihre Gemeinsamkeiten und Unterschiede.

Freiwilliges Praktikum

Absolviert der Praktikant ein freiwilliges Praktikum, ist nicht mehr die Schule oder die Universität der Hauptarbeitgeber, sondern das Unternehmen. Dadurch hat der freiwillige Praktikant andere Rechte und Pflichten als ein Praktikant, der ein Pflichtpraktikum absolviert.

Handelt es sich um ein freiwilliges Praktikum, kann der Praktikant von seinem Praktikumsgeber beispielsweise ein Praktikumszeugnis und die gesetzliche Mindestanzahl an Urlaubstagen verlangen. Jedoch sollten Personaler bei dieser Form des Praktikums beachten, dass es einen Unterschied macht, wie lange der Student oder Schüler als Praktikant im Unternehmen eingestellt ist.

Ein freiwilliges Praktikum hilft bei der beruflichen Orientierung. Viele Unternehmen zahlen für ein freiwilliges Praktikum Geld, wenn auch nicht alle. Bei einem freiwilligen Praktikum gibt es für die Praktikanten keine Vorgaben in Bezug auf Praktikumsdauer, Branche oder Zeitpunkt. Auch ein Praktikumsbericht muss nicht abgegeben werden.

Pflichtpraktikum

Es gibt verschiedene Arten von verpflichtenden Praktika, wie:

• ein Vorpraktikum,
• ein Zwischenpraktikum oder
• ein Fachpraktikum.

Ein Pflichtpraktikum ist ein häufiger Bestandteil des Studiums, der Schulzeit oder der Ausbildung. Der Aspekt, praktische Berufserfahrung im Rahmen einer (häufig theoretischen) Ausbildung zu sammeln, steht bei einem solchen Praktikum im Vordergrund.

Ein Schülerpraktikum ist zum Beispiel an vielen Schulen Pflicht und für die Schüler der erste Kontakt mit der Berufswelt. Zudem gibt es Studiengänge, bei denen ohne ein Vorpraktikum keine Zulassung zum Studium erfolgt. Andere Studiengänge sehen wiederum ein Zwischenpraktikum als verpflichtend vor.

Info als Absatz Art des Praktikums entscheidet über Rahmenbedingungen

Je nach Art des Praktikums resultieren für den Arbeitgeber daraus unterschiedliche Rechte und Pflichten. Die Dauer des Praktikums, der Umgang mit Entgelt sowie der Anspruch auf Urlaubstage unterscheiden sich je nach Praktikum.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei Praktikanten?

Arbeitgeber müssen bei der Beschäftigung von Praktikanten einige gesetzliche Vorgaben erfüllen. So haben Praktikanten unter Umständen Anspruch auf Urlaub und Bezahlung. Arbeitgeber müssen für Praktikanten außerdem je nach Praktikumsart Sozialabgaben abführen.

Eine Pflicht zu einem Praktikumsvertrag besteht nicht, es empfiehlt sich jedoch einen aufzusetzen. In diesem Vertrag können die Bedingungen festgehalten werden und auch Aspekte wie Probezeit, Urlaubstage und Entgelt geregelt werden.

Welche Angaben sollte ein Praktikumsvertrag aufweisen?

In einen Praktikumsvertrag gehören folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Praktikanten
• Art der Beschäftigung (handelt es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum)
• Praktikumsdauer
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Einsatzbereich und Aufgaben des Praktikanten
• Gegebenenfalls Urlaubsanspruch
• Gegebenenfalls Angaben zur Vergütung
• Pflichten des Unternehmens (z.B. Praktikumsbescheinigung erstellen)
• Pflichten des Praktikanten (z.B. Verhalten bei Krankheit, Vertraulichkeitsvorgaben, Einhalten von Vorschriften)
• Angaben zu Probezeit und Kündigungsfrist
• Ort, Datum sowie Unterschrift (Praktikant und Arbeitgeber)

Vergütung: Wie müssen Praktikanten entlohnt werden?

