Geschäftsreise nach Deutschland: Schengen-Visum, Einladungsmuster & Co.

Was gibt es bei Einladungen von ausländischen Geschäftspartnern zu beachten?

Der Besuch ausländischer Geschäftspartner festigt die Beziehungen und bringt neue Impulse. Betriebsstätten können besichtigt, Einzelheiten vor Ort besprochen und Verträge ausgearbeitet werden. Grundsätzlich braucht der Gast immer dann ein Visum, wenn er aus einem Land außerhalb des Schengen Raumes einreisen will. Um das Schengenvisum zu erhalten, muss eine schriftliche Einladung mit einer beglaubigten Unterschrift vorliegen. Der Gastgeber verpflichtet sich, alle mit dem Besuch einhergehenden Kosten zu übernehmen. Das gilt auch im Krankheitsfall oder bei einer eventuellen Rückführung.

Was ist ein Schengen-Visum? 

Das einheitliche Schengenvisum (Uniform Schengen Visa, USV) ist ein Visum für Besuchs- und Geschäftsreisen in den sogenannten Schengenraum. Diese Aufenthalte dürfen höchstens drei Monate dauern, müssen aber nicht nicht an einem Stück verbracht werden. Die drei Monate können sich innerhalb eines Zeitraums von einem halben Jahr erstrecken.

Ausländer, die sich aufgrund einer Einladung auf einer Geschäftsreise befinden, dürfen während ihres Aufenthaltes keine Erwerbstätigkeit aufnehmen. Meetings und Geschäftsbesprechungen sind dabei keine Erwerbstätigkeit. Der ausländische Besuch darf also arbeiten, aber nur im Auftrag seiner eigenen Firma.

Mit einem klassischen Visum darf sich ein ausländischer Gast im gesamten Schengenraum frei bewegen. Es gibt jedoch auch ein Schengenvisum, das einen Ausländer nur zur Geschäftsreise in das Land berechtigt, in dem seine Einladung ausgesprochen ist. Das sind Visa mit beschränkter räumlicher Gültigkeit (Limited Territorial Validity Visas, LTV). Sollte innerhalb der Geschäftsreise der Besuch eines weiteren Schengenlandes notwendig sein, etwa um eine Betriebsstätte zu besichtigen, ist ein LTV nicht ausreichend.

Warum gibt es ein Einfach-Schengenvisum und ein Mehrfach-Schengenvisum?

Bevor man einen ausländischen Partner zu einer Geschäftsreise einlädt, sollte vorab geklärt werden, ob innerhalb des Reisezeitraums eine mehrfache Einreise nötig ist. Das kann etwa nötig sein, wenn die Geschäftsreise zusätzlich in ein Land außerhalb des Schengenraumes führt. Dann ist ein Mehrfach-Schengen-Visum zu beantragen. Die Gültigkeit eines Einfach-Schengen-Visums erlischt nämlich, wenn der Geschäftspartner das Land verlässt, in das er eingeladen wurde. Das gilt auch, wenn die genehmigte Aufenthaltsdauer für das Land noch nicht abgelaufen war.

Welche Ausländer müssen für eine Geschäftsreise ein Schengenvisum beantragen?

Der Schengenraum umfasst 26 Staaten, zwischen denen sich die Bürger frei bewegen und reisen dürfen, als handle es sich um einen einzigen Staat. Inbegriffen sind hier die meisten europäischen Staaten außer dem Vereinigten Königreich, das jedoch ohnehin kein Teil der EU ist. Norwegen, Island, die Schweiz und Liechtenstein gehören zwar auch nicht zur EU, befürworten jedoch eine Politik des freien Verkehrs. Menschen aus anderen Ländern müssen ein Visum beantragen, wenn sie der Einladung zu einer Geschäftsreise folgen wollen. Hält ein Besucher sich während seiner Geschäftsreise in mehreren Schengenländern auf, sollte er das Visum in dem Land beantragen, in dem er die meiste Zeit verbringt. Dieses wird als Hauptreiseland bezeichnet.

Wie laden Sie einen ausländischen Partner im Rahmen einer Geschäftsreise ein?

Handelt es sich bei Ihrem Geschäftspartner um ein Nicht-Mitglied des Schengenraums, für den eine Visapflicht besteht, sollten Sie mindestens sechs Wochen vor Antritt der Reise einen entsprechenden Antrag stellen.

