Verpflegungsmehraufwand 2024: Pauschalen, Höhe & Berechnung

Dieser Artikel erklärt, wie der Verpflegungsmehraufwand im Sinne des Gesetzes definiert wird, wann Mitarbeiter Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen haben und hoch die Pauschalen im In- und Ausland im Jahr 2024 sind.

Aus den vier Praxisbeispielen kann außerdem abgeleitet werden, wie eine Dienstreise in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand korrekt abgerechnet wird. Zuletzt erfahren Arbeitgeber, welche steuerlichen Vorteile es hat, die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand zu übernehmen.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Unter dem Verpflegungsmehraufwand werden zusätzliche Aufwendungen verstanden, die bei einem Mitarbeiter aufgrund einer Dienstreise oder generell einer Außendiensttätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Die Mehrkosten für zum Beispiel Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit können durch eine Verpflegungspauschale gedeckt werden. Arbeitgeber haben demnach die Möglichkeit, eben diesen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei abzugelten.

Aus Gründen der Einheitlichkeit hat der Gesetzgeber unterschiedliche Verpflegungspauschalen im Gesetz verankert, die bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden als Verpflegungsmehraufwand angesetzt werden können.

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Arbeitgeber unterliegen grundsätzlich keiner Rechtsverordnung, die vorschreibt, dass eine Verpflegungspauschale bzw. den Verpflegungsmehraufwand bei einer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit bezahlt werden muss. Zahlt der Arbeitgeber keine Pauschale für die Reisekosten, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten anzurechnen. Im Einkommensteuergesetz (EStG) im § 9 Absatz 7 werden verbindliche Entfernungspauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen festgelegt.

Der Gesetzgeber erklärt, dass eine Verpflegungspauschale anzusetzen ist, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit) ist. Die Pauschalen werden zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen bezahlt.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2024 im Inland in Deutschland? 

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen unterscheidet man zwischen der sogenannten kleinen und der großen Pauschale je Kalendertag. Die kleine Pauschale gilt für Abwesenheiten von der ersten Arbeitsstätte, die zwischen 8 und 24 Stunden andauern. Ist eine Dienstreise mehrtägig, kann für komplette 24-Stunden-Abwesenheitstage eine höhere Pauschale angesetzt werden.

Die aktuell noch geltenden Verpflegungspauschalen lauten wie folgt:

Für das Jahr 2024 war jedoch eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen geplant – und zwar bei der kleinen Pauschale auf 16 Euro und bei der großen Pauschale auf 32 Euro. Die höheren Verpflegungspauschalen sollte mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetz zum 01.01.2024 erfolgen. Allerdings konnte bis zum aktuellen Zeitpunkt noch keine vollständige Einigung erzielt werden. Demnach sind weiterhin die Verpflegungsmehraufwendungen von 2023 anzuwenden.

Geplante Verpflegungsmehraufwand 2024

Die neuen, aber noch nicht anwendbaren Verpflegungspauschalen für das Jahr 2024 lauten:

Führt der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, können die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand im Ausland? 

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Dies ist nachvollziehbar, da die Lebenshaltungskosten in anderen Ländern und vor allem in Metropolen wie London, Paris, New York oder Tokio höher sind als im Durchschnitt in Deutschland. 

Die folgenden Beispiele für Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sowie Übernachtungskosten gelten bei Auslandsaufenthalten:

Worauf ist beim Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen zu achten?

Im BMF-Schreiben „ Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023“ präzisiert der Gesetzgeber die Abrechnungsmöglichkeiten: 

• Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. 
• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Wann lohnt sich der Pauschbetrag für Übernachtungen?

Der Pauschbetrag bei Übernachtungen im Ausland kann alternativ eingesetzt werden. Er ist lohnenswert, wenn die eigentlichen Kosten für eine Übernachtung geringer sind, als der Pauschbetrag. Reist ein Mitarbeiter beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise für 4 Nächte nach New York City und bezahlt für sein Zimmer ohne Verpflegung pro Nacht 200 Euro, kann er trotzdem pro Nacht 308 Pauschale abrechnen. Die Restsumme von 108 Euro pro Nacht wird steuerfrei mit der Spesenabrechnung ausbezahlt oder alternativ über die Einkommensteuererklärung geltend gemacht. 

Arbeitgeber können durch die Anwendung der Pauschalen-Regelung im Ausland ihre Buchhaltung vereinfachen. Darüber hinaus erhöht die Übernahme von Pauschalen die Motivation und beugt Neid im Kollegenkreis bei Dienstreisen und Auslandsübernachtungen vor. Zusammenfassend vereinfachen Pauschalbeträge die Auslandsübernachtung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sorgen für Motivation und geben Dienstreisenden Freiheit bei der Hotelwahl.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei kostenlosen Verpflegungen gekürzt? 

