Dienstreise: Definition, Arbeitszeiterfassung und Reisekosten

Zusammenfassung: Das müssen Sie über Dienstreisen wissen

• Dienstreise: Als Dienstreise gelten Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen unternommen werden. Hierbei verrichtet der Arbeitnehmer vorübergehend Tätigkeiten außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte.
• Kosten für eine Dienstreise: Die Kosten für den Reiseaufwand, also beispielsweise Übernachtungen und Fahrtkosten, erstattet der Arbeitgeber in der Regel zurück.
• Arbeitszeit auf Dienstreise: Meist gilt die übliche Arbeitszeit auch am Ort der Dienstreise. Bei Reisen mit Flugzeug oder Bahn muss einzeln geklärt werden, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Bei Autofahrten ist die Zeit der Fahrt in den meisten Fällen als Arbeitszeit anzurechnen, da während der Fahrt keine privaten Tätigkeiten verrichtet werden können. In jedem Fall müssen die Vorgaben des Arbeitszeitengesetzes eingehalten werden.

Definition: Was gilt als Dienstreise?

Reisetätigkeiten, die Mitarbeiter an einen anderen Ort als die erste Tätigkeitsstätte führen, um beruflichen Tätigkeiten nachzugehen, gelten als Dienstreise. Dabei wird die Dienstreise gemeinhin vom sogenannten Dienstgang unterschieden:

Tipp: Es gibt keine einheitlichen Vorgaben rund um das Feld der Dienstreise. Es ist als Arbeitgeber daher empfehlenswert, Regelungen für das eigene Unternehmen aufzustellen oder diese schon im Arbeitsvertrag festzuhalten. Bei Dienstreisen sind dabei vor allem Fahrtkosten und das Tagegeld zu berücksichtigen. Sinnvoll ist es auch, zu definieren, welche Bestandteile der Reise als (zusätzliche) Arbeitszeit gelten.

Kosten der Dienstreise: Wie erfolgt die Abrechnung einer Geschäftsreise?

Der Arbeitgeber trägt die Kosten für Dienstreisen seiner Mitarbeiter und hat durch Reisen Betriebsausgaben. In den meisten Fällen stellt der Arbeitnehmer dafür nach der Geschäftsreise eine Reisekostenabrechnung aus, die er dem Vorgesetzten vorlegt. Hier sind Aspekte wie die Fahrtkosten oder andere Reisekosten, die Übernachtungskosten und Spesen aufgeführt.

Tagegeld: Definition und Regelungen

Zusätzlich zu den Reisekosten kommt bei Dienstreisen ein Verpflegungsmehraufwand hinzu. Dieses sogenannte Tagegeld wird nach § 2 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz (kurz: BRKG) pauschal berechnet. Der Verpflegungsmehraufwand wird jedes Jahr neu durch die Verpflegungspauschale vom Gesetzgeber geregelt. Im Jahr 2024 gelten dabei folgende Pauschbeträge:

• eintägige Dienstreise im Inland ab 8 Stunden: 14 Euro
• mehrtägige Dienstreise im Inland (Tag der An- und Abreise): jeweils 14 Euro
• mehrtägige Dienstreise im Inland (voller Zwischentag): 28 Euro

Zahlen Arbeitgeber diese gesetzlich geregelten Pauschalbeträge und übernehmen so die Reisekosten, spricht man vom Tagegeld. Dieses Tagegeld kann ein Arbeitnehmer allerdings erst ab einer Reisedauer von acht Stunden beziehen. Doch welche anderen Kosten muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen noch übernehmen?

Kosten bei der Dienstreise: Diese Ausgaben trägt der Arbeitgeber

Der Arbeitgeber trägt bei Dienstreisen die Reisekosten und die Übernachtungskosten. Wird die Fahrt jedoch nicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt, sondern mit einem privaten PKW ist die Abrechnung oft schwieriger. Hierbei hilft eine Kilometerpauschale von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer. Durch diese Regelung werden Fahrtkosten wie Benzin oder Abnutzungserscheinungen am Fahrzeug ausgeglichen.

Bei Dienstreisen von Mitarbeitern trägt der Arbeitnehmer außerdem bei diesen Ausgaben die anfallenden Kosten:

• Parkgebühren
• Gebühren geschäftlicher Telefonate
• Mehrausgaben wie Maut oder Trinkgeld bei Geschäftsessen

Auch auf einer Dienstreise geht der Arbeitnehmer weiterhin seiner beruflichen Tätigkeit nach – allerdings außerhalb der Arbeitsstätte. Daher ist es schwerer festzustellen, welche Zeit auf der Geschäftsreise als Arbeitszeit und welche als Freizeit gilt. Doch auch hier gibt es hilfreiche Regelungen.

