Privatkauf ohne Rechnung absetzen - wie?

Privatkauf ohne Rechnung absetzen: So geht’s

Vor allem Freiberufler, die sich gerade erst selbstständig gemacht haben, wollen für die Einrichtung ihres Büros möglichst wenig Geld ausgeben. Daher wird nicht selten bei Ebay eingekauft - Computer, Bildschirm, Schreibtisch etc. Das Problem dabei: Meist kauft man die Sachen von Privatleuten und bekommt dann letztlich keine ordentliche Rechnung. Nicht selten haben Unternehmen dann Angst, dass sie die ganzen Ausgaben nicht von der Steuer absetzen können. Doch ist diese Angst berechtigt? Dürfen Sie einen Privatkauf ohne Rechnung absetzen? Und falls ja, wie geht das?
Inhaltsverzeichnis

Darf ich einen Privatkauf ohne Rechnung steuerlich absetzen?

Es gilt zwar der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, aber trotzdem können Sie die Kosten für Käufe von Privatleuten auf jeden Fall steuerlich geltend machen. Dies gilt auch dann, wenn Sie keine ordentliche Rechnung in der Hand haben, wie sie von Unternehmen ausgestellt wird.

Wie setze ich einen Privatkauf ohne Rechnung ab?

  • Quittung: Ein privater Verkäufer kann zwar keine Rechnung, aber zumindest eine Quittung ausstellen. Diese Quittung ist dann Ihr Rechnungsersatz und gewährleistet die steuerliche Geltendmachung der Kosten.
  • Eigenbeleg: Sollte eine Quittung nicht möglich sein, können Sie auch einen Eigenbeleg erstellen, der alle Kaufdaten zusammenfasst und den Abzug der Betriebsausgaben sichert.

Privatkauf mit Quittung statt Rechnung steuerlich geltend machen

Sollten Sie den Kauf noch nicht getätigt haben, können Sie beim nächsten Flohmarkt-Besuch darauf achten, den Verkäufer stets um eine formlose Quittung zu bitten. Durch eine solch einfache „Rechnung“ belegen Sie den Kauf und sichern sich den Betriebsausgabenabzug.

Die Quittung für einen Privatkauf sollte die folgenden Punkte enthalten:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Käufers (also Ihre Adresse)
  • Datum
  • Belegtext (also, was verkauft wurde)
  • Rechnungsbetrag

Diese Rechnung/Quittung können Sie zu Ihren Buchführungsunterlagen nehmen und den Betrag als Betriebsausgabe geltend machen.

Was tun, wenn privater Verkäufer sich weigert, eine Quittung auszustellen?

Weigert sich der Verkäufer, Ihnen einen einfachen Beleg bzw. eine Quittung auszustellen oder meldet er sich einfach nicht mehr, müssen Sie die Ausgabe immer noch nicht steuerlich in den Wind schreiben.

In diesem Fall stellen Sie einfach einen Eigenbeleg aus: Sie dokumentieren die Ausgabe mit den gleichen Angaben wie oben selbst, unterschreiben und nehmen den Eigenbeleg zu Ihren Unterlagen.

Privatkauf ohne Rechnung und Quittung: Eigenbeleg als Lösung

Wer den Privatkauf bereits getätigt und keine Quittung erhalten hat, kann auf den Eigenbeleg als Rettung für den Abzug der Betriebsausgaben setzen. Durch den Eigenbeleg wird die Transaktion dokumentiert und erlaubt Ihnen, die Kosten für den Privatkauf steuerlich geltend zu machen.

Folgende Angaben muss ein Eigenbeleg als Rechnungsersatz für einen Privatkauf beinhalten:

  1. Belegnummer
  2. Kaufbetrag (Höhe und Währung)
  3. Beschreibung des Gegenstandes vom Verkauf oder: Verwendungszweck
  4. Kaufdatum
  5. Zahlungsempfänger (Namen + Anschrift)
  6. Grund für Eigenbeleg
  7. Austellungsdatum
  8. Unterschrift des Käufers (und damit Erstellers des Eigenbeleges)

Falls möglich: Bewahren Sie die Dokumentation über Ihren Kauf auf (Schreibverlauf oder Anzeige bei Ebay). Sie dient Ihnen als Beweis für die Kaufsumme. Sie können beispielsweise die Ebay-Endseite ausdrucken, aus der der Kaufpreis ersichtlich ist – oder wenigstens einen Screenshot sichern.

Hinweis: Vorsteuerabzug bei Privatkauf nicht möglich!

Beachten Sie unbedingt: Vorsteuer in Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen können Sie aus Rechnungen von Privatleuten und aus Eigenbelegen nie geltend machen.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) – Absetzen bis 952 Euro sofort

Alle Anschaffungen bis zu einem Wert von 952 Euro brutto (800 Euro netto + Mehrwertsteuer) kann man sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) absetzen. Die Sofortabschreibung bringt Ihnen einen Liquiditätsvorteil.  Machen Sie die Anschaffung als Betriebsausgabe sofort bei der Steuer geltend, zahlen Sie dadurch weniger Steuern.

Alternativ ist auch die Abschreibung über den Pool möglich, falls die Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro netto liegen. In diesem Fall werden alle Wirtschaftsgüter, die bei der Anschaffung zwischen 250 und 1.000 Euro gekostet haben über 5 Jahre zu je einem Fünftel bzw. 20 Prozent abgeschrieben.