Personalmanagement: Definition, Teilbereiche, Ziele, Trends
- Was ist Personalmanagement?
- Was sind die Aufgaben vom Personalmanagement?
- Welche Ziele verfolgt das Personalmanagement?
- Warum ist strategisches Personalmanagement für Unternehmen wichtig?
- Welche Akteure wirken beim Personalmanagement mit?
- Welche Trends gibt es im Personalmanagement?
- FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Personalmanagement
Was ist Personalmanagement?
Als Personalmanagement werden alle Tätigkeitsbereiche verstanden, die sich mit der Planung, Beschaffung, Verwaltung, Entwicklung und dem Controlling von Personal beschäftigen.
Übergeordnet ist das Personalmanagement – auch Human Resource Management (HRM), Personalwesen, Personalarbeit oder Personalwirtschaft genannt – ein Bereich der Betriebswirtschaft. Die Maßnahmen, Strategien und operativen Tätigkeiten in diesem Teilgebiet obliegen nicht ausschließlich der Personalabteilung. Auch die Geschäftsführung und Führungskräfte wirken aktiv mit ihrer Mitarbeiterführung im Personalmanagement mit.
Alle Bereiche haben unterschiedliche Schwerpunkte und Aufgaben, hängen jedoch miteinander zusammen und tragen zum übergeordneten Ziel der Personalarbeit bei, Personal für ein Unternehmen zu finden und zu binden.
Die Reihenfolge der Aufzählung lässt bereits vermuten: Die einzelnen Teilbereiche des Personalmanagements zeichnen grob das Arbeitsleben eines einzelnen Arbeitnehmers nach. Von der Überlegung, welche Stelle zu besetzen ist, über seine „Beschaffung“ (Einstellung) bis hin zur Verwaltung (Einsatzbereiche, Bezahlung, Controlling) und Weiterentwicklung wird der gesamte Zyklus, auch Employee Lifecycle genannt, abgebildet.
Personalplanung
In der Personalplanung beschäftigen sich Verantwortliche mit der Frage, wie viel Personal ein Unternehmen benötigt. Doch nicht nur der reine Bedarf spielt eine Rolle, auch die Art von Qualifikationen, Tätigkeitsfeldern und Einsatzbereichen wird von Personalplanern festgelegt.
Unterschieden wird dabei zwischen kurz-, mittel- und langfristigem Bedarf an Personal. Die Planungen der Personalarbeit umfassen von Praktikanten und Auszubildenden bis hin zur Fach- und Führungskraft alle Anstellungsarten.
Personalbeschaffung und Recruiting
Ist klar, welche Stellen besetzt werden müssen, kommt der zweite Teilbereich des Personalmanagements zu tragen – die Personalbeschaffung beziehungsweise das Recruiting. Dieser Bereich ist – vereinfacht ausgedrückt – verantwortlich für die Besetzung offener Stellen im Unternehmen.
Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Internes Recruiting: Gerade in größeren Unternehmen werden Stellen intern ausgeschrieben und Mitarbeiter können sich bewerben.
- Externes Recruiting: Über verschiedene Kanäle (Stellenanzeigen, Jobmesse, Social Recruiting, Active Sourcing, Onlineportale u.a.) werden die neuen Arbeitskräfte extern gesucht.
- Outsourcing: Wer intern nicht ausreichend Ressourcen für die Personalbeschaffung hat, lagert diesen Prozess des Personalwesens aus. Externe Dienstleister übernehmen die Aufgaben der Personalbeschaffung und akquirieren neue Arbeitskräfte für das Unternehmen.
Unabhängig des gewählten Weges müssen Unternehmen sich Gedanken machen: Wie sieht das Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle aus? Auf welchen Kanälen ist die Zielgruppe unterwegs? Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? Der gesamte Prozess von Formulierung der Stellenanzeige bis zum Bewerbermanagement und der abschließenden Einstellung der Mitarbeiter liegt in den Händen der Personalbeschaffung.
Wichtig: Bei Unternehmen mit einer Arbeitnehmervertretung, zum Beispiel einem Betriebsrat, sind dessen Mitglieder bei vielen Fragen der Personalbeschaffung und des Personaleinsatzes einzubeziehen.