Auch hier muss wieder zwischen Pflichtpraktikum und freiwilligem Praktikum unterschieden werden.

Vergütung eines Pflichtpraktikums

Pflichtpraktikanten haben grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Praktikumsvergütung. Sie haben somit auch kein Recht auf Mindestlohn im Praktikum. Wie bereits erwähnt, ist ihr Hauptarbeitgeber ihre Schule oder Universität. Daher haben sie auch keinen Urlaubsanspruch. Dennoch gewähren viele Betriebe ihren Praktikanten eine Aufwandsentschädigung sowie eine gewisse Anzahl an „Urlaubs-“ bzw. freien Tagen. Diese Entscheidung ist jedoch freiwillig, wodurch der Praktikant auch keinen rechtlichen Anspruch geltend machen kann.

Bei dieser Form des Praktikums ist es unerheblich, wie lange es besteht: Der Pflichtpraktikant hat somit niemals einen Anspruch auf Mindestlohn – selbst wenn das Praktikum die Grenze von drei Monaten übersteigt. Bezahlt das Unternehmen dem Praktikanten freiwillig eine Praktikumsvergütung, sind diese Einkünfte immer sozialversicherungsfrei. Zudem muss man keine Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Wenn das Gehalt jedoch die Grenze von 538 Euro im Monat übersteigt, müssen beide Seiten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge bezahlen.

Gehalt eines freiwilligen Praktikanten

Für ein freiwilliges Praktikum müssen Arbeitgeber Mindestlohn zahlen, wenn es länger als drei Monate dauert. Der Mindestlohn wird dann ab dem ersten Praktikumstag fällig. Ist ein freiwilliges Praktikum kürzer als drei Monate, unterliegt es nicht der Mindestlohnpflicht.

Ebenfalls relevant für die Bezahlung ist, ob das Praktikum als Zwischenpraktikum im Studium, zum Beispiel in den Semesterferien gemacht wird, oder nach dem Abschluss. Handelt es sich nämlich um ein Praktikum nach dem Abschluss, das inhaltlich im Zusammenhang mit dem Studium steht, so ist es kein Orientierungspraktikum und somit mindestlohnpflichtig.

Steht das Praktikum in keinem inhaltlichen Zusammenhang mit dem vorangegangenen Studium, sondern dient es zum Beispiel der Umorientierung, so muss nicht zwingend Mindestlohn gezahlt werden (außer es ist länger als drei Monate).

Was sind die Vorteile einer Praktikumsvergütung?

Wenn sich Betriebe mit der Frage beschäftigen, ob sie ihre Praktikanten bezahlen sollten oder nicht, ist bei der Abwägung die eingangs dargelegte Problematik des Fachkräftemangels ein wesentlicher Punkt. Der Mangel an geeigneten Fachkräften ist für viele Branchen ein ernst zu nehmendes Problem. Dabei gilt: Wer nicht früh genug tätig wird und Gegenmaßnahmen ergreift, wird es in Zukunft schwierig haben, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

Um den War for Talents im eigenen Unternehmen vorzubeugen, kann es eine sinnvolle Option sein, Praktikanten oder Werkstudenten in die eigenen Reihen aufzunehmen. Viele junge Talente sind schon während ihres Studiums auf der Suche nach einem geeigneten Arbeitgeber.

Wer bei Praktikanten bereits als attraktiver Arbeitgeber punkten kann, hat höhere Chancen, die Nachwuchskräfte zu halten. Konkurrierende Unternehmen, die ihren Praktikanten gar nichts oder verhältnismäßig wenig bezahlen, haben es im Gegenzug schwerer, ihre Praktikanten an sich zu binden.

Eine Alternative zu einem gewöhnlichen Lohn ist eine Aufwandsentschädigung. Hier beteiligt sich das Unternehmen mit einer fixen Praktikumsvergütung an den Kosten, die der Praktikant tragen muss, wenn er für das Praktikum beispielsweise umziehen oder pendeln muss.

Die Vorteile, einem Praktikanten gute Arbeitsbedingungen zu bieten, zeigen sich beispielsweise auch in puncto Urlaubsanspruch für Pflichtpraktikanten. Obwohl Pflichtpraktikanten rechtlich keinen Urlaubsanspruch haben, ist es auch für sie ein großer Pluspunkt, wenn sie sich den einen oder anderen Tag freinehmen können. Nicht zuletzt auch aus dem Grund, dass die Pflichtpraktikanten noch immer eingeschrieben sind und mitunter auch Organisatorisches für die Universität erledigen müssen.

Müssen Praktikanten bei der Sozialversicherung angemeldet werden?

Ob ein Praktikant bei der Sozialversicherung angemeldet werden muss, hängt wieder von der Art des Praktikums ab.

• Wird ein Zwischenpraktikum während des Studiums gemacht, das Pflicht im Lehrplan ist, sind die Studenten während der Praktikumszeit über ihre Hochschule versichert. Es müssen keine Beiträge zur Sozialversicherung für sie abgeführt werden. Falls das Praktikum jedoch mit mehr als 450 Euro pro Monat vergütet wird, kann möglicherweise eine Unfallversicherungspflicht bestehen.
• Ist ein Praktikum kein Zwischenpraktikum, sondern wird vor oder nach dem Studium absolviert, dann sind die Praktikanten noch nicht oder nicht mehr immatrikuliert. Für das Unternehmen bedeutet es, dass Sozialversicherungsabgaben für den Praktikanten geleistet werden müssen. Das betrifft die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Um die Kranken- und Pflegeversicherung müssen sich Praktikanten selbst kümmern.
• Bei einem freiwilligen Praktikum, das nicht zur Berufsausbildung zählt, sondern zum Beispiel zwischen dem Bachelor- und Masterstudium oder nach dem Masterstudium durchgeführt wird, müssen Unternehmen die Versicherungsleistungen übernehmen. Sie gelten dann als Hauptarbeitgeber, da keine Immatrikulation vorliegt.

Eine Ausnahme gibt es für Praktikanten unter 25 Jahre – sie können in der Familienversicherung bleiben. Außerdem sind Praktikanten von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit, wenn das Praktikum nicht vergütet wird.

Welche Steuern und Abgaben müssen Arbeitgeber und Praktikanten leisten?

Für ein Praktikum werden keine Beiträge in der Sozialversicherung fällig, wenn das Praktikum in der Prüfungsordnung vorgeschrieben ist. Dabei sind Dauer, Entlohnung und wöchentliche Arbeitszeit egal.

Ist ein Praktikum nicht in der Prüfungsordnung vorgeschrieben, sondern erfolgt freiwillig, so ist es auch versicherungsfrei, sofern kein Entgelt gezahlt wird.

Auch wenn ein freiwilliges Praktikum entlohnt wird, bleibt für Praktikanten versicherungsfrei, wenn es als Minijob eingestuft wird und das Entgelt die Minijob-Grenze von 538 Euro (in 2024) nicht überschreitet. Für Arbeitgeber werden dann 13 Prozent Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung fällig und auch in der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht.

Liegt die Vergütung über 538 Euro, können die Praktikanten als Werkstudent gelten. In einem solchen Fall müssen für ein Zwischenpraktikum keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung gezahlt werden. Nur für die Rentenversicherung fallen dann Beiträge an, die die Praktikanten zahlen müssen.

Welche Aufgaben dürfen Praktikanten übernehmen?

Grundsätzlich dürfen Praktikanten alle Aufgaben übernehmen, bei denen sie neue berufliche Fähigkeiten und Fertigkeiten lernen, Kenntnisse erwerben und Erfahrungen sammeln.

Dabei müssen die Aufgaben im Praktikum von denen in einer Berufsausbildung sowie in einem regulären Arbeitsverhältnis abgegrenzt werden können. Was das genau bedeutet und an welchen Stellen ein Praktikant sinnvoll eingesetzt werden kann, entscheidet jeder Betrieb für sich. Körperlich oder seelisch stark belastende Aufgaben, dürfen nicht an Praktikanten übergeben werden.

