Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – alle Fakten

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung überhaupt? 

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch „Attest“ genannt, dient als Beweis bzw. als Beleg für die ärztlich bestätigte Krankheit des Arbeitnehmers, die ihn daran hindert, die vertraglich vereinbarte Leistung erbringen zu können. Nur, wenn diese Voraussetzung erfüllt wird, ist sichergestellt, dass der Arbeitnehmer auch weiterhin seinen Lohn bezieht bzw. ein Anspruch auf Krankengeld besteht. 

eAU löst AU ab – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Noch vor wenigen Jahren wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (der gelbe Schein) vom Arzt ausgedruckt und dem Erkrankten überreicht. Ihr Arbeitnehmer hat Ihnen die AU anschließend übergeben. Seit dem 1. Januar 2023 ist jedoch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht – auch für Sie als Arbeitgeber. Das heißt: Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform vorlegen. Stattdessen müssen Sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital von den Servern der Krankenkasse abrufen.

Denn der Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital nun direkt an die Krankenkasse, wo diese für Sie abrufbereit ist. Hier erhalten Sie Informationen zu:

• Beginn und voraussichtliches Ende der Krankmeldung,
• verbleibende Tage der Entgeltfortzahlung und
• personenbezogene Informationen des Arbeitnehmers.

Wichtig: Der Arbeitnehmer bekommt wie bisher vom Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform ausgehändigt, muss diese aber nicht mehr an seinen Arbeitgeber übermitteln. Die AU dient mehr als Beweis für die eigene Arbeitsunfähigkeit.

Den konkreten Ablauf der Meldung, Verarbeitung und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben wir Ihnen im Folgenden skizziert:

Ablauf der eAU – Meldung, Verarbeitung und Übermittlung

Der Prozess der Meldung und Verarbeitung der Arbeitsunfähigkeit aus Unternehmenssicht erfolgt ab dem 01.01.2023 in den folgenden 6 Schritten:

Schritt 1: Feststellen der Arbeitsunfähigkeit

Der Arbeitnehmer konsultiert einen Fach- oder Hausarzt und wird krankgeschrieben. Hierfür stellt der Arzt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus.

Schritt 2: Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der Arzt dokumentiert die Arbeitsunfähigkeit in seiner Praxissoftware. In der Folge wird die elektronische Weitergabe der Krankmeldung und der eAU an die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers durchgeführt.

Schritt 3: Schriftliche Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der Arzt druckt zusätzlich eine Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit als Nachweis in Papierform für den erkrankten Mitarbeiter aus.

Schritt 4: Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber

Der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Dies erfolgt telefonisch oder digital per E-Mail oder interne Kommunikationskanäle.

Schritt 5: Arbeitgeber nutzt das Abrufverfahren mit den Krankenkassen

Um die Detailangaben zur eAU zu erhalten, nutzt der Arbeitgeber das elektronische Abrufverfahren mit den Krankenkassen über sein Entgeltabrechnungsprogramm. Alle notwendigen Informationen der eAU, die bei der Krankenkasse vorliegen, werden nach dem Abruf in elektronischer Form im Abrechnungsprogramm gespeichert.

Schritt 6: Mitarbeiter unterrichtet das Unternehmen über Folge-eAU oder Genesung

Mit dem Auslaufen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung informiert der erkrankte Betriebsangehörige den Arbeitgeber über eine Folgebescheinigung oder die Wiederaufnahme der Arbeit.

Im Gesetz wird ausgeführt:

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen

(Erfolgt mit Einführung der eAU durch Abruf bei der Krankenkasse).  

Wichtiger Hinweis: Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.

Wann muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen?

Die eAU wird nach der Ausstellung durch den behandelnden Arzt direkt an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber können diese umgehend abrufen. Arbeitnehmer sind weiterhin verpflichtet, den Arbeitgeber zeitnah über ihre Abwesenheit zu informieren. Dies kann nach Absprache persönlich, telefonisch oder über digitale Kanäle erfolgen.

Wo und wie lange wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung archiviert?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird im Lohnprogramm des Unternehmens archiviert. Für die Aufbewahrung von AU und eAU sind keine festen Aufbewahrungsfristen vom Gesetzgeber vorgegeben. Als Empfehlung zur Bestimmung einer Regellöschfrist, könnten Unternehmen die Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltfortzahlung heranziehen. Diese wird im Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) beschrieben werden und beträgt 4 Jahre.

Was steht auf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die eAU enthält die äquivalenten Daten der Papierversion der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese werden unter Beachtung aller Datenschutzgesetze verschlüsselt an die gesetzlichen Krankenkassen übermittelt.

Folgende Informationen enthält die eAu:

• Daten des Arbeitnehmers
• Diagnose
• Voraussichtliche Krankheitsabwesenheit
• Angabe weiterer medizinischer Leistungen
• Hinweis auf Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung

FAQ zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung