Firmenwagen versteuern: Methoden und Berechnung | 2024

Was ist ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen, ebenfalls Dienstwagen genannt, ist ein Fahrzeug, das Angestellten vom Unternehmen zur Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Firmenwagen werden vor allem für geschäftliche Zwecke genutzt und sind aus diesem Grund steuerbegünstigt. Erlaubt ein Arbeitgeber seinen Angestellten, den Firmenwagen ebenfalls privat zu nutzen, müssen die entstandenen Unkosten vom Nutzer persönlich beglichen werden. Diese Besteuerung erfolgt entweder über eine Pauschale oder konkret für die gefahrenen Entfernungskilometer anhand eines Fahrtenbuches.

Firmenwagen sind in den meisten Fällen Leasingfahrzeuge, die vom Arbeitgeber für mehrere Jahre geleast und in der Folge ersetzt werden. Einige Unternehmen kaufen die Autos für ihre Fahrzeugflotte, sodass Dienstwagen in diesem Fall zum Anlagevermögen des Betriebs gehören. Damit fallen Firmenwagen unter die Abteilung der Steuern und Finanzen, die sich u.a. auch um die Buchhaltung, Abschreibung, das Controlling und die Reisekosten sowie um steuerrechtliche Aspekte kümmern.

Wann muss ein Firmenwagen versteuert werden?

Der Mitarbeiter muss den Firmenwagen versteuern, sobald er diesen auch für private Zwecke verwenden darf. Denn aus steuerrechtlicher Sicht liegt bei der Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke ein sogenannter geldwerter Vorteil vor. Diesen Vorteil muss der Angestellte nach Vorgaben des Finanzamts anteilig versteuern. Er kann beim Dienstwagen zwischen der 1-Prozent-Methode und der Versteuerung auf Grundlage eines Fahrtenbuches entscheiden. 

Welche Fahrten gelten als privat?

Durch den Ansatz des geldwerten Vorteils sind alle einem privaten Zweck Ihres Arbeitnehmers dienenden Fahrten abgegolten. Folgende Fahrten mit dem Firmenwagen werden dabei als “privat” betrachtet:

• Private Urlaubsreisen
• Mittagsheimfahrten zur Einnahme des Essens
• Nutzungen durch weitere Personen, denen Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug überlässt (dazu gehören etwa der Ehegatte oder die Kinder)
• Fahrten, die vom Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einem weiteren Dienstverhältnis oder gar einer anderen Einkunftsart durchgeführt werden, sind mit der 1-%-Regelung ebenfalls abgegolten

Welche Fahrten sind zusätzlich zu besteuern?

Nicht zu den Privatfahrten Ihres Arbeitnehmers gehören jedoch die Fahrten zwischen

• Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie
• Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Diese Fahrten begründen ggf. einen weiteren Nutzungsvorteil und werden daher separat besteuert.

Was ist das Dienstwagenprivileg? 

Als Dienstwagenprivileg bezeichnet man in Deutschland die aus Arbeitnehmersicht günstigen steuerrechtlichen Regelungen bei der Versteuerung von Dienstwagen. Durch das Dienstwagenprivileg werden Firmenwagen in Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern moderat besteuert. Dies führt dazu, dass sie in vielen Firmen ein attraktiver Gehaltsbestandteil sind. 

Das Dienstwagenprivileg ist gleichzeitig umstritten, da es vor allem zu einer steuerlichen Begünstigung von Arbeitnehmern mit hohen Einkommen beiträgt. Kritiker bemängeln außerdem, dass Dienstwagen vor allem in Großstädten zu einem erheblichen Verkehrsproblem und zur Umweltbelastung beitragen.

Mehr Informationen rund um den Firmenwagen:

• Firmenwagen verkaufen – möglichst profitabel
• Fahrtenbuch führen: Pflichtangaben, Form und Anforderungen
• Dienstwagenüberlassungsvertrag: Bestandteile, Form & Erstellung
• Firmenwagen: Bruttolistenpreis ermitteln leicht gemacht

Wie wird ein Dienstwagen versteuert?

Ein Dienstwagen kann entweder mit der sogenannten 1-Prozent-Regelung (Pauschale) oder mit der exakten Fahrtenbuchmethode versteuert werden. 

Die 1-Prozent-Regelung wird im Einkommensteuergesetz (EStG) im § 6 geregelt: „die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.“ 

Bei der sogenannten Fahrtenbuchmethode muss wiederum in einem physischen oder digitalen Fahrtenbuch über die Privatfahrten Buch geführt werden.

Wie funktioniert die Besteuerung mit dem Fahrtenbuch?

Bei der Fahrtenbuch-Methode muss jede Privatnutzung mit dem geschäftlichen Fahrzeug schriftlich fixiert werden. 

