Arbeitsrechtsänderungen 2025: Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen für Arbeitgeber

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) bringt vor allem viele Änderungen im Arbeitsrecht, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betreffen. Außerdem gibt es Anpassungen bei der Digitalisierung von Verträgen und Formularen, bei Elternzeit-Anträgen und beim Mindestlohn sowie bei vielen anderen Themen.

Dieser Artikel bietet eine klare Übersicht über die wichtigsten Neuerungen. Arbeitgeber sollten die neuen gesetzlichen Vorschriften kennen und im Unternehmen umsetzen.

Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) – Vorteile für Unternehmen

Eine der wichtigsten Neuerungen im NachwG betrifft die Nachweispflichten für arbeitsvertragliche Bedingungen. Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Vertrags- und Arbeitsbedingungen in anderer Form ausgeben und in Textform an Arbeitnehmer senden. Bisher galt das Schriftformerfordernis. Eine Übersendung des Arbeitsvertrag kann beispielsweise per E-Mail oder als PDF erfolgen.

Neue Regelungen im Nachweisgesetz im Überblick:

• Textform statt Schriftform: Elektronische Übermittlung ist erlaubt, sofern die Dokumente gespeichert und ausgedruckt werden können.
• Empfangsnachweis erforderlich: Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmer auffordern, den Erhalt der Dokumente zu bestätigen.

Praxisbeispiel:

Ein Arbeitgeber schließt mit einem neuen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag ab. Die Vertragsbedingungen für das Arbeitsverhältnis können ab 2025 unkompliziert per E-Mail verschickt werden. Der neue Mitarbeiter bestätigt den Empfang per E-Mail. Nur falls explizit verlangt, wird zusätzlich eine schriftliche Kopie des Vertrags ausgehändigt.

Einschränkungen:

Für bestimmte Branchen wie das Baugewerbe und Gastgewerbe (§ 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) gilt weiterhin die Schriftform. Ebenso bleiben befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 HGB) schriftformpflichtig.

Wichtig: Auch bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen gibt es Änderungen. Arbeitsverträge können ab 2025 digital abgeschlossen werden, wenn sie lediglich die Befristung bis zum gesetzlichen Renteneintrittsalter gemäß § 41 Absatz 2 SGB VI vorsehen.

Weniger Bürokratie: Änderungen bei Arbeitszeugnissen

Bisher mussten Arbeitszeugnisse in Papierform erstellt werden und eine eigenhändige Unterschrift tragen. Der § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung sagt seit vielen Jahren: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ändert sich diese Vorgabe.

Neue Regelung im Überblick:

• Elektronische Arbeitszeugnisse sind erlaubt (Paragraf 109 Abs. 3 Gewerbeordnung), wenn der Arbeitnehmer dieser neuen Regel zustimmt. Unternehmen können durch digitale Arbeitszeugnisse Prozesse vereinfachen und Kosten sparen.

Praxistipp für die Umsetzung im Unternehmen:

HR-Abteilungen können künftig Zeugnisse als PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift. Sie entspricht rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift. Ein qualifiziertes Zertifikat und eine sichere Signaturerstellungseinheit erzeugen die Signatur. Diese Signatur bezeugt die Echtheit des Dokuments.

Schon heute wird die elektronische Signatur häufig bei digitalen Verträgen oder Rechnungen genutzt. Ab 2025 erhält der Arbeitnehmer sein Zeugnis als digital-signierte PDF-Datei und bestätigt den Erhalt per E-Mail. Auf Wunsch des Arbeitnehmers bleibt die Ausstellung in Papierform weiterhin eine Option.

