Aushilfen einsetzen: Rechte, Pflichten, Beispiele

Was ist arbeitsrechtlich bei Aushilfen zu beachten?

Arbeitsrechtlich gibt es den Begriff „Aushilfen“ nicht. Er ist eher umgangssprachlich und steht für den kurzfristigen und befristeten Einsatz von Personal.

Meist geht es dann um

• studentische Aushilfen,
• gering verdienende Aushilfskräfte oder
• zeitlich befristete Aushilfen.

Arbeitsrechtlich sind Aushilfskräfte deshalb solche Mitarbeiter, die nur für

• einen im Voraus bestimmten und
• kurzen Zeitraum oder
• nur für eine bestimmte Arbeit

eingestellt werden. In der Praxis werden deshalb Aushilfsarbeitsverhältnisse regelmäßig als befristete Arbeitsverhältnisse abgeschlossen.

Aushilfen sind keine Arbeitskräfte zweiter Klasse

Was immer noch nicht bei allen Arbeitgebern klar ist: Aushilfen sind keine Mitarbeiter zweiter Klasse. Denn für alle Aushilfstätigkeiten gilt das allgemeine Arbeitsrecht.

Für Sie heißt das: Sie müssen deshalb Aushilfen wie andere Mitarbeiter mit allen Rechten und Pflichten behandeln. Das gilt speziell bei der

• Vergütungshöhe,
• der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und
• der Urlaubsgewährung.

Aushilfen haben dieselben Rechte wie Ihre anderen Mitarbeiter. Aushilfen sind genauso zu behandeln wie Ihre fest angestellten Mitarbeiter. Es sei denn, Sie haben einen sachlichen Grund für die Ungleichbehandlung von Aushilfen.

Beispiel: Alle fest angestellten Mitarbeiter Ihrer Firma erhalten eine Sonderzahlung mit dem Märzgehalt. Damit sollen die Betriebstreue und die Erreichung der Jahresziele für das vergangene Jahr belohnt werden. Tina R. ist Aushilfe und für zwei Monate eingesetzt. Sie verlangt eine anteilige Zahlung und verweist auf den Gleichbehandlungsgrundsatz.

Folge: Pech für Tina R. In diesem Fall liegt ein sachlicher Grund für die Ungleichbehandlung vor. Mit der Sonderzahlung soll nämlich die Betriebstreue der Mitarbeiter zu Ihrer Firma belohnt werden. Tina R. hat keinen Anspruch auf eine anteilige Zahlung.

Aushilfen müssen Sie zwar wie jeden fest angestellten Mitarbeiter behandeln, trotzdem haben sie nicht sofort alle Rechte. Es gibt eine Reihe von Besonderheiten, die Sie als Arbeitgeber gerade hierbei beachten sollten.

Denn: Auch Aushilfen dürfen nicht vom ersten Tag ihrer Beschäftigung an alles verlangen. Bestimmte Rechte der Mitarbeiter sind nämlich von einer gewissen Mindestdauer des Arbeitsverhältnisses abhängig.

Hinweis: Unter den Begriff der Aushilfe fallen alle befristeten Arbeitsverhältnisse, die Minijobber – also Beschäftigungsverhältnisse auf 538-Euro-Basis – sowie kurzfristig Beschäftigte.

Welche Rechte und Pflichten Ihrer Aushilfen sind als Unternehmer zu beachten?

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, was Sie zu beachten haben:

Wie setzen Sie Aushilfen rechtssicher befristet ein?

Aushilfen werden immer befristet eingesetzt. Dabei kann die Befristung entweder in Form einer Zeit- oder Zweckbefristung erfolgen. Bei nur kurzfristigen Aushilfsarbeitsverhältnissen können darüber hinaus die gesetzlichen Kündigungsfristen durch einzelvertragliche Abrede verkürzt werden. Wenn Sie Aushilfen befristet einsetzen, gilt automatisch das Teilzeit- und Befristungsgesetz. Es betrifft befristete Arbeitsverhältnisse mit Sachgrund und befristete Arbeitsverhältnisse ohne Sachgrund.

Das sind die Unterschiede bei Befristungen: 

Praxis-Fall Nr. 1: Befristeter Einsatz ohne Sachgrund

Der Gesetzgeber ist zwar bei den Regelungen im Teilzeit- und Befristungsgesetz von der Befristung mit Sachgrund als Normalfall ausgegangen. Die Praxis in vielen Unternehmen sieht aber ganz anders aus. Dort wird fast überall zunächst auf die Befristung ohne Sachgrund gesetzt. Denn die klassische Situation, in der Sie als Arbeitgeber auf eine Aushilfe setzen, ist eine der folgenden:

• Es ist Not am Mann, und Sie brauchen schnell eine Ersatzkraft;
• Sie haben Arbeitsspitzen, die schnell in kürzester Zeit erledigt werden müssen, oder
• Sie brauchen schnellstmöglich eine bestenfalls eingearbeitete Aushilfe und wissen nicht, ob Sie diese Person dauerhaft einsetzen können

Prüfen Sie selbst, ob Sie auf eine Befristung ohne Sachgrund setzen können. Liegende folgende Voraussetzungen vor?