• Der Antrag ist bei der deutschen Botschaft oder dem deutschen Generalkonsulat im Heimatland des Reisenden zu stellen.
• Laden Sie auf jeden Fall immer das aktuelle Antragsformular herunter. Manchmal ändert sich dessen Inhalt geringfügig. Dabei steht es Ihnen frei, ob Sie den Antrag handschriftlich oder am Rechner ausfüllen möchten.
• Die deutsche Botschaft bzw. das Generalkonsulat möchte neben dem ausgefüllten Antragsformular in der Regel auch ein Einladungsschreiben und eine Verpflichtungserklärung der einladenden Firma vorgelegt bekommen.

Wie sollte die Einladung formuliert sein?

Damit das Schengenvisum Genehmigung findet, muss der Reisende nachweisen, aus welchem Grund er nach Deutschland einreisen will. Ein Einladungsschreiben von der einladenden Firma ist für diesen Zweck ausreichend. Folgende Informationen sollte die Einladung enthalten, die am besten auf einem offiziellen Firmenbogen niedergeschrieben ist:

1. Name und Anschrift des Unternehmens im Ausland.
2. Einen Hinweis auf die Art Geschäftsbeziehung.
3. Name der eingeladenen Person und dessen Reisepassnummer.
4. Den Grund für die Einladung.
5. Angaben zur Unterkunft.
6. Firmenstempel und Unterschrift.

So könnte der Text lauten:

Sehr geehrte Damen und Herren der Firma XY,

hiermit laden wir, Name der Firma in Deutschland, Herrn/Frau Name, Anschrift und Reisepassnummer als Mitarbeiter Ihrer Firma zu Besprechungen/Verhandlungen/Besichtigungen zu uns nach Name des Ortes ein. Der Aufenthalt ist geplant vom – bis. Alle Kosten für den Aufenthalt inklusive Unterkunft und Verpflegung werden von uns übernommen. Auch die Kosten einer eventuell notwendigen medizinischen Versorgung werden wir begleichen. (§§ 66 – 68 Aufenthaltsgesetz).

Mit freundlichen Grüßen

Geschäftsführer, offizieller Stempel

Was ist die Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz?

Ein Ausländer darf nur dann einer Einladung zu einer Geschäftsreise in den Schengenraum folgen, wenn die Kosten für die Reise und den Aufenthalt abgesichert sind. So soll verhindert werden, dass öffentliche Mittel dafür aufgebracht werden müssen. Mit der Verpflichtungserklärung übernimmt der Gastgeber die finanzielle Verantwortung für seinen Geschäftspartner. Er bestätigt, dass er für alle Kosten aufkommt, die durch  Aufenthalt des Gastes in Deutschland entstehen.

Die Einladung und die Verpflichtungserklärung sind am besten auf einem Firmenbogen zu schreiben und zu stempeln. Die Unterschrift ist von der IHK zu beglaubigen und die Dokumente sollten dem Antragsteller im Original vorliegen. Die Verpflichtungserklärung ist so lange gültig, wie sich der Gast im Reiseland aufhält.

Was ist die Reisekrankenversicherung für den Schengenraum?

Seit 2004 muss bei der Beantragung eines Visums eine in allen Schengenstaaten gültige Reisekrankenversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 30.000 Euro abgeschlossen werden. Diese kann entweder vom Gast oder vom Gastgeber abgeschlossen werden. Sie ersetzt nicht die Verpflichtungserklärung, sondern ist eine notwendige Ergänzung.

Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf die Erteilung eines Visums. Wenn allerdings abzusehen ist, dass der Gast nach der Geschäftsreise in sein Heimatland zurückkehrt, gibt es in der Regel keine Probleme.

Wer schon öfter geschäftlich im Schengenraum zu Gast war und dementsprechend eine „bona-fide-Eigenschaft” besitzt, kann anstelle der Verpflichtungserklärung eine Reiseschutzversicherung abschließen.

Wie verlängert man ein Schengenvisum?

Die Verlängerung des Visums ist nur in Ausnahmefällen möglich. Dazu zählt zum Beispiel, dass der ausländische Partner seine Geschäftsreise aufgrund von höherer Gewalt oder aus humanitären Gründen nicht rechtzeitig beenden konnte. Auch schwerwiegende persönliche Gründe können zu einer Verlängerung führen. Verändern kann man ein abgelaufenes Visum nicht. Sie sollten die entsprechenden Fristen und Termine Ihres Gastes also stets im Auge behalten.