Weitere Mehrwerte des Bürokratieentlastungsgesetzes IV für Unternehmen

1. Die Hotelmeldepflicht für Deutsche im Inland entfällt. Dadurch werden jährlich rund 62 Millionen Euro eingespart. Außerdem reduziert sich die Bürokratiearbeit um fast 3 Millionen Stunden. Besonders Selbstständige, Freiberufler und Arbeitnehmer, die regelmäßig in Hotels übernachten, profitieren. Das Bürokratieentlastungsgesetz bietet ihnen vor allem eine einfachere und bürokratieärmere Abwicklung beim Check-in.
2. Eine neue Vollmachtsdatenbank ermöglicht erstmals die elektronische Eintragung einer Generalvollmacht. Die deutschen Unternehmen sparen durch die Entbürokratisierung schätzungsweise 200 Millionen Euro. Die Behörden in Deutschland rechnen mit einer Entlastung von rund 40 Millionen Euro pro Jahr.
3. Die Aufbewahrungsfristen für handels- und steuerrechtliche Buchungsbelege verkürzen sich signifikant. Statt bisher 10 müssen diese Belege nun nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Dies bringt den Unternehmen in Deutschland in etwa 625 Millionen Euro Entlastung jährlich.
4. Zusätzlich startet eine europäische Initiative mit Frankreich. Gemeinsam sollen Bürokratielasten in der EU sinken. Ein Bürokratiekosten-TÜV bringt mehr Klarheit. Neue Berichtspflichten werden auf das Nötigste reduziert.

Weitere arbeitsrechtliche Neuerungen 2025

Neben den Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV gibt es weitere wichtige arbeitsrechtliche Anpassungen, die die Digitalisierung von Verträgen und Formularen betreffen. Durch die Einführung der Textform wird die Digitalisierung im Arbeitsrecht insgesamt vorangetrieben.

Arbeitszeitdokumentationen ab sofort auch digital möglich

Informationen über Arbeitszeiten oder Pausen müssen nicht mehr physisch am Schwarzen Brett ausgehängt werden. Unternehmen haben ab 2025 die Möglichkeit, sie digital auf einer Internetseite oder im Intranet bereitzustellen. Bisher war der Arbeitgeber auf Grundlage von Paragraf 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet, einen „Abdruck der für den Betrieb geltenden Tarifverträge und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen an geeigneter Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen oder auszuhängen.“

Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden einfach und uneingeschränkt auf die digitalen Daten zugreifen können. Sie können dafür Computer, Tablets oder Smartphones nutzen. Diese Änderung in der Arbeitszeitdokumentation macht diese flexibler und hält sie leichter aktuell. Das unterstützt eine moderne, digitale Arbeitsweise.

Integration von E-Rechnungen im Personalmanagement

Unternehmen in Deutschland sind ab 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) E-Rechnungen auszustellen. E-Rechnungen sind maschinenlesbar. Diese Änderung beeinflusst nicht nur die Rechnungsabteilung, sondern ebenso das Personalmanagement. Besonders im Rahmen der Gehaltsabrechnung und Reisekostenabrechnung müssen Unternehmen Umstellungen vornehmen.

E-Rechnungen erhöhen die Effizienz und Genauigkeit bei Gehaltsabrechnungen, da manuelle Schritte eingespart werden. Die Digitalisierung hilft auch bei den monatlichen Reisekostenabrechnungen. Mitarbeiter erfassen und senden ihre Belege ab 2025 grundsätzlich digital. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand stark und garantiert eine sichere und vertrauliche Bearbeitung. Abrechnungen lassen sich zudem schneller prüfen und genehmigen.

Mitarbeiter benötigen Schulungen für neue Systeme und für die DSGVO-Konformität. Darüber hinaus müssen betriebsinterne Abläufe angepasst werden. Zu den technischen Anforderungen gehört unter anderem die Nutzung standardisierter Formate wie XML oder XRechnung. Unternehmen müssen bestehende ERP-Systeme an die E-Rechnungsstandards anpassen und eine revisionssichere, langfristige Archivierung der Dokumente sicherstellen. Zudem gilt es, die IT-Infrastruktur anzupassen und das HR-Personal gezielt zu schulen.

Die Einführung von E-Rechnungen in Gehalts- und Reisekostenabrechnungen bringt viele Vorteile mit sich. Dazu gehören eine bessere Effizienz, höhere Genauigkeit und Zeitersparnis für Unternehmen und Mitarbeiter.

Änderungen bei Elternzeit-Anträgen (BEEG)

Ab dem 1. Mai 2025 dürfen Elternzeit- und Teilzeitanträge gemäß § 16 BEEG in Textform eingereicht werden. Bisher war die Schriftform vorgeschrieben.