Bei der Versteuerung am Ende des Jahres werden alle Fahrzeugkosten, wie Benzin, Abschreibung, Reparatur, Kfz-Steuer sowie weitere Aufwendungen summiert. Der Bemessungspreis für die Versteuerung des geldwerten Vorteils bezieht sich auf die tatsächlichen Nutzungskosten für das Fahrzeug, zuzüglich Umsatzsteuer. Einmal jährlich, beim Wechsel des Fahrzeugs oder beim Ausscheiden aus dem Unternehmen wird das Fahrtenbuch ausgewertet und die Privatnutzung als geldwerter Vorteil versteuert. 

Beispielrechnung für einen Außendienstmitarbeiter mit Fahrtenbuch

Der Mitarbeiter muss für die Privatnutzung in Höhe von 22 % insgesamt 3.180,98 Euro pro Jahr nach der Dienstwagenmethode versteuern. 

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch beinhalten?

Ein physisches Fahrtenbuch sollte alle relevanten Informationen über die private Nutzung enthalten und kann wie folgt aufgebaut sein: 

• Datum und Uhrzeit der Privatnutzung, 
• Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn und Ende der Fahrt,
• Ziel der Fahrt, 
• Grund der Fahrt. 

Die Angaben müssen für jede einzelne Fahrt gemacht werden. Sie dürfen im Nachhinein nicht verändert werden und sollten einer Plausibilitätskontrolle durch das Finanzamt standhalten. Es ist zielführend, das Fahrtenbuch nach jeder Privatnutzung zu aktualisieren, damit keine Fehler entstehen. Außerdem sollte das Fahrtenbuch unterschrieben werden, um klar nachzuweisen, wer die Privatfahrten mit dem Firmenwagen ausgeführt hat. 

Können Fahrtenbücher elektronisch aufgezeichnet werden?

Fahrtenbücher können seit einigen Jahren ebenfalls elektronisch geführt werden. Für digital geführte Fahrtenbücher gelten die gleichen Voraussetzungen wie für das klassische Fahrtenbuch in Buchform. Empfehlenswerte digitale Fahrtenbuch-Software:

• wurde vom TÜV getestet, 
• funktioniert auf herkömmlichen Computern ebenso wie auf mobilen Endgeräten und 
• erfasst jede Fahrt mit dem Firmenwagen automatisch über einen OBD-Stecker. 

Wie funktioniert die Versteuerung nach der 1-%-Methode? 

Im Gegensatz zur Versteuerung des Firmenwagens nach der Fahrtenbuch-Methode wird bei der 1-Prozent-Methode eine pauschalierte Besteuerung angewandt. Ausgangspunkt ist die regelmäßige monatliche Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs über die Lohnabrechnung. Der Gehaltsabrechnung werden bei der Listenpreismethode 1 Prozent des Listenpreises hinzugerechnet. Dieser geldwerte Vorteil erhöht das Bruttogehalt und im Endeffekt den individuellen Steuersatz des Mitarbeiters durch die Steuerprogression. 

Wie wird der Bruttolistenpreis ermittelt?

Die Ermittlung des Bruttolistenpreises erfolgt, indem die auf volle hundert Euro abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt des Kaufes zugrunde gelegt wird. Zusätzlich werden in die Kalkulation die Sonderausstattung, die Kosten für eine Winterbereifung, fest eingebaute Navigationsgeräte und andere Zusatzausstattung inkludiert. Der Bruttolistenpreis darf nicht um Rabatte gemindert werden, selbst wenn diese beim Kauf oder Leasing des Fahrzeugs vom Hersteller gewährt wurden. 

Wann sind die Voraussetzungen für die 1-Prozent-Regelung?

Um als Arbeitnehmer die pauschale 1-Prozent-Methode anwenden zu können, müssen die folgenden formalen Voraussetzungen erfüllt sein: 

1. Das Fahrzeug muss über einen Zeitraum von im Mindestfall zwei Jahren angeschafft und betrieben werden, 
2. Der Dienstwagen muss zu mehr als 50 Prozent für berufliche Zwecke genutzt werden,
3. Der Dienstwagen muss in Deutschland zugelassen werden.

Was sind die Vor- und Nachteile der beiden Methoden bei der Firmenwagen-Besteuerung? 

Sowohl die 1-Prozent-Regelung als auch die Fahrtenbuch-Methode weisen zahlreiche Vor- und Nachteile auf, die individuell vom Arbeitnehmer abzuwägen sind. 

Was sind die Vor- und Nachteile der 1-Prozent-Regelung?

