Prämien versteuern: Das sollten Sie zu Sachprämien und Sonderzahlungen wissen

Schüttet ein Unternehmen eine Prämie oder einen Bonus für seine Mitarbeiter aus, hat dies vor allem motivatorische Gründe. Durch eine Sonderzahlung sollen die Arbeitsleistung oder herausragende Ergebnisse honoriert werden. Professionelle Bonussysteme können motivierend wirken und die Effizienz und Arbeitsleistung der Beschäftigten erhöhen. In Zeiten des Fachkräftemangels können Bonuszahlungen darüber hinaus die Bindung zum Unternehmen festigen und das Employer Branding positiv beeinflussen.

Gleichzeitig kann die Zahlung einer Prämie zu Frust beim Mitarbeiter führen. Dieser entsteht, wenn die Brutto-Sonderzahlung versteuert wird und hohe Abzüge bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung fällig werden. Eine überdurchschnittliche Sonderzahlung kann aufgrund der Tatsache, dass Prämien und Sonderzahlungen im Lohnsteuerrecht als „sonstige Zahlungen“ und im Sozialversicherungsrecht als „einmalige Zuwendungen“ behandelt werden, mit hohen Abgaben belegt werden

Sonderzahlung und Prämien – diese Steuern und Abgaben werden fällig

Im Lohnsteuerrecht wird in den Lohnsteuerrichtlinien R39b.2 zwischen:

• Laufendem Arbeitslohn und
• Sonstigen Bezügen unterschieden:

 Die Lohnsteuerrichtlinien bestimmen, dass sonstige Bezüge in Bezug auf die Lohnsteuer wie folgt behandelt werden müssen:

• Von einer als sonstiger Bezug definierten Zahlung ist die Lohnsteuer stets zu dem Zeitpunkt einzubehalten, in dem die Prämie oder Sonderzahlung bezahlt wird.
• Zur Ermittlung der von einem sonstigen Bezug einzubehaltenden Lohnsteuer ist jeweils der voraussichtliche Jahresarbeitslohn des Kalenderjahres zugrunde zu legen, in dem der sonstige Bezug dem Arbeitnehmer zufließt.

Zusammenfassend gilt für Sonderzahlungen und Prämien aus Sicht der Lohnsteuer, dass diese zu den sonstigen Bezügen gezählt werden. Sie werden steuerlich wie Einkünfte behandelt, die im Kalenderjahr fortlaufend in gleichmäßigen Teilen beim Arbeitnehmer eingehen. Aus diesem Grund können bei der Berechnung der Lohnsteuer hohe Abgaben fällig werden.

Sozialversicherungsabgaben müssen bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze gezahlt werden

Abgaben zur gesetzlichen Renten- und Krankenversicherung werden ebenfalls für die Sonderzahlung fällig. Im vierten Sozialgesetzbuch wird der Begriff „Arbeitsentgelt“ wie folgt definiert: „Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung.“

Daraus folgt, dass Prämien, ein 13. Monatsgehalt oder eine Sonderzahlung aus Sicht der Sozialversicherung bis zur Beitragsbemessungsgrenze abgabepflichtig sind.

Um die Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu ermitteln, werden Einmalzahlungen im Normalfall dem Gehaltsmonat zugeordnet, in dem sie ausgezahlt werden. In der Buchhaltung müssen folgende Kalkulationsschritte erfolgen:

1. Überprüfung, ob es sich um eine beitragspflichtige Einmalzahlung handelt. Falls zutreffend, erfolgt der zweite Schritt.
2. Ermittlung, bis zu welcher Höhe für eine Einmalzahlung Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.

Hierfür muss die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze bis zu dem Monat ermittelt werden, in dem die Sonderzahlung stattfindet. Grundlage für die Kalkulation sind die sogenannten Sozialversicherungstage.

Die Sozialversicherungstage werden errechnet, indem die jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen durch 360 geteilt werden. Anschließend werden sie mit der Anzahl der bisherigen Sozialversicherungstage multipliziert. Nicht mitgezählt werden Krankengeldzeiten, beitragsfreie Phasen oder Beschäftigungszeiten bei einem anderen Arbeitgeber.

Wichtig: Erhalten Mitarbeiter mehrere Einmalzahlungen pro Jahr, zum Beispiel pro Tertial eine ergebnisabhängige Prämie sowie ein Weihnachts- und Urlaubsgeld, müssen für die Feststellung der Beitragspflicht alle bisherigen Sonderzahlungen berücksichtigt werden. Sofern diese beitragspflichtig waren, werden sie zum Jahresgehalt addiert.

Beitragsbemessungsgrenzen für 2021

Die Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Krankenversicherung liegt im Jahr 2021 bei 58.050 Euro (monatlich 4.837,50 Euro). Die Versicherungspflichtgrenze verläuft bei 64.350 Euro (monatlich 5.362,50 Euro). Bis zur Beitragsbemessungsgrenze sind das Gehalt und einmalige Sonderzahlungen und Prämien grundsätzlich beitragspflichtig. Bei unterjährigen Prämienzahlungen muss die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ermittelt werden.

