HR-Outsourcing: Wie sinnvoll? Vorteile und Risiken

Was versteht man unter HR-Outsourcing?

HR-Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben und Prozessen des Personalwesens (Human Resources, HR) an externe Dienstleister. Unternehmen entscheiden sich für HR-Outsourcing, um administrative HR-Tätigkeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und sich stärker auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Die ausgelagerten Prozesse können dabei von einzelnen Aufgaben – wie Gehaltsabrechnung oder Recruiting – bis hin zur vollständigen Übernahme der gesamten Personalverwaltung reichen.

Warum HR-Outsourcing?

HR-Aufgaben sind in vielen Unternehmen komplex, zeitaufwendig und erfordern spezielle Kenntnisse. Die Bandbreite reicht von Personalverwaltung, Gehaltsabrechnungen und Bewerbermanagement bis hin zur Weiterbildungsplanung oder dem rechtlichen Umgang mit Arbeitsverträgen. Durch das Outsourcing können Unternehmen auf spezialisierte Dienstleister zurückgreifen, die über das erforderliche Know-how und moderne Technologien verfügen.

Die Gründe, die für Unternehmen für ein Outsourcing im HR-Bereich sprechen, sind vielfältiger Natur. In der Regel geht es im Zuge des Outsourcings vor allem um eine erhoffte Kostenoptimierung für den Betrieb. Und tatsächlich lassen sich durch eine Verlagerung bestimmter betrieblicher Bereiche wie dem Personalbereich Kosten für die Firma senken. Doch nicht nur die Kostensenkung kann ein großes Potenzial für Betriebe darstellen. Auch in anderen Bereichen gibt es Vorteile.

Was sind die Vorteile vom HR-Outsourcing?

Die wichtigsten Vorteile vom HR-Outsourcing sind:

• Kosteneinsparungen: Eine der Hauptgründe für HR-Outsourcing ist die Möglichkeit, Kosten zu senken. Durch die Auslagerung von HR-Prozessen entfallen interne Aufwände für Personal, Infrastruktur und Technologien. Die entstehenden Kosten sind klar kalkulierbar, da sie oft in Form von Dienstleistungspauschalen oder Vertragsmodellen abgerechnet werden.
• Flexibilität: Man kann angemessener auf Kapazitätsengpässe reagieren, z. B. bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Bei Wachstum oder saisonalen Schwankungen kann der Dienstleister zudem seine Kapazitäten schnell hoch- oder herunterfahren, ohne dass interne Ressourcen belastet werden.
• Fokussierung auf Kernkompetenzen: Gerade im Personalwesen können die Verantwortlichen durch die Verlagerung von Routinetätigkeiten (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Schriftwechsel mit Behörden, usw.) wichtigeren personellen Fragen nachgehen (Hat und hält das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter? Können sich diese gezielt entwickeln?)
• Steigerung der Effizienz: Externe HR-Dienstleister verfügen über spezielles Know-how, das intern möglicherweise nicht vorhanden ist. Sie sind bestens über aktuelle Entwicklungen in der Gesetzgebung, neuen Technologien und Best Practices im Personalwesen informiert. Dadurch können HR-Prozesse schneller, effizienter und auf dem neuesten Stand abgewickelt werden.
• Risikoverlagerung: Durch häufige Gesetzesänderungen in verschiedenen Bereichen herrscht in den Führungsriegen vieler Unternehmen oftmals Verunsicherung. Dieser kann mit Outsourcing entgegengewirkt werden.
• Steigerung des Know-hows: Outsourcing hat das Potenzial, das Leistungsniveau in bestimmten Bereichen zu erhöhen.
• Standardisierung: Gerade bei großen Konzernen, die weltweit agieren, sind gleichartige Standards und Prozesse nötig, die man durch Outsourcing erreicht.
• Schnelligkeit: Durch das Wissen spezialisierter Dienstleister lassen sich Prozesse für Unternehmen deutlich beschleunigen.

HR-Outsourcing: Welche Tätigkeiten können ausgelagert werden?

Unternehmen sind dazu angehalten, sorgfältig zu prüfen, welche Prozesse ausgelagert und welche intern gesteuert werden sollten. Folgende Tätigkeiten könnten für das HR-Outsourcing in Betracht gezogen werden:

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine der häufigsten Formen des HR-Outsourcings. Externe Dienstleister übernehmen die korrekte Berechnung von Gehältern, Steuern und Sozialabgaben sowie das Reporting an Behörden. Administrative Aufgaben wie das Führen von Personalakten, das Management von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten oder das Ausstellen von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen können an externe Dienstleister übertragen werden.