Arbeitszeit während der Dienstreise: Diese Regelungen gibt es

Auch wenn der Arbeitgeber außerhalb des Unternehmens agiert: Eine Dienstreise ist trotzdem Arbeitszeit und dient ausschließlich beruflichen Zwecken. Auch auf geschäftlichen Reisen sind die Vorgaben vom Arbeitszeitgesetz verpflichtend. Die Arbeitszeit darf am Tag acht Stunden nur im Ausnahmefall überschreiten und es gilt, bestimmte Pausenzeiten einzuhalten.

Flug oder Fahrt: Gilt die Anreise bei Geschäftsreisen als Arbeitszeit?

Reisen Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise mit dem Flugzeug oder den öffentlichen Verkehrsmitteln, ist es umstritten, ob die dort verbrachte Zeit als Arbeitszeit gilt. Reist der Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeit, gilt die Reisezeit auch dann als Arbeitszeit, wenn währenddessen keinen geschäftlichen Tätigkeiten nachgegangen wird.

Findet die An- und Abreise in der Freizeit des Arbeitnehmers statt, kommt es auf den Arbeitgeber an. Gibt dieser vor, dass während der Reise gearbeitet werden muss, gilt die Reisezeit als Arbeitszeit. Macht der Arbeitgeber keine Angaben, gilt die Reisezeit meist als Freizeit, da der Arbeitnehmer währenddessen auch privaten Tätigkeiten nachgehen kann. Doch wie sieht es aus, wenn der Arbeitnehmer mit dem Auto unterwegs ist?

Dienstreise mit dem Auto: So ist die Arbeitszeit geregelt

Viele Arbeitgeber stellen Mitarbeitern für die Dienstreise einen Firmenwagen zur Verfügung oder der Arbeitnehmer tritt den geschäftlichen Trip mit dem privaten PKW an. In diesem Fall sind die gesetzlichen Bestimmungen um die Arbeitszeit klar geregelt.

Egal, ob die An- und Abreise mit dem PKW während der regulären Arbeitszeit stattfindet oder der Mitarbeiter in seiner Freizeit die Dienstreise antritt: Zeit, die für Geschäftsreisen im Auto verbracht wird, gilt in jedem Fall als Arbeitszeit. Begründet wird dies damit, dass der Arbeitnehmer durch die aktive Teilnahme am Verkehr keine Möglichkeit hat, private Tätigkeiten zu verrichten.

Beschäftigungen während der Dienstreise: Das zählt als Arbeitszeit

Besonders bei mehrtägigen Dienstreisen besteht die Zeit außerhalb des Unternehmens für den Arbeitnehmer aus unterschiedlichen Tätigkeiten. Hierbei ist nicht immer klar geregelt, was als Arbeitszeit gilt und was nicht. Grundlegend gelten nach dem Arbeitszeitgesetz acht Stunden Arbeit als Vorgabe. Dazu zählen alle geschäftlichen Tätigkeiten, zum Beispiel:

• Kundentermine
• Besprechungen und Meetings
• Geschäftsessen
• berufliche Telefonate und Gespräche

Die Zeit, die der Mitarbeiter während der Dienstreise mit anderen Unternehmungen und Angelegenheiten verbringt, gilt als Ruhezeit oder Freizeit des Mitarbeiters. Hierzu zählen auch das Essen in der Unterkunft oder der Aufenthalt dort. Führt der Arbeitnehmer allerdings währenddessen ein berufliches Telefonat, ist dies wieder als Arbeitszeit zu betrachten.

Fazit: Dienstreisen folgen oft keinen festen Regelungen

Da es bei Dienstreisen oftmals keine festen Regelungen gibt, nach denen sich Arbeitgeber richten können, bietet es sich hier besonders an, bereits im Arbeitsvertrag bestimmte Punkte festzuhalten oder generelle Regelungen für das gesamte Unternehmen festzulegen. So lässt sich global festlegen, welche Tätigkeiten als Arbeitszeit gelten und wie es um die Vergütung bestellt ist.

Trotz aller Spielräume ist jedoch eine Sache immens wichtig: Das Arbeitszeitgesetz ist auch bei einer Dienstreise verpflichtend. Pausenzeiten muss der Arbeitnehmer ebenso einhalten wie die Höchstarbeitsdauer von 10 Stunden pro Tag in Ausnahmefällen.

Die Kosten für eine Dienstreise trägt in der Regel der Arbeitgeber. Wenn das Unternehmen nur Teile der Ausgaben trägt, so kann der Arbeitnehmer die Mehrkosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dies gilt jedoch nur für Reisen, die rein beruflicher Natur sind.