Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID): Beantragung & Prüfung

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch Umsatzsteueridentifikationsnummer und kurz USt-ID oder USt-IdNr) ist eine Nummer zur eindeutigen Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Union (EU). Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer existiert in Deutschland parallel zur vom Finanzamt vergebenen Steuernummer (Steuer-ID) und ist vor allem wichtig, wenn Sie Geschäfte innerhalb der EU abwickeln.

Ist die Umsatzsteuer-ID Pflicht?

Als eigenständige Nummer ist die Umsatzsteuer-ID nicht für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen Pflicht. Wer jedoch als Regelunternehmen am innergemeinschaftlichen Warenverkehr der EU teilnehmen möchte, sollte eine USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Andernfalls können keine Rechnungen ins EU-Ausland erstellt werden – dafür benötigen Sie zwingend die USt-ID, die Ihr Unternehmen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in der gesamten EU eindeutig kennzeichnet.

Wie ist die USt-ID aufgebaut?

Der Aufbau der USt-ID ist in der gesamten EU ähnlich – so wird gewährleistet, dass die internationale Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen funktioniert. Neben einem immer zweistelligen Länderkennzeichen – in Deutschland “DE” – folgt eine eindeutige Zuordnungsnummer, die aus Nummern und / oder Buchstaben besteht.

In Deutschland sieht eine beispielhafte Identifikationsnummer wie folgt aus:

DE295817502

In anderen Ländern ist die eindeutige Nummernfolge nicht zwingend neunstellig. So sind es in Bulgarien beispielsweise neun oder zehn Stellen, in Litauen neun oder zwölf, in Frankreich immer elf. In Zypern folgt auf neun Ziffern am Ende ein Buchstabe, in Spanien beginnt die USt-ID mit einem Buchstaben oder einer Ziffer, bevor sieben Ziffern folgen und abschließend wieder ein Buchstabe oder eine Ziffer platziert wird.

So ergeben sich in Europa stets eindeutige Identifikationsnummern, die allerdings immer in ihrem Aussehen etwas variieren. Einige Beispiele aus dem EU-Ausland:

• Österreich: ATU18407274
• Italien: IT72640081714
• Schweden: SE817254009101
• Portugal: PT735519472
• Zypern: CY729481749A

Sie finden beim BZSt eine Auflistung, wie sich die Identifikationsnummern der einzelnen EU-Länder zusammensetzen.

Wer benötigt eine USt-IdNr?

Wenn Sie rein in Deutschland Geschäftige tätigen, benötigen Sie nicht zwingend eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer jedoch als umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer, so die rechtliche Bezeichnung, Geschäftsbeziehungen im EU-Ausland pflegt und innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt, benötigt dafür eine USt-IdNr. So wird sichergestellt, dass die Besteuerung zwischen und in verschiedenen Ländern korrekt abgewickelt wird.

Umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer sind all jene, die laut Steuerrecht dazu verpflichtet sind, Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist vor allem für Unternehmen wichtig, die mit anderen Geschäftskunden in der EU Geschäfte machen. Wer Waren innerhalb der EU ausschließlich an Privatkunden verschickt, benötigt keine USt-ID. Die entsprechenden rechtlichen Grundlagen finden Sie in § 4 und 6 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Wie wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt?

Entweder beantragen Sie die Identifikationsnummer (USt-IdNr) direkt im Rahmen der Neugründung Ihres Unternehmens respektive dem Start in die Selbstständigkeit oder Sie stellen nach der Gründung einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Nummer direkt zum Tätigkeitsbeginn zu beantragen.

Wer direkt bei der Gründung seine USt-IdNr anfordert, kann dies über den Fragebogen der steuerlichen Erfassung machen. Das zuständige Amt lässt Ihnen die Umsatzsteuer-ID anschließend zukommen.

Wer die USt-ID hingegen selbst beantragt, hat zwei Optionen:

1. Online-Beantragung: Das Formular ist zwischen 5 Uhr und 23 Uhr ausfüllbar.
2. Analoge Beantragung: Schicken Sie Ihren schriftlichen Antrag für die Umsatzsteuer-ID direkt an das Bundeszentralamt. Die Adresse lautet: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis.

