Die 1% Regelung: Firmenwagen in der Abrechnung

Welche Vorteile bietet ein Firmenwagen Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Ein Dienstwagen hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmern viele Vorteile:

• Beruflich notwendiges Arbeitsmittel mit hohen Abschreibungsmöglichkeiten
• Statussymbol, das die Werte des Unternehmens unterstreicht
• Günstige Privatnutzungskonditionen für Mitarbeiter
• Motivationsmittel für Mitarbeiter

Berechnet man nüchtern, was ein Privatfahrzeug inklusive Wertverlust und Verschleiß für Privatpersonen kostet, so ist ein Dienstfahrzeug in den meisten Fällen eine sehr schöne und lukrative Alternative. Durch oftmals sehr kurze Leasingverträge erhält der Mitarbeiter zudem möglicherweise alle 2 Jahre ein neues Fahrzeug mit allen verbundenen Annehmlichkeiten.

Für Unternehmen bedeutet die korrekte Abrechnung eines Dienstwagens aber auch einen monatlichen, bürokratischen Aufwand, da man alle Kosten korrekt aufschlüsseln und verbuchen muss.

Neben dem Fuhrpark, der sich vor allem um

• das Fahrzeug,
• die Wartung
• und Neuanschaffung kümmert,

ist vor allem die Buchhaltung involviert, wenn es um die die Abrechnung von Dienstwagen geht.

Welche Nachteile hat ein Firmenwagen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Aufgrund der Fahrverbote in Deutschland wird ein Diesel-Dienstwagen für viele Unternehmen uninteressant. Kunden in den Städten besuchen, Angebote unterbreiten und Termine wahrnehmen wird dadurch immer schwieriger.

Aber es gibt eine gute mögliche Alternative — E-Dienstwagen oder Dienstwagen mit Plug-in-Hybrid-Antrieb.

Die Ersparnis für Ihr Unternehmen und Ihrem Mitarbeiter sind hoch. Hier fallen, anders als bei einem Diesel- oder Benzinfahrzeug mit 1% Versteuerung, nur noch mit 0,5% an.

Beispiel für Nachteile eines Firmenwagens

Ihr Mitarbeiter hat aktuell einen VW Passat Variant TDI dessen Brutto-Listenpreis bei 40.000,00 € liegt.  Ihr Mitarbeiter darf das Fahrzeug auch privat nutzten. Das Finanzamt wertet dies als geldwerten Vorteil und versteuert dies mit 1% des Brutto-Listenpreises. Ihr Mitarbeiter versteuert somit zusätzlich zu seinem normalen Gehalt noch einmal weitere 400,00 € pro Monat. Rechnet man dies auf das ganze Jahr, beläuft sich die Summe auf 1.680,00 €.

Folge: Durch die Absenkung der Steuerlast auf nur noch 0,5 % des Brutto – Listenpreises an und somit sinkt der jährliche Betrag um die Hälfte, auf nur noch 840,00 €.

Möglich ist dies aber nur, wenn Ihr Mitarbeiter von seinem bisherigen Fahrzeug auf einen Dienstwagen mit Elektro- oder Plug–in–Hybrid–Antrieb umsteigt.

Was sind die beliebtesten Dienstwagen in Deutschschland?

Folgende Automodell sind in Deutschland als Dienstwagen besonders beliebt (nach Verkaufszahlen 2021):

Gehaltsabrechnung mit Firmenwagen: Geldwerter Vorteil

In den meisten Fällen dürfen Mitarbeiter ihren überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen, egal ob die Privatnutzung zum Beispiel auf eine festgelegte Höchstkilometerzahl pro Monat oder pro Jahr begrenzt oder vollständig freigegeben ist. Es entsteht in jedem Fall ein geldwerter Vorteil. Dieser wird vom Finanzamt ähnlich wie die monatlichen Gehaltszahlungen als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Einkommensbestandteil angesehen und muss daher entsprechend besteuert werden.

Privatfahrten Lohnabrechnung – Was bedeutet die 1-%-Regelung

Der Einfachheit halber versteuert ein Mitarbeiter für seine Privatfahrten jeden Monat 1% des Brutto-Listenneupreises des Dienstwagens über seine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die gesetzliche Grundlage hierfür fußt auf dem Einkommensteuergesetz (EStG) und ist in § 6 Absatz 1 begründet. Die 1-%-Regelung dürfen Unternehmen anwenden, wenn der Dienstwagen zu mindestens 50 % für dienstliche Zwecke Benutzung findet.

