Einarbeitung neuer Mitarbeiter: 3 Phasen – einfach erklärt

Was macht eine erfolgreiche Einarbeitung aus?

Eine gute Einarbeitung zeichnet sich durch eine strukturierte Vorbereitung, klare Kommunikation der Erwartungen und Ziele sowie die kontinuierliche Unterstützung und Feedback durch Kollegen und Vorgesetzte aus. Sie umfasst auch eine umfassende Vermittlung aller nötigen Informationen und Zugänge zur Erledigung des Aufgabengebietes. Dadurch wird neuen Mitarbeitern ein reibungsloser Start und eine schnelle Integration in das Team ermöglicht.

Wie lange sollte die Einarbeitung in etwa dauern?

Die Dauer der eigentlichen Einarbeitung kann variieren und hängt von der Komplexität der Position und der Struktur des Unternehmens ab. Idealerweise ist ein Onboarding nicht nach wenigen Tagen oder Wochen beendet. Experten empfehlen, dass die Zeit der Einarbeitung mindestens drei Monate dauern sollte, um effektiv zu sein.

Studien haben gezeigt, dass neue Mitarbeiter im Durchschnitt acht Monate oder mehr benötigen, um voll produktiv zu werden. Da jeder Mensch unterschiedlich ist, ist es entscheidend, dass das Onboarding auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist, um einen erfolgreichen Start neuer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Wer ist für die Einarbeitung zuständig?

Für die Planung der Einarbeitung sind in der Regel die HR-Abteilung zusammen mit dem direkten Vorgesetzten und den jeweiligen Teammitgliedern zuständig. Eine kooperative, cross-funktionale Einarbeitung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen zeitnah und nachvollziehbar an den neuen Kollegen weitergegeben werden können.

Phasen: Wie läuft die Einarbeitung ab?

Die Einarbeitung gliedert sich in drei unterschiedliche Phasen, die Vorbereitungsphase vor dem ersten Arbeitstag, die Eintritts- bzw. Orientierungsphase während den ersten Tagen und der Integrationsphase im Laufe der Probezeit.

Ziele des 3-Phasen-Modells der Einarbeitung: Motivation, Leistungsfähigkeit, Engagement, Produktivität, Eigeninitiative, Integration und eine insgesamt geringere Fluktuation

Phase 1: Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag

Eine gute Mitarbeitereinführung beginnt bereits nach der Vertragsunterzeichnung und damit vor dem ersten Arbeitstag. Das heißt, bereits vor Arbeitsantritt sollten alle wesentlichen organisatorischen Schritte geklärt werden. Dazu gehört:

• Arbeitsplatzvorbereitung inklusive IT- und EDV-Ausstattung,
• das Schalten von IT-Zugängen für einen reibungslosen Start,
• die Informierung des Teams über den geplanten Start und der neuen Position einschließlich der Aufgaben, die der neue Mitarbeiter übernehmen wird,
• die Vorbereitung eines Einarbeitungsplans mit allen Zielen und Meilensteinen der Einarbeitung,
• die Planung des ersten Tages inklusive potenzieller Begrüßungspräsente.

Neben den organisatorischen Vorbereitungen sollte der direkte Vorgesetzte schon vor dem ersten Arbeitstag regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter kommunizieren, um Interesse und Wertschätzung zu signalisieren. Statt langer Telefonate eignen sich kurze Nachrichten per E-Mail oder über soziale Medien, um die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag zu verstärken und eine Beziehungsebene aufzubauen.

Phase 2: Orientierungsphase

Die Orientierungsphase umfasst die ersten Arbeitstage des neuen Mitarbeiters. Im Vordergrund steht zunächst der Empfang des neuen Kollegen. Hierbei ist es entscheidend, einen guten ersten Eindruck zu machen – und zwar als Führungskraft, Team und Unternehmen. Hilfreich ist ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag. Diesen können Sie dem Mitarbeiter vorab (z. B. im Willkommensschreiben) kommunizieren. So machen Sie dem Neuling den ersten Tag transparenter und geben ihm Orientierung und Sicherheit.