• Sie haben keinen Sachgrund für eine Befristung
• Das Arbeitsverhältnis soll maximal zwei Jahre bestehen
• Eine Zuvorbeschäftigung innerhalb der letzten drei Jahre liegt nicht vor
• Die Befristung soll in der Form der kalendermäßigen Befristung erfolgen

Konnten Sie jeweils mit Ja antworten, ist eine Befristung ohne Sachgrund die Lösung für Ihr Unternehmen und den kurzfristigen Einsatz der Aushilfe. Denn mit diesen Kriterien erfüllen Sie die gesetzlichen Voraussetzungen für die befristeten Arbeitsverhältnisse ohne Sachgrund (§ 14 Abs. 2 Satz 1 TzBfG).

Und das Beste für Sie als Arbeitgeber: Das Bundesarbeitsgericht hat das sogenannte Vorbeschäftigungsverbot beim selben Arbeitgeber gekippt. Ab sofort dürfen Sie eine Aushilfe per Arbeitsverhältnis ohne Sachgrund bis zu zwei Jahre befristen, auch wenn der Mitarbeiter bei Ihnen früher schon einmal beschäftigt war. Voraussetzung ist nur, dass diese Beschäftigung mehr als drei Jahre zurückliegt (BAG, 06.04.2011, 7AZR 716/09).

Das sind die Rahmenbedingungen für sachgrundlose Befristungen von Aushilfen

• Ohne Sachgrund dürfen Sie also einen Arbeitsvertrag bis zu zwei Jahre befristen (§ 14 Abs. 2 Satz 2  TzBfG). Das gilt auch für Arbeitnehmer mit Sonderkündigungsschutz, beispielsweise Schwerbehinderte oder Schwangere.
• Innerhalb des Zweijahreszeitraums ist die Befristung auch ohne Sachgrund mehrfach zulässig. Einen zunächst kürzer befristeten Arbeitsvertrag können Sie als Unternehmensgeschäftsführer innerhalb der Höchstbefristungsdauer von zwei Jahren bis zu dreimal verlängern (§ 14 Abs. 2 Satz 1 TzBfG).Im Klartext: Sie dürfen insgesamt vier aufeinanderfolgende befristete Verträge schließen. Achten Sie darauf, dass sich jede einzelne Verlängerung nahtlos an die vorausgegangene Befristung anschließt. Wichtig ist ein unmittelbares Anschließen an die vorangegangene Befristung, weil bei Nichtbeachtung dieser Bedingung sofort ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht (BAG, 18.01.2006, 7 AZR 178/05). Hierfür reicht schon die Auslassung eines Wochenendes oder feiertags.

Praxis-Fall Nr. 2: So setzen Sie Aushilfen befristet mit gutem Grund ein

Der Gesetzgeber ist davon ausgegangen, dass der befristete Arbeitsvertrag mit Sachgrund der Hauptanwendungsfall und damit der Normalfall ist. Die Praxis hat hier etwas anderes bewiesen, da die häufigsten Befristungen ohne Sachgrund erfolgen.

Ursprünglich sollte nämlich eine Befristung nur dann erlaubt sein, wenn Sie als Arbeitgeber einen sachlichen Grund hierfür aufweisen können (§ 14 Abs. 1 Satz 1  TzBfG). Falls Sie einen der folgenden, ausdrücklich im Gesetz genannten Gründe vorweisen können, ist eine Befristung mit Sachgrund erlaubt (§ 14 Abs. 1 Satz 2  TzBfG):

Hinweis: Die Aufzählung im Gesetz ist nicht abschließend, sodass auch andere Sachgründe durchaus von der Rechtsprechung anerkannt werden können.

Was sind die Voraussetzungen bei befristeter Beschäftigung?

Beim Einsatz für einen befristeten Personalmehrbedarf bestehen aber strenge Voraussetzungen. Für Sie als Arbeitgeber muss zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses aufgrund nachweisbarer Tatsachen feststehen, dass für eine Beschäftigung des befristet eingestellten Mitarbeiters über das vorgesehene Vertragsende hinaus kein Bedarf vorhanden sein wird. Eine bloße Unsicherheit über die künftige Entwicklung des Arbeitskräftebedarfs reicht für die Befristung eines Arbeitsverhältnisses nicht aus.

