Tankbelege verloren: Wie die Benzinkosten abrechnen?
Wenn Sie betrieblich viel unterwegs sind, stellen die Benzinkosten einen erheblichen Kostenfaktor dar. Doch gerade bei hektischen Geschäftsreisen passiert es immer wieder, dass Tankbelege verloren gehen. Ist auch Ihnen das schon passiert, gibt es eine gute Nachricht:
Wenn Sie jetzt die Unterlagen für die Steuererklärung 2009 zusammenstellen und sehen, dass Ihnen offenbar einige Quittungen verloren gegangen sind, ist der Betriebsausgabenabzug nicht verloren!
Wenn die Tankbelege verloren gegangen sind dürfen Sie die Benzinkosten schätzen
Falls Sie die Tankbelege nicht oder nicht vollständig gesammelt haben, dürfen Sie diese Kosten nach § 162 Abgabenordnung (AO) schätzen. Das hat der Bundesfinanzhof in einer wichtigen Entscheidung bereits vor Jahren bestätigt (Urteil vom 7.4.1992, Az. VI R 113/88), auf die sich auch die Finanzämter berufen.
Trotz fehlender Tankbelege müssen Sie die Fahrten belegen können
Voraussetzung für die Schätzung nach § 162 AO ist aber: Diese Kosten sind zweifelsfrei entstanden. Sie sollten mit Belegen nachweisen können, dass Sie die geschäftlichen Fahrten, für die Sie die Benzinkosten schätzen, auch tatsächlich unternommen haben. Diesen Nachweis können Sie z.B. so führen:
Bei einer Fahrt zu einer Messe: Sie nehmen Messeeintrittskarten, Messeparkschein, evtl. Strafzettel wegen Falschparkens zu Ihren Unterlagen, um nachzuweisen, dass Sie die Messe tatsächlich besucht haben.
- Geschäftsessen: Restaurantquittung
- Einkauf beim Großmarkt: Kaufbelege und Befahrausweis für das Großmarktgelände
- Besuch eines Kunden: Eintragungen in Ihrem Terminkalender und Schriftverkehr, in dem auf den Besuch Bezug genommen wird.
Tankbelege verloren: So schätzen Sie die Benzinkosten
Sie gehen vom durchschnittlichen Benzinverbrauch Ihres Wagens auf 100 Kilometer aus. Nehmen Sie dafür einfach die Herstellerangaben. Dann brauchen Sie nur den durchschnittlichen Preis für Benzin bzw. Diesel. Diesen finden Sie schnell mit einer kurzen Recherche im Internet (z.B. beim Mineralölwirtschaftsverband unter www.mwv.de). Die Werte zum Beispiel für November 2009 betragen danach jeweils pro Liter:
- Normalbenzin 133,2 Cent
- Super 133,6 Cent
- Diesel 113 Cent
Beispiel: Ihr Wagen verbraucht auf 100 Kilometer durchschnittlich 8 Liter Diesel. Ein Liter kostet im Jahresdurchschnitt 113 Cent. Sie haben 2009 insgesamt Fahrten von 2.000 Kilometern, für die Sie keine Belege haben. Dann rechnen Sie so: 2.000 ÷ 100 × 8 × 113 = 180,80 €, die Sie als Betriebsausgaben geltend machen können.
Für den Jahresabschluss dürfen Sie die Benzinkosten zwar auf diesem Weg schätzen – für den Vorsteuerabzug nutzt Ihnen das aber nichts. Dafür müssen Sie die Originalbelege haben! Deshalb ist es immer günstiger, die Originalbelege sorgsam aufzuheben.
