Tankbelege verloren: Wie die Benzinkosten abrechnen?

Was tun, wenn der Tankbeleg verloren gegangen ist?

Wenn der Tankbeleg verloren gegangen ist, gibt es mehrere Möglichkeiten, um das Problem zu lösen:

Zunächst können Sie sich direkt an die Tankstelle wenden, bei der Sie getankt haben. Oft können Tankstellen den Beleg anhand von Zahlungsinformationen (z.B. Datum, Uhrzeit, Betrag, Kartennummer) erneut ausdrucken.

Falls Sie mit Karte bezahlt haben, kann auch der Kontoauszug als alternativer Nachweis dienen, da er für gewöhnlich die relevante Details wie Datum, Uhrzeit und den gezahlten Betrag erhält.

Wenn kein Ersatzbeleg erhältlich ist, können Sie einen Eigenbeleg bspw. anhand des Kontoauszuges ausstellen. Dieser sollte folgende Informationen enthalten:

• Datum und Uhrzeit des Tankvorgangs
• Getankte Menge oder Betrag
• Adresse der Tankstelle
• Grund für das Fehlen des Originalbelegs
• Ihre Unterschrift

Wann dürfen Benzinkosten geschätzt werden?

Benzinkosten dürfen in bestimmten Fällen geschätzt werden, wenn ein konkreter Nachweis, wie beispielsweise Tankbelege, nicht vorliegt. In solchen Fällen ist es ratsam, alternative Nachweise wie Kontoauszüge oder ein Fahrtenbuch vorzulegen, um die eigene Schätzung glaubhaft nachweisen zu können. Auch bei unvollständigen Aufzeichnungen über einzelne Tankvorgänge kann eine Schätzung der Kosten vorgenommen werden. Hierbei dienen dann der durchschnittliche Verbrauch des Fahrzeugs, die gefahrenen Kilometer sowie die durchschnittlichen Benzinpreise im relevanten Zeitraum als Berechnungsgrundlage.

Für beruflich bedingte Fahrten ist eine Schätzung der Benzinkosten ebenfalls möglich, insbesondere im Rahmen der Steuererklärung. Voraussetzung dafür ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, das den tatsächlichen Kraftstoffverbrauch nachvollziehbar dokumentiert. Die Berechnungsgrundlagen sind hierbei transparent offenzulegen.

Wurde das Fahrzeug von einem Dritten betankt, beispielsweise bei der Nutzung von Leih- oder Firmenfahrzeugen, kann eine Schätzung der Benzinkosten auf Basis der üblichen Fahrstrecke und des durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs erfolgen.

Welche Angaben werden für die Schätzung gebraucht?

Für eine möglichst realistische Schätzung der Benzinkosten werden verschiedene Angaben benötigt, um den tatsächlichen Verbrauch und die entstandenen Kosten so genau wie möglich zu ermitteln. Wichtige Informationen hierfür sind folgende:

1. Gefahrene Kilometer
2. Durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch
3. Kraftstoffart
4. Durchschnittlicher Kraftstoffpreis
5. Art der Fahrten (beruflich, privat oder gemischt
6. Fahrzeugtyp und -modell
7. Besondere Umstände (Stau, Anhänger, Geländefahrt)  

Je mehr plausible Angaben vorhanden sind, desto  genauer kann eine Schätzung der Benzinkosten erstellt werden, die bei Bedarf dem Finanzamt oder Arbeitgeber übergeben werden kann.

Beispiel: So schätzen Sie die Benzinkosten

Angenommen, eine Person ist im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit 1.500 Kilometer mit ihrem privaten Pkw gefahren. Der Tankbelege ist nun verloren gegangen und der Benzinverbrauch muss geschätzt werden. Das Fahrzeug hat einen durchschnittlichen Kraftstoffverbrauch von 7 Litern pro 100 Kilometer. Der durchschnittliche Benzinpreis im relevanten Zeitraum lag bei 1,70 Euro pro Liter (Stand 2024).

Zunächst wird der geschätzte Kraftstoffverbrauch berechnet:

1.500 km ÷ 100 km = 15

15 × 7 Liter = 105 Liter

Anschließend werden die geschätzten Benzinkosten ermittelt:

105 Liter × 1,70 Euro = 178,50 Euro

In diesem Fall belaufen sich die geschätzten Benzinkosten auf 178,50 Euro. Ergänzend zur Berechnung kann ein Fahrtenbuch oder ein Kontoauszug (bei Kartenzahlung) als unterstützender Nachweis dienen.

Fazit

Der Verlust eines Tankbelegs ist zwar ärgerlich, aber kein unlösbares Problem. In vielen Fällen kann ein Ersatzbeleg direkt bei der Tankstelle angefordert oder ein Kontoauszug als Nachweis genutzt werden. Ist dies nicht möglich, bietet sich die Erstellung eines Eigenbelegs an, der alle relevanten Informationen zum Tankvorgang enthält. Für dienstliche Fahrten ist es wichtig, die Vorgaben des Arbeitgebers zu beachten, da die Anforderungen an Nachweise variieren können.

Sollte kein Beleg mehr verfügbar sein, dürfen die Benzinkosten unter bestimmten Voraussetzungen geschätzt werden. Hierbei sind nachvollziehbare Berechnungsgrundlagen entscheidend, wie die gefahrenen Kilometer, der durchschnittliche Kraftstoffverbrauch sowie der Benzinpreis im entsprechenden Zeitraum. Je detaillierter die Angaben, desto plausibler die Schätzung – was besonders für steuerliche Zwecke von Bedeutung ist. Um zukünftige Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, Tankbelege direkt zu digitalisieren oder sorgfältig aufzubewahren.