Die Suche, Auswahl und Einstellung von neuen Mitarbeitern kann ebenfalls an spezialisierte HR-Agenturen übergeben werden. Sie übernehmen den gesamten Bewerbungsprozess, von der Stellenausschreibung über das Screening bis hin zur Einstellung.

HR-Outsourcing kann auch die Planung und Durchführung von Weiterbildungs- und Entwicklungsprogrammen beinhalten. Externe Experten können Schulungen, Trainings und Coaching-Maßnahmen organisieren, die individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.

Risiken: Was sind die Herausforderungen beim HR-Outsourcing?

Auch wenn man Outsourcing in der Regel mit der Kostensenkung für einen Betrieb in Verbindung bringt, sollte ein Unternehmen nie nur darauf fixiert sein. Denn: Das Sparpotenzial lässt sich leicht falsch einschätzen. Damit kann Outsourcing auch eine Gefahr für Betriebe darstellen. Die folgenden Risiken und Herausforderungen gilt es beim HR-Outsourcing zu bedenken:

• Kostenfallen und unerwartete Gebühren: Obwohl das Outsourcing oft Kosteneinsparungen verspricht, können unklare Vertragsbedingungen oder zusätzliche Gebühren zu unerwarteten Kosten führen. Eine transparente und detaillierte Vereinbarung ist entscheidend, um die tatsächlichen Kosten zu kontrollieren.
• Abhängigkeit von Dienstleistern: Die Auslagerung von HR-Prozessen kann zu einer gewissen Abhängigkeit vom externen Dienstleister führen. Diese Abhängigkeit kann problematisch sein, wenn die Qualität der Dienstleistung nicht den Erwartungen entspricht oder die Reaktionszeiten zu langsam sind.
• Verlust von interner Expertise und Kontrolle: Durch das Outsourcing gehen wichtige HR-Kompetenzen und -Erfahrungen verloren, was die strategische Steuerung erschweren kann. Zudem kann es zu einem Kontrollverlust kommen, da die Abwicklung der Prozesse außerhalb des Unternehmens stattfindet.
• Datenschutz und Sicherheit: Bei der Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten an einen externen Dienstleister müssen strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden und dass der Dienstleister über entsprechende Datenschutzmaßnahmen verfügt.

HR-Outsourcing richtig umsetzen – worauf achten?

Generell müssen Unternehmen auf die gute Vorbereitung auf die geplante Verlagerung von Tätigkeiten außerhalb des Betriebes setzen. Die angemessene Vorbereitung ist die größte Hürde auf dem Weg zu einem erfolgreichen Outsourcing. Ein gutes Branchenwissen ist unbedingt vonnöten, um den Prozess des Outsourcings kontrollieren zu können. Es obliegt Verantwortlichen, Prozesse und Abläufe genau zu betrachten und zu analysieren – dafür ist eine intensive Einarbeitung des Unternehmens nötig.

Unternehmen müssen auch mit dem Dienstleister, der die outgesourcten Tätigkeiten übernimmt, eindeutige Ziele definieren und diese auch kontrollieren. Dafür braucht man entsprechende Kontroll- und Messkriterien. In der Regel spricht man dabei auch von sogenannten „Service Level Agreements“.

Auch über eine mögliche Exit-Strategie sollte das Unternehmen im Vorfeld des Auslagerungsprozesses nachdenken. Die Möglichkeit, einen ausgelagerten Prozess nach einer gewissen Zeit wieder in den eigenen Betriebsablauf integrieren zu können, ist vor allem psychologisch wichtig. Hier spielt auch die Verhandlungsstrategie des Outsourcing-Vertrages mit dem Dienstleister eine große Rolle: Ist dieser Vertrag gut verhandelt, wird eine Exit-Strategie in der Regel unnötig.

Ist Outsourcing im Bereich HR eine gute Idee?

Auch wenn durch das Outsourcing eine Reihe von Vorteilen entstehen kann, geht der grundsätzliche Trend in Deutschland doch weg von selbigem Prozess. Oftmals entwickelt sich die erhoffte Kostenersparnis nämlich zu einem immensen Kostenfaktor. Insbesondere, wenn sich das Unternehmen im Vorfeld nicht ausreichend mit dem Prozess und der Vorbereitung der Auslagerung auseinandersetzt.

Wird das Outsourcing dagegen mit guter Vorbereitung und in ernsthafter Absicht betrieben, kann es für alle Beteiligten des Unternehmens eine große Arbeitserleichterung mit sich bringen. Der Prozess lässt sich zusammen mit den Dienstleistern als partnerschaftliche Entwicklungsmöglichkeit betrachten, deren Ziel eine langfristigen Kompetenz- und Qualitätssteigerung von Arbeitsprozessen ist. Dann kann bald vielleicht auch der Mittelstand vom Outsourcing im Personalbereich profitieren.