Während in der gesetzlichen Krankenkasse deutschlandweite Richtgrößen gelten, unterscheidet die gesetzliche Rentenversicherung nach Ost und West:

Bei regulärer Versteuerung einer Prämie oder eine Sonderzahlung ist diese zusammenfassend aus Sicht der Sozialversicherung ebenfalls bis zur (anteiligen) Beitragsbemessungsgrenze abgabenpflichtig.

Beispiel: So wirken sich Steuern und Abgaben auf eine Prämienzahlung und Bonuszahlung aus

Ein Außendienstmitarbeiter eines Pharmaunternehmens erhält für seine überdurchschnittlichen Verkaufsergebnisse im abgelaufenen Tertial eine Prämie in Höhe von 4.800 Euro. Diese wird Ende August ausbezahlt. Sein reguläres Monatsgehalt beträgt 4.400 Euro. Er erhält 12 Monatsgehälter. Im laufenden Jahr wurde noch keine Sonderzahlung ausgeschüttet. Der Mitarbeiter ist verheiratet, Mitglied einer Kirche und wohnt in Nordrhein-Westfalen. Für die Prämie von 4.800 Euro werden die folgenden Steuern und Sozialabgaben fällig:

Lohnsteuerberechnung Gehalt:

Lohnsteuerberechnung Prämie:

Berechnung der Sozialversicherung:

• Sozialversicherungstage bis Ende Juli: 240
• Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung: 58.050 / 360 * 240 = 38.700 Euro
• Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung: 85.200 / 260 * 240 = 56.800 Euro
• Laufendes Gehalt bis einschließlich August: 8 * 4.400 Euro = 35.200 Euro

Der Mitarbeiter liegt 3.500 Euro unter der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung und 21.600 Euro unter der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung. Von seiner Prämie in Höhe von 4.800 Euro sind somit 3.500 Euro für die Krankenversicherung beitragspflichtig. Für die Rentenversicherung muss der vollständige Beitrag herangezogen werden.

Zusammengefasst ist anhand der Beispielrechnungen ablesbar, dass Prämien und Einmalzahlungen hohe Abgaben bei der Lohnsteuer nach sich ziehen. In der Sozialversicherung werden ebenfalls Beiträge bis zur anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze fällig. Insgesamt Steuer- und Abgabenlast eine Sonderzahlung, die im Regelfall vom Mitarbeiter mit hohem Engagement erarbeitet wurde, einschmelzen lassen. Aus diesem Grund sieht das deutsche Steuerrecht Alternativen vor.

Pauschalierung der Lohnsteuer für Sachzuwendungen

Prämien und Sonderzahlungen sind ein erprobtes und probates Instrument, um Mitarbeiter für ihre Leistung im Betrieb zu honorieren. Sie haben einen motivatorischen Charakter und gehören in jedem Unternehmen zu einem ausgewogenen betrieblichen Incentive-System. Gleichzeitig können die hohen Kosten für Sozialabgaben und Steuern den Wert von Prämien und von den gesamten Einkünften schmälern.

Aus diesem Grund kann es aus betrieblicher Sicht zielführend sein, auf Sachprämien und Sachbezüge zurückzugreifen und diese pauschal zu versteuern. Der Vorteil der Pauschalversteuerung, die im § 37 EStG geregelt ist, liegt auf der Hand. Unternehmen gelten durch die Pauschalversteuerung eines Sachgeschenks, einer Incentive-Reise oder eines Gutscheins den steuerpflichtigen und geldwerten Vorteil des Mitarbeiters ab. Dieser kann die Sachprämie steuerfrei und in vielen Fällen ebenfalls sozialversicherungsfrei nutzen.

Pauschalierung der Lohnsteuer – das sind die gesetzlichen Vorgaben

Der § 37 EStG regelt, dass Unternehmen die Einkommensteuer für Steuerpflichtige einheitlich für alle in einem Wirtschaftsjahr gewährten betrieblich veranlassten Zuwendungen übernehmen können. Wesentlich bei dieser Regelung ist, dass die Sachprämien:

• Zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.
• Nicht aus Geld bestehen.
• Die einzelne Aufwendung einen Betrag von 10.000 Euro nicht übersteigt.

Der pauschale Steuersatz beträgt in diesem Fall 30 % und wird ausschließlich vom Arbeitgeber bezahlt.

Beispiele für Sachprämien und Sachzuwendungen im betrieblichen Umfeld

Typische Sachprämien im Unternehmen könnte wertvolle Sachgeschenke wie Uhren oder hochwertige Schreibgeräte sein. Ebenfalls als Sachgeschenk gilt die Einladung in ein Restaurant, bei dem die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten überschritten wird.

Eine weitere Möglichkeit, Beschäftigte mit Sachbezügen zu motivieren, ist die Einladung zu einer Incentive-Reise. Derartige Reisen unterscheiden sich von Geschäftsreisen durch ihren Freizeitcharakter. Ebenso möglich ist die kostenlose Einladung in VIP-Logen des Unternehmens oder der Besuch von sportlichen oder kulturellen Veranstaltungen. Werden Gutscheine übergeben, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass diese nicht gegen Geld eingetauscht werden können.

Zusätzlich zu den genannten Maßnahmen können Arbeitgeber:

• In unbeschränkter Höhe die Kinderbetreuungskosten ihrer Mitarbeiter steuerfrei bezuschussen,
• Unternehmensprodukte bis 1.080 Euro jährlich steuerfrei an Beschäftigte weitergeben oder
• Kosten für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen komplett oder teilweise steuerbegünstigt übernehmen.
• Aufwendungen für das betriebliche Gesundheitsmanagement und externe Gesundheitskurse werden ebenfalls steuerbegünstigt behandelt.

Sachzuwendungen bis 44 Euro komplett steuerfrei

Sachbezüge bis zu einer monatlichen Grenze von 44 Euro sind darüber hinaus grundsätzlich steuerfrei. Arbeitgeber können zum Beispiel den Besuch des Fitnessstudios bezuschussen, ein Jobticket bezahlen oder Waren- und Tankgutscheine ausgeben. Sachpräsente und Tickets für den Personennahverkauf sind auf Grundlage von § 8 EStG ebenfalls bis zur Sachbezugsgrenze von 44 Euro steuerfrei.

Seit 2019 zählt die betriebliche Krankenversicherung ebenfalls zu den Sachzuwendungen. Von einer betrieblichen Krankenversicherung (bKV) spricht man, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeiter Leistungen der privaten Krankenversicherung in Form einer arbeitgeberfinanzierten Gruppenzusatzversicherung anbieten. Abseits von der angebotenen Sachzuwendung gilt: Wird der Höchstbetrag von 44 Euro überschritten, ist die gesamte Sachzuwendung steuerpflichtig.

Wichtig: Mit Beginn des Steuerjahres 2020 wurde eine Neuregelung für Gutscheine, zweckgebundene Geldleistungen und Geldkarten vom Gesetzgeber implementiert. Sie sollte erreichen, dass Prepaid-Geldkarten, die flexible vom Arbeitnehmer eingelöst werden können, ebenfalls als Sachbezug gelten. Nach Kritik und Rückfragen wurden Geldkarten und unbegrenzt einlösbare Gutscheine von der Sachbezugsregelung ausgenommen. Sie können nicht als steuerfreier Sachbezug weitergegeben werden.

Ab 2022 sollen sogenannte Open-Loop-Karten erneut als Sachbezug gelten, „wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.“ Aus betrieblicher Sicht ist es sinnvoll, die genauen Regelungen zum Einsatz von Geldkarten abzuwarten, bevor diese an Mitarbeiter als Sachprämie ausgegeben werden.

Erhöhung der Sachzuwendungsgrenze ab 2022

Ab dem Jahr 2022 erhalten Arbeitgeber weitere Spielräume für steuerfreie Sachzuwendungen. Dies ist der Fall, da die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro auf 50 Euro pro Monat angehoben wird. Neben der Erhöhung der Sachbezugsfreigrenze bleiben Sachbezüge und Sachprämien des Arbeitgebers weiterhin bis zur Höhe von 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlassbezogen ausgegeben werden. Dies betrifft unter anderem Mitarbeiterjubiläen, Geschenke im Rahmen des Geburtstages oder zur Geburt eines Kindes.

Fazit: Da Prämien überdurchschnittlich hoch versteuert werden müssen, lohnt es sich, die Alternativen zu kennen

Prämien, Bonuszahlungen und Sonderzahlungen sind wichtige Möglichkeiten, um herausragende Leistungen von Beschäftigten zu honorieren. Sie wirken motivatorisch, können zielgenau implementiert und kurzfristig ausbezahlt werden. Gleichzeitig kann eine Brutto-Prämie nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben einschmelzen. Dies führt bei vielen Mitarbeitern zu Frust und senkt die Motivation, sich über Gebühr für eine Sonderzahlung einzusetzen.

Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber die Alternativen kennen, die die deutschen Steuergesetze bieten. Unter anderem betrifft dies die Pauschalierung von Steuern bei Sachprämien und Sachbezügen, die monatliche Sachbezugsgrenze von 44 Euro (zukünftig 60 Euro) und die Möglichkeiten, Kinderbetreuungs- oder Gesundheitskosten steuerbegünstigt zu übernehmen. Unternehmen, die die Steuervorteile gezielt ausnutzen und einen Mix aus Prämien, Sonderzahlungen und Sachbezügen anbieten, motivieren ihre Mitarbeiter zielgenau. Gleichzeitig können sie die Steuer- und Abgabenlast des Unternehmens und der Mitarbeiter entscheidend minimieren.