Achtung: Besteht eine dienstliche Nutzung unter 50 %, also ein sehr hoher Privatanteil bei der Nutzung des Dienstwagens, ist die Verwendung eines Fahrtenbuchs in jedem Fall unabdingbar.

Es ist unerheblich, ob Ihr Arbeitnehmer das Dienstfahrzeug wirklich für Privatfahrten nutzt, da allein die Tatsache, dass Sie als Arbeitgeber Privatfahrten erlauben, den geldwerten Vorteil impliziert. Eine Abrechnung nach der 1-%-Regelung ist in diesem Fall für Sie als Entgeltabrechner zwingend erforderlich.

Wie wird bei einem Gebrauchtwagen die 1-%-Regelung angewandt?

Die 1-%-Regelung gilt generell für alle Dienstwagen, egal ob sie komplett neu angeschafft wurden oder ob dem Mitarbeiter ein Gebrauchtwagen zur Verfügung gestellt wird. Auch bei Leasingfahrzeugen, die nicht im Besitz des Unternehmens sind, wird die 1-%-Regelung immer angewandt. Das Alter oder der Zustand des Fahrzeuges sind unerheblich.

Wichtig: Erhält Ihr Mitarbeiter seinen Dienstwagen mitten in einem Monat, muss trotzdem für den gesamten Monat die 1% Regelung angewandt und das Entgelt berechnet werden.

Lohnabrechnung mit Firmenwagen: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Pendelt Ihr Mitarbeiter regelmäßig zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, muss neben der generellen Berechnung der 1-%-Regelung vom Brutto-Listenpreis ein weiterer, geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einbezogen werden.

Während Außendienstmitarbeiter, die in der Regel von ihrer Wohnanschrift ins Arbeitsgebiet fahren, keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte angeben müssen, ist ein Beschäftigter, der regelmäßig mit seinem überlassenen Dienstwagen ins Büro pendelt, verpflichtet, diese Fahrten ebenfalls als geldwerten Vorteil zu versteuern.

Der geldwerte Vorteil wird hier mit einer Kilometerpauschale in Höhe von 0,03 % des Brutto-Listenpreises berechnet, wobei der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur als einfache Strecke berechnet werden darf. Auf den ermittelten Betrag fällt nur eine pauschalierte Lohnsteuer von 15 % an.

Beispiel für pauschalierte Lohnabrechnung

Im folgenden Beispiel gehen wir von einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus, der einen Dienstwagen nutzen darf, der nach der 1-%-Regelung mit 306 € versteuert wird. Zusätzlich fährt der Mitarbeiter jeden Tag mit seinem Dienstwagen 25 km von seinem Wohnort zur Arbeitsstätte.

Die folgende Berechnung muss angesetzt werden, um herauszufinden, wie hoch der geldwerte Vorteil insgesamt ist. Der individuell besteuerte Sachbezug unterliegt hier auch der Sozialversicherung, während der mit 15 % pauschal besteuerte Anteil sozialversicherungsfrei ist.

Wie berechnet sich der Gesamtbetrag des geldwerten Vorteils?

Um den Gesamtbetrag des geldwerten Vorteils für Ihren Mitarbeiter zu ermitteln, müssen Sie sowohl den Betrag der 1-%-Berechnung als auch den errechneten Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusammenrechnen. Der Gesamtbetrag beschreibt den geldwerten Vorteil Ihres Mitarbeiters, den Sie im nächsten Schritt dem Brutto-Gehalt hinzurechnen müssen.

Das Gehalt und der errechnete geldwerte Vorteil ergeben somit die Berechnungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge und die Abzüge bei der Lohnsteuer.

Minderung des geldwerten Vorteils möglich

Unternehmen haben generell die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil zu mindern, indem sie ein Nutzungsentgelt für den Dienstwagen mit dem Mitarbeiter vereinbaren. Dieses Nutzungsentgelt wird Ihrem Mitarbeiter monatlich vom Gehalt abgezogen und mindert den geldwerten Vorteil. Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, zahlt der Arbeitnehmer den Restbetrag aus seinem Nettolohn, was für ihn aus finanzieller Hinsicht negativ wäre.