Folgende Schritte gehören zu einem erfolgreichen ersten Arbeitstag des Mitarbeiters:

1. Abholung des neuen Mitarbeiters am Empfang oder an der Zentrale: Vor allem bei größeren Unternehmen ist es sinnvoll, wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter persönlich am Empfang abholen und ihn zu seinem neuen Arbeitsplatz begleiten. Alternativ kann auch der ernannte Pate oder direkter Ansprechpartner die Abholung übernehmen.
2. Formelle und persönliche Begrüßung: Heißen Sie den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen. Gegebenenfalls organisieren Sie auch einen Blumenstrauß als Willkommensgruß oder ein kleines (unternehmensspezifisches) Geschenk, z. B. Visitenkartenbox/ Füller mit Firmenaufdruck.
3. Einführungs- und Orientierungsgespräch: Nehmen Sie sich genügend Zeit für ein erstes Orientierungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter, in dem Sie den kommenden Tag noch einmal skizzieren und beiderseitige Erwartungen besprechen. Ebenfalls kann hier bereits der Einarbeitungsplan überreicht oder Informationen zum Firmenleitbild und den Unternehmenswerten zur Verfügung gestellt werden.
4. Rundgang und Vorstellung: Nach dem Einführungsgespräch steht ein Rundgang durch das Unternehmen an. Am besten führen Sie Ihren neuen Mitarbeiter selbst durch die verschiedenen Abteilungen und machen ihn mit allen Kollegen, weiteren Vorgesetzten und Personen, mit denen er künftig zu tun haben wird, bekannt. Das gibt ihm ein Gefühl der Wichtigkeit.
5. Übergabe an direkten Ansprechpartner oder Paten: Dieser kann ihn dann auch gleich an seinem Arbeitsplatz einweisen, die EDV erklären und ihm auch eine räumliche Orientierung geben (z. B. Erklärung der Räumlichkeiten, Toiletten, Kantine, Aufenthalts- und Sitzungsräume). Darüber hinaus kann er Sicherheitsvorschriften erläutern und die Fluchtwege zeigen.
6. Führen eines Abschlussgespräches: Suchen Sie am Ende des ersten Arbeitstags noch einmal das Gespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter. Fragen Sie nach seinen Eindrücken, ob seine Erwartungen und Vorstellungen erfüllt wurden und ob es noch Erklärungsbedarf gibt.

In den darauffolgenden Tagen und Wochen sollte der neue Mitarbeiter weiterhin allgemeine Einblicke in das Unternehmen erhalten. Einführungsveranstaltungen und Networking-Veranstaltungen helfen beim ersten Überblick. Betriebsbesichtigungen, gegenseitiges Kennenlernen, Vorstellung der wichtigsten Bereiche des Unternehmens und das Vertrautmachen mit der Unternehmenskultur sind die gängigen Themen solcher Seminare.

Phase 3: Integrationsphase in der Probezeit

In der Integrationsphase, die in der Regel am längsten dauert und am intensivsten ist, lernt der neue Mitarbeiter seine spezifischen Tätigkeiten und Aufgaben kennen. Alle Arbeitsabläufe, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind, werden erklärt und durch praktisches Training vertieft. Weiterbildungsmaßnahmen, Coaching und „Training on the Job“ sind wichtige Stellschrauben, um dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, schnell und eigeninitiativ zu arbeiten.

Regelmäßige Feedbackgespräche, die vorab terminiert sind und einen hohen Stellenwert für Vorgesetzte haben sollten, sind wichtig, um die Entwicklung des neuen Mitarbeiters kontinuierlich zu fördern. Etwaige fachliche Schwierigkeiten oder Herausforderungen im Team oder bei den Aufgaben können so frühzeitig erkannt werden.

