Sammelbeförderung des Arbeitgebers: Regelung und Beispiele

Was bedeutet der Begriff Sammelbeförderung?

Der Begriff Sammelbeförderung beschreibt ganz grundlegend die Beförderung mehrerer Mitarbeiter von einem Ort zu einem anderen. Dabei ist zu beachten, dass diese Art der Beförderung nur dann als Sammelbeförderung gilt, wenn der Arbeitgeber sie organisiert oder mindestens veranlasst. Schließen sich mehrere Mitarbeiter freiwillig und aus eigenem Antrieb zu einer Fahrgemeinschaft oder ähnlichem zusammen, wird dies nicht als Sammelbeförderung verstanden.

Für die spätere steuerliche Einordnung dieser organisierten Beförderung ist die obige Unterscheidung von großer Bedeutung. Denn für die Sammelbeförderung kann man unter Umständen steuerliche Vorteile geltend machen. Zur genauen Definition der Sammelbeförderung, die betrieblich notwendig und daher von Arbeitnehmerseite angeordnet wird, gelten daher einige Bedingungen:

• Eine betrieblich angeordnete Sammelbeförderung ist nur dann notwendig, wenn es keine andere oder eine nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand verbundene Möglichkeit gibt, die betroffenen Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu befördern.
• Eine Sammelbeförderung ist dann notwendig, wenn der Arbeitsablauf es erfordert, dass alle beförderten Arbeitnehmer zur gleichen Zeit die Arbeit aufnehmen.
• Es müssen mindestens 2 Personen mit einem geeigneten Verkehrsmittel (bspw. Omnibus, Kleinbus, Pkw, o. ä.), welches vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, zum Arbeitsplatz befördert werden.

Seit 2015 wird eine betriebliche Beförderung als nicht mehr notwendig erachtet, wenn die Einsatzorte der Mitarbeiter ständig wechseln oder die Angestellten innerhalb eines umfassenden Arbeitsgebietes in verschiedenen Positionen und damit verbundenen Orten eingesetzt werden. Diese Fälle sind seither den Reisekosten zuzuordnen – die aber ebenfalls steuerfrei sind.

Steuerliche Regelung: Entgeltliche und unentgeltliche Sammelbeförderung

Damit man die steuerlichen Vorteile der Sammelbeförderung geltend machen kann, sollte man – neben der oben aufgeführten Bedingungen zur Definition einer Sammelbeförderung – noch eine weitere, grundlegende Frage klären: Handelt es sich bei der Sammelbeförderung der Arbeitnehmer um eine

1. entgeltliche oder
2. unentgeltliche

Leistung seitens des Unternehmens?

Ist die Sammelbeförderung entgeltlich, das heißt, steht sie im Austausch gegen entgeltliche Zahlung, so ist sie umsatzsteuerbar. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise aufgrund niedriger Löhne ohne Beförderung nicht in der Lage wäre, neue Mitarbeiter zu akquirieren, so tritt eine konkrete Verknüpfung zwischen Beförderung und Arbeitsleistung zutage. Aufgrund dieser Verknüpfung wird diese Art der Beförderung nicht als steuerfrei gewertet.

Ist eine derartige Verknüpfung von Arbeitsleistung/Lohn und Beförderung nicht gegeben, so spricht man in der Regel von einer unentgeltlichen Sammelbeförderung.

Lohnsteuerrichtlinien: aktuelle gesetzliche Situation

Es wurde bereits kurz angesprochen: Seit dem Jahr 2015 gelten hinsichtlich der Lohnsteuerrichtlinien zur Arbeitnehmer-Sammelbeförderung neue Regeln. In R 3.32 LStR wurde in besagtem Jahr der Hinweis gestrichen, dass die Beförderung von Mitarbeitern zu immer wechselnden Einsatzorten als Sammelbeförderung und damit als steuerfrei gilt. Dies führte im Umkehrschluss zu einigen Unklarheiten bezüglich der Einordnung der Steuer(un)freiheit von beispielsweise Bauarbeitern mit wechselnden Baustellen.

Und dennoch: An der Steuerfreiheit dieser Art der Sammelbeförderung ändert die Streichung des Paragraphen im Prinzip gar nichts. Zwar ist die Streichung tatsächlich bindend, doch wird die Beförderung von Mitarbeitern wechselnder Tätigkeitsstätten nun lediglich von einer anderen Vorschrift erfasst: dem steuerfreien Reisekostenersatz, § 3 Nummer 16 EStG. Damit bleibt auch diese Art der Beförderung in Zukunft steuerfrei.

Damit einhergehend ergibt sich auch eine Änderung für die korrekte Ausweisung dieses Falles in der Lohnsteuerbescheinigung. Nach der alten Gesetzeslage musste man in der Bescheinigung grundsätzlich der Großbuchstabe „F“ angeben. Diese Praxis entfällt nun durch die Änderung der Paragraphen.

Beispiele: Sammelbeförderung in der Praxis

Was in der Theorie zunächst simpel klingt, kann in der Praxis schnell zu Problemen führen. Daher möchten wir Ihnen anhand zweier ausgewählter Praxisbeispiele den Umgang mit den steuerrechtlichen Konsequenzen der Sammelbeförderung näher bringen.

Grundsätzlich gilt: Bei der entgeltlichen Sammelbeförderung von Mitarbeitern darf der Arbeitnehmer von selbigem einen finanziellen Ausgleich verlangen. Dieser finanzielle Ausgleich seitens des Arbeitnehmers kann dann als Werbungskosten geltend gemacht oder pauschal mit 15 Prozent versteuert werden. In der Praxis kann dies so aussehen:

1. Mitarbeiter im Schichtdienst einer Automobilherstellerfirma: Der Arbeitgeber setzt täglich eigene Omnibusse eint, um die Arbeitnehmer vom Wohnort zum Arbeitsplatz zu befördern. Durch einen monatlichen Fahrpreis von 40 Euro wird diese Sammelbeförderung vom Arbeitnehmer beglichen. Die im Rahmen der Einkommenssteuererklärung mögliche Entfernungspauschale lässt sich in diesem Beispiel nicht anwenden. Dafür kann man den Fahrpreis jedoch als Sammelbeförderung von insgesamt 480 Euro pro Jahr geltend machen – und zwar als Werbungskosten.
2. Ein Mitarbeiter fährt an 220 Tagen im Jahr von einem fixen Treffpunkt aus über seinen Arbeitgeber zu den jeweils variierenden Einsatzorten. Zwischen der Wohnung des Mitarbeiters und des Treffpunktes liegen 15 km. In diesem Fall darf der Arbeitnehmer einen Werbungskostenabzug von 0,30 Euro pro entfernten Kilometer zwischen Wohnung und Treffpunkt geltend machen. Für die Sammelbeförderung hingegen ist kein Werbungskostenabzug möglich. Konkret heißt das für den oben erwähnten Mitarbeiter: 220 Tage x 15 km x 0,30 Euro/km = 990 Euro.

Sammelbeförderung: Zusammenfassung

Für Unternehmen gilt also: Sie sollten immer genau prüfen, welche Bedingungen vorliegen, damit eine Beförderung von Beschäftigten als steuerfreie Sammelbeförderung geltend gemacht werden kann.

Sind die Bedingungen der Sammelbeförderung nicht gegeben, so können weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber steuerrechtliche Vorteile genießen. Die durch den Arbeitgeber veranlasste oder organisierte Beförderung von Mitarbeitern muss also aus betrieblicher Sicht immer notwendig sein. Ist dies der Fall, lassen sich die weiteren Schritte und Einordnungen vornehmen.