Elternzeit- und Teilzeitanträge können per E-Mail oder über andere schriftliche Kommunikationswege weitergeleitet werden. Diese Neuerung bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile. Unternehmen sparen Zeit und Verwaltungskosten. Arbeitnehmer können ihre Anträge schnell und unkompliziert einreichen, was den Ablauf vereinfacht. Auch Ablehnungen durch den Arbeitgeber können in Textform, zum Beispiel per E-Mail, erfolgen. Dies beschleunigt und flexibilisiert den gesamten Prozess.

Mindestlohn und Minijob-Grenze

Ab 01.01.2025 steigt der Mindestlohn von 12,41 Euro auf 12,82 Euro pro Stunde. Das verbessert die Löhne vieler Arbeitnehmer in Deutschland. Ab Januar 2025 ändert sich zudem die Grenze für Minijobs. Arbeitnehmer in Minijobs verdienen dann durch eine geringfügige Beschäftigung bis zu 556 Euro monatlich. Bis Ende 2024 konnten in einem Minijob bis zu 520 Euro pro Monat verdient werden.

Die Änderungen beim Mindestlohn und bei der Minijob-Grenze erfordern eventuell Anpassungen in Arbeitsverträgen. Arbeitgeber mit Minijobbern sollen sich mit den neuen Regeln frühzeitig befassen, um alle Änderungen reibungslos im Betrieb umzusetzen.

Barrierefreiheit von Unternehmenswebseiten

Ab dem 28. Juni 2025 verlangt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) von Unternehmen, digitale Angebote barrierefrei zu gestalten. Besonders Websites und Apps müssen für Menschen mit Behinderungen gut zugänglich sein. Aus Sicht des Arbeitsrechts ist die Barrierefreiheit besonders für Bewerbungsprozesse und die HR-Abteilung wichtig.

Websites veröffentlichen ab Mitte 2025 eine zusätzliche Barrierefreiheitserklärung, ähnlich wie ein Impressum. Firmen im Onlinehandel und in der Telekommunikation tragen hier besondere Verantwortung. Barrierefreiheit im Sinne des neuen Gesetzes bedeutet zum Beispiel, dass genug Kontrast vorhanden ist. Textliche Beschreibungen von Bildern und Videos mit Untertitel und Audiodeskriptionen, beispielsweise bei Stellenausschreibungen gehören ab 2025 zum Standard. Einfache Sprache und Bedienung per Tastatur sind ebenfalls wichtig. Dieses Gesetz folgt der europäischen Richtlinie zur Barrierefreiheit (European Accessibility Act). Es fördert die gleichberechtigte Teilnahme aller am digitalen Wirtschaftsleben.

Sozialversicherung und Beitragsgrenzen

Die Rechengrößen für die Sozialversicherung werden 2025 angepasst:

• In der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung liegt die bundeseinheitliche Beitragsbemessungsgrenze bei 66.150 Euro jährlich oder 5.512,50 Euro monatlich.
• Für die allgemeine Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung beträgt die Beitragsbemessungsgrenze 96.600 Euro pro Jahr bzw. 8.050 Euro pro Monat.
• Die Bezugsgröße in der Kranken- und Pflegeversicherung beläuft sich auf 44.940 Euro jährlich und 3.745 Euro monatlich.
• Die Versicherungspflichtgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung wurde auf 73.800 Euro jährlich oder 6.150 Euro monatlich festgesetzt.
• Der durchschnittliche Zusatzbeitrag für die gesetzliche Krankenversicherung wurde für 2025 auf 2,5 Prozent festgelegt.

Chancen und Herausforderungen für Arbeitgeber

Die Änderungen im Arbeitsrecht 2025 bieten viele Vorteile. Vor allem die für Unternehmen wichtigen Themen Flexibilität und Digitalisierung stehen im Fokus. Besonders wichtig sind die Einführung der Textform, barrierefreie Webseiten und neue Mindestlöhne.

Arbeitsrecht im Unternehmen: Das können Sie jetzt tun

• Vertragsvorlagen prüfen: Arbeitsverträge müssen das neue Gesetz erfüllen.
• HR-Digitalisierung steigern: Verträge und Dokumente sollten elektronisch verwaltet werden.
• Mitarbeiter vorbereiten: Personalabteilungen müssen rechtzeitig geschult werden.
• Sichere Prozesse: Textform-Bestätigungen immer einholen, um Streit zu vermeiden.