Geschäftsreise mit Familie: Wie steuerlich absetzen?

Was dürfen Sie bei einer Geschäftsreise mit Ehepartner steuerlich absetzen?

Ist Ihr Ehepartner nicht in Ihrem Betrieb angestellt oder beteiligt, dürfen nur die auf Sie entfallenden Reisekosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden. Die Ausgaben für die Ehegatten stellen Privatvergnügen dar, die in der Buchführung nichts zu suchen haben.

Dasselbe gilt übrigens auch für andere Familienmitglieder. Ausgaben für die ganze Familie, also unter anderem auch für Kinder, dürfen bei einer Geschäftsreise nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Achtung: Bei einer Dienstreise mit einer Mitnahme des Ehepartners und den Kindern für den Urlaub schaut das Finanzamt nicht nur auf den korrekten Betriebsausgabenabzug in der Gewinnermittlung. Ein Blick gilt auch dem Vorsteuerabzug. Auch hier gilt: Die Vorsteuerbeträge, die auf Ihre Familie entfallen, sind nicht abziehbar.

Wie ermitteln Sie den Betriebskostenabzug bei einer Geschäftsreise mit Ehepartner?

Unternehmen Sie als Arbeitnehmer eine Geschäftsreise unter Mitnahme Ihrer Familie, um beispielsweise anteilig einen Urlaub zu inkludieren, müssen Sie dem Finanzamt stets die Werbungskosten, also die beruflich bedingten Kosten, für eine Einzelperson nachweisen.

Das funktioniert folgendermaßen: Lassen Sie sich vom Hotel bescheinigen, wie hoch die Kosten für ein Einzelzimmer gewesen wären. Sie bewahren in der Buchhaltung zwar die Rechnung für das Doppelzimmer auf, vermerken jedoch auf der Rechnung den nachweisbaren Preis für ein Einzelzimmer und machen nur dafür einen Betriebsausgabenabzug geltend.

Alternative: Sie lassen sich zwei verschiedene Rechnungen erstellen und fügen nur die Rechnung über das Einzelzimmer Ihren Buchhaltungsunterlagen bei.

Dürfen Sie Geschäftsreisen mit einem angestellten Ehegatten steuerlich absetzen?

Ist der Ehepartner im Betrieb angestellt, ist es schon einfacher, den Betriebsausgabenabzug für zwei Personen in der Gewinnermittlung zu rechtfertigen. Doch selbst bei Anstellung der besseren Hälfte sollten Unternehmer bzw. Arbeitgeber für Nachweise sorgen, die das Finanzamt überzeugen.

Sie als Arbeitnehmer müssen sich immer vor Augen halten, dass bei einer Geschäftsreise mit der Mitnahme des Ehegatten und/oder den Kindern Sie gegenüber dem Finanzamt in der Beweislast sind. Sie müssen detailliert nachweisen, dass Sie die Höhe der Betriebsausgaben anlässlich der Dienstreise korrekt ermittelt haben. Ohne schriftliche Aufzeichnungen kann es passieren, dass das Finanzamt die abziehbaren Betriebsausgaben im Schätzungsweg kürzt.

Wann das Finanzamt die Geschäftsreise mit angestelltem Ehepartner kritisch überprüft

Ist ein sehr teurer beruflicher Aufenthalt im Ausland geplant und Sie stellen Ihren Ehegatten kurz davor als Minijobkraft an, damit er auf Kosten des Finanzamts mitreisen darf, sind kritische Überprüfungen des Finanzamts vorprogrammiert. Je weniger der Ehegatte verdient und je höher die Kosten der Dienstreise mit dem Ehegatten ausfallen, desto ausführlicher sollten die Aufzeichnungen dazu sein, welche betrieblichen Tätigkeiten Ihr Ehegatte während der beruflichen Reise wahrgenommen hat.

Auch hier gilt: Bleiben Sie bei der Wahrheit. Denn entdeckt ein Sachbearbeiter bzw. ein Prüfer des Finanzamts, dass Ihr Ehegatte gar nicht bei den betrieblichen Treffen mit Kunden oder mit Geschäftspartnern dabei, sondern stattdessen auf Shopping-Tour war, droht nicht nur die Kürzung des Betriebsausgabenabzugs. Oftmals wird hier zusätzlich ein Steuerstrafverfahren eingeleitet. Sie fragen sich nun, wie der Finanzbeamte überhaupt an diese Informationen kommen kann.

Ganz einfach: Er kann vorgeben, eine Geldverkehrsrechnung anhand Ihrer privaten Kontoauszüge vornehmen zu wollen. Bei dieser Gelegenheit sucht er auf den privaten Kontoauszügen nach Abbuchungen während der Dienstreise und vergleicht die Abbuchungs-Zeitpunkte mit Ihren Aufzeichnungen zu den betrieblichen Meetings.

Was darf bei einer Mietwohnung für die Geschäftsreise mit Familie steuerlich abgesetzt werden?

Dauert die Geschäftsreise mit dem Ehegatten und den Kindern länger und Sie mieten deshalb eine Wohnung an, wäre es nahezu unmöglich, dem Finanzamt exakt mitzuteilen, wie hoch die Kosten für den nicht in der Firma angestellten Ehegatten sind, die nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.

Doch hier gibt es einen Ausweg: Der Bundesfinanzhof hat in einem Beschluss ein Berechnungsschema entwickelt, nach dem Sie als Unternehmer den Betriebsausgabenabzug elegant aufteilen können (analoge Anwendung des BFH, Beschluss vom 3.7.2018, Az. VI R 55/16). Die Aufteilung der Betriebsausgaben nehmen Sie danach folgendermaßen vor:

• Schritt 1: Sie ermitteln den Gesamtaufwand der Unterkunftskosten für die angemietete Immobilie. Dieser Gesamtaufwand ist nach Köpfen zu verteilen.
• Schritt 2: Danach ist ein Sockelbetrag von 20% der Mietkosten zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar.

Beispiel: Sie müssen aus betrieblichen Gründen für einen Monat nach Italien reisen. Ihr nicht im Betrieb angestellter Ehegatte ist in dieser Zeit mit von der Partie. Sie mieten sich nicht im Hotel ein, sondern mieten einen Haus. Die Kosten der Miete betragen 6.000 Euro.

Ermittlung des Betriebsausgabenabzugs analog des BFH-Beschlusses

Abwandlung des Beispiels: Nicht nur der Ehegatte ist auf der Dienstreise mit von der Partie, sondern auch Ihr Kind. Danach ergibt sich folgender Betriebsausgabenabzug

Worauf sollten Sie bei der Argumentation zu Geschäftsreisen mit dem Ehegatten achten?

Ist der Ehegatte nicht im Betrieb angestellt und Sie wollen dennoch durchsetzen, dass die während der beruflichen Reise mit dem Ehegatten angefallenen Kosten in kompletter Höhe als Betriebsausgaben abziehbar sind, müssen Sie bei Ihrer Argumentation aufpassen.

Denn teilen Sie dem Finanzamt mit, dass Ihr Ehegatte bei der Dienstreise mit von der Partie ist, weil er die besten Entscheidungen für Ihren Betrieb trifft und in der Kundenakquise beste Quoten erzielt, kann das Finanzamt auf die Idee kommen, dass Sie kein Einzelunternehmen betreiben, sondern dass eine Personengesellschaft betrieben wird, bei der Sie und Ihr Ehegatte Mitunternehmer sind. Das würde die Gewinnermittlung deutlich verkomplizieren und kann mitunter zu steuerlich nachteiligen Konsequenzen führen.