Daneben muss die Aushilfe ausdrücklich zur Deckung des vorübergehenden Mehrbedarfs von Ihnen eingestellt werden. Das heißt, Sie dürfen bei einem zeitweiligen Mehrbedarf an Arbeitskräften nicht beliebig viele Arbeitnehmer einstellen. Die Zahl der befristet eingestellten Aushilfen muss sich im Rahmen des vorübergehenden Mehrbedarfs halten und darf diesen nicht überschreiten. Liegen diese Voraussetzungen vor, ist auch der Abschluss mehrerer befristeter Aushilfsarbeitsverträge hintereinander zulässig.

Mehrfachbefristungen mit Aushilfen sind in Grenzen zulässig, allerdings nur, wenn nicht die Abdeckung eines erkennbaren Dauerbedarfs bezweckt wird.

Wird die Befristung nur mündlich vereinbart, gilt der Arbeitsvertrag wegen des Verstoßes gegen das Schriftformgebot (§ 14 Abs. 4  TzBfG) als unbefristet. Eine Kündigungsmöglichkeit besteht dann nur unter den Voraussetzungen des § 16 Satz 2 TzBfG.

Wie endet ein befristetes Aushilfsarbeitsverhältnis?

Für Sie als Arbeitgeber ist wichtig, dass Sie von vornherein Rechtssicherheit haben, wann das Arbeitsverhältnis mit einer Aushilfe endet. Hier müssen Sie folgende Konstellationen beachten:

• Ein kalendermäßig befristetes Arbeitsverhältnis endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Zeit. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die Aushilfe noch benötigen oder nicht.
• Haben Sie einen zweckbefristeten Arbeitsvertrag geschlossen, endet dieser mit Erreichen des Aushilfszwecks, frühestens jedoch zwei Wochen nach Zugang der schriftlichen Unterrichtung, mit der Sie den Mitarbeiter über die Zweckerreichung informieren.

Ein Aushilfsarbeitsverhältnis können Sie jederzeit aus wichtigem Grund fristlos kündigen. Voraussetzung ist, dass Sie einen wichtigen Grund vorweisen können. Zudem müssen Sie die Zwei-Wochen-Frist zur Erklärung der Kündigung einhalten (§ 626 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (B GB)).

Ordentliche Kündigung nur bei Vereinbarung möglich

Die ordentliche Kündigung ist dagegen bei befristeten Arbeitsverhältnissen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben diese Beendigungsmöglichkeit ausdrücklich vereinbart. Daran sollten Sie unbedingt dann denken, wenn Sie einen längerfristigen Einsatz der Aushilfe planen. Folgende Muster-Formulierung hilft Ihnen dabei:

Zwischen den Parteien des Arbeitsvertrags wird die Möglichkeit einer ordentlichen Kündigung ausdrücklich vereinbart. Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen.

Bei den Kündigungsfristen gelten bei Aushilfen Besonderheiten. Sie dürfen nämlich die gesetzliche Grundkündigungsfrist vertraglich abkürzen (§ 622 Abs. 5 Nr. 1  BGB). Hierfür gelten folgende Voraussetzungen:

• Der Mitarbeiter muss als vorübergehende Aushilfe eingesetzt werden, und
• das Arbeitsverhältnis darf nicht über einen Zeitraum von drei Monaten hinaus fortgesetzt werden.

Zusätzlich ist wichtig, dass sich aus dem Inhalt des Arbeitsvertrags eindeutig ergibt, dass nur eine vorübergehende Beschäftigung erfolgt.

Liegt so ein Fall vor, können Sie beispielsweise eine Kündigungsfrist von einem Tag auf den anderen vereinbaren oder eine Kündigung verabreden, die mit dem Zugang der Kündigungserklärung wirksam sein soll. Die verkürzten Kündigungsfristen gelten dann aber in jedem Fall für beide Seiten.

Woran ist beim Einsatz von studentischen Aushilfen zu denken

Gerne werden Studenten zum kurzfristigen Einsatz bei Arbeitsspitzen engagiert.

Hier gilt folgender Grundsatz: Ein Student ist nur dann ein ordentlich Studierender, wenn er an einer Hochschule oder einer sonstigen der wissenschaftlichen oder fachlichen Ausbildung dienenden Schule immatrikuliert ist. Darüber hinaus wird von ihm verlangt, dass das Studium seine Hauptbeschäftigung ist. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn Ihr Student an einer Hochschule eingeschrieben ist und seine Arbeitskraft und -zeit vorwiegend für sein Studium verwendet.

Studenten werden im Regelfall als Arbeitnehmer befristet eingestellt. Das heißt, dass sie dieselben Rechte und Pflichten wie alle anderen Arbeitnehmer haben. Es besteht keine arbeitsrechtliche Sonderstellung für Studenten. Ihr Vorteil bei Studenten besteht darin, dass diese meist sehr flexibel eingesetzt werden können und Sie kein dauerhaftes Arbeitsverhältnis eingehen.