Die 1 % Methode ist eine probate und einfache Möglichkeit, Dienstwagen in Deutschland zu versteuern, ohne den administrativen Aufwand der Fahrtenbuch-Methode auf sich nehmen zu müssen. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihren Angestellten Dienstwagen zur Privatnutzung zur Verfügung zu stellen. Betriebskosten, Aufwendungen für Benzin oder Diesel, Werkstattkosten oder die Kfz-Steuer fallen für Fahrer eines Firmenwagens bei der 1-Prozent-Methode nicht an, da die Privatnutzung pauschal abgegolten wird. Angestellte profitieren somit von den geringen monatlichen Kosten für den Dienstwagen, die in keiner Weise in Relation zu den Aufwendungen für einen Privatwagen liegen. 

Gemäß einer Untersuchung des ADAC kostet beispielsweise ein Audi A4 Avant 35 TSFI pro Monat inklusive Benzin, Wertverlust und Betriebskosten 871 Euro. Bei einem Bruttolistenpreis von 38.000 Euro muss ein Mitarbeiter mit der 1-Prozent-Methode mit 380 Euro erheblich weniger pro Monat über die Gehaltsabrechnung versteuern als beim Privatkauf des Autos. Netto betragen seine Kosten abhängig vom Steuersatz zwischen 200 Euro bis 250 Euro. Zusätzlich trägt er kein Risiko bei Unfällen oder anderen Schäden am Fahrzeug. 

Welche Vor- und Nachteile bietet das Fahrtenbuch? 

Wann eignet sich welche Besteuerungsmethode besser? 

Die Berechnung des geldwerten Vorteils für einen Firmenwagen nach der Fahrtenbuch-Methode eignet sich vor allem für Mitarbeiter, die den Dienstwagen marginal für Privatfahrten nutzen. Wer als Außendienstmitarbeiter Jahr für Jahr Tausende von Entfernungskilometern mit dem Firmenwagen zurücklegt, fährt in der Regel ungern privat lange Strecken. Da mit der Fahrtenbuch-Methode eine kilometergenaue Abrechnung erfolgt, zahlt der Mitarbeiter ausschließlich für die Kosten, die für die Privatnutzung entstanden sind. 

Die 1-Prozent-Methode ist vor allem für Mitarbeiter interessant, die den Firmenwagen regelmäßig für Privatfahrten im Urlaub und in der Freizeit nutzen. Der Dienstwagen ist in diesem Fall ein kostengünstiges Transportmittel und ein Motivationsfaktor. Darüber hinaus hat die 1-Prozent-Regelung den Mehrwert, dass das Kostenrisiko für erhöhte Treibstoffkosten oder Kosten für Reparaturen grundsätzlich beim Arbeitgeber liegt, da der geldwerte Vorteil vom Bruttolistenpreis und nicht wie bei der Fahrtenbuchmethode von den tatsächlichen Betriebskosten kalkuliert wird.

Darf die Versteuerungsmethode beim Firmenwagen gewechselt werden?

Die Versteuerungsmethode für einen Dienstwagen darf nicht unterjährig gewechselt werden. Das hat das BFH in einem Urteil aus dem Jahr 2014 (VI R 35/12) eindeutig festgestellt. Ein Wechsel von der 1-Prozent-Methode zur Fahrtenbuch-Methode ist ausschließlich zu Beginn eines Kalenderjahrs oder bei einem Wechsel des Fahrzeugs möglich. Zu jedem neuen Kalenderjahr räumt der Gesetzgeber Dienstwagen-Nutzern eine Wahlfreiheit ein, welche Versteuerungsmethode präferiert wird. 

Wie erfolgt die Versteuerung bei Pendelfahrten zur Arbeit mit dem Dienstwagen? 

Gemäß § 8 EStG erhöht sich der geldwerte Vorteil bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Monat um 0,03 Prozent des Listenpreises des Fahrzeuges. 

Dies bedeutet für die Praxis, dass Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte kilometergenau und monatlich abgerechnet werden müssen. Diese Regelung findet ebenfalls Anwendung, wenn Mitarbeiter mehrmals im Monat von Homeoffice-Lösungen profitieren und nicht täglich zur Arbeitsstätte fahren.

Ein geringerer Nutzungsanteil von 0,002 Prozent kann angesetzt werden, wenn eine Einzelbewertung erfolgt, der Mitarbeiter also tageweise nachweisen kann, wann er Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchgeführt hat. 

Wie werden Elektroautos und Hybrid-Fahrzeuge versteuert? 

Bei reinen Elektroautos ohne Verbrennungsmotor wird die 1-Prozent-Regelung gevierteilt. Begünstigt werden alle E-Fahrzeuge mit einem Listenpreis bis 60.000 Euro. Elektroautos mit einem Listenpreis von über 60.000 Euro, gilt eine 0,5-Prozent-Regelung.

Plug-In-Hybrid-Firmenwagen werden wie reine Elektroautos ebenfalls geringer versteuert. Für Sie gilt die 0,5-Prozent Regelung, wenn sie eine elektrische Reichweite von 60 Kilometern haben und höchstens 50 Gramm CO2 pro Kilometer ausstoßen.