Welche Angaben müssen bei der Beantragung der Umsatzsteuer-ID gemacht werden?

Bei der Beantragung der Umsatzsteuer-ID müssen Sie – losgelöst davon, welchen Weg Sie wählen – folgende Angaben machen:

• Vollständige Firmierung und Anschrift des Unternehmens,
• Finanzamt, bei dem das Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke gemeldet ist,
• Steuernummer des Unternehmens.

Im Online-Formular müssen Sie zudem noch was Bundesland angeben, indem das Unternehmen seinen Sitz hat.

Kostet die Beantragung der USt-IdNr etwas?

Die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist auf beiden Wegen – analog oder digital – und auch im Rahmen einer Neugründung kostenlos.

Wie wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitgeteilt?

Sie erhalten Ihre Umsatzsteuer-ID auf postalischen Wege. Sie müssen nach der Beantragung nichts weiter unternehmen, als auf das Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern zu warten.

Ab wann gilt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Haben Sie Ihre Identifikationsnummer beantragt, gilt sie ab dem Datum, das im Bekanntgabebescheid vermerkt ist. In der Regel erhalten Sie die Umsatzsteuer-ID rund drei Tage nach der Beantragung vom BZSt.

Wo finden Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ?

Falls Sie sich nicht sicher sind, wie Ihre eigene USt-ID lautet, finden Sie diese auf dem Bekanntgabebescheid des Bundeszentralamts für Steuern. Zudem wird die Identifikationsnummer auf Bescheiden des Finanzamts zur Umsatzsteuer oder bei anderen Schriftwechseln abgedruckt.

Wo müssen Sie die USt-ID angeben?

Die USt-ID müssen Sie auf Rechnungen angeben, mit denen Sie Leistungen abrechnen, die Sie für Unternehmen im Ausland erbringen. Wichtig: Auf diesen Rechnungen müssen Sie vor allem auch die USt-ID Ihres Geschäftspartners aufführen. Diese erhalten Sie direkt bei Ihrem Kunden und Leistungsempfänger. Ob die Nummer korrekt dem Land zugeordnet werden kann, können Sie selbst überprüfen.

Analog benötigen Sie Ihre eigene USt-ID also auch, wenn Sie Leistungen eines Geschäftspartners aus dem Ausland beziehen. Dann muss er Ihre Identifikationsnummer auf seiner Rechnung aufführen, damit beispielsweise eine etwaige Umsatzsteuer korrekt klassifiziert werden kann.

Zudem müssen Sie auf einer entsprechenden Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse-Charge-Verfahren” angeben. Bei zweiterem wird die Steuerschuldnerschaft umgedreht, diese Regelung finden Sie in § 13 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Das ist jedoch nicht der einzige Fall, bei dem diese Steuernummer angegeben werden muss. Über die Rechnung hinaus müssen Sie – das regelt Paragraf 5 des Telemediengesetzes (TMG) – die Identifikationsnummer zur Umsatzsteuer im Impressum Ihrer Unternehmenswebsite aufführen. Vergessen Sie diese Angabe (sofern Sie eine USt-ID besitzen), kann das zu Abmahnungen führen.

Wie prüfen Sie die USt-ID von Geschäftspartnern?

Wer mit Geschäftspartnern im Ausland zusammenarbeitet, benötigt für die korrekte Rechnungsstellung deren Identifikationsnummer. Da sich diese von Land zu Land unterscheiden, reicht ein schneller Blick meist nicht aus, um deren Echtheit zu verifizieren.

Viele Tools und die meisten Softwarelösungen zur Buchhaltung bieten eine automatisierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern an. Sie gleichen Ihre Eingaben mit den Unternehmensregistern des jeweiligen Landes ab und melden zurück, ob es sich um eine eingetragene Nummer handelt oder nicht.

Wessen Tool diese Funktionalität nicht hat oder wer auf Nummer sicher gehen will, kann die offizielle Seite „Bestätigung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern“des Bundeszentralamts für Steuern verwenden. Dort müssen Sie neben Ihrer eigenen USt-ID das Land Ihres Geschäftspartners sowie dessen USt-ID eingeben und erhalten im Anschluss Auskunft darüber, ob die USt-ID echt ist.