Lohnsteuer: Berechnung, Anmeldung und Lohnsteuerklassen

Was ist die Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer ist technisch gesehen im Bereich der Finanzen und Steuern keine eigene Steuer, sondern eine Sonderform der Einkommenssteuer. Arbeitnehmer zahlen Monat für Monat respektive Gehaltsabrechnung für Gehaltsabrechnung einen Teil der jährlich anfallenden Einkommenssteuer voraus. Das geschieht jedoch nicht durch sie selbst, sondern ihre Arbeitgeber.

Diese führen die Lohnsteuer an das Finanzamt ab und müssen daher einen gewissen Prozentsatz des Bruttoeinkommens einbehalten. Es spielt dabei keine Rolle, ob Angestellte ihre Bezahlung in Form eines Arbeitslohns, Gehalts oder auch Sachbezügen erhalten. Auf sämtliche Einkünfte nicht selbstständiger Arbeit fällt Lohnsteuer an.

Wer selbstständig ist, kommt mit der Lohnsteuer nicht in Berührung, sofern er keine Angestellten hat. Dann ist die offizielle Steuerform – die Einkommenssteuer – fällig, die in regelmäßigen Abständen vorausgezahlt und jährlich abgerechnet wird.

Wer führt die Lohnsteuer ab?

Die Lohnsteuer wird immer vom Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt. Das geschieht aus Sicht des Arbeitnehmers automatisch im Rahmen der regelmäßigen Gehaltszahlungen. Am Ende eines jeden Jahres wird ein Schlussstrich gezogen. Auf der Lohnabrechnung werden alle Abzüge im Detail Monat für Monat respektive Abrechnungsintervall für Abrechnungsintervall vermerkt.

Wer als Privatperson auf Basis seiner Lohnsteuerbescheinigung eine Einkommenssteuererklärung (in der Praxis meist nur Steuererklärung) macht, kann sich so gegebenenfalls einen Teil der Lohnsteuer wieder zurückholen, falls zu viel vom Arbeitgeber abgeführt wurde. Es können allerdings auch Nachzahlungen entstehen.

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Die Berechnung der Lohnsteuer hängt von mehreren Faktoren ab. Entscheidend ist vor allem die Steuerklasse eines Arbeitnehmers, dazu später mehr. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die eine Rolle spielen.

Was sind ELStAM?

ELStAM steht für „elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale“. Diese Faktoren sind für die Ermittlung der Lohnsteuer relevant. Sie sind in einer zentralen Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und werden Arbeitgebern elektronisch bereitgestellt.

Bis 2013 war dieses Verfahren manuell. Wer sich davor mit dem Thema Lohnsteuer auseinandergesetzt hat, hatte tagtäglich mit manuellen Lohnsteuerkarten zu tun. Seit über zehn Jahren ist dieser Prozess digitalisiert.

Die Übermittlung und Speicherung von Lohnsteuerdaten ist gesetzlich geregelt. Sowohl im Einkommenssteuergesetz (EStG) als auch der Abgabenordnung (AO) finden sich die entsprechenden Paragrafen und Absätze.

Als Arbeitnehmer haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen, gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale einzusehen. Dafür müssen Sie sich im Online-Portal ELSTER mit Ihrer Steueridentifikationsnummer anmelden.

Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale gibt es?

Das Finanzamt ist für die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zuständig. Damit alle Daten zentral gesammelt werden können, benötigen Arbeitgeber von ihren Angestellten neben der Steueridentifikationsnummer auch das Geburtsdatum und optional die Höhe des Lohnsteuerfreibetrags.

Folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale sind hinterlegt:

• Steuerklasse,
• ermittelter Faktor des Faktorverfahrens,
• Kinderfreibeträge,
• weitere eingetragene Freibeträge.

Das Faktorverfahren kommt als Lohnsteuerabzugsmerkmal bei Ehepartnern oder eingetragenen Lebenspartnerschaften, bei denen beide Personen Steuerklasse 4 (IV) zugeteilt sind, zum Einsatz. Damit wird der Anteil berechnet, den beide „Parteien“ jeweils zum Einkommen beitragen. So kann der Lohnsteuerabzug und die Jahressteuerschuld genauer berechnet werden.

Welche Lohnsteuerklassen gibt es?

Der wichtigste Faktor bei der Berechnung der Lohnsteuer sind die Lohnsteuerklassen. Diese richten sich nach den Lebensverhältnissen. In Deutschland gibt es insgesamt sechs Lohnsteuerklassen, die vereinfacht auch Steuerklassen genannt werden:

• Steuerklasse 1 (I): Die einfachste aller Steuerklassen. Wer als Single, Verwitweter oder Geschiedener alleine lebt, wird Steuerklasse 1 zugeordnet.
• Steuerklasse 2 (II): Ähnlich wie Steuerklasse 1 ist auch Steuerklasse 2 für Alleinlebende gedacht. Der wichtige Unterschied: Hier werden Alleinerziehende abgebildet. Diese müssen den sogenannten „Entlastungsbetrag für Alleinerziehende“ offiziell anfordern.
• Steuerklasse 3 (III): In die dritte Steuerklasse fallen Ehepaare oder in Partnerschaft Lebende. Hier wird es etwas komplexer. Die grundsätzliche Regel lautet: Die Steuerklassen beider Partner müssen in Summe „8“ ergeben. Steuerklasse 3 ist für die Paare (verheiratet oder verpartnert) gedacht, bei denen ein Teil mehr als der andere verdient.
• Steuerklasse 4 (IV): Steuerklasse 4 ist der Normalfall für Verheiratete oder Verpartnerte. Wer nichts unternimmt, landet automatisch in dieser Steuerklasse. Sie ist der Steuerklasse 1 sehr ähnlich.
• Steuerklasse 5 (V): Steuerklasse 5 ist nur in Kombination mit Steuerklasse 3 bei Ehepartnern und Verpartnerten möglich. Wer in Steuerklasse 5 eingeordnet ist, verdient sehr wenig.
• Steuerklasse 6 (VI): Wer einen zweiten steuerpflichtigen Beruf ausübt, fällt möglicherweise in Steuerklasse 6. Dabei wird der Hauptberuf beispielsweise in Steuerklasse 1 veranlagt, der zweite und alle weiteren Beschäftigungen hingegen in Steuerklasse 6.

Zudem gibt es eine Besonderheit bei Steuerklasse 4 (IV). Im Zuge des Faktorverfahrens werden zwei Personen (Eheleute oder eingetragene Lebenspartner) wie bei der Kombination aus Steuerklasse 3 (III) und 5 (V) zusammen veranlagt, allerdings ist die Steuerlast nach der Einkommensverteilung aufgeteilt.

Es gibt drei Arten gemeinsamer Veranlagung und Steuerklassenkombinationen:

1. Steuerklasse 4 und 4: Sinnvoll, wenn beide Beteiligten in etwa gleich viel verdienen.
2. Steuerklasse 4 und 4 (Faktor): Sinnvoll, wenn die Einkünfte beider Beteiligten weit auseinander liegen.
3. Steuerklasse 3 und 5: Sinnvoll, wenn ein Beteiligter deutlich mehr als er andere verdient.

Welche Steuerfreibeträge und Pauschbeträge werden berücksichtigt?

Je nach Steuerklasse unterscheiden sich die Steuerfreibeträge und Pauschbeträge erheblich – schließlich ist das ein Hauptmerkmal in der Unterscheidung der sechs Steuerklassen und ihrer Sonderausführungen. Die beiden Begriffe erklärt:

• Steuerfreibetrag: Ein Steuerfreibetrag beschreibt eine bestimmte Summe des Einkommens, die nicht versteuert werden muss. Einkünfte bis zu dieser Grenze sind steuerfrei.
• Pauschbetrag: In der Regel möchte das Finanzamt für alle Angaben entsprechende Erklärungen und Belege. Um die Arbeit für Unternehmer, Arbeitnehmer und sich selbst zu vereinfachen, gibt es Pauschbeträge. Das sind festgesetzte Mindestbeträge, die von der Steuer abgesetzt werden können – ohne, dass sie mit Belegen begründet werden müssen.

Folgende Steuerfreibeträge und Pauschbeträge werden beim Lohnsteuerabzug automatisch berücksichtigt:

• Grundfreibetrag: 10.908 respektive 21.816 Euro (bei gemeinsam veranlagten Partnern),
• Arbeitnehmer-Pauschbeträge für Werbungskosten und Sonderausgaben.
• Vorsorgepauschale,
• Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (nur Steuerklasse 2).

Darüber hinaus gibt es diverse weitere Steuerfreibeträge, die Sie während eines Kalenderjahrs geltend machen können – beispielsweise Pauschbeträge für Behinderte, außergewöhnliche Belastungen wie Krankheitskosten, Kinderfreibeträge oder Sonderausgaben wie Vorsorgeaufwendungen.

Lohnsteuertabelle und Beispiele

Wie viel Lohnsteuer ein Arbeitgeber bei seinen Mitarbeitern einbehält, ist zum wesentlichen Teil von der Steuerklasse abhängig – und in erster Linie von deren Verdienst. Wenn ein Angestellter beispielsweise unterhalb des Freibetrags liegt, muss für ihn keine Lohnsteuer abgeführt werden.

Wir zeigen Ihnen einige exemplarische Beispiele auf, wie viel Lohnsteuer 2023 in einzelnen Fällen anfällt. Wer genau wissen will, bei welcher Steuerklasse und welchem Verdienst sowie weiterer Merkmale welche Lohnsteuer anfällt, kann denn Lohn- und Einkommenssteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) nutzen.

Die folgenden Beispiele sind nicht auf den Euro genau – Faktoren wie die Vorsorgepauschale, Kinderfreibeträge & Co. variieren. Sie dient als grobe Orientierung. Wer es genau wissen möchte, sollte den Rechner des BMF nutzen. Der angegebene Bruttolohn bezieht sich auf ein Jahr:

Die Tabelle zeigt deutlich auf: Wer in Steuerklasse III veranlagt ist, dessen Arbeitgeber muss am wenigsten Lohnsteuer abführen. In Steuerklasse VI hingegen ist die Steuerlast am höchsten.

Wie funktioniert die Anmeldung der Lohnsteuer?

Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer gegenüber dem Finanzamt anmelden. Seit 2005 sind Unternehmen dazu verpflichtet, das digital via ELSTER zu erledigen.

Wann muss die Lohnsteueranmeldung erfolgen?

Bei der Lohnsteueranmeldung sind bestimmte Fristen einzuhalten, die sich an der Höhe der Lohnsteuer des Unternehmens des Vorjahres orientieren.

• Mehr als 5.000 Euro Lohnsteuer im Vorjahr: monatlich bis zum 10. jedes Folgemonats.
• Zwischen 1.080 und 5.000 Euro Lohnsteuer im Vorjahr: vierteljährlich bis zum 10. jedes entsprechenden Monats.
• Unter 1.080 Euro Lohnsteuer im Vorjahr: jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres.

Das Steuerrecht sieht unter den Voraussetzungen einer Neugründung einen Sonderfall. Dann ist die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats maßgeblich, nachdem Sie das Unternehmen eröffnet haben. Diese wird auf das Jahr hochgerechnet und muss anschließend abgeführt werden.

Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich?

Nicht immer – gerade bei schwankenden Gehältern – bezahlen Arbeitnehmer gegenüber der Finanzverwaltung über ein Jahr gesehen den exakt fälligen Betrag. In diesem Fall sieht das Einkommenssteuergesetz vor, dass ein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt.

Dazu sind alle Betriebe ab zehn Mitarbeitern verpflichtet. Im Rahmen der Dezemberabrechnung können diese Diskrepanzen korrigiert werden. In der Folge haben betroffene Arbeitnehmer „unter dem Jahresstrich“ die korrekte Lohnsteuer abgeführt und können sich so – zumindest für diesen Bereich – theoretisch den Antrag der Einkommenssteuererklärung sparen.

Was ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern am Ende eines jeden Jahres eine Lohnsteuerbescheinigung ausstellen. Diese fasst alle relevanten Informationen wie die Dauer der Beschäftigung, das Bruttogehalt und die einbehaltenen Steuern und Sozialabgaben zusammen. 

Für Arbeitnehmer ist diese Bescheinigung wichtig, um die Steuererklärung zu erledigen. Als Arbeitgeber sollten Sie eine wichtige Frist im Blick behalten: Spätestens im Februar des Folgejahres müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigungen des Vorjahres elektronisch abgeben. Seit 2013 ist dieser Prozess digital, zuvor gab es manuelle Lohnsteuerkarten.

Wo ist die Lohnsteuer gesetzlich geregelt?

Die Rechtsgrundlage der Lohnsteuer ist das Einkommenssteuergesetz (EStG). Darauf aufbauend regelt die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung alle Rechtsvorschriften des Lohnsteuerabzugs. Daneben gibt es einen weiteren wichtigen Baustein, die Lohnsteuer-Richtlinien – sie sind jedoch keine offizielle Rechtsform.