Im Rahmen einer Dienstreise kommt es vor, dass der Arbeitgeber einen Teil der täglichen Verpflegung übernimmt. Beispielsweise erhält ein neuer Außendienstmitarbeiter im Rahmen des Onboardings in seinem Unternehmen ein kostenloses Mittagessen in der Betriebskantine. Für dieses Mittagessen muss er die Verpflegungspauschale um 40 Prozent reduzieren. Gleiches gilt für die Einladung zu einem Abendessen. Ist das Frühstück Bestandteil einer Übernachtung, müssen 20 Prozent der Pauschale gekürzt werden. Die Kürzungen korrespondieren mit den Vorgaben im § 9 EStG, wenn gesagt wird: 

„Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:“

• Frühstück: abzüglich 20 %
• Mittagessen: abzüglich 40 %
• Abendessen: abzüglich 40 %

Wichtig: Die Berechnung des Wertes, um den die Verpflegungspauschale gekürzt wird, erfolgt stets anhand der großen Verpflegungspauschale, also aktuell anhand der 28 Euro.

Das bedeutet: Auch, wenn der Mitarbeiter „nur“ 10 Stunden aus dem Haus war und dabei ein Mittagessen bereitgestellt bekommen hat, werden von der kleinen Pauschale (14 Euro) trotzdem 11,20 Euro (40 % von 28 Euro der großen Verpflegungspauschale) abgezogen.

Doch Achtung: Sollte der Mitarbeiter neben dem Mittagessen auch ein Frühstück bekommen haben, würde sich der Abzugsbetrag auf 16,80 Euro belaufen (5,60 Euro wegen 20 % Abzug Frühstück + 11,20 Euro wegen 40 %-Abzug Mittagsessen) – und das bei einer Pauschale von 14 Euro. Natürlich muss der Mitarbeiter in diesem Fall nicht draufzahlen. Stattdessen wird lediglich bis zum Nullwert abgezogen. Der Mitarbeiter bekommt also einfach keinen Verpflegungsmehraufwand mehr.

Vier Beispiel-Rechnungen für den Verpflegungsmehraufwand 

Die folgenden Beispielrechnungen zeigen vier typische Praxisbeispiele, wie die Verpflegungspauschale korrekt berechnet wird. 

Beispiel 1: 5-tägige Dienstreise innerhalb von Deutschland bei unterschiedlichen Kunden:

Der gesamte Verpflegungsmehraufwand für die Dienstreise beläuft sich auf 61,60 Euro. 

Beispiel 2: Eintägige Abwesenheit für ein Seminar ohne Übernachtung

Für den Besuch des Seminars kann der Mitarbeiter Verpflegungskosten von 2,80 Euro über die Spesenabrechnung geltend machen. 

Beispiel 3: Dreitägige, dienstliche Auslandsreise nach Paris

Eine Übernachtung im Hotel in Paris kostete 249 Euro. Diese wird vom Unternehmen bezahlt. Aus Mitarbeitersicht würde es keinen Sinn ergeben, die Übernachtung selbst zu bezahlen, da die Auslandspauschale für Übernachtungen in Paris 159 Euro beträgt. 

Beispiel 4: Eintägiger Seminarbesuch im Nachbarort

Da eine Abwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht wurde, erhält der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale. 

Ist der Verpflegungsmehraufwand zeitlich begrenzt? 

Verpflegungsmehraufwendungen können ausschließlich für die Einkommensteuererklärung oder die Reisekostenabrechnung angesetzt werden, wenn es sich um eine auswärtige berufliche Tätigkeit (Einsatzwechseltätigkeit) handelt. Diese liegt zum Beispiel bei einem Außendienstmitarbeiter vor, der täglich andere Kunden besucht. Arbeitet ein Monteur mehr als drei Monate auf derselben Baustelle, können keine Verpflegungspauschalen angesetzt werden. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitsort an mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht?

Für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen stehen Arbeitnehmern zwei Wege zur Verfügung: 

1. Abrechnung über den Arbeitgeber im Rahmen der monatlichen Reisekostenabrechnung oder
2. Abrechnung der entstandenen Kosten über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten.  

Warum sollten Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand über die Reisekostenabrechnung übernehmen?

Arbeitgeber, die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand an ihre Beschäftigten zahlen, haben einen besonderen steuerlichen Benefit. Die im § 9 EStG aufgeführten Verpflegungspauschalen in Höhe von 14 Euro oder 28 Euro sind grundsätzlich steuerfrei. 

Gemäß § 40 EStG hat der Arbeitgeber gleichzeitig die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten. Übersteigen die Pauschalen die gesetzlichen Vorgaben um nicht mehr als 100 Prozent, können sie zu einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent abgerechnet werden. Diese steuerfreie motivatorische Option nutzen viele zukunftsorientierte Unternehmen, um bei ihren Mitarbeitern motivatorisch zu punkten. Neben der Tatsache, dass sie Verpflegungspauschalen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten und Dienstreisen übernehmen, können sie durch großzügigere Pauschalen Mitarbeiter motivieren und das Employer Branding in Zeiten eines fortschreitenden Fachkräftemangels nachhaltig stärken. 

Unter dem Begriff Employer Branding versteht man alle Maßnahmen, die einen Arbeitgeber aus Sicht der Mitarbeiter attraktiv erscheinen lassen.