Fahrtenbuch führen: Beispiel und Checkliste

Welche Pflichtangaben muss das Fahrtenbuch beinhalten?

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch enthält für dienstliche Fahrten die folgenden Pflichtangaben:

• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder geschäftlich veranlassten Fahrt,
• Das oder die Fahrtziele sowie die genaue Route bei Umwegen und
• Den Reisezweck und Informationen über den Geschäftspartner oder die besuchten Kunden. 

Privatfahrten müssen ebenfalls im Fahrtenbuch vermerkt werden. Statt genauer Angaben zum Reiseziel reicht bei privaten Fahrten eine Information zu den gefahrenen Kilometern. Gleiches gilt bei den täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Hier sind wiederkehrende Informationen oder ein Kreuz im Fahrtenbuch unter dem Punkt „Fahrt Wohnung / Arbeitsstätte“ ausreichend. 

Checkliste für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Welche Form muss ein Fahrtenbuch aufweisen?

Es gibt verschiedene Fahrtenbücher, die von den Finanzbehörden anerkannt werden. Fahrtenbücher können in den Größen: 

• A6 quer, 
• A5 für PKW
• A5 quer für PKW und LKW gekauft werden. 

Bekannte Hersteller von vorgefertigten und vom Finanzamt anerkannten Fahrtenbüchern sind die Hersteller SIGEL, STYLEX, Idena und Avery Zweckform. 

Beispiel: Wie sieht ein Fahrtenbuch aus?

Damit Ihnen das Führen eines Fahrtenbuches gelingt, finden Sie im Folgenden ein Muster für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Kann ein Fahrtenbuch auch elektronisch geführt werden?

Grundsätzlich kann ein Fahrtenbuch auch elektronisch geführt werden.  Finanzämter erkennen elektronische Fahrtenbücher an, wenn Änderungen im Programm automatisiert von der Software dokumentiert werden. Hierfür nutzen moderne Softwareapplikationen einen ODB-Stecker, einen GPS-Empfänger oder eine Satelliten-Verbindung. Alle Fahrten mit dem Dienstwagen werden fortan automatisch aufgezeichnet und im elektronischen Fahrtenbuch gespeichert. Durch die Echtzeitdaten aus dem Fahrzeug können besonders genaue Ergebnisse erzielt werden. 

Nachdem eine Fahrt automatisiert angelegt wurde, kann sie in einer Fahrtenbuch-App katalogisiert werden. Nutzer geben an, ob es sich um eine Privatfahrt oder eine dienstlich veranlasste Fahrt handelte. 

Eine Alternative ist eine einfache Software oder App auf dem PC oder Smartphone, die aufgrund der Möglichkeit der nachträglichen Veränderung der Daten häufig nicht vom Finanzamt anerkannt wird. 

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Fahrer von Dienst- und Firmenwagen, die das Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen, sind verpflichtet, das Fahrzeug zu versteuern. Aus der Möglichkeit der privaten Nutzung des Dienstwagens erwächst aus steuerrechtlicher Sicht für den Arbeitnehmer ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser ist nach Maßgabe des § 8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) zu versteuern, da er als Sachbezug gewertet wird.

Gleiches gilt für Selbstständige, die einen Firmenwagen kaufen, leasen oder finanzieren. Sie müssen ebenfalls den geldwerten Vorteil ausweisen und versteuern, während sie alle geschäftlich veranlassten Fahrzeugkosten steuerlich geltend machen können. Zu diesem Zweck kann das Fahrtenbuch herangezogen werden.

Ist ein Fahrtenbuch Pflicht? 

Das Führen eines Fahrtenbuches ist aus gesetzlicher Sicht keine Pflicht, da der Fiskus bei der steuerlichen Berücksichtigung der privaten Nutzung des Dienstwagens zwei Berechnungsmethoden zur Verfügung stellt.

Beschäftigte, die einen Firmenwagen nutzen, haben daher die Möglichkeit zur Wahl zwischen:

• der Pauschalmethode, die ebenfalls als 1-Prozent-Regelung bekannt ist, und
• der Fahrtenbuchmethode.

Der § 6 Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) erläutert: 

Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.

Für wen lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs?

Während die Ein-Prozent-Regelung eine pauschale Versteuerung darstellt, wird beim Einsatz der sogenannten Nachweismethode durch ein Fahrtenbuch genau Buch darüber geführt, wann der Dienstwagen zu welchem Zweck durch den Arbeitnehmer genutzt wurde. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Welche sich für den Arbeitnehmer als die optimale Berechnungsmethode darstellt, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab.

Wichtig zu wissen: Ein Wechsel der beiden Berechnungsmethoden kann immer nur nach Ablauf des Kalenderjahres stattfinden. Innerhalb des Jahres ist ein Wechsel der Besteuerungsmethode nicht möglich.

Ein-Prozent-Regelung zur Versteuerung des geldwerten Vorteils

Bei der pauschalen Versteuerung über die Ein-Prozent-Regelung wird zur Berechnung des geldwerten Vorteils, der sich aus der Überlassung des Dienstfahrzeugs ergibt, der inländische Bruttolistenpreis des Wagens zugrunde gelegt.

Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs.
• Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden pauschal 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs für jeden Entfernungskilometer angesetzt. Dabei wird nur die einfache Strecke berücksichtigt.
• Für die Fahrten bei doppelter Haushaltsführung werden für jeden Entfernungskilometer zwischen dem Beschäftigungsort und dem eigentlichen Wohnort pauschal 0,02 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt.

Nachweisregelung zur Versteuerung des geldwerten Vorteils

Neben der Pauschalversteuerung über die Ein-Prozent-Regelung können Arbeitnehmer auch über die Nachweisregelung den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens errechnen. Diese Methode hat ihre rechtliche Grundlage in § 6 Abs. (1) Nr. 4 Satz 3 EStG.

Die Nachweisregelung hat den großen Vorteil, dass sie wesentlich genauer die tatsächlichen Kosten aufführt, die rund um den Dienstwagen entstehen.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Benzinkosten
• Kfz-Steuer
• Kfz-Versicherung
• Reparaturen
• Reinigungskosten.

Die gesamten Kosten werden dann zu den privat gefahrenen Kilometern in Relation gesetzt. Daraus ergibt sich dann der tatsächliche geldwerte Vorteil des privat genutzten Dienstwagens.

Vor- und Nachteile beider Methoden

Der Vorteil der Pauschalversteuerung ist für Arbeitnehmer der geringe organisatorische Aufwand. Ein Nachteil der Methode ergibt sich aber dann, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur wenig bzw. gar nicht für private Fahrten nutzt. Dann liegt nämlich der pauschal veranschlagte geldwerte Vorteil deutlich über dem tatsächlichen finanziellen Nutzen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstwagen zieht.

Der Vorteil der Nachweisregelung liegt in der genauen Berechnung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung. Der Arbeitnehmer versteuert hier wirklich nur das, was er tatsächlich als Privatfahrt in Anspruch genommen hat. Als Faustregel hat sich die Nachweisregelung vor allem dann bewährt, wenn wenig private Fahrten mit dem Dienstwagen unternommen werden. Ebenfalls vorteilhaft ist die Fahrtenbuchmethode, wenn

• der Listenpreis für den Dienstwagen sehr hoch ist.
• der Arbeitnehmer wenige Fahrten zur Arbeitsstätte unternimmt.
• der Dienstwagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist.
• der Dienstwagen ein Gebrauchtwagen ist.
• die gesamte Fahrleistung des Dienstwagens als gering eingestuft werden kann.

Beispielrechnung für Versteuerung des Dienstwagens mittels Fahrtenbuch

Um beide Versteuerungsmethoden in der praktischen Anwendung bewerten zu können, hilft eine Beispielrechnung.

In dieser fährt der Arbeitnehmer Herr Müller, der bei seinem Arbeitgeber als Projektleiter beschäftigt ist, einen Dienstwagen. Es handelt sich bei dem Dienstwagen um einen Audi A6 Avant. Der Preis für den Dienstwagen liegt einschließlich der Sonderausstattungen bei 60.000 Euro. Herr Müller wohnt 10 Kilometer von seiner Arbeitsstelle entfernt. Die jährliche Gesamtfahrleistung von Herrn Müller liegt bei 40.000 Kilometer. Lediglich 10.000 Kilometer sind dabei private Fahrten – der Rest der Fahrleistung ist ausschließlich dienstlich bedingt. Der Privatanteil liegt damit bei 25 Prozent. Die Besteuerung kann Herr Müller entweder über die Fahrtenbuchmethode oder über die Pauschalmethode durchführen.

Versteuerung über die Fahrtenbuchmethode

• Abschreibung (16,67 Prozent von 60.000 Euro): 10.002 Euro
• laufende Kosten lt. ADAC-Autokosten 2019: 6.890 Euro
• Fixkosten (Steuer & Versicherung) gerundet: 1.350 Euro
• Gesamtkosten pro Jahr: 18.242 Euro
• Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Herrn Müller (25 Prozent von 18.242 Euro): 4.560 Euro
• Steuerlast im konkreten Fall (angenommener Spitzensteuersatz von 45 Prozent): 2.052 Euro

Versteuerung über die Pauschalmethode

• 12 Monate / 1 Prozent von 60.000 Euro: 7.200 Euro
• 12 Monate / 0,03 Prozent von 60.000 Euro / 10 Entfernungskilometer: 2.160 Euro
• Summe des geldwerten Vorteils für Herrn Müller: 9.360 Euro
• Steuerlast im konkreten Fall (angenommener Spitzensteuersatz von 45 Prozent): 4.212 Euro

Der Vergleich zeigt deutlich, dass Herr Müller bei der Versteuerung über die Pauschalmethode finanziell schlechter dasteht als mit der Versteuerung über die Fahrtenbuchmethode. Voraussetzung für die günstigere Versteuerung per Nachweis ist aber das Führen eines Fahrtenbuches.

Wie wird das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt? 

Damit die Eintragungen in einem Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden, ist es essenziell, dass die Grundsätze des Urteils des Bundesfinanzhofs vom 09.11.2005 (VI R 27/05 BStBl 2006 II, S. 408) umgesetzt werden:

„Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.“ 

Der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit bedeutet für die Praxis, dass ein Fahrtenbuch nicht aus einer „losen Blattsammlung“ bestehen darf, da einzelne Angaben im Nachhinein abgeändert werden könnten. Ebenso darf das Fahrtenbuch nicht mit Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden, da hier ebenfalls mit einfachsten Mitteln eine Veränderung der Daten möglich wäre.

Was sind die Folgen eines fehlerhaften Fahrtenbuches?

Wird ein Fahrtenbuch fehlerhaft ausgefüllt, nachträglich verändert oder entspricht es in seiner Form oder in Bezug auf die Eintragungen nicht den Mindestanforderungen des Finanzamtes, wird es nicht anerkannt. In diesem Fall werden die Privatfahrten und der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung berechnet. Dies bedeutet für den Steuerpflichtigen eine teilweise hohe Mehrbelastung, da bei der 1-Prozent-Regelung nachträglich für das gesamte Jahr die Berechnung nach dem Listenpreis (brutto) des gefahrenen Fahrzeugs erfolgt. 

Musste das Fahrtenbuch aufgrund eines Verkehrsdeliktes geführt werden und fallen Inkorrektheiten auf, kann dies mit einem Bußgeld oder einen Punkt in Flensburg geahndet werden. 

Wie werden Fahrtenbücher kontrolliert?

Bei Betriebsprüfungen oder bei der Einkommensteuererklärung konzentrieren sich die Prüfer des Finanzamtes vor allem auf die folgenden Fehlerquellen: 

• Abgleich der Kilometerstände mit Werkstattrechnungen,
• Auslesen der Telemetriedaten eines elektronischen Fahrtenbuches und stichprobenartige Überprüfung von Auffälligkeiten,
• Überprüfung auf Fehler und Mängel in den Aufzeichnungen, beispielsweise unkorrekte Schreibweisen, Vergessen von Fahrten oder falschen Kilometerstände.

Bei Auffälligkeiten, die nicht erklärbar sind, kann das Fahrtenbuch abgelehnt werden, sodass die häufig teurere 1-Prozent-Methode zum Tragen kommt. 

Wie müssen Fahrtenbücher beim Finanzamt eingereicht werden? 

Schriftlich erstellte Fahrtenbücher werden als Anlage zur Einkommensteuererklärung als gebundenes Exemplar beim Finanzamt eingereicht. Alternativ akzeptieren Finanzämter den Scan des Fahrtenbuches und die Übersendung als PDF-Datei. Die Informationen aus elektronischen Fahrtenbücher werden ebenfalls in eine PDF-Datei extrahiert und digital ans Finanzamt weitergegeben. 

Wie lange muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Ein Fahrtenbuch muss grundsätzlich für ein gesamtes Kalenderjahr geführt werden. Ein Wechsel zwischen Fahrtenbuchmethode und 1-Prozent-Regelung ist nicht so einfach möglich – lediglich zu Beginn eines Kalenderjahres oder beim Wechsel des Fahrzeugs.

Wann müssen mehrere Fahrtenbücher geführt werden? 

Stehen einem Arbeitnehmer mehrere Firmenwagen zur Verfügung, muss für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch geführt werden. Alternativ kann der Beschäftigte entscheiden, einen Dienstwagen steuerlich über die 1-Prozent-Regelung zu führen und ein weiteres Fahrzeug mittels Fahrtenbuchmethode steuerlich abzurechnen. 

Was ist eine Fahrtenbuchauflage?

Im § 31a der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) wird eine weitere Personengruppe genannt, für die eine Fahrtenbuchauflage kraft Gesetzes angeordnet werden kann. Eine lokale Behörde kann „gegenüber einem Fahrzeughalter für ein oder mehrere auf ihn zugelassene oder künftig zuzulassende Fahrzeuge die Führung eines Fahrtenbuchs anordnen, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften nicht möglich war.“ 

Kann bei einer Verkehrsordnungswidrigkeit, beispielsweise bei erhöhter Geschwindigkeit nicht eindeutig ermittelt werden, wer zum Tatzeitpunkt der Fahrer war, kann die Behörde dem Fahrzeughalter als Auflage vorschreiben, ein Fahrtenbuch zu führen. 

Welche Angaben muss der Fahrzeughalter bei der Fahrtenbuchauflage machen?

Der Fahrzeughalter muss bei einer Fahrtenbuchauflage vor Fahrtantritt die folgenden Informationen erfassen, um seiner Fahrtenbuchauflage gerecht zu werden: 

• Name, Vorname und Anschrift des Fahrzeugführers,
• Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs,
• Datum und Uhrzeit des Beginns der Fahrt.

Nach Beendigung der Fahrt müssen unverzüglich das Datum und die Uhrzeit der Fahrt nachgetragen und durch eigenhändige Unterschrift bestätigt werden. Das Fahrtenbuch muss jederzeit ordnungsgemäß geführt bei den zuständigen Behörden vorzeigbar sein.