Zugleich findet in der Integrationsphase eine sukzessive Einbeziehung des neuen Mitarbeiters in die Arbeitsabläufe, internen sowie externen Projekte und in das Team statt.

Einarbeitungsplan: Definition, Inhalte und Kontrolle

Der Einarbeitungsplan dient als Leitfaden für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten, den Mentor und andere am Onboarding beteiligte Mitarbeiter. Er beinhaltet sorgfältig geplante und aufeinander abgestimmte Termine, eine Liste mit klaren Zuständigkeiten, eine Checkliste zu den Lernzielen sowie alle Inhalte der Einarbeitung.

Warum ist der Einarbeitungsplan wichtig?

Der Einarbeitungsplan ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Onboarding. Ihrem neuen Mitarbeiter erleichtert ein strukturierter Einarbeitungsplan den Arbeitsstart und ermöglicht ihm, schnell und eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit und Motivation.

Zugleich zeigt ein professionell aufgestellter Einarbeitungsplan, dass ein neuer Mitarbeiter dem Unternehmen wichtig ist.

Welche Inhalte findet man im Einarbeitungsplan?

In einem Einarbeitungsplan findet man typischerweise folgende wesentliche Inhalte:

• Zeitplan: Eine detaillierte Aufschlüsselung der ersten Tage, Wochen und Monate, inklusive wichtiger Termine und Fristen.
• Lernziele als Checkliste: Deutlich definierte, erreichbare SMART-Ziele, die der neue Mitarbeiter im Laufe seiner Einarbeitung erreichen soll.
• Schulungsmaßnahmen: Übersicht über interne und externe Schulungen.
• Arbeitsmittel und Ressourcen: Eine Liste der dem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel und Ressourcen, wie Computer, Softwarezugänge und Fachliteratur.
• Ansprechpartner: Kontaktdaten von direkten Ansprechpartnern, Mentoren und der Personalabteilung.
• Tätigkeiten und Prozesse: Erklärung der relevanten Arbeitsabläufe, Prozesse und Richtlinien innerhalb der Organisation.
• Leistungsbeurteilung: Kriterien und Zeitpunkte für die Bewertung der Leistung des neuen Mitarbeiters.
• Team- und Projektvorstellungen: Vorstellung des Teams und der Projekte, an denen der Mitarbeiter beteiligt sein wird.
• Unternehmenskultur: Einführung in die Kultur, Werte und die Historie des Unternehmens zur besseren Identifikation.
• Feedbackgespräche: Terminplanung für regelmäßige Feedbackgespräche zur Bewertung der Fortschritte und zur Klärung von Fragen oder Herausforderungen.

Warum ist die Einarbeitung so wichtig?

Die Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen das höchste Gut. Neueste Untersuchungen zeigen, dass eine unbesetzte Position hohe Vakanz- oder Opportunitätskosten verursachen kann. Bleibt eine wichtige Position unbesetzt, kann dies zu Vakanzkosten von bis zu 30.000 Euro pro Tag führen.

Umso entscheidender ist es aus Unternehmenssicht, einen neuen Mitarbeiter bestmöglich im neuen Team willkommen zu heißen. Eine strukturierte und an Zielen ausgerichtete Einarbeitung sorgt somit nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters, sondern beeinflusst langfristig die Mitarbeiterbindung und die Arbeitszufriedenheit. Studien zeigen, dass durch eine effektive Einarbeitung die Fluktuationsrate signifikant gesenkt und die Motivation sowie das Engagement der Mitarbeiter gesteigert werden können.

Checkliste: Wie gelingt mir die Einarbeitung?

Damit Ihnen die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters gelingt, sind einige Schritte von Ihnen einzuleiten. Die folgende Checkliste liefert Ihnen eine Übersicht, wann Sie welche Aufgaben in der Einarbeitung durchführen sollten.

FAQ zur Einarbeitung

In dem nachfolgenden FAQ finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.