Das ist beim Status des Studenten zu beachten

Der Status als Student wird dann angenommen, wenn die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden beträgt. Keine Rolle spielt dabei, ob es sich um ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt. Beschäftigen Sie allerdings den Studenten mehr als 20 Stunden in der Woche, wird er nicht mehr als Student angesehen und automatisch als Arbeitnehmer eingestuft. In diesem Fall unterliegt die Beschäftigung dann sofort der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Diese Ausnahmen sollten Sie als Arbeitgeber nutzen

Vom Grundsatz der 20-Stunden-Grenze beim Einsatz von Studenten gibt es zwei zulässige Ausnahmen. Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung kann nämlich im Einzelfall auch dann bestehen, wenn die Beschäftigung an mehr als 20 Stunden in der Woche ausgeübt wird.

Voraussetzung dafür ist, dass Zeit und Arbeitskraft des Studenten überwiegend durch das Studium in Anspruch genommen werden. Dieser Ausnahmefall tritt nur ein, wenn die Beschäftigung des Studenten überwiegend an den Wochenenden oder in den Abend- und Nachtstunden ausgeübt wird.

Die andere Ausnahme besteht dann, wenn Sie Studenten ausschließlich in der vorlesungsfreien Zeit, also in den sogenannten Semesterferien, mit einer Wochenarbeitszeit von mehr als 20 Stunden einsetzen. Auch hier besteht grundsätzlich Versicherungsfreiheit.

Vorsicht: Die Versicherungsfreiheit endet, sobald feststeht, dass Sie die Beschäftigung des Studenten über die Semesterferien hinaus mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden fortsetzen. Überschneidungen bis zu längstens zwei Wochen sind zulässig. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Überschneidungen

• nur ausnahmsweise vorkommen,
• auch für diese Zeit der Beschäftigung das Erscheinungsbild als Student (das Studium muss eindeutig im Vordergrund stehen) nicht beeinträchtigt und
• die Beschäftigung nicht vollschichtig ausgeübt wird, das heißt nur unwesentlich über 20 Stunden in der Woche liegt.

Allerdings ist die Vorlage eines Nachweises über die Dauer der vorlesungsfreien Zeit erforderlich.

Endet der Status als Student durch Exmatrikulation oder überschreitet man die zeitlichen Sonderregelungen, so ist der Student keine studentische Aushilfe mehr. Es handelt sich dann bei der Beschäftigung um ein – meist geringfügiges – Beschäftigungsverhältnis. Im Falle der Exmatrikulation dürfen Sie als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus personenbedingten Gründen kündigen (BAG, 18.09.2008, 2 AZR 976/06).

Aushilfen geringfügig beschäftigen – was gilt bei Minijobbern?

Oft werden Aushilfen als sogenannte geringfügig Beschäftigte, sogenannte Minijobber, eingesetzt. Es handelt sich dabei um gering verdienende Aushilfen. So eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, sofern das regelmäßige Arbeitsentgelt durchschnittlich 538 € im Monat nicht übersteigt. Bei einer mindestens zwölfmonatigen Beschäftigung darf der Verdienst also maximal 6.456 € pro Jahr betragen. Die wöchentliche Arbeitszeit und die Anzahl der monatlichen Arbeitseinsätze sind dabei unerheblich.

Vorsicht: Auch hier ist das Mindestlohngesetz (MiLoG) zu beachten, insbesondere bei den Einsatzzeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen für den Minijobber planen. Das heißt, unter Berücksichtigung des gesetzlichen Mindestlohns von 12,41 € (seit dem 01.01.2024) ist die Geringfügigkeitsgrenze bereits bei einer Arbeitszeit von mehr als 43 Stunden im Monat überschritten.

Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermittelt man in der Weise, dass Sie die Arbeitsentgelte des kommenden Jahres zusammenzählen und das Ergebnis durch zwölf teilen. Bei schwankenden Entgelten schätzen Sie die voraussichtlichen Arbeitsentgelte für das kommende Jahr. Liegt das so ermittelte regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt nicht über 538 €, ist die Beschäftigung geringfügig und versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Wie können Sie kurzfristig beschäftigte Aushilfen länger einsetzen?

Viele Unternehmen überbrücken Personalausfälle durch Saison- oder Ferienjobs für Schüler oder Studenten, indem sie kurzfristig Beschäftigte einstellen.

Achtung: Hier gibt es Neuerungen – Sie dürfen solche kurzfristig Beschäftigte ab sofort bis zu drei Monate und bis zu 70 Arbeitstage im Jahr beschäftigen.

Wichtig ist, dass Sie den Unterschied kennen zwischen

• einer geringfügig entlohnten Beschäftigung, die unter der Bezeichnung „Minijob“ bekannt ist, und
• den kurzfristige Beschäftigten, bei denen die Beschäftigung eine bestimmte Zeitdauer nicht überschreiten darf.