Probezeit: Was gilt im Praktikum?

Ein Praktikumsvertrag darf eine Probezeit enthalten, eine Pflicht dazu gibt es jedoch nicht. Üblich sind aber Probezeiten zwischen einer und vier Wochen, je nach Praktikumsdauer.

Für ein dreimonatiges Praktikum können Sie als Richtwert eine zweiwöchige Probezeit vorsehen.

Wichtig: In dieser Zeit darf das Praktikum von beiden Seiten ohne Frist wieder gekündigt werden.

Kann ein Praktikum gekündigt werden?

Ja, auch ein Praktikum kann natürlich gekündigt werden. Die Kündigungsfristen hängen jedoch davon ab, ob die vereinbarte Probezeit noch läuft – oder eben nicht. In der Probezeit selbst kann die Kündigung fristlos erfolgen – und zwar sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Praktikanten.

Im Anschluss an die Probezeit dürfen nur noch die Praktikanten mit einer Frist von vier Wochen das Praktikum kündigen. Der Arbeitgeber darf nach der Probezeit jedoch keine ordentliche Kündigung mehr aussprechen.

Eine außerordentliche fristlose Kündigung ist durch beide Parteien erlaubt, falls ein schwerwiegender Grund vorliegt.

Wie viel Anspruch auf Urlaub haben Praktikanten?

Während eines Pflichtpraktikums besteht tatsächlich kein Urlaubsanspruch. Bei längeren Praktika wird aber dennoch Urlaub gewährt – hierbei handelt es sich um Kulanz.

Während eines freiwilligen Praktikums orientiert sich der Urlaubsanspruch am Bundesurlaubsgesetz und besteht erst ab einer Praktikumsdauer von einem Monat.

Bei einer Fünftagewoche besteht Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr. Falls das Praktikum sechs Monate dauert, wird der Urlaubsanspruch dementsprechend anteilig berechnet und beträgt demnach 10 Tage für die gesamte Praktikumszeit.

Arbeitszeit und Pausen: Wie viel dürfen Praktikanten arbeiten?

Für Praktikanten gelten dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer und Auszubildende. Die Arbeitszeit darf nicht mehr als durchschnittlich acht Stunden pro Tag (40 Stunden pro Woche) betragen.

Ab sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause Pflicht. Ab 9 Stunden sind 45 Minuten eine Pflicht – auch für Praktikanten.

Doch Achtung: Schülerpraktikanten unter 15 Jahre dürfen höchstens sieben Stunden pro Tag (35 Stunden pro Woche) arbeiten.

Was gilt, wenn ein Praktikant krank ist?

Der Praktikant muss sich vor Arbeitsbeginn bei einer Führungskraft krankmelden. Ob und ab wann ein Attest benötigt wird, hängt vom Betrieb ab.

Bei einem freiwilligen Praktikum müssen die Krankheitstage nicht hinten angehängt werden – sie können es aber.

Bei einem Pflichtpraktikum hängt es von den Vorgaben der Hochschule ab, ob ein Praktikum um die Krankheitstage verlängert wird.

Praktikumsbescheinigung: Besteht ein Anspruch?

Für Praktika besteht ein Recht auf eine Praktikumsbescheinigung. Stellt der Arbeitgeber diese nicht von allein aus, gilt für Praktikanten ein Jahr lang das Recht, sie einzufordern. Es empfiehlt sich aber, die Forderung deutlich früher zu stellen. Eine Bescheinigung wird häufig im Rahmen von Pflichtpraktika ausgestellt, als Nachweis für die Hochschule.

Muster für eine Praktikumsbescheinigung: Wie sieht sie aus?