Wie funktioniert die Fahrtenbuchmethode?

Neben der 1-%-Methode ist es auch möglich, die tatsächlich anfallenden privaten und geschäftlichen Kosten nach der Fahrtenbuchmethode zu trennen. Diese Methode ist viel aufwendiger als die Pauschale 1-%-Berechnung, kann aber in manchen Fällen für den Mitarbeiter finanziell sehr viel lukrativer sein.

Bei der Fahrtenbuchmethode schlüsselt man alle entstehenden Kosten für den Dienstwagen einzeln auf. Der Mitarbeiter ermittelt zusätzlich mittels eines Fahrtenbuches sehr genau jede einzelne Fahrt mit seinem Dienstwagen. Dabei trennt er private und dienstliche Fahrten.

Letztendlich werden die genau errechneten Kosten für den Dienstwagen auf die

• privaten
• und geschäftlichen Dienstfahrten

umgerechnet und der private Teil versteuert.

Immer dann, wenn ein Mitarbeiter nur sehr wenige Privatfahrten mit seinem Dienstwagen erledigt ist für ihn die Fahrtenbuchmethode deutlich günstiger. Gleichzeitig stellt sie aber für Unternehmen und Mitarbeiter einen großen bürokratischen Aufwand dar. Denn: Jede Fahrt muss sauber protokolliert sein, sodass alle Angaben auch nach Monaten oder Jahren noch der Überprüfung durch das Finanzamt standhalten können und plausibel sind.

Nachträgliche Veränderungen am Fahrtenbuch sind zudem nicht gestattet und können dazu führen, dass das Finanzamt eine Abrechnung nach dieser Methode des Finanzamtes nicht anerkennt. In diesem Fall muss man zwingend nach der 1-%-Methode abrechnen, selbst wenn sie für den Mitarbeiter ungünstiger ist, vor allem wenn er den Dienstwagen selten oder gar nicht privat nutzt.

Gehaltsabrechnung mit Firmenwagen – Wie buchen Sie die Dienstwagen 1% Regelung richtig?

Selbstverständlich handelt es sich beim geldwerten Vorteil um einen fiktiven Betrag. Bucht man diesen positiven Betrag zunächst auf das Gehalt des Mitarbeiters, zahlt man diesen nicht aus.

Haben Sie den individuellen, geldwerten Vorteil des Mitarbeiters berechnet, gelten folgende Buchungsschritte:

1. Rechnen Sie das Bruttogehalt Ihres Mitarbeiters und den errechneten geldwerten Vorteil zusammen und buchen Sie die Gesamtsumme als Bruttogehalt.
2. Vom Bruttogehalt ziehen Sie alle Steuern und Sozialversicherungsbeträge ab.
3. Im letzten Schritt ziehen Sie die Summe des individuellen geldwerten Vorteils vom Nettolohn ab. Anschließend überweisen Sie den Restbetrag an Ihren Mitarbeiter.

Entstehen dem Mitarbeiter weitere Kosten für den Dienstwagen?

Mit der 1-%-Regelung sind alle Kosten abgegolten, die Ihrem Mitarbeiter für die private Nutzung des Dienstwagens entstehen. Gibt es im Unternehmen keine festgelegten Kilometerfreigrenzen, kann Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen benutzen, ohne sich um Kosten für Kraftstoff, Schmieröle oder Reparaturen zu kümmern. Diese Kosten werden komplett und ausschließlich vom Unternehmen getragen.

Zusammenfassung

Die 1-%-Regelung stellt eine erprobte und sichere Methode dar, um die private Nutzung eines Dienstwagens aus steuerlicher Sicht professionell und korrekt abzurechnen. Sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter stellt sie aufgrund der einheitlichen Berechnung auch eine verlässliche Methode dar.

Als Entgeltabrechner gilt es, die innerbetrieblichen Regelungen und Vereinbarungen in Bezug auf die private Nutzung eines Dienstwagens gut zu kennen und anzuwenden. Die Buchung der 1-%-Regelung bei der Lohnabrechnung ist dabei ein einfacher buchungstechnischer Vorgang. Dieser wiederholt sich monatlich, bis ein neues Fahrzeug angeschafft und dem Mitarbeiter zugeordnet wird.

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