Dienstwagenüberlassungsvertrag: 10 wichtige Punkte

Was ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist ein Vertrag, der zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer geschlossen wird. In diesem Vertrag wird geregelt, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur Verfügung stellt, das dieser für berufliche Zwecke nutzen kann.

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt die Bedingungen für die Überlassung des Fahrzeugs für einen bestimmten Zeitraum. In diesem Vertrag sind in der Regel die Rechte und Pflichten beider Parteien sowie die Modalitäten für die Bezahlung und eventuelle Schäden am Dienstwagen festgelegt.

Diese 10 Punkte sollte der Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte folgende Bestandteile aufweisen und damit folgende Punkte regeln:

1. Gegenstand des Vertrages (Angaben zum Fahrzeug)

Im Vertrag sollten Informationen zum Fahrzeug enthalten sein, einschließlich Modell, Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand. Diese Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Fahrzeug bzw. der Dienstwagen eindeutig identifiziert werden kann.

2. Überlassungszeitraum

Der Vertrag sollte den Zeitraum festlegen, für den das Fahrzeug dem Arbeitnehmer überlassen wird. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass beide Parteien verstehen, wie lange der Dienstwagen zur Verfügung steht.

3. Kostenübernahme bzw. Kostenbeteiligung

Der Überlassungsvertrag sollte in jedem Fall regeln, wer wie an welchen Kosten des Dienstwagens beteiligt ist und wie hoch der Anteil des Arbeitgebers sind. In der Regel werden die Kosten für die dienstliche Nutzung des Firmenwagens vom Arbeitgeber getragen. Die Kosten der Privatnutzung bzw. für Privatfahrten hingegen werden vom Arbeitnehmer übernommen.

Das wird häufig dadurch erreicht, dass dem Mitarbeiter der nach der 1-%-Regel ermittelte geldwerte Vorteil als Nutzungsentgelt vom Lohn einbehalten wird. In anderen Fällen muss der Mitarbeiter nur die Tankkosten vom Dienstwagen im Urlaub selbst bezahlen. Aber auch andere Gestaltungen sind denkbar und möglich.

Am besten und sichersten für Sie als Arbeitgeber ist die Führung eines Fahrtenbuchs. Dann können Sie auf den Kilometer genau abrechnen und wissen stets, wo Ihr Mitarbeiter mit dem Dienstwagen war.

4. Versteuerung der Privatnutzung

Es empfiehlt sich, bereits im Überlassungsvertrag die Art der Versteuerung des Firmenwagens bei Privatfahrten zu dokumentieren. Hier haben Mitarbeiter die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung sowie dem Fahrtenbuch. Bei Letzterem werden alle Fahrten, sowohl die betrieblichen als auch die Privatfahrten, exakt aufgezeichnet.

5. Versicherung, Unfälle und Haftung

Es ist wichtig, dass der Vertrag regelt, wer für die Versicherung des Fahrzeugs verantwortlich ist. Normalerweise wird der Arbeitnehmer dafür sorgen, dass er das Fahrzeug während der Überlassungszeit ausreichend versichert hat. Der Dienstwagenvertrag kann jedoch vorschreiben, welche Art der Versicherung abzuschließen ist.

Neben der Versicherung sollte der Vertrag auch regeln, wie sich der Arbeitnehmer bei Unfällen zu verhalten hat, dass der Arbeitgeber unverzüglich zu informieren ist und auch, wen die Haftung in welchem Ausmaß betrifft und gegebenenfalls Schadensersatzpflicht bei Beschädigung des PKWs vorliegt.

6. Umfang der (privaten) Nutzung des Fahrzeugs

Der Dienstwagenvertrag sollte regeln, welche Art von Nutzung erlaubt ist, zum Beispiel private Fahrten. Auch sollte festgelegt werden, wer den Firmenwagen nutzen darf, also z.B. auch der Ehepartner oder die volljährigen Kinder. Darüber hinaus sollte er auch Verbote für bestimmte Arten von Nutzung enthalten. Hier kann unter anderem festgelegt werden, ob private Fahrten ins Ausland erlaubt ist. Auch eine jährliche Kilometerbegrenzung ist möglich.

7. Firmenwagenausfall

Der Überlassungsvertrag sollte Regelungen dazu enthalten, was passiert, wenn der Firmenwagen zum Beispiel aufgrund von Wartung oder Reparatur dem Mitarbeiter nicht zur Verfügung stellt. Oftmals findet sich hier eine Klausel, die einen Anspruch auf einen Ersatzwagen ausschließt.

8. Pflichten des Arbeitnehmers

Der Überlassungsvertrag sollte offenlegen, welche Pflichten der Arbeitnehmer bei Nutzung des Fahrzeuges zu übernehmen hat. Hierunter fällt zum Beispiel die Mitteilungspflicht, die bei einem Unfall, dem Entzug der Fahrerlaubnis oder auch bei einem kurzweiligen Fahrverbot zu leisten ist.

9. Kündigung des Vertrages

Im Vertrag wird festgelegt, unter welchen Umständen der Vertrag gekündigt werden kann. Eine Kündigung kann zum Beispiel bei einem Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen oder bei einem Wechsel des Arbeitsverhältnisses erfolgen.

10. Verpflichtung zur Rückgabe

Hier sollte unter anderem geregelt werden, dass der Arbeitnehmer zur Rückgabe verpflichtet ist, aber auch zu welchem Zeitpunkt. Darüber hinaus können hier Widerrufsgründe oder besondere Anlässe definiert werden, wann ein Dienstwagen ebenfalls zurückgegeben werden muss. Dies könnte zum Beispiel die Elternzeit betreffen oder auch bei einem Entzug der Fahrerlaubnis der Fall sein.

Wann wird ein Dienstwagenüberlassungsvertrag benötigt?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in einem Unternehmen benötigt, wenn ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen erhält. Insbesondere wenn Sie als Arbeitgeber sich dazu entscheiden, den Firmenwagen auch zur privaten Nutzung zu überlassen, ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag wichtig, um alle Regelungen schriftlich festzuhalten.

Wie wird ein Dienstwagenüberlassungsvertrag erstellt?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag kann entweder selbst verfasst oder von einem Anwalt erstellt werden. Wenn Sie den Dienstwagenvertrag selbst erstellen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass er alle oben genannten Elemente enthält und dass er klar und verständlich formuliert ist. Es ist auch wichtig, dass beide Parteien den Vertrag sorgfältig lesen und verstehen, bevor sie ihn unterzeichnen.

In welcher Form muss ein Dienstwagenüberlassungsvertrag erstellt werden?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte stets schriftlich verfasst werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Ein mündlicher Überlassungsvertrag ist zwar möglich, jedoch fällt die Beweislast im Nachgang schwerer.

Kann ein Dienstwagenüberlassungsvertrag gekündigt werden?

Ja, ein Dienstwagenüberlassungsvertrag kann unter bestimmten Umständen gekündigt werden. Die genauen Regelungen sollten im Vertrag festgelegt werden.

Was sind die Vorteile eines Dienstwagenüberlassungsvertrags?

Einen Dienstwagen ohne Überlassungsvertrag herauszugeben, ist in der Regel nicht empfehlenswert. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für den Eigentümer des Fahrzeugs als auch für den Mieter. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Rechtliche Sicherheit: Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag bietet beiden Parteien rechtliche Sicherheit und Klarheit über die Bedingungen der Dienstwagenüberlassung. Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien und schützt sie vor rechtlichen Konsequenzen.
• Schutz vor Schäden: Durch den Dienstwagenvertrag wird sichergestellt, dass die Haftung bei Schäden (zum Beispiel bei einem Unfall) auf die dafür verantwortliche Partei übergeht.
• Klare Vereinbarungen: Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag stellt sicher, dass alle Bedingungen der Dienstwagenüberlassung klar und eindeutig vereinbart sind. Dadurch wird vermieden, dass es zu Missverständnissen oder Unstimmigkeiten kommt.