Personalverwaltung- und einsatz
In der Personalverwaltung kümmern sich die Personalabteilung und alle Beteiligten um die Mitarbeiter während der gesamten Betriebszugehörigkeit und des Arbeitsverhältnisses. Der Personaleinsatz definiert basierend auf der Personalplanung die konkreten Tätigkeiten und Einsatzbereiche. Dabei sollten Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikationen und – wenn sich das vereinbaren lässt – nach ihren Wünschen und Vorstellungen eingesetzt werden.
Auch für rechtliche Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die Umsetzung des Arbeitsrechts und die rechtssichere Gestaltung des Arbeitsumfeldes, ist der Teilbereich Personalverwaltung zuständig. Dazu zählen Faktoren wie die Arbeitsplatzsicherheit, Arbeitszeiten, Arbeitsmittel, den Urlaubsanspruch, die Erteilung von Arbeitszeugnissen, die Mitarbeiterbeurteilung und andere grundsätzliche Arbeitsbedingungen. Auch der Umgang mit Arbeitnehmerinnen während einer Schwangerschaft, die Regelung des Mutterschutzes und der Elternzeit – unter anderem auch die Einhaltung der Pflichten des Arbeitgebers bei Mutterschutz und die Berechnung vom Beginn und Ende der Elternzeit – sind wichtige Aufgabengebiete.
Das Personal des Unternehmens wird vom Onboarding und der Einarbeitung bis zum Austritt des Unternehmens bei Kündigung begleitet – das Personalwesen ist zu jeder Phase ein relevanter Ansprechpartner für alle Mitarbeiter.
Entgeltmanagement
Der vierte Teilbereich Entgeltmanagement, auch Personalentlohnung genannt, umfasst alle monetären Leistungen (die Vergütung), die Angestellte für ihre Arbeit vom Unternehmen im Rahmen ihres Arbeitsvertrages erhalten. Dazu zählen Grundgehälter, Boni, Sonderzahlungen und Spesenabrechnungen.
Teilweise koppeln Arbeitgeber das Entgelt an vorab definierte Leistungen. So werden Arbeitnehmer in ihrer täglichen Arbeit angespornt, die Zielvereinbarungen zu erreichen und so am Ende des Monats oder Jahres die größtmögliche Lohnzahlung zu erhalten.
Zwar nimmt die Bedeutung eines möglichst üppigen Gehalts gegenüber anderen Benefits wie beispielsweise flexiblen Arbeitszeiten oder einer modernen Unternehmenskultur ab. Dennoch spielt Geld weiterhin eine große Rolle, wie eine Studie der ManpowerGroup zeigt. Demnach beeinflusst ein „zufriedenstellendes Gehalt“ die Arbeitsbedingungen am ehesten (51 Prozent der Befragten) positiv. Auf den weiteren Plätzen folgen „nette Kollegen“ mit 38 Prozent und „Work-Life-Balance (Vereinbarkeit von Job und Privatleben)“ mit 27 Prozent.
Personalentwicklung
Ein weiterer Teilbereich des Personalwesens ist die Personalentwicklung. Sie umfasst alle Maßnahmen, die sich mit der Weiterbildung bestehender Mitarbeiter beschäftigen. Dazu zählt neben der Ausbildung allgemein eine systematische Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen.
Diese wird durch Weiterbildungsangebote, interne wie externe Coachings, Umschulungen, Auslandsaufenthalte oder fachspezifische Trainings erreicht. Von Mitarbeitern werden in diesem Feld engagierte Arbeitgeber geschätzt – vielfältige Angebote in der Personalentwicklung tragen positiv zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Personalcontrolling
Wie entwickeln sich gesteckte Ziele im Personalmanagement? Wie sieht die Entwicklung einzelner Mitarbeiter, aber auch der gesamten Belegschaft aus? Das Personalcontrolling als Disziplin des Personalmanagements (oder separate Abteilung) kümmert sich um alle relevanten Zahlen, Fakten und Daten im Zusammenhang mit dem Personal des Unternehmens.
Dazu werden Kennzahlen – oft KPIs (Key Performance Indicators) genannt – analysiert, die das Management bei Entscheidungen rund um das Personalwesen und die Personalverwaltung unterstützen. Im Personalcontrolling werden dafür beispielsweise Mitarbeiterbefragungen eingesetzt, um soziale Komponenten betrachten zu können.
Technische Analysen ergeben sich aus Personalkosten und Personalaufwänden, der Fluktuation oder der Krankenquote. Doch auch Fakten wie die Geschlechterquote wird erhoben – beispielsweise um statistisch auf die Herausforderungen und Fragen rund um die Gleichstellung von Männern und Frauen eingehen zu können.
Welche Ziele verfolgt das Personalmanagement?
Das Personalmanagement verfolgt sowohl soziale als auch wirtschaftliche Ziele. Diese reichen von bestmöglichen Arbeitsbedingungen über die Produktivitätssicherung bis hin zum optimalen Ressourceneinsatz (Personaleinsatz).
Das übergeordnete Ziel des Personalmanagements ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zufriedene Angestellte binden sich länger ans Unternehmen und wirken als positive Multiplikatoren nach außen. Das kommt beispielsweise dem Teilbereich des Recruitings entgegen: So können Stellen entweder intern neu besetzt werden oder Mitarbeiter empfehlen Freunden und Bekannten ihren Arbeitgeber weiter.
Zudem belegen zahlreiche Studien: Wer zufrieden ist, arbeitet produktiver und ist seltener krank. Die Arbeitsunfähigkeit kann also im gewissen Ausmaß eingedämmt werden. Neben dem strategischen Ziel der Mitarbeiterzufriedenheit gibt es weitere untergeordnete Ziele, auf die wir im Folgenden eingehen.
Soziale Ziele
Zu den sozialen Zielen zählen unter anderem:
- Bestmögliche technische Arbeitsbedingungen (Beispiele: hochwertiger Stuhl, funktionierende Soft- und Hardware, saubere Räumlichkeiten und Sanitäranlagen)
- Moderne Unternehmenskultur und faires Betriebsklima (Beispiele: modernes Leadership, Fehlerkultur, angemessenes Verhältnis von Druck und Freiheit, regelmäßige offene Mitarbeitergespräche, Konfliktmanagement)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung (Beispiele: Gleitzeit, Möglichkeit von Arztterminen während der Arbeitszeit, Modelle für Pendler, Homeoffice)
- Attraktive Mitarbeiterbenefits zur Mitarbeitermotivation (Beispiele: gemeinsame After-Work-Aktivitäten, Kinderbetreuung, kostenloses Obst und Wasser)
Alle genannten Ziele nehmen einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit und Motivation der Angestellten.
Wirtschaftliche Ziele
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das primäre wirtschaftliche Ziel im Personalmanagement einen möglichst hohen ROI (Return on Investment) aus dem Humankapital, also den Mitarbeitern, zu erzielen.
Um das zu erreichen, muss die Produktivität so hoch wie möglich sein. Gleichzeitig sollten die Personalkosten so niedrig wie möglich gehalten werden. Diese Ziele sollten nie losgelöst von den sozialen Zielen betrachtet werden. Denn je besser es das Personalmanagement schafft, ein gesundes Arbeitsklima zu schaffen, desto höher die Chance, auch alle wirtschaftlichen Ziele zu erreichen.
Fokussiert sich jedoch ein Unternehmen rein auf die Erreichung wirtschaftlicher Ziele, leidet die Mitarbeiterzufriedenheit. In der Folge sinkt die Mitarbeiterbindung, die Fluktuationsrate steigt und die Organisation wird auf Dauer für Arbeitssuchende unattraktiv.
Der Spagat zwischen dem Erreichen sozialer und wirtschaftlicher Ziele gilt im Management und der Personalwirtschaft als größte Herausforderung.
Warum ist strategisches Personalmanagement für Unternehmen wichtig?
Das strategische Personalmanagement ist zur Verknüpfung der wirtschaftlichen und sozialen Ziele unerlässlich. Mithilfe des strategischen Personalmanagements gelingt es Unternehmen, nicht nur die Ressourcen optimal einzusetzen, sondern auch mit gezielten Maßnahmen die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und somit auch die wirtschaftlichen Ziele voranzutreiben. Wie auch im globalen Unternehmenskontext gibt es im Personalmanagement konkrete Kennzahlen und Messungen, die den Erfolg der Bemühungen in der Personalentwicklung, Personalplanung & Co. dokumentieren.
Drei der wichtigsten Kennzahlen im strategischen Personalmanagement sind:
- Fluktuationsrate – beschreibt in Prozent, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen im Verhältnis zur gesamten Angestelltenzahl innerhalb eines Jahres verlassen haben. Die Fluktuation liegt in Deutschland seit Jahren bei durchschnittlich grob 30 Prozent.
- Krankenstand – beschreibt die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr krank ist. Der deutsche Durchschnitt betrug 2021 gut 11 Tage. Eine alternative Angabe ist die Zahl der Kranken im Verhältnis zu allen Arbeitnehmern in Prozent.
- Time-to-hire – beschreibt die Zeit in Tagen, die von der Ausschreibung einer Stelle bis zu ihrer Besetzung vergeht.
Für alle drei Kennzahlen gilt: Je niedriger, desto besser. Eine gewisse Fluktuation oder ein Krankenstand, der in etwa auf dem durchschnittlichen Niveau liegt, ist normal. Kein Unternehmen wird es schaffen, alle Mitarbeiter für immer zu halten – die während dieser Zeit nie krank sind.
Die Time-to-hire ist in der Personalbeschaffung und im Personalcontrolling eine relevante Kennzahl und für das strategische Personalwesen unerlässlich. Bleiben die Tage, die von der Stellenausschreibung bis zur Neueinstellung vergehen, dauerhaft hoch, sollten Sie sich Gedanken über die Art und Weise des Recruitings machen. Der Durchschnitt in Deutschland lag 2020 bei 78 Tagen.
Welche Akteure wirken beim Personalmanagement mit?
Entgegen der weit verbreitenden Meinung, Personalmanagement findet ausschließlich in Personalabteilungen statt, sieht die Praxis anders aus. Geschäftsführer, Führungskräfte, auch bestehende Mitarbeiter – alle tragen ihren Teil zu einem effizienten Personalmanagement bei. Die strategischen Entscheidungen, die in der Personalwirtschaft getroffen werden, müssen von allen Führungskräften unterstützt und vorgelebt werden. In Zeiten des starken Wandels ist das im Unternehmensalltag keine Selbstverständlichkeit.
Welche Trends gibt es im Personalmanagement?
Das Personalmanagement und die Arbeitswelt entwickeln sich stetig weiter. Während früher die reine Personalverwaltung im Vordergrund steht, ist es heute der Mitarbeiter, der im Mittelpunkt steht.
Durch den Mangel an Arbeitskräften wird der einzelne Mitarbeiter wertvoller, seine Aufgaben tragen unmittelbar zur Wertschöpfung bei. Längst ist aus dem Arbeitgeber- ein Arbeitnehmermarkt geworden. Arbeitssuchende können sich mehr oder minder aussuchen, welchen Job sie wählen.
Damit Unternehmen im Personalmanagement punkten, geht der Trend hin zu digitalen Möglichkeiten. Über Social Media oder gezielt durch Headhunter und mithilfe digitaler Tools werden potenzielle Arbeitnehmer gesucht und gezielt angesprochen. Auch in der Personalverwaltung kommen immer mehr „digitale Helfer“ und auch künstliche Intelligenz zum Einsatz.
Dabei ist es für Arbeitgeber und das Personalwesen unerlässlich, sich mit dem gesellschaftlichen Wandel zu beschäftigen. Während die Generation der Babyboomer (Geburtenjahrgänge 1946 – 1964) bald geschlossen in Rente ist, steht mit der Generation Y (1981 – 1995) und „Gen Z“ (1995 – 2010) die nächste Welle an Führungs- und Fachkräften vor der Tür. Diese erwarten jedoch gänzlich andere Dinge von ihren Arbeitgebern.
Wo früher Leistung und Karriere am wichtigsten waren, treten heute Flexibilität, die Vereinbarkeit von Beruf und Job sowie eine moderne, diverse Unternehmenskultur an diese Stelle – Anforderungen, die jedes Unternehmen und vor allem im Personalmanagement berücksichtigt werden müssen.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Personalmanagement
Zum Abschluss beantworten wir kurz und knapp die wichtigsten Fragen zum Thema Personalmanagement.