Eine Praktikumsbescheinigung verzichtet auf die qualitative Bewertung. Sie enthält folgende Kriterien:

• Name
• Zeitraum des Praktikums
• Wöchentlicher Arbeitsumfang (ggf. versäumte Stunden/Tage)
• Tätigkeits- bzw. Einsatzbereich
• Genaue Auflistung der Tätigkeiten
• Grußformel
• Name, Datum und Unterschrift

Haben Praktikanten Anspruch auf ein Zeugnis?

Ein Praktikumszeugnis beinhaltet eine Bewertung der Arbeitsleistung und ist in der Regel ausführlicher. Ein Praktikant hat auch ein Recht auf ein solches Zeugnis – wie auch Arbeitnehmer ein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis haben.

Für ein Praktikumszeugnis können sich Unternehmen an Mitarbeiterzeugnissen orientieren. Grundsätzlich enthält ein Zeugnis dieselben Inhalte wie eine Bescheinigung, allerdings erfolgt anschließend eine qualitative Bewertung der Leistung sowie des Verhaltens des Praktikanten. Fällt diese positiv aus, ist das für spätere Job-Bewerbungen hilfreich.

Handlungsempfehlung: Wie findet man Praktikanten?

Unternehmen können Praktikanten auf mehreren Wegen finden:

• Ausschreibungen in Stellenbörsen
• Ausschreibungen in spezifischen Praktikumsbörsen
• Praktikumsstellen auf der eigenen Website veröffentlichen
• Social-Media-Recruiting z.B. via Instagram oder TikTok (auf diesen Plattformen sind junge Menschen unterwegs)
• Besuch von Bildungsmessen

Am besten ist, mehrere Methoden zu kombinieren. Das erhöht die Chancen, geeignete Praktikanten zu finden.

Was sind die Do’s und Dont’s im Umgang mit Praktikanten?

Die Generation Praktikum, die von Praktikum zu Praktikum tingelt, ohne dafür eine Entlohnung zu erhalten, ist Vergangenheit. Viele junge Leute lassen sich nicht mehr auf unvergütete Praktika ein. Dementsprechend hat sich auch das Bild des Praktikanten von heute gewandelt – ein wesentlicher Punkt, den sich vor allem Personalverantwortliche vor Augen führen sollten.

Galten Praktikanten früher oftmals noch als günstige Arbeitskräfte, die sich dem Klischee entsprechend um Botengänge und das Kaffeekochen kümmerten, haben sie heutzutage häufig einen relevanten Stellenwert in Unternehmen. Viele Nachwuchskräfte dürfen im Laufe ihrer Praktikumszeit eigene Projekte übernehmen und fügen sich so sukzessive als vollwertiger Mitarbeiter in das Unternehmen ein.

Daher sollten Personaler auch einige Aspekte im Umgang mit Praktikanten beachten:

1. Trauen Sie dem Praktikanten eigene Projekte zu und stellen Sie ihn nicht nur als günstige Arbeitskraft ein. So profitiert nicht nur der Student von seiner Praktikumszeit, auch das Unternehmen kann einen Vorteil aus der geleisteten Arbeit ziehen.
2. Setzen Sie vor dem Praktikum klare Ziele und gleichen Sie diese regelmäßig mit der Realität während des Praktikums ab. So vermeiden Sie, dass man den Praktikanten als reinen Hospitanten einsetzt.
3. Nehmen Sie den Praktikanten in Ihr Team auf und stellen Sie ihm einen Tutor zur Seite. Damit garantieren Sie, dass sich der Student bei der Arbeit wohlfühlt und sich bei Unsicherheiten an einen vertrauten Kollegen wenden kann.

Oftmals gilt: Schüler und Studierende möchten sich während ihres Praktikums beweisen. Das sollten auch Arbeitgeber berücksichtigen und entsprechend würdigen. Betraut ein Betrieb den Praktikanten mit gewissen Verantwortungen, entsteht eine Win-win-Situation, bei der sowohl der Praktikant als das Unternehmen profitiert.

FAQ zur Einstellung von Praktikanten

Rund um die Beschäftigung von Praktikanten gibt es viele Fragen: