Freie Mitarbeiter: Definition, Vorteile und Arbeitsrecht

Was versteht man unter freie Mitarbeiter? 

Ein freier Mitarbeiter oder Freelancer ist eine Person, die Unternehmen oder Organisationen Dienstleistungen auf Vertragsbasis anbietet. Freelancer und Unternehmen schließen keinen Arbeitsvertrag, sondern einigen sich auf einen Werkvertrag, der sich auf ein einzelnes Projekt oder eine langfristige Tätigkeit bezieht. Freie Mitarbeiter arbeiten in der Regel unabhängig und können sich auf einen bestimmten Bereich oder eine bestimmte Art von Projekt spezialisieren, z. B. auf Designarbeiten, das Schreiben und Redigieren von Artikeln, auf IT-Dienstleistungen oder andere definierte Tätigkeiten. 

Ihre Bezahlung richtet sich nach ihrer Qualifikation und wird vor Arbeitsbeginn ausgehandelt und vertraglich festgelegt. Freelancer zeichnen sich in der Regel durch eine hohe persönliche Flexibilität und Kreativität aus. Sie verzichten auf eine abhängige Beschäftigung, um selbstbestimmt ihre eigenen Projekte zu verfolgen.

Was sind typische Berufe und Branchen freier Mitarbeiter? 

Freie Mitarbeiter findet man vor allem in folgenden Berufen beziehungsweise Branchen:

1. Professionelles Schreiben und Redigieren, 
2. Grafikdesign und Animation, 
3. Webentwicklung und Programmierung, 
4. Beratungsdienste in verschiedenen Branchen und Funktionen, 
5. Verwaltung sozialer Medien, 
6. Fotografie und Video- und Grafikdesign, 
7. Veranstaltungsplanung und Hospitality Management,
8. Werbetexten und Erstellung von Inhalten, 
9. Virtuelle Assistenz und Kundenservice, 
10. Rechtsdienstleistungen und Finanzberatung.

Was ist der Unterschied zwischen freien Mitarbeitern und Freiberuflern? 

Gemäß § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gehören selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten zu den in Deutschland anerkannten freiberuflichen Tätigkeiten. Freiberufler müssen ihre Selbstständigkeit beim örtlichen Finanzamt anzeigen und dort eine für die Freiberuflichkeit reservierte Steuernummer beantragen. Freiberufler sind zudem von der Gewerbesteuer befreit. Im Gegensatz zum Freiberufler kann ein freier Mitarbeiter jede berufliche Tätigkeit übernehmen. Als Gewerbetreibender muss er sein Gewerbe beim örtlichen Gewerbeamt anmelden.  

Im Gegensatz zum Freiberufler bedient ein freier Mitarbeiter in der Regel einen einzelnen Kunden für einen zuvor definierten Zeitraum oder im Rahmen eines Projektes. Freiberufler wiederum sind oft gleichzeitig für mehrere Auftraggeber da und übernehmen verschiedene Projekte. 

Was ist der Unterschied zu Festangestellten? 

Die wichtigsten Unterschiede zwischen festangestellten Arbeitnehmern und freien Mitarbeiter finden Sie in der folgenden Tabelle:

Welche Vorteile bietet die Beschäftigung von freien Mitarbeitern?

Die Beschäftigung von freien Mitarbeitern bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter: 

• Kosteneinsparungen: Unternehmen können Sozialleistungen und Gemeinkosten für Büros einsparen, wenn sie Freelancer anstelle von Festangestellten einstellen. 
• Reduziertes Risiko: Im Vergleich zur Einstellung festangestellter Mitarbeiter reduziert die Beschäftigung von freien Mitarbeitern das Risiko für Unternehmen. Bei wirtschaftlichen Schwankungen oder Veränderungen im Arbeitsvolumen können Unternehmen flexibel reagieren und die Anzahl der freien Mitarbeiter anpassen, um Kosten zu senken. 
• Zugang zu speziellen Fähigkeiten: Freie Mitarbeiter verfügen häufig über die speziellen Fähigkeiten, die Unternehmen für ein bestimmtes Projekt benötigen. Betriebe können aus diesem Grund Freelancer projektbezogen engagieren, ohne sich langfristig arbeitsvertraglich binden zu müssen. Freelancer-Plattformen machen es für Unternehmen einfacher als je zuvor, talentierte Freiberufler zu finden und einzustellen.
• Flexibilität: Unternehmen können Freelancer für kurzfristige Aufträge anheuern und bei verändertem Bedarf schnell auf- und abbauen. 
• Zeitersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern können Unternehmen Zeit sparen. Die Suche nach geeigneten Kandidaten, das Durchführen von Bewerbungsgesprächen und der Onboarding-Prozess können zeitaufwändig sein. Mit freien Mitarbeitern können Unternehmen jedoch schnell und unkompliziert auf externe Fachkräfte zugreifen, ohne lange Einstellungsverfahren durchlaufen zu müssen.
• Höhere Produktivität: Durch weniger Ablenkungen und eine stärkere Konzentration auf die anstehenden Aufgaben können spezialisierte Freelancer häufig in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen.
• Erweiterter Talentpool: Die Beschäftigung von freien Mitarbeitern eröffnet Unternehmen Zugang zu einem erweiterten Talentpool. Unternehmen können Fachkräfte mit spezifischem Fachwissen oder einzigartigen Fähigkeiten engagieren, die möglicherweise nicht in der festen Belegschaft verfügbar sind. Dies erweitert die Möglichkeiten des Unternehmens und ermöglicht es, Projekte mit hoher Qualität und Effizienz umzusetzen.

Welche Nachteile oder auch Risiken birgt die Beschäftigung von freien Mitarbeitern? 

Unternehmen, die auf freie Mitarbeiter setzen, müssen neben den Vorteilen ebenso die möglichen Nachteile einkalkulieren. 

• Mangelnde Arbeitsqualität und Arbeitsgüte: Ein Risiko bei freien Mitarbeitern kann die Arbeitsqualität und Arbeitsgüte sein. Da freie Mitarbeiter projektbezogen arbeiten, kann es vorkommen, dass Absprachen in Bezug auf die Erledigung des Auftrags nicht eingehalten werden oder dass die Qualität der Arbeit mangelhaft ist. Unternehmen sollten für diese Fälle festhalten, dass ein Teil der Rechnungssumme einbehalten werden kann, bis die Aufgabe vereinbarungsgemäß erfüllt wurde. 
• Begrenzte Kontrolle: Da Freelancer selten direkt im Unternehmen arbeiten, kann der Projektfortschritt und generell die Leistungen des Auftragnehmers schwer überwacht werden. Werden Fristen nicht eingehalten, kann es zudem vorkommen, dass Freelancer ein Unternehmen ghosten und sich nicht mehr melden. Dies kann in letzter Konsequenz zu Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von rechtlichen Vereinbarungen führen. Dies trifft vor allem dann zu, wenn es sich um digitale Nomaden handelt, die nicht in Deutschland gemeldet sind. 
• Geringe Bindung an das Unternehmen: Freie Mitarbeiter haben in der Regel keine langfristige Bindung an das Unternehmen. Sie arbeiten projektbezogen oder auf Zeitbasis und können jederzeit andere Projekte oder Kunden annehmen. Dies kann dazu führen, dass freie Mitarbeiter weniger Engagement und Loyalität gegenüber dem Unternehmen zeigen, da sie nicht die gleiche Verbindung haben wie festangestellte Mitarbeiter. Unternehmen müssen möglicherweise zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um die Motivation und das Engagement ihrer freien Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
• Abhängigkeit von externen Ressourcen: Die Beschäftigung von freien Mitarbeitern als Auftragnehmern bedeutet, dass Unternehmen auf externe Ressourcen angewiesen sind. Wenn Unternehmen stark von freien Mitarbeitern abhängig sind und keine ausreichende interne Expertise aufbauen, kann dies zu einer gewissen Verwundbarkeit führen. Es kann schwierig sein, Kontinuität und langfristige Planung zu gewährleisten, wenn das Unternehmen stark von externen Fachkräften abhängig ist.
• Scheinselbstständigkeit: In vielen Fällen sind Unternehmen mit der Arbeit von Freelancern außerordentlich zufrieden. Dies kann dazu führen, dass freien Mitarbeitern weitere Projekte übertragen werden, bis die Tätigkeit in einer Scheinselbstständigkeit mündet. Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein selbstständiger Unternehmer mit einem Werkvertrag zwar nach außen selbstständig agiert, jedoch trotzdem weisungsgebunden ist und in die Organisation des Arbeitgebers eingebunden wird. Im Falle der Scheinselbstständigkeit müsste der Freelancer im Unternehmen festangestellt werden, um eine Strafe aufgrund von Sozialversicherungsbetrug zu umgehen. 

Welche Vor- und Nachteile hat die freie Mitarbeit als Freelancer?

Die freie Mitarbeit als Freelancer birgt sowohl Nachteile als auch Vorteile – die wichtigsten zeigen wir Ihnen in der folgenden Tabelle:

Wie werden Freelancern vergütet?

Es gibt viele unterschiedliche Vergütungsmodelle für freie Mitarbeiter. Der Auftraggeber muss die Form der Vergütung vorab – wenn möglich in einem Freelancer-Vertrag – festhalten. 

• Vergütung auf Stundenlohnbasis: Der Arbeitgeber zahlt dem Auftragnehmer einen festgelegten Betrag für jede geleistete Arbeitsstunde. Diese Form der Vergütung erfolgt in der Regel per Dienstvertrag.
• Vergütung pro Projekt: Der Auftraggeber zahlt dem freien Mitarbeiter eine vereinbarte Summe, nachdem er alle Anforderungen für ein bestimmtes Projekt erfüllt hat (Werkvertrag).
• Mit Umsatzbeteiligung auf Erfolgsbasis: Der Arbeitgeber und der Freelancer vereinbaren, sich die Einnahmen aus einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Tätigkeit zu teilen. 
• Retainer-Modell: Der Auftraggeber bezahlt den Freiberufler im Voraus für eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Monat im Gegenzug für ein bestimmtes Maß an Dienstleistungen. 
• Hybrides Vergütungsmodell: Eine Kombination aus zwei oder mehr Zahlungsmodellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse beider Parteien (Auftragnehmer und Auftraggeber) zugeschnitten sind. 
• Meilensteinbasierte Bezahlung: Der Arbeitgeber zahlt eine bestimmte Summe bei Erreichen eines jeden Meilensteins in einem vereinbarten Zeitrahmen für das Projekt (Vergütung je Meilenstein).

Ist für die Beschäftigung von Freelancern ein Vertrag notwendig?

Da in Deutschland Vertragsfreiheit herrscht, muss für eine Projektarbeit kein schriftlicher Werkvertrag zwischen einem Unternehmen und einem freien Mitarbeiter geschlossen werden. Für beide Seiten ist es gleichzeitig sinnvoll, in einem schriftlichen Vertrag (Freelancer-Vertrag) die Rahmenbedingungen der gemeinsamen Zusammenarbeit festzulegen, um im Streitfall rechtlich abgesichert zu sein. 

Welche Angaben sollte ein Freelancer-Vertrag aufweisen?

Ein Freelancer-Vertrag ist ein wichtiges Instrument, um die Rechte und Pflichten sowohl des Freelancers als auch des Auftraggebers zu regeln. Der Freelancer-Vertrag schafft Klarheit über den Umfang der Zusammenarbeit und minimiert potenzielle Konflikte über z.B. die Ansprüche auf Honorar.

Die folgenden Angaben muss ein Freelancer-Vertrag dafür aufweisen:

• Vertragsparteien (Auftraggeber und Auftragnehmer) inklusive vollständigem Namen und Anschrift,
• Art und Umfang der zu erledigenden Arbeit (möglichst konkrete Beschreibung des Auftrages und der darin inkludierten Leistungen vom Auftragnehmer), 
• das Honorar und die Zahlungsbedingungen z.B. Stundensatz des Auftragnehmers (Dienstvertrag), Projektpreis (Werkvertrag) sowie Zahlungsfristen und Voraussetzungen für Erhalt des Honorars (Rechnungsstellung),
• festgelegte Fristen und Zeitraum des Vertrags (Beginn und Ende des Vertrags sowie potenzielle Übergabe-Daten oder auch ein Zeitplan mit Meilensteinen), 
• Regelungen zur Haftung des Freelancers und etwaige Gewährleistungsansprüche seitens des Auftraggebers,
• das Eigentum an den vom Auftragnehmer erstellten Materialien oder erbrachten Dienstleistungen durch Übertragung der Nutzungsrechte auf den Auftraggeber,
• Kündigungsklausel mit Gründen, Fristen sowie Konsequenzen einer vorzeitigen Beendigung und
• Vertraulichkeitsvereinbarungen, um die Verschwiegenheit durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.

Ein schriftlicher Vertrag trägt zusammenfassend zum Schutz beider Parteien bei und kann spätere Streitigkeiten oder Missverständnisse verhindern.

Wie kann einem Freelancer gekündigt werden? 

Auf Basis des Freelancer-Vertrags kann einer der beiden Vertragspartner die Zusammenarbeit zu den festgelegten Kündigungsbedingungen auflösen. Wurde ein Werkvertrag projektbezogen geschlossen, endet die Zusammenarbeit mit Ende des Projektes. 

Werden Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber fällig? 

Da zwischen dem freien Mitarbeiter und dem Unternehmen kein Arbeitsvertrag geschlossen wurde und kein abhängiges Arbeitsverhältnis besteht, werden auf Grundlage des deutschen Arbeitsrechts keine Sozialversicherungsbeiträge aufseiten des Unternehmens fällig. Der freie Mitarbeiter ist